Imagine si se puso en contacto con una empresa para obtener asistencia y no ha recibido respuesta de ellos durante unos días. No es una situación frustrante? Este es uno de los escenarios comunes que enfrentan muchos clientes, ya que las empresas no entienden los problemas poniéndose en los zapatos de los clientes.
después de una experiencia de servicio negativa, el 51% de los clientes nunca volverán a hacer negocios con esa empresa. Por lo tanto, ofrecer un servicio excelente es la parte más importante de las estrategias de retención de clientes., Los mensajes de respuesta automática son la mejor manera de mantener una conexión transparente con su clientela.
Los mensajes de respuesta automatizados pueden mantener a los clientes informados con las respuestas correctas que muestran su atención hacia ellos. Con las aplicaciones modernas de Inteligencia Artificial (IA), hay nuevas vías para automatizar la comunicación con los clientes y manejar las solicitudes de los clientes de manera más eficiente.
¿qué es un mensaje de respuesta automatizado?
Los mensajes de respuesta automatizados son respuestas predefinidas que se utilizan para comunicarse con los clientes en escenarios específicos y mantener la información transparente., Ayuda a los clientes a comprender lo que realmente está sucediendo, ya sea que sus agentes estén ocupados, fuera de la oficina o en vacaciones.
Las respuestas automáticas ayudan a mantenerse conectado con los clientes incluso si el canal en particular no está disponible en ese momento. Cuando está fuera de la oficina o ocupado, es extremadamente útil proporcionar mensajes personalizados, ya que brinda satisfacción y experiencia de marca positiva.
¿por qué son importantes los mensajes de respuesta automática para las empresas?,
Los mensajes de respuesta automatizados son una excelente manera para que las empresas cumplan con las expectativas de atención al cliente de recibir una respuesta rápida para sus solicitudes de chat o correo electrónico. Los mensajes de respuesta automatizados permiten a las empresas:
- mantener una comunicación transparente con los clientes y mantenerlos informados en cuanto a la gestión de sus consultas.
- al configurar mensajes de correo electrónico automatizados, las empresas pueden tener un compromiso continuo con el cliente a través de canales alternativos.
- marcas de valor para el cliente que ofrecen respuestas rápidas., Con los mensajes de respuesta automática, las marcas pueden reconocer las solicitudes de atención al cliente que aumentan la satisfacción.
las mejores prácticas de creación de mensajes de respuesta automática
Las empresas confían en ofrecer excelentes ejemplos de mensajes de respuesta automatizados para gestionar las expectativas de los clientes y hacerlos sentir valorados. Sin embargo, se recomienda seguir las ideas clave para crear mensajes de respuesta automática profesionales para proporcionar comunicación instantánea.
discutamos las mejores prácticas de manera integral.,
establecer expectativas claras de los clientes
Un desafío común al que se enfrentan los clientes es el correo electrónico de respuesta automática o los mensajes de texto carecen de una especificación sobre el tiempo de espera estimado para obtener respuestas a sus consultas.
Estos son ejemplos comunes de mensajes automatizados recibidos por los clientes.
- «Nos pondremos en contacto contigo muy pronto».
- «Gracias por contactar con nosotros».
- » nuestro representante nos pondremos en contacto con usted lo antes posible».
los mensajes automatizados anteriores no suenan seguros ya que el tiempo no se especifica en términos de horas, días o semanas., Este es un buen ejemplo que las empresas pueden seguir para ofrecer una comunicación efectiva de servicio al cliente.
proporcionar tiempo estimado a los clientes para obtener respuestas es la primera y principal mejor práctica a seguir por las empresas. Por lo general, cuando los clientes saben cuál es la duración de la espera, no están muy frustrados. Por lo tanto, establecer expectativas claras es crucial para ofrecer un servicio excelente.
ayuda a tus usuarios a saber cuándo esperar una respuesta., Es fácil mostrar a los clientes la disponibilidad de su equipo y hacerles saber cuándo pueden obtener asistencia de su equipo. Puede administrar sus expectativas estableciendo sus horas de oficina y el tiempo de respuesta esperado.
