Stellen Sie sich vor, Sie hätten ein Unternehmen um Unterstützung gebeten und einige Tage lang nichts von ihnen gehört. Ist es nicht eine frustrierende situation? Dies ist eines der häufigsten Szenarien, mit denen viele Kunden konfrontiert sind, da Unternehmen Probleme nicht verstehen, indem sie sich in die Lage der Kunden versetzen.
Nach einer negativen Serviceerfahrung werden 51% der Kunden nie wieder mit diesem Unternehmen Geschäfte machen. Daher ist die Bereitstellung von exzellentem Service der wichtigste Teil der Kundenbindungsstrategien., Automatische Antwortnachrichten sind die besten Möglichkeiten, um eine transparente Verbindung zu Ihrer Kundschaft aufrechtzuerhalten.
Automatisierte Antwortnachrichten können Kunden mit den richtigen Antworten auf dem Laufenden halten, die Ihre Sorgfalt ihnen gegenüber zeigen. Mit modernen Anwendungen der Künstlichen Intelligenz (KI) gibt es neue Wege, Ihre Kundenkommunikation zu automatisieren und Kundenwünsche effizienter zu bearbeiten.
Was ist eine automatisierte Antwortnachricht?
Automatisierte Antwortnachrichten sind vordefinierte Antworten, die verwendet werden, um mit Kunden über bestimmte Szenarien hinweg zu kommunizieren und Informationen transparent zu halten., Es hilft Kunden zu verstehen, was tatsächlich passiert – ob Ihre Agenten beschäftigt sind, aus dem Büro, oder im Urlaub.
Automatische Antworten helfen, mit Kunden in Verbindung zu bleiben, auch wenn der jeweilige Kanal zu diesem Zeitpunkt nicht verfügbar ist. Wenn Sie nicht im Büro sind oder beschäftigt sind, ist es äußerst hilfreich, personalisierte Nachrichten bereitzustellen, da dies Zufriedenheit und positives Markenerlebnis bietet.
Warum sind automatische Antwortnachrichten für Unternehmen wichtig?,
Automatisierte Antwortnachrichten sind eine großartige Möglichkeit für Unternehmen, die Erwartungen des Kundensupports an eine schnelle Antwort auf ihre Chat-oder E-Mail-Anfragen zu erfüllen. Automatisierte Antwortnachrichten ermöglichen Unternehmen:
- Pflegen Sie eine transparente Kommunikation mit Kunden und halten Sie sie über die Verwaltung ihrer Anfragen auf dem Laufenden.
- Durch die Einstellung automatisierter E-Mail-Nachrichten können Unternehmen über alternative Kanäle eine kontinuierliche Kundenbindung erzielen.
- Kundenwertmarken, die prompte Antworten liefern., Mit automatischen Antwortnachrichten können Marken Kundensupportanfragen bestätigen, die die Zufriedenheit steigern.
Best Practices zum Erstellen von automatischen Antwortnachrichten
Unternehmen sind darauf angewiesen, hervorragende Beispiele für automatisierte Antwortnachrichten bereitzustellen, um die Kundenerwartungen zu verwalten und sich geschätzt zu fühlen. Es wird jedoch empfohlen, die wichtigsten Ideen zum Erstellen professioneller automatischer Antwortnachrichten zu befolgen, um eine sofortige Kommunikation zu gewährleisten.
Lassen Sie uns die Best Practices umfassend diskutieren.,
Klare Kundenerwartungen festlegen
Eine häufige Herausforderung für Kunden besteht darin, dass E-Mails oder Textnachrichten mit automatischer Antwort keine Angabe über die geschätzte Wartezeit enthalten, um Antworten auf ihre Fragen zu erhalten.
Hier sind häufige Beispiele für automatisierte Nachrichten, die von Kunden empfangen werden.
- „Wir werden uns sehr bald mit Ihnen in Verbindung setzen“.
- „vielen Dank für die Erreichung zu uns heraus“.
- „Unser Vertreter kontaktieren wir Sie SO SCHNELL wie MÖGLICH“.
Die obigen automatisierten Nachrichten klingen nicht sicher, da die Zeit nicht in Stunden, Tagen oder Wochen angegeben ist., Hier ist ein gutes Beispiel, dem Unternehmen folgen können, um eine effektive Kundendienstkommunikation zu gewährleisten.
