última actualización: 13 de diciembre de 2020
el software de gestión de eventos es el mejor amigo de un organizador de eventos. Al igual que un superhéroe necesita su compañero de confianza, usted necesita herramientas de gestión de eventos que pueden ahorrarle tiempo, mantenerlo organizado y cuidar de cada detalle de su evento — para que pueda ponerse al día en su sueño!
Imagine involucrar a sus asistentes en sus conferencias de negocios o eventos corporativos a un nivel completamente nuevo., Al aprovechar el software de planificación de eventos adecuado, incluso puede atraer a más asistentes a sus conferencias y ferias comerciales. ¿Qué tan útil sería para aumentar el ROI de los eventos?
hay un montón de software de planificación de eventos en el mercado. Antes de comprometerse con una tecnología, ¿por qué no comparar las herramientas de planificación de eventos más populares? En este punto, es posible que aún no esté seguro de si su próximo evento será virtual o en persona, por lo que hemos encontrado herramientas que pueden ayudarlo con todas las opciones. Con esta guía, puede estar seguro de elegir la mejor herramienta para su evento único.,
Cómo elegir el mejor Software de gestión de eventos
comience por priorizar sus necesidades. ¿Le gustaría ahorrar tiempo en el manejo de tareas tediosas de gestión de eventos, como la creación y actualización de horarios de conferencias una y otra vez? ¿Le gustaría aumentar la participación de los asistentes y ayudar a sus expositores a crear más negocios? ¿O qué tal ahorrar dinero con un mejor sistema de inscripción / venta de entradas para eventos?
entonces, es hora de ver qué herramientas de gestión de eventos pueden satisfacer sus necesidades., Mientras lees el «software de gestión de eventos favorito de los organizadores» que aparece a continuación, hazte estas preguntas:
- ¿Qué necesitas para tu evento? Un sistema de venta de entradas, un folleto web o móvil, sitio web del evento, soluciones de participación de asistentes, herramienta de registro de asistentes, herramientas de recuperación de clientes potenciales para expositores… Escribe todo lo que se te ocurra.
- ¿Cuáles son las diferentes fortalezas del software de planificación de eventos? ¿Admiten eventos presenciales, híbridos o virtuales? ¿Puede un software cubrir todas sus necesidades?
- ¿El software de planificación de eventos es compatible con dispositivos móviles?, ¿También ofrecen una aplicación para sus asistentes?
- ¿Cómo son sus opiniones en las tiendas de aplicaciones y las comunidades de usuarios?
- ¿Con qué facilidad puede adoptarlos? Compruebe si puede programar una demostración en vivo o incluso probarlo con antelación.
el software de gestión de eventos favorito de los organizadores
Eventbrite
Esta es una popular solución de venta de entradas para eventos que van desde pequeñas reuniones hasta grandes conciertos. El sistema es personalizable y también se puede utilizar para enviar confirmaciones de correo electrónico y recordatorios. También permite a las personas registrarse desde sus teléfonos y computadoras.,
cobran un 3.5% adicional del precio del boleto más 1 1.59 por boleto. Si bien Eventbrite es un conocido software de gestión de eventos, algunos organizadores piensan que la tarifa es un poco alta.
resumen: Popular para eventos más pequeños o de entretenimiento, sin embargo un poco caro en comparación con otras herramientas de registro y software de planificación de eventos todo en uno. Por ejemplo, Whova solo cobra 1% + 0 0.99 por boleto pagado, lo que puede ahorrarle varios miles de dólares.,
Whova (software de gestión de eventos todo en uno)
Si bien hay tantas soluciones de planificación de eventos, la mayoría están especializadas para una función, lo que hace que sea lento y costoso hacer malabares con varias piezas de software. El software de gestión de eventos todo en uno de Whova le permite administrar sin problemas su evento virtual, presencial o híbrido de principio a fin dentro de un sistema., Proporciona flexibilidad para optar por ciertas funcionalidades de acuerdo con sus necesidades, como herramientas de gestión logística, software de gestión de conferencias, soluciones de participación de asistentes y expositores.