proporcionar formas alternativas de contacto con el cliente
Las empresas que envían mensajes de autorespuesta deben asegurarse de proporcionar opciones de contacto alternativas. Las respuestas automatizadas de correo electrónico o mensajes de texto deben mencionar claramente de qué manera los clientes pueden llegar a la empresa.,
Aquí hay un ejemplo de mensaje de respuesta automática que proporciona una opción alternativa de contacto por correo electrónico para ayudar a los clientes durante el período de ausencia. Por lo tanto, ayudar a los clientes a no tomar decisiones improvisadas y comprender el siguiente curso de la mudanza.,
las opciones de contacto alternativas que se pueden ofrecer a los clientes son:
- formularios de contacto
- e6b57a2a7a»>chat en vivo
- dirección de correo electrónico
- sección de soporte
cuando comparte información comercial transparente y proporciona formas alternativas cuando el canal relevante no está disponible, ofrece una experiencia de servicio encantadora.,
enfócate en el tono del idioma
el tono del idioma es un componente crucial de los mensajes de tu marca. Incluye varios aspectos de la comunicación, como las palabras utilizadas, el nivel de formalidad. Implementar un buen tono de lenguaje permite a las empresas unificar la forma en que se comunica.
al crear correos electrónicos de respuesta automática, es vital centrarse en el tono y el lenguaje., Significa:
- debe evitar jerga técnica
- evite vocabulario complejo que crea confusión
- Mantenga un tono amigable
Imagínese la facilidad que sienten sus clientes cuando reciben una mensaje automatizado cálido y amigable que suena humano. Por lo tanto, cuando creas respuestas automáticas, mantener la voz y el estilo de tu marca es muy importante para darle un toque humano.
debe prestar mucha atención a los signos de lenguaje negativo o tendencias a sonar monótonos., En su lugar, puede usar vocabulario simple y cotidiano para transmitir su mensaje.
dé la opción «qué sigue» a los clientes
Los mensajes de correo electrónico automatizados generan una tasa de apertura 70.5% más alta y una tasa de clics 152% más alta que los mensajes de marketing estándar. Briefing cuál sería el siguiente paso de acción ofrece a los clientes información transparente.
si sus mensajes de respuesta automática le dan a los clientes la imagen de «lo que sigue», hará que los clientes sientan que usted como marca puede visualizar su problema poniéndose sus zapatos.,
reconocer los mensajes de atención al cliente con respondedores automáticos bien diseñados les ayuda a saber cuál será su próximo paso para la solicitud que han planteado. Se aseguran de que usted como empresa está investigando el problema y obtendrán la resolución pronto.
haga que sus mensajes automatizados sean atractivos con elementos visuales
Los elementos visuales siempre funcionan, ya sea que se usen en mensajes o en otros lugares. De hecho, las comunicaciones que incluyen imágenes producen un 650% más de engagement que los mensajes de solo texto.,
Las imágenes atractivas llaman la atención, dan vida a los mensajes automáticos y añaden una chispa de creatividad e imaginación a tu mensaje.
55% de los creadores de contenido B2C dicen que crear contenido visual es ahora la principal prioridad. Aquí hay formas clave de cómo agregar elementos visuales mejora tus mensajes de respuesta automática.
- al incorporar imágenes visuales o GIF a los mensajes de respuesta automatizados, tiene una mayor posibilidad de que los clientes lean sus correos electrónicos y completen la llamada a la acción (CTA) deseada.,
- incluir imágenes visuales o GIF en los mensajes de correo electrónico automatizados lo hace interesante y atractivo para los destinatarios.
- las imágenes mejoran la descripción de los mensajes enviados a sus clientes.
Personalice sus mensajes automatizados
las tácticas de marketing de las empresas deben centrarse en Personalizar la experiencia del cliente para que cada interacción sea significativa y valiosa., Personalizar tus respuestas automatizadas hace que tus clientes se sientan bien (si lo haces bien) porque te ayuda a decir algo que es realmente útil y específico.
simplemente no hay mejor manera de involucrar a sus clientes sobre diferentes aspectos de su marca que usar un texto automático para mantenerlos suficientemente informados.
Personalizar los mensajes de respuesta automática ayuda de varias maneras:
- para mantener contentos a los clientes mientras se frustran cuando su experiencia no está personalizada.,
- mantener las expectativas de los clientes como los consumidores máximos esperan servicios personalizados de las marcas.
- cree evangelistas de marca ya que es probable que los clientes se conviertan en compradores recurrentes de una marca que personaliza las interacciones.
ejemplos & ejemplos de mensajes automatizados (texto, correo electrónico)
muchas empresas utilizan mensajes automatizados para retener a sus clientes y establecer buenos ejemplos para que otros negocios los sigan., El uso de los mensajes de respuesta automática correctamente ayuda a la empresa a tomar decisiones improvisadas.
