Většina podniků strach procesu shromažďování platby na delikventní účty zákazníků. Většina sotva mít čas, aby se všechny telefonní hovory nebo posílat e-maily, natož aby individuální kolekce dopis pro každý krok procesu sběru. Odeslání personalizovaného následného dopisu každých několik týdnů však skutečně pomáhá vybírat platbu včas.,
napsat dopis kolekce vyžaduje, aby člověk dodržuje správné kroky a zahrnují správný tón informovat své klienty, že dluh dluží a je po splatnosti. Existují čtyři různé inkasní dopisy, které budete muset poslat svým klientům, než najmete inkasní agenturu nebo ji zaznamenáte jako špatný dluh.
Obsah
Co by mělo být zahrnuto v kolekci dopis?,
při přípravě sběrného dopisu je důležité, abyste zůstali profesionální, ale pevní. Musíte dát svému dlužníkovi vědět, že vážně vybíráte platbu, zatímco se zároveň snažíte zachovat svůj vztah s nimi.,
Tady je nějaké informace, které musí být zahrnuty (nebo) vyloučeny ve vaší sbírce dopis:
- Mějte své sbírky dopis by měl být stručný a k věci; použijte jednoduchý jazyk
- dopis by měl být napsaný ne ručně
- Použít firemní hlavičkový papír
- Firemní hlavičkový papír
- Platební termíny
- Přijatelné způsoby platby
- kontaktní informace, tj.,, telefonní číslo, korespondence, adresu a vaši e-mailovou adresu
co Dělat a nedělat Psaní Dopis Kolekce
k Dispozici jsou dva klíčové cíle, které každý chce dosáhnout na konci procesu sběru; dostat zaplaceno a udržovat vztah se zákazníkem.,t
nedělat
- nepoužívejte ostrá slova
- nesváděj to na zákazníka
- Nemusíš jim posílat textové zprávy
- komunikovat s nimi prostřednictvím sociálních médií odkazy
Čtyři Typy Kolekce Dopisy
k Dispozici jsou čtyři různé typy upomínek, že jeden je měl poslat k zákazníkovi, když požadují platby od nich., Pamatujte, že pokud váš zákazník nereaguje na vaše telefonní hovory nebo jeden z dopisů, nemusíte posílat jim další dopis, pokud se jim nepodaří dotáhnout do konce s platbami. První dva formáty sběrných dopisů jsou lehké, zatímco poslední dva mají trochu agresivnější jazyk.
První kolekci dopis
první kolekci dopis by měl být odeslán pouze na zákazníkovi poté, co se snaží dosáhnout je prostřednictvím telefonu a e-mailu.,
Pokud jste je kontaktovat a oni souhlasí, aby se jejich platby a jejich neschopnost ctít dohody, pak byste měli pokračovat mail je první kolekce dopis. Obecně platí, že první sběrný dopis by měl být zaslán nejpozději do 14 dnů po datu splatnosti faktury.
ukázka 1:
Vážení,
toto je laskavá připomínka, že váš účet je po splatnosti. Podle našich aktuálních záznamů je váš zůstatek 100$. Zaslali jsme vám podrobný mail výpisů z vašeho účtu., Pokud jste neobdrželi tyto e-mailové zprávy a dokumenty, zde je shrnutí vašeho účtu.
číslo Faktury: 12345
Datum Faktury: 19/02/2018
Částka: $100
datum Splatnosti: 01/01/2018
Dny po splatnosti:49 dnů
Budeme rádi, pokud nás budete informovat o stavu této platby. Pokud jste tak neučinili, kontaktujte nás nebo zašlete platbu ve výši 100 USD na níže uvedenou adresu do 19.února 2018.