Específicamente, puede usar el software de planificación de eventos de Whova para el registro de eventos, el marketing de eventos, la creación de sitios web de eventos y la gestión de la agenda, el registro de asistentes, la generación de tarjetas de identificación, el compromiso de los asistentes, la creación de redes y más. La plataforma también funciona como una plataforma de eventos virtuales y una aplicación de conferencias, dependiendo de lo que necesite., La aplicación de eventos Whova, la plataforma de conferencias virtuales Whova y el registro Whova son populares en los Estados Unidos/Canadá, Europa, Australia, Asia y más allá.
resumen: una plataforma de gestión de eventos asequible, compatible con dispositivos móviles y todo en uno. Whova ha ganado varios premios, incluyendo el People’s Choice Award y el Premio a la mejor aplicación para eventos en los Event Technology Awards (Los’ Oscars ‘ de event technology). La aplicación Whova tiene las calificaciones más altas en las tiendas de aplicaciones entre todas las aplicaciones de eventos, y ofrece a los clientes muchas herramientas de gestión de eventos que ahorran tiempo de forma gratuita., Solicite más información u obtenga un desglose de las funciones que funcionan mejor para eventos presenciales, virtuales e híbridos aquí.
Trello
Si te gusta el enfoque de gestión de tareas ‘to-do’, ‘doing’ y ‘done’, te encantará Trello, un software de gestión de proyectos con una interfaz visual sólida, usabilidad simple y funciones de colaboración fáciles de usar.
si bien la comunicación dentro de Trello es fuerte, no es muy poderosa cuando se trata de permitir a los usuarios la capacidad de dar un paso atrás y obtener una visión general de todo el proceso de gestión de eventos., No está diseñado específicamente como software de gestión de eventos, y no hay una vista de calendario maestra para una imagen a ojo de pájaro, solo una vista de tarea por tarea.
resumen: una buena herramienta para seguir el progreso de cada tarea. Si bien se puede utilizar como un software de planificación de eventos, es difícil ver el estado completo del proyecto para la gestión de eventos o conferencias.
ConfTool
ConfTool se enfoca específicamente en conferencias académicas, y es más útil para administrar el proceso de envío y revisión de resúmenes y artículos académicos., Cuenta con Opciones avanzadas de importación y exportación, facilita la comunicación entre autores y participantes, y utiliza formularios de envío y revisión personalizables para las contribuciones.
Los organizadores pueden elegir entre dos planes diferentes según sus necesidades: uno para eventos más pequeños de hasta 150 participantes con características básicas, y otro para eventos más grandes con una gama más amplia de características. Además de gestionar resúmenes, los organizadores también utilizan el software de gestión de conferencias del paquete Pro para la programación, registro, administración y facturación, entre otras funciones.,
resumen: si está celebrando una conferencia académica intensiva en investigación y desea una herramienta confiable para la gestión de resúmenes, vale la pena investigar ConfTool. Sin embargo, actualmente no es accesible en dispositivos móviles, y está diseñado para soportar solo aspectos limitados del evento, en lugar de funcionar como un software integral de gestión de eventos.
Boomset
Boomset es una herramienta de gestión de eventos que proporciona Sistema de registro, impresión de credenciales bajo demanda y gestión de listas de invitados. Permite el registro de reconocimiento facial y el seguimiento de los asistentes con pulseras compatibles con RFID., Usando insignias y pulseras, los asistentes pueden incluso comprar mercancía, comidas, bebidas durante los eventos.
si desea agregar una herramienta de registro rápido a su software de planificación de eventos actual, Boomset es una buena opción a considerar. Si está dudando en adoptar un dispositivo especial solo para un check-in, primero verifique si su aplicación de gestión de eventos proporciona una función de check-in con escaneo QR.
resumen: si bien es adecuado para un gran festival o un evento lleno de gente que necesita un registro rápido, es posible que no desee adoptar un dispositivo especial solo para el registro., Si es así, considere aplicaciones de gestión de eventos como Whova, que admite el registro diario, el registro de sesión, la capacidad de la sesión y la gestión de asistencia en teléfonos inteligentes.