Aquí hay algunas muestras y plantillas de mensajes de respuesta automática en varios escenarios.
mensajes fuera de línea con chat en vivo
Si los visitantes llegan a su sitio web después del horario comercial o durante las vacaciones y no reciben ninguna respuesta, pueden escabullirse. Podrían ser importantes clientes potenciales de ventas y perderlos puede afectar su negocio.
Puede configurar mensajes de respuesta automatizados para animar a los clientes a enviar sus consultas.,
Las empresas pueden crear mensajes fuera de línea en REVE Chat para mantener a sus clientes informados sobre sus horarios comerciales y guiarlos para obtener una respuesta más rápida.
en la opción de personalización, puede configurar el formulario previo al chat para crear mensajes personalizados sin conexión. Puede mencionar claramente el horario comercial y pedir a los clientes que completen el formulario con la consulta de ventas o soporte relevante. Infórmeles que su representante de soporte se conectará con ellos lo antes posible para resolver el problema.,
mensajes de respuesta automática para colas
según American Express, «seis de cada diez clientes sienten que las empresas cumplen con sus expectativas de servicio». Los clientes buscan una resolución más rápida y confían en las expectativas que las empresas establecen con el tiempo de cola para evaluar la calidad de su servicio.
cuando los clientes reciben mensajes automatizados, tienen expectativas sobre la duración de la espera (en términos de número para, por ejemplo, 4 minutos o 4ª posición), que pueden hacer o romper su experiencia de servicio al cliente.
Este es un buen ejemplo de cómo configurar un mensaje de cola cuando todos sus agentes de soporte están ocupados.,
uno de nuestros campeones de soporte te atenderá en breve. Estás en la cola. Su tiempo de espera será aproximadamente . Agradecer. Agradecemos su paciencia.
REVE Chat ofrece la plantilla para configurar mensajes de cola personalizados y espera exacta para administrar las expectativas de sus clientes. En la opción de personalización del panel, puede administrar las conversaciones de los clientes proporcionando el tiempo estimado y el mensaje.,
Autoresponders ocupados
tener un mensaje automatizado profesional cuando está lo suficientemente ocupado como para responder a las consultas de los clientes de inmediato puede establecer el tono correcto para su negocio e informar a los clientes cuando pueden esperar recibir la respuesta.
hace una diferencia positiva cuando crea mensajes de respuesta automática que se adhieren a los elementos básicos de los mensajes personalizados seguidos de saludos.
Aquí hay algunos buenos ejemplos de mensajes automatizados que las empresas pueden seguir:
- ¡o buenos días!, Todos nuestros agentes de soporte están ocupados ahora mismo. El tiempo estimado de espera es de 6 minutos. Gracias por contactar con nosotros.
- Hola Muy buenos días! Siento que tenga que esperar ya que todos nuestros ejecutivos de apoyo están ocupados. Agradecemos su paciencia. ¡Gracias!
mensajes de respuesta automatizados fuera de la oficina
fuera de la oficina (OOO), los mensajes pueden ser una herramienta increíble para alimentar su éxito. Un mensaje good away te permite decirle a tus clientes que estás fuera y les anima a moverse dentro del embudo de ventas con más facilidad., El uso de mensajes automatizados durante las vacaciones o conferencias puede crear conexiones sociales con los destinatarios.
algunos ejemplos de respondedores automáticos fuera de la oficina:
- Hello! Voy a estar fuera de la oficina hasta . Si necesita algo antes de eso, comuníquese con o para recibir asistencia.
- Hola! Gracias por su correo electrónico. Estoy fuera de la oficina ahora mismo, pero te llamo lo antes posible. Puede esperar una respuesta a más tardar. Para cualquier cosa que necesite de inmediato, puede ponerse en contacto .,
la configuración de mensajes fuera de office elimina las conjeturas realizadas por los clientes cuando una respuesta no vuelve de inmediato.
beneficios de usar mensajes automatizados personalizados fuera de la oficina:
- compartir información comercial específica le brinda la oportunidad de profundizar su relación con sus clientes.
- ofrecer mensajes precisos ofrece información transparente y reduce el riesgo de confusión.,
- un buen autoresponder puede enviar visitantes al sitio web de su empresa si necesitan ayuda inmediata.
Pensamientos finales
cada interacción con el cliente es importante para mostrar la personalidad de su marca y los mensajes de respuesta automática no son diferentes. Por lo tanto, es necesario hacer el uso correcto de cada oportunidad y convertirlo en una buena experiencia. Los mensajes de respuesta automatizados le ayudan a proporcionar una gran experiencia del cliente y también establece la expectativa correcta.
