Ein RFP beinhaltet in der Regel mehr als eine Anfrage für den Preis.,informationen und Geschichte, Finanzinformationen (kann das Unternehmen ohne Insolvenzrisiko liefern), technische Fähigkeiten (bei größeren Beschaffungen von Dienstleistungen verwendet werden, wenn der Artikel zuvor nicht hergestellt wurde oder wenn die Anforderung mit unterschiedlichen technischen Mitteln erfüllt werden könnte), Produktinformationen wie Lagerverfügbarkeit und geschätzte Fertigstellungsdauer sowie Kundenreferenzen, die überprüft werden können, um die Eignung eines Unternehmens zu bestimmen (einschließlich des Bildungs-und Militärhintergrunds seiner Mitarbeiter für das Projekt – – – Hochschulabsolventen und Personen mit fortgeschrittenem Hochschulabschluss können vom Bieter einen „Wert“ hinzufügen).,
Die allgegenwärtige Verfügbarkeit des Internets hat dazu geführt, dass sich viele Regierungsbehörden entweder an staatliche oder von Anbietern betriebene Websites wenden, auf denen RFPs sowie RFIs und RFQs aufgeführt sind. Viele ermöglichen es Anbietern, sich kostenlos anzumelden, um E-Mails mit Anfragen im Allgemeinen oder für bestimmte Kategorien von Produkten oder Dienstleistungen zu erhalten, für die ein Interesse besteht., In einigen Fällen erfolgt der gesamte Vorgang online mit Antworten als gescannte Dokumente oder PDF-Dateien, die auf den Server hochgeladen wurden; In anderen Fällen oder aus rechtlichen Gründen muss eine Antwort in Hardcopy-Form und/oder auf CD/DVD oder Flash-Laufwerk per Post oder Zustelldienst gesendet werden.
In den Militärs vieler Länder wird häufig ein RFP erhoben, um eine operative Anforderung (ODER) zu erfüllen, wonach die militärische Beschaffungsbehörde normalerweise eine detaillierte technische Spezifikation herausgibt, gegen die Angebote (d. H. Angebote) von potenziellen Auftragnehmern abgegeben werden., Im zivilen Gebrauch ist ein RFP normalerweise Teil eines komplexen Verkaufsprozesses, der auch als Unternehmensverkauf bezeichnet wird.
RFPs enthalten häufig Spezifikationen des Artikels, Projekts oder Dienstes, für den ein Vorschlag angefordert wird. Je detaillierter die Spezifikationen sind, desto besser sind die Chancen, dass der vorgeschlagene Vorschlag genau ist. Im Allgemeinen werden RFPs an einen zugelassenen Lieferanten oder eine Lieferantenliste gesendet.
Die Bieter geben einen Vorschlag zu einem festgelegten Datum und einer festgelegten Uhrzeit zurück. Späte Vorschläge können je nach den Bedingungen des ursprünglichen RFP berücksichtigt werden oder auch nicht., Die Vorschläge werden verwendet, um die Eignung als Lieferant, Anbieter oder institutioneller Partner zu bewerten. In der Regel folgen Unternehmen einem detaillierten Anbieterscreening-Prozess, um die Anbieter, die zu weiteren Verhandlungsrunden eingeladen werden sollten, kurz aufzulisten. Dieser Screening-Prozess könnte entweder Vendor-Scoring-Modelle oder interne Diskussionen innerhalb der Käuferorganisation sein. Es können Diskussionen über die Vorschläge geführt werden (häufig zur Klärung der technischen Möglichkeiten oder zur Feststellung von Fehlern in einem Vorschlag oder in vielen Fällen zur Aushandlung des Preises)., In den meisten Fällen können nur ausgewählte Bieter zur Teilnahme an nachfolgenden Angeboten eingeladen oder aufgefordert werden, ihren besten technischen und finanziellen Vorschlag einzureichen, der allgemein als bestes und endgültiges Angebot (BAFO) bezeichnet wird. Nachfolgende Änderungen können als das beste und überarbeitete Endangebot (BARFO) bezeichnet werden.
Sobald sich beide Parteien, d. H. Eine Käuferorganisation und eine Verkäuferorganisation, auf die technischen und kommerziellen Bedingungen des Vorschlags geeinigt haben, könnten sie zu den nächsten Schritten wie Vertragsunterzeichnung und Arbeitserklärung übergehen, die die Kauftransaktionen formalisieren würden.,
Heute arbeiten viele Organisationen bei der Entwicklung von RFPs kollaborativer zusammen; Dies gilt insbesondere für Universitäten und andere große öffentliche Einrichtungen, die große Technologiekäufe tätigen. RFP-ausstellende Gruppen fordern bestimmte Anwendungsfälle an, anstatt eine Liste von Funktionen bereitzustellen, und stellen sicher, dass sie die Möglichkeit haben, Demonstrationen, Webinare und Besprechungen als Teil des RFP-Prozesses einzubeziehen, um sicherzustellen, dass sie vor dem Kauf ein umfassendes Verständnis aller konkurrierenden Produkte haben.