6. Slack
Este popular recurso para la comunicación del equipo también se ha utilizado para la interacción de sesiones dentro de los eventos. Slack te permite crear diferentes canales para varios temas dentro de un espacio de trabajo; así puedes tener canales privados para que tu equipo se comunique mientras administras el evento, o canales públicos para que los asistentes los usen como temas de debate durante todo el evento.,
además de la conversación grupal, los usuarios también pueden comunicarse entre sí uno a uno, hacer llamadas de video y voz y compartir archivos a través de la aplicación.
resumen: una gran manera de ponerse en contacto en el momento, aunque cualquier planificación de back-end será difícil mantenerse organizado. Si bien la fácil comunicación es un gran beneficio, puede ser molesto para los asistentes cambiar de plataforma. Es posible que desee considerar una plataforma como Whova que puede integrar funciones de comunicación con el resto del evento.
7., WordPress Theme
WordPress Es un popular sistema de gestión de contenidos utilizado por más de 80 millones de sitios web. Gracias a muchos temas y plugins, es totalmente personalizable. Puede encontrar temas de WordPress para la gestión de conferencias y eventos y construir sus propios sitios web de eventos.
sin embargo, puede experimentar una curva de aprendizaje pronunciada si no está familiarizado con WordPress. Además, tienes que actualizar manualmente el contenido del evento, como la agenda de la conferencia y la información de los oradores, una y otra vez, lo cual es tedioso y propenso a errores.,
resumen: WordPress es un creador de sitios web general, no un software de planificación de eventos, pero hay algunos temas incorporados para sitios web de eventos. Su gestión de contenido no se adapta a las conferencias, lo que requiere que actualice manualmente la información del evento repetidamente. Como alternativa, hay un sistema de gestión de eventos todo en uno que proporciona un creador de sitios web de eventos con muchas plantillas. Además, puede permitir que su contenido web (por ejemplo, agenda, listas de oradores) se actualice automáticamente en función de la información del software de gestión de conferencias.
8., Slido
esta plataforma es conocida por su Q& A y sistema de sondeo en vivo. Permite a los usuarios hacer crowdsourcing de las principales preguntas con el fin de impulsar conversaciones significativas. Una encuesta en vivo aumenta el compromiso y la participación de los asistentes, por lo que muchas aplicaciones de eventos y herramientas de gestión de conferencias también proporcionan funciones de encuesta en vivo.
si duda en adoptar otra aplicación solo para QA / encuestas en vivo, primero verifique si su aplicación para eventos ofrece todos los aspectos que su evento requiere.,Por ejemplo, algunas plataformas de gestión de eventos mostrarán los resultados en una pantalla grande, proporcionarán numerosas plantillas de preguntas de encuestas en vivo para una configuración fácil, o admitirán la clasificación de preguntas, recordatorios automáticos, incrustaciones en las diapositivas de los oradores, etc.
resumen: Slido es una aplicación móvil especializada y un software de planificación de eventos para recopilar las preguntas de los asistentes u obtener comentarios a través de encuestas en vivo. Así que si te gustaría tener una aplicación versátil que proporcione otras características también (agenda personalizada, anuncio, redes, gamificación, intercambio de documentos/fotos), echa un vistazo a otras herramientas como Whova.,
cómo funciona – Whova Event Planning Software
Es posible que se pregunte cómo funciona el software de planificación de eventos como Whova. A continuación se muestra un breve video para mostrarle cómo Whova ayuda a los organizadores de eventos ocupados a ahorrar tiempo y dinero, así como a mejorar la experiencia general de los asistentes.
Demo gratuita en vivo – Whova Event Management Software
ahora que le hemos dado una lista completa de los programas de gestión de eventos más populares, puede decidir con confianza Qué opciones explorar más., Tenga en cuenta que no se trata de qué software decimos que es el mejor; a medida que los eventos se mueven a espacios virtuales e híbridos y vuelven a estar en persona, no hay dos eventos necesariamente iguales. Se trata de encontrar las soluciones que funcionan mejor para su evento y pueden ayudarlo a convertirse en un organizador de eventos rockstar.
Haga clic aquí para solicitar una demostración en vivo gratuita de Whova, o aquí para obtener un desglose de qué características funcionan mejor para eventos presenciales, virtuales e híbridos.