ATTN: účetní oddělení.,
Pokud se na této faktuře vyskytnou nějaké chyby nebo nyní nemůžete zaplatit, kontaktujte mě, abychom mohli provést potřebné změny nebo zajistit jiný platební plán. Děkujeme vám za rychlou odpověď na tuto žádost.
s Pozdravem,
Druhá Sbírka Dopis
druhý dopis kolekce je obvykle poslán poté, co se snaží oslovit zákazníka telefonicky vidět, když obdrželi první dopis a zjistit, zda by chtěli, aby se nové platební podmínky., Pokud je vaše úsilí oslovit zákazníka telefonicky neúspěšné, je čas jim nyní poslat druhý sběrný dopis. Klíčovým rozdílem mezi prvním a druhým sběrným písmem je to, že zahrnete skutečnost, že jste se jim pokusili oslovit v prvním dopise.
Ukázka:
Vážení,
ještě Jsme neobdrželi vaší platbu ve výši $100 nebo odpověď na dopis, který jsme vám poslali ze dne 19. února 2018. Váš účet je dny po splatnosti, a váš zůstatek je $100.,
Ocenili bychom, kdybyste nám pomohli rychle provést platbu, abychom se vyhnuli jakýmkoli sankcím nebo akcím, které by mohly ovlivnit váš rating a budoucí úvěrové limity u naší společnosti. Pokud existuje nějaký důvod, proč nejste schopni zaplatit v plné výši, kontaktujte nás pro nový platební plán, který je vzájemně výhodný.
v opačném případě odešlete platbu ve výši $100 do konce podnikání, Březen 1, 2018., Nezapomeňte, že informace o kreditní kartě přijímáme prostřednictvím našeho online platebního portálu, po telefonu, nebo jsme pro vaše pohodlí uzavřeli obálku s adresou, pokud se rozhodnete poslat šek poštou.
těšíme se na vaši rychlou odpověď na tento dopis a vaše další podnikání.
s Pozdravem,
Třetí Dopis Kolekce
Po odeslání první a druhý dopisy, měli byste se pokusit dosáhnout zákazníka telefonicky nebo e-mailem., Pokud se jim nepodaří provést jakýkoli pokus o komunikaci s vámi během prvních několika týdnů, budete jim muset poslat třetí sběrný dopis.
Stejně jako druhý dopis kolekce, musíte informovat zákazníka o své předchozí pokusy, které byly neúspěšné, proto je váš důvod pro odesílání třetí dopis.
ukázka:
Vážení,
Dosud jsme od vás neslyšeli ani neobdrželi žádnou platbu týkající se faktury, kterou jsme Vám zaslali. Naše četné pokusy o volání nebo e-mail jste také nezodpovězeni., Váš účet je dny po splatnosti, a váš zůstatek je $100.
laskavě účel zaplatit v plné výši do konce podnikání dnes, nebo nás kontaktujte vypracovat dohodnutý platební plán do dnešního dne. Pokud to neuděláme, budeme nuceni vaši fakturu předat inkasní agentuře nebo našemu právníkovi.
těším se, až se od vás dozvím, než bude tato akce přijata, aby nedošlo k poškození vašeho ratingu nebo našeho budoucího obchodního vztahu. Prosím, okamžitě mě kontaktujte, abychom mohli tuto záležitost vyřešit přátelsky.,
s Pozdravem,
Čtvrtá a Poslední Sbírka Dopis
ačkoli tam jsou některé výjimky, v době, kdy se rozhodnete poslat čtvrté kolekce dopis, mělo by být jasné, že váš zákazník je buď schopen zaplatit, nebo se nechtěně neschopnosti splácet dluhy. Jazyk, který používáte v tomto dopise, by měl být asertivní, ale musí zůstat profesionální.
doporučujeme zaslat tento dopis certifikovanou poštou, protože budete mít důkaz, že zákazník dopis obdržel.,
Ukázka:
Vážení,
V této době, jsme neslyšeli od vás, ani jsme obdrželi platbu, pokud jde o naše faktury ve výši 100 dolarů, splatné dne 1. ledna 2018. Snažili jsme se vás také kontaktovat prostřednictvím telefonu, e-mailů, dopisů, ale i nadále nás ignorujete.
