Představte si, že jste kontaktovali firmu pro podporu a několik dní jste od nich neslyšeli. Není to frustrující situace? To je jeden z nejčastějších scénářů, mnoho zákazníků čelí jak podniky nedokáží pochopit problémy tím, že sami klienti boty.
po jedné negativní zkušenosti se službami už 51% zákazníků s touto společností nikdy nebude obchodovat. Poskytování vynikajících služeb je proto nejdůležitější součástí strategií uchovávání zákazníků., Automatické odpovědi jsou nejlepší způsoby, jak udržet transparentní spojení s vaší klientelou.
automatizované odpovědi mohou informovat zákazníky o správných odpovědích, které ukazují vaši péči o ně. Díky moderním aplikacím umělé inteligence (AI) existují nové možnosti, jak automatizovat komunikaci se zákazníky a efektivněji zpracovávat požadavky zákazníků.
co je automatická odpověď?
automatizované odpovědi jsou předdefinované odpovědi používané pro komunikaci se zákazníky napříč konkrétními scénáři a udržování transparentních informací., Pomáhá zákazníkům pochopit, co se skutečně děje – ať už jsou vaši agenti zaneprázdněni, mimo kancelář nebo na dovolené.
automatické odpovědi pomáhají zůstat ve spojení se zákazníky, i když konkrétní kanál v tuto chvíli není k dispozici. Když jste mimo kancelář nebo zaneprázdněni, je velmi užitečné poskytovat personalizované zprávy, protože poskytuje spokojenost a pozitivní zkušenosti se značkou.
proč jsou zprávy automatické odpovědi důležité pro podniky?,
automatizované odpovědi jsou skvělým způsobem, jak podniky splnit očekávání zákaznické podpory při přijímání rychlé odpovědi na jejich požadavky na chat nebo e-mail. Automatickou odpověď zprávy zmocnit podnikům:
- Udržovat transparentní komunikace se zákazníky a informovat je, pokud jde o řízení jejich dotazy.
- nastavením automatizovaných e-mailových zpráv mohou mít podniky nepřetržité zapojení zákazníků prostřednictvím alternativních kanálů.
- značky hodnoty zákazníků, které poskytují rychlé odpovědi., S automatickými odpověďmi mohou značky potvrdit požadavky na zákaznickou podporu, které zvyšují spokojenost.
Nejlepší postupy vytvoření automatické odpovědi zprávy
Podniky spoléhají na poskytování vynikající příklady automatickou odpověď zprávy k řízení očekávání zákazníka a vyvolat v nich pocit oceňují. Doporučuje se však dodržovat klíčové nápady pro vytváření profesionálních zpráv s automatickou odpovědí, aby byla zajištěna okamžitá komunikace.
pojďme diskutovat o osvědčených postupech komplexně.,
Nastavit jasná očekávání zákazníka
Jeden společný problém, kterým čelí zákazníci je automatická odpověď e-mailu nebo textové zprávy chybí specifikace o odhadované čekací dobu získat odpovědi na své dotazy.
zde jsou běžné příklady automatizovaných zpráv přijatých zákazníky.
- „brzy se s Vámi spojíme“.
- „děkuji za oslovení“.
- „náš zástupce Vás kontaktujeme ASAP“.
výše uvedené automatizované zprávy nezní jako ujištění, protože čas není specifikován v hodinách, dnech nebo týdnu., Zde je dobrý příklad, že podniky mohou následovat poskytovat efektivní komunikaci zákaznických služeb.
poskytování odhadovaného času zákazníkům pro získání odpovědí je v první řadě nejlepší praxí, kterou mají podniky následovat. Obvykle, když zákazníci vědí, jaká je doba čekání, nejsou příliš frustrovaní. Stanovení jasných očekávání je proto zásadní pro poskytování vynikajících služeb.
Pomozte svým uživatelům vědět, kdy očekávat odpověď., Je snadné ukázat zákazníkům dostupnost vašeho týmu a dát jim vědět, kdy mohou získat pomoc od vašeho týmu. Můžete spravovat jejich očekávání nastavením své pracovní doby a očekávanou dobu odezvy.