Die Bereitstellung einer geschätzten Zeit für Kunden, um Antworten zu erhalten, ist die erste und wichtigste bewährte Methode, die von Unternehmen befolgt wird. Normalerweise, wenn Kunden wissen, was die Wartezeit ist, sie sind nicht sehr frustriert. Daher ist es entscheidend, klare Erwartungen zu setzen, um exzellenten Service zu bieten.
Helfen Sie Ihren Benutzern zu wissen, wann Sie eine Antwort erwarten müssen., Es ist einfach, Kunden die Verfügbarkeit Ihres Teams zu zeigen und sie wissen zu lassen, wann sie Hilfe von Ihrem Team erhalten können. Sie können ihre Erwartungen verwalten, indem Sie Ihre Bürozeiten und die erwartete Reaktionszeit festlegen.
Bieten alternative Möglichkeiten des Kundenkontakts
Unternehmen, die Autoresponder-Nachrichten senden, müssen sicherstellen, dass sie alternative Kontaktoptionen bieten. In den automatisierten E-Mail-Antworten oder Textnachrichten sollte deutlich angegeben werden, auf welche Weise Kunden das Unternehmen erreichen können.,
Hier ist ein Beispiel für automatische Antwortnachrichten, das eine alternative E-Mail-Kontaktoption bietet, um Kunden während des Abwesenheitszeitraums zu unterstützen. So helfen Kunden, keine spontanen Entscheidungen zu treffen und den nächsten Schritt zu verstehen.,
Die alternativen Kontaktoptionen können Kunden angeboten werden:
- Kontaktformulare
- Hotline-Nummer
- Live-Chat
- „e6b57a2a7a“>E-Mail-Adresse
- Support-Bereich
Wenn Sie transparente Geschäftsinformationen teilen und alternative Möglichkeiten bieten, wenn der relevante Kanal nicht verfügbar ist, bietet dies ein angenehmes Serviceerlebnis.,
Fokus auf den Sprachton
Der Sprachton ist ein entscheidender Bestandteil Ihrer Markennachrichten. Es umfasst verschiedene Aspekte der Kommunikation, wie die verwendeten Wörter, den Grad der Formalität. Die Implementierung eines guten Sprachtons ermöglicht es Unternehmen, die Art und Weise der Kommunikation zu vereinheitlichen.
Beim Erstellen automatisch reagierender E-Mails ist es wichtig, sich auf den Ton und die Sprache zu konzentrieren., Es bedeutet:
- Sie sollten technische Jargons vermeiden
- Vermeiden Sie komplexe Vokabeln, die Verwirrung stiften
- Pflegen Sie einen freundlichen Ton
Stellen Sie sich die Leichtigkeit vor, die Ihre Kunden fühlen, wenn sie eine warme und freundliche automatisierte Nachricht erhalten, die menschlich klingt. Wenn Sie also Autoresponder herstellen, ist es sehr wichtig, die Stimme und den Stil Ihrer Marke zu behalten, um eine menschliche Note zu verleihen.
Sie müssen auf Anzeichen negativer Sprache oder Tendenzen achten, eintönig zu klingen., Stattdessen können Sie einfache, alltägliche Vokabeln verwenden, um Ihre Botschaft zu vermitteln.
Geben Sie den Kunden die Option „what next“
Automatisierte E-Mail-Nachrichten generieren eine 70,5% höhere Öffnungsrate und eine 152% höhere Klickrate als Standard-Marketingnachrichten. Briefing was wäre der nächste Schritt der Aktion gibt Kunden transparente Informationen.
Wenn ihre auto antwort nachrichten geben kunden die ‚was nächste‘ bild es wird machen kunden fühlen, dass sie als marke können visualisieren ihre problem durch setzen in ihre schuhe.,
Das Bestätigen der Kundensupportnachrichten mit gut gestalteten automatischen Respondern hilft ihnen zu wissen, was Ihr nächster Schritt für die von ihnen gestellte Anfrage sein wird. Sie werden sicher, dass Sie als Unternehmen in das Problem suchen und sie werden die Lösung bald bekommen.