Protože se nám nepodařilo fungovat tento problém přímo s vámi, s lítostí vám oznamuji, že jsme zaslali tento problém na credit bureau a obrátil tuto fakturu inkasní agentuře, kdo vás bude kontaktovat ohledně zaplacení této faktury.,v>
Když Najmout Inkasní Agentuře
měli Byste zvážit pronájem inkasní agentuře po několika pokusech sbírat na delikventní účtu po vaší snaze oslovit zákazníka přes mobilní a e-mail nenese žádné ovoce., Jedna věc, kterou byste si měli pamatovat, že pokud hledáte služby inkasní agentury, nedostanete plnou částku, která vám dluží. Většina inkasních agentur účtuje mezi 25-45% z celkové vybrané částky. V závislosti na částce, která má být vybrána, najímání inkasní agentury by mohlo být nejlepším krokem.
Jak se Vyhnout Placení Sbírka Problémů
Pokud jste byli v každém podnikání dost dlouho, jste pravděpodobně narazili na klienta, který může mít potíže při shromažďování platby od nich., Chcete-li tyto situace minimalizovat, můžete udělat několik věcí. Můžete například nabídnout slevy na včasné platby a spustit obchodní kreditní kontrolu vašich zákazníků, abyste zjistili, zda mají potenciál provádět platby.
Zde je několik tipů, jak byste mohli použít, aby se zabránilo problémy při shromažďování platby od zákazníků:
Recenze Aging Zprávy (A/R)
pohledávky zpráva je jedním z klíčových finanční zprávy jeden by měl vždy být zájem., Obsahuje informace o všech nezaplacených fakturách zákazníků, včetně částky faktury, data, data splatnosti a počtu dnů, kdy je faktura splatná.
Brzy Nabídnout Slevu Platby
nejlepší způsob, jak zmírnit platby kolekce problémů je tím, že nabízí zákazníkům motivaci, když oni dělají jejich platbu včas. To může být kdekoli mezi 1-5% a obecně vyžadují, aby platbu do 10 dnů od data faktury. Většina zákazníků bude pro tuto myšlenku a bude spěchat, aby zajistily, že si nenechte ujít na slevu.,
vyžádejte si vklady předem
i když to může zpočátku znít trochu trapně, požádat zákazníky, aby provedli vklad před poskytnutím zboží a / nebo služeb, je častější, než si myslíte. Doporučuje se, abyste vždy požádali o vklad, pokud; jednáte s novými klienty, projekty s vysokým dolarem nebo projekty, než běží déle než 30 dny.
spusťte Business Credit Check
stejně jako vaše kreditní skóre, měli byste spustit kreditní šek k určení obchodního úvěrového profilu potenciálního klienta, včetně jeho platební historie., To je stejně důležité jako v tomto; budete mít obecný přehled o platebním chování klienta a pomůže vám zjistit, zda by bylo nejlepší, kdybyste s nimi podnikali.
Časté dotazy
na tuto otázku neexistuje jednoznačná odpověď. A obecná odpověď je: „záleží.,“Pokud, například, jste byli schopni sbírat platby, aniž by museli předat klientovi inkasní agentuře, pak byste měli zvážit práci s klientem znovu s upozorněním, že budete požadovat, aby se záloha předem.
Jeden by měl zvážit několik věcí, při výběru nejlepší kolekci agentura; mezi ně patří:
• s Dotazem, zda agentura používá trasování přeskočit
• Ověření, že agentura je legitimní
• ujistěte se, že agentura je pojištěna
• Porovnání poplatky a pohotovostní náklady
• Atd.,
existují dva způsoby, jak inkasní agentury obvykle dostávají zaplaceno: paušální poplatky a pohotovostní poplatky. Většina inkasních agentur však účtuje pohotovostní poplatky; to jednoduše znamená, že pokud zákazník nezaplatí, nedostane zaplaceno. Pohotovostní poplatky mohou běžet kdekoli od 25-45% částky inkasa. Nicméně, toto závisí na různých faktorech, jako jak dlouho dluh byl vynikající, a počet pokusů jeden učinil ve snaze shromáždit na dluh.