poskytují alternativní způsoby kontaktu se zákazníky
podniky, které odesílají zprávy autoresponder, musí zajistit, aby poskytovaly alternativní možnosti kontaktu. Automatizované e-mailové odpovědi nebo textové zprávy by měly jasně zmínit, jakým způsobem mohou zákazníci oslovit firmu.,
zde je příklad automatické odpovědi, který poskytuje alternativní možnost e-mailového kontaktu, která pomáhá zákazníkům během nepřítomného období. Pomáhá tak zákazníkům nedělat improvizovaná rozhodnutí a pochopit další průběh pohybu.,
alternativní možnosti kontaktu mohou být nabízeny zákazníkům, patří:
- Kontaktní formuláře
- Hotline číslo,
- Live chat
- Emailová adresa
- sekce Podpora
, Když budete sdílet transparentní obchodní informace a poskytují alternativní způsob, když příslušný kanál není k dispozici, přináší nádherný zážitek služby.,
zaměřte se na jazykový tón
jazykový tón je klíčovou součástí vaší značky. Zahrnuje různé aspekty komunikace, jako jsou použitá slova, úroveň formality. Implementace dobrého jazykového tónu umožňuje podnikům sjednotit způsob komunikace.
při vytváření automaticky reagujících e-mailů je důležité zaměřit se na tón a jazyk., To znamená:
- měli Byste se vyhnout technické jargons
- Vyhněte se složité slovní zásobu, která vytváří zmatek.
- Udržovat přátelský tón
Jen si představte, snadnost vaši zákazníci cítit, když se jim dostane teplé a přátelské automatická zpráva, že zvuky lidské. Proto, když jste řemeslo autoresponders, udržet svůj hlas a styl značky je velmi důležité dát lidský dotek.
musíte věnovat velkou pozornost známkám negativního jazyka nebo tendencím znít monotónně., Místo toho můžete použít jednoduchý, každodenní slovní zásobu sdělit svou zprávu.
dejte možnost „co dál“ zákazníkům
automatické e-mailové zprávy generují 70,5% vyšší otevřenou sazbu a o 152% vyšší míru prokliku než standardní marketingové zprávy. Briefing, jaký by byl další krok akce, poskytuje zákazníkům transparentní informace.
Pokud vaše zprávy o automatické odpovědi dávají zákazníkům obrázek „co bude dál“, zákazníci budou mít pocit, že vy jako značka si můžete představit svůj problém vložením do bot.,
Uznávajíce zákaznická podpora zpráv s dobře navržené auto respondérů pomáhá jim vědět, co bude váš další krok pro požadavek vznesli. Stávají se jisti, že jste jako firma se dívá do problému a budou mít řešení brzy.
aby vaše automatizované zprávy přitažlivé s vizuály
vizuální vždy fungují, ať už se používají ve zprávách nebo jinde. Komunikace, která obsahuje obrázky, ve skutečnosti produkují o 650% vyšší zapojení než zprávy pouze pro text.,
přesvědčivé vizuály upoutají pozornost, oživují automatické zprávy a do vaší zprávy přidávají jiskru kreativity a představivosti.
55% tvůrců obsahu B2C tvrdí, že vytváření vizuálního obsahu je nyní hlavní prioritou. Zde jsou klíčové způsoby, jak přidávání vizuálů zvyšuje vaše automatické odpovědi na zprávy.
- začleněním vizuálů nebo obrázků GIF do automatizovaných odpovědí máte větší šanci, že zákazníci čtou vaše e-maily a dokončí požadovaný hovor k akci (CTA).,
- včetně vizuálů nebo obrázků GIF do automatizovaných e-mailových zpráv je pro příjemce zajímavé a přitažlivé.
- vizuály vylepšují popis vašich zpráv odeslaných vašim zákazníkům.
Přizpůsobte si automatické zprávy
marketingové taktiky firmy by měla být zaměřena na přizpůsobení zážitek klienta, aby se každá interakce smysluplné a cenné., Přizpůsobení automatických odpovědí dělá vaši zákazníci cítit dobře (pokud si to správně), protože to pomáhá vám říct něco, co je skutečně užitečné a cílené.
Tam je prostě žádný lepší způsob, jak zapojit své klienty o různých aspektech vaší značky jiné, než pomocí auto-text dostatečně držet na vím.
Přizpůsobení automatické odpovědi zpráv pomáhá v několika způsoby:
- udržet zákazníky šťastný, jak se dostat frustrovaný, když jejich zkušenost není osobní.,
- dodržujte očekávání zákazníků, protože maximální spotřebitelé očekávají personalizované služby od značek.
- Vytvořte Evangelisty značky, protože zákazníci se pravděpodobně stanou opakovanými Kupci značky, která personalizuje interakce.
Příklady & vzorky automatické zprávy (Text, E-mail)
Mnohé podniky jsou pomocí automatické zprávy pro zachování jejich zákazníky a nastavení dobrým příkladem pro další firmy následovat., Používání zpráv s automatickou odpovědí správně pomáhá podniku přijímat improvizovaná rozhodnutí.
zde jsou některé vzorky a šablony automatických odpovědí zpráv v různých scénářích.