Machen Sie Ihre automatisierten Nachrichten ansprechend mit Visuals
Visuals funktionieren immer, egal ob sie in Nachrichten oder anderswo verwendet werden. In der Tat, Kommunikation, die Bilder enthalten produzieren 650% höhere Engagement als Nur-Text-Nachrichten.,
Überzeugende Visuals fallen ins Auge, erwecken automatische Nachrichten zum Leben und verleihen Ihrer Nachricht einen Funken Kreativität und Fantasie.
55% der Ersteller von B2C-Inhalten geben an, dass die Erstellung visueller Inhalte jetzt die Hauptpriorität ist. Hier sind die wichtigsten Möglichkeiten, wie das Hinzufügen von Visuals Ihre automatischen Antwortnachrichten verbessert.
- Durch die Integration von Visuals oder GIF-Bildern in automatisierte Antwortnachrichten haben Sie eine größere Chance, dass Kunden Ihre E-Mails lesen und den gewünschten Call-to-Action (CTA) abschließen.,
- Einschließlich Visuals oder GIF-Bilder zu den automatisierten E-Mail-Nachrichten macht es interessant und ansprechend für die Empfänger.
- Visuals verbessern die Beschreibung Ihrer an Ihre Kunden gesendeten Nachrichten.
Personalisieren Sie Ihre automatisierten Nachrichten
Die Marketingtaktiken von Unternehmen sollten sich darauf konzentrieren, das Kundenerlebnis anzupassen, um jede Interaktion sinnvoll und wertvoll zu gestalten., Durch die Personalisierung Ihrer automatisierten Antworten fühlen sich Ihre Kunden gut (wenn Sie es richtig machen), da Sie damit etwas Hilfreiches und Zielgerichtetes sagen können.
Es gibt einfach keine bessere Möglichkeit, Ihre Kunden über verschiedene Aspekte Ihrer Marke zu informieren, als einen automatischen Text zu verwenden, um sie ausreichend auf dem Laufenden zu halten.
Die Personalisierung der automatischen Antwortnachrichten hilft auf verschiedene Arten:
- Um die Kunden glücklich zu machen, wenn sie frustriert sind, wenn ihre Erfahrung nicht personalisiert ist.,
- Halten Sie die Kundenerwartungen aufrecht, da maximale Verbraucher personalisierte Dienstleistungen von Marken erwarten.
- Erstellen Sie Markenevangelisten, da Kunden wahrscheinlich Wiederholungskäufer einer Marke werden, die Interaktionen personalisiert.
Beispiele & Beispiele für automatisierte Nachrichten (Text, E-Mail)
Viele Unternehmen verwenden automatisierte Nachrichten, um ihre Kunden zu binden und gute Beispiele für andere Unternehmen festzulegen., Die Verwendung der automatischen Antwortnachrichten hilft dem Unternehmen zu Recht, spontane Entscheidungen zu treffen.
Hier sind einige Beispiele und Vorlagen für automatische Antwortnachrichten in verschiedenen Szenarien.
Offline-Nachrichten mit Live-Chat
Wenn die Besucher Ihre Website nach Geschäftszeiten oder während der Ferien landen und keine Antwort erhalten, können sie verrutschen. Sie könnten wichtige Sales Leads sein und sie zu verlieren, kann Ihr Unternehmen auswirken.
Sie können automatisierte Antwortnachrichten konfigurieren, um Kunden zum Senden ihrer Anfragen zu ermutigen.,
Unternehmen können im REVE Chat Offline-Nachrichten erstellen, um ihre Kunden über ihre Geschäftszeiten auf dem Laufenden zu halten und sie zu einer schnelleren Antwort zu führen.
Unter der Anpassungsoption können Sie das Pre-Chat-Formular zum Erstellen personalisierter Offline-Nachrichten konfigurieren. Sie können die Geschäftszeiten deutlich angeben und Kunden bitten, das Formular mit der entsprechenden Verkaufs-oder Supportanfrage auszufüllen. Informieren Sie sie, dass Ihr Support-Vertreter frühestens mit ihnen in Verbindung treten wird, um das Problem zu lösen.,
Automatische Antwortnachrichten für Warteschlangen
Laut American Express „haben sechs von zehn Kunden das Gefühl, dass Unternehmen ihre Serviceerwartungen erfüllen“. Kunden suchen nach einer schnelleren Lösung und verlassen sich auf die Erwartungen, die Unternehmen mit Warteschlangenzeit für die Bewertung ihrer Servicequalität setzen.