Offline zprávy s živým chatováním
pokud návštěvníci přistanou na vašem webu po pracovní době nebo během prázdnin a nedostanou žádnou odpověď, kterou by mohli vyklouznout. Mohou to být důležité prodejní vede a jejich ztráta může mít vliv na vaše podnikání.
automatické odpovědi můžete nakonfigurovat tak, aby zákazníky povzbudily k odeslání jejich dotazů.,
podniky mohou vytvářet offline zprávy v REVE chatu, aby své zákazníky informovali o své pracovní době a vedli je k rychlejší reakci.
pod možností přizpůsobení můžete nakonfigurovat formulář pre-chat pro vytvoření personalizovaných offline zpráv. Můžete jasně zmínit pracovní dobu a požádat zákazníky, aby vyplnili formulář příslušným dotazem na prodej nebo podporu. Informujte je, že váš zástupce podpory se s nimi nejdříve spojí, aby vyřešil problém.,
Automatické odpovědi zpráv pro fronty
Podle American Express, „Šest z deseti zákazníků pocit, že společnosti splňují jejich očekávání služeb“. Zákazníci hledají rychlejší rozlišení a spoléhají na očekávání, která podniky nastavily s dobou fronty pro hodnocení kvality svých služeb.
Když se zákazníci dostávat automatické zprávy, mají očekávání ohledně čekací doba (z hlediska počtu pro např 4 min. nebo 4. pozice), které může zlomit, nebo jejich zákaznický servis zkušenosti.
zde je dobrý příklad nastavení zprávy fronty, když jsou všichni agenti podpory zaneprázdněni.,
jeden z našich šampionů podpory se vás brzy zúčastní. Jste ve frontě. Vaše čekací doba bude přibližně . Děkuji. Vážíme si vaší trpělivosti.
REVE Chat nabízí šablonu pro nastavení personalizovaných zpráv fronty a přesné čekání na správu očekávání zákazníků. Pod možností přizpůsobení z řídicího panelu můžete spravovat konverzace zákazníků poskytnutím odhadovaného času a zprávy.,
Práce autoresponders
S profesionální automatické zprávy, když jste zaneprázdněni, stačí odpovědět na dotazy zákazníků hned můžete nastavit správný tón pro vaše podnikání a informovat zákazníky, kdy mohou očekávat odpověď.
To je pozitivní rozdíl při vytvoření automatické odpovědi zprávy, že dodržovat základní prvky osobní zprávy následoval s pozdravy.
zde je několik dobrých příkladů automatizovaných zpráv, které mohou podniky sledovat:
- o dobré ráno!, Všichni naši podpůrní agenti jsou teď zaneprázdněni. Odhadovaná doba fronty je 6 minut. Děkuji, že jste nás oslovil.
- Ahoj velmi dobré ráno pro vás! Je mi líto, že musíte počkat, protože všichni naši vedoucí podpory jsou zaneprázdněni. Vážíme si vaší trpělivosti. Děkuji!
mimo kancelářské automatizované odpovědi
mimo kancelář (OOO) mohou být zprávy neuvěřitelným nástrojem k podpoře vašeho úspěchu. Dobrá zpráva vám umožní sdělit svým zákazníkům, že jste pryč, a povzbuzuje je, aby se s větší lehkostí pohybovali v prodejním trychtýři., Používání automatizovaných zpráv během prázdnin nebo konferencí může vytvořit sociální spojení s příjemci.
některé příklady automatických odpovědí mimo kancelář:
- Ahoj! Do té doby budu mimo kancelář . Pokud do té doby něco potřebujete, kontaktujte prosím nebo Získejte pomoc.
- Dobrý den! Děkuji za Váš e-mail. Právě teď jsem mimo kancelář, ale vrať se k tobě co nejdříve. Můžete očekávat odpověď nejpozději. Pro vše, co potřebujete hned, můžete kontaktovat .,
Nastavení mimo kancelář zprávy odstraňuje dohady provádí zákazníky, když odpověď nepřijde hned.
Výhody používání osobní z úřadu automatických zpráv:
- Sdílení konkrétní obchodní informace vám dává možnost prohloubit svůj vztah s klienty.
- nabídka přesných zpráv nabízí transparentní informace a snižuje riziko záměny.,
- dobrý autoresponder může poslat návštěvníky na webové stránky vaší společnosti, pokud potřebují okamžitou pomoc.
Závěrečné myšlenky
každá interakce se zákazníkem je důležitá pro prezentaci osobnosti vaší značky a automatické odpovědi se neliší. Proto musíte správně využít každou příležitost a převést ji na dobrou zkušenost. Automatizované odpovědi vám pomohou poskytnout skvělé zkušenosti zákazníků a také nastaví správné očekávání.