Wenn Kunden automatisierte Nachrichten erhalten, haben sie Erwartungen an die Wartezeit (in Bezug auf die Anzahl für z. B. 4 Minuten oder 4. Position), die ihre Kundendiensterfahrung verbessern oder unterbrechen können.
Hier ist ein gutes Beispiel für das Festlegen einer Warteschlangennachricht, wenn alle Support-Agenten beschäftigt sind.,
Einer unserer Support-Champions wird Sie in Kürze besuchen. Sie sind in der Warteschlange. Ihre Wartezeit wird ungefähr sein . Danke. Wir schätzen Ihre Geduld.
REVE Chat bietet die Vorlage zum Einrichten personalisierter Warteschlangennachrichten und zum genauen Warten, um die Kundenerwartungen zu verwalten. Unter der Anpassungsoption im Dashboard können Sie Kundengespräche verwalten, indem Sie geschätzte Zeit und Nachricht angeben.,
Busy autoresponder
Wenn Sie eine professionelle automatisierte Nachricht haben, wenn Sie beschäftigt genug sind, um Kundenanfragen sofort zu beantworten, können Sie den richtigen Ton für Ihr Unternehmen festlegen und Kunden informieren, wenn sie erwarten können, die Antwort zu erhalten.
Es macht einen positiven Unterschied, wenn Sie automatische Antwortnachrichten erstellen, die den Grundelementen personalisierter Nachrichten entsprechen, gefolgt von Grüßen.
Hier sind einige gute Beispiele für automatisierte Nachrichten, die Unternehmen Folgen können:
- o guten morgen!, Alle unsere Support-Agenten sind gerade beschäftigt. Ihre geschätzte Warteschlangenzeit beträgt 6 Minuten. Danke, dass du uns erreicht hast.
- Hey, Sehr guten morgen! Es tut mir leid, dass Sie warten müssen, da alle unsere Support-Führungskräfte beschäftigt sind. Wir schätzen Ihre Geduld. Danke!
Out of office automatisierte Antwortnachrichten
Out of office (OOO), Nachrichten können ein unglaubliches Werkzeug sein, um Ihren Erfolg zu steigern. Mit einer Good Away-Nachricht können Sie Ihren Kunden mitteilen, dass Sie nicht da sind, und sie dazu ermutigen, sich leichter innerhalb des Verkaufstrichters zu bewegen., Durch die Verwendung automatisierter Nachrichten während der Feiertage oder Konferenzen können soziale Verbindungen zu Empfängern hergestellt werden.
Einige Beispiele für out of office auto-Responder:
- Hello! Ich werde bis dahin aus dem Büro sein . Wenn Sie vorher etwas benötigen, wenden Sie sich bitte an at oder um Unterstützung zu erhalten.
- Hello! Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin gerade nicht im Büro, aber melde dich so schnell wie möglich. Sie können eine Antwort bis spätestens erwarten. Für alles, was Sie sofort brauchen, können Sie kontaktieren .,
Das Einrichten von Office-Nachrichten entfernt die Vermutungen von Kunden, wenn eine Antwort nicht sofort zurückkommt.
Vorteile der Verwendung personalisierter automatisierter Nachrichten außerhalb des Büros:
- Durch den Austausch spezifischer Geschäftsinformationen haben Sie die Möglichkeit, Ihre Beziehung zu Ihren Kunden zu vertiefen.
- Das Angebot präziser Nachrichten bietet transparente Informationen und reduziert das Risiko von Verwirrung.,
- Ein guter Autoresponder kann Besucher auf die Website Ihres Unternehmens senden, wenn sie sofortige Hilfe benötigen.
Letzte Gedanken
Jede Kundeninteraktion ist wichtig, um Ihre Markenpersönlichkeit zu präsentieren, und automatische Antwortnachrichten sind nicht anders. Daher müssen Sie jede Gelegenheit richtig nutzen und in eine gute Erfahrung umwandeln. Automatisierte Antwortnachrichten helfen Ihnen, ein großartiges Kundenerlebnis zu bieten und setzen auch die richtigen Erwartungen.
