visión general
la gestión de impuestos sobre las ventas es uno de los puntos débiles más comunes para los propietarios de pequeñas empresas y comerciantes en línea. Consume mucho tiempo, es confuso y arriesgado. La mayoría de los propietarios de negocios que hablamos entienden el potencial de las ventas por internet, pero no están seguros de cómo configurar el cumplimiento de impuestos sobre las ventas y no tienen mucho tiempo libre para dedicar a la investigación. Como resultado, a menudo hacen la vista gorda a la gestión del impuesto sobre las ventas.,
ignorar el impuesto a las ventas en línea no mejorará las cosas para usted. Todo lo contrario, en realidad. Cada dólar de impuestos que no RECAUDE es otro Dólar del que su empresa es responsable. Las autoridades fiscales estatales y locales no toman a la ligera el hecho de no recaudar impuestos sobre las compras gravables por internet. Se recomienda encarecidamente a los propietarios de pequeñas empresas que comprendan su nivel de riesgo y tomen las medidas necesarias para cumplir con las leyes estatales y locales de impuestos sobre las ventas.,
hemos creado esta guía para ayudar a los propietarios de pequeñas empresas como usted a cuantificar el riesgo de no cobrar el impuesto sobre las ventas por compras en línea, comprender los fundamentos del impuesto sobre las ventas y establecer un plan de gestión del impuesto sobre las ventas.
riesgos del Impuesto sobre las ventas
el riesgo empresarial de no cobrar el impuesto sobre las ventas es lo suficientemente grande como para que hayamos decidido hablar con él directamente. Aparte del impuesto sobre la propiedad y la renta, el impuesto sobre las ventas es la mayor fuente de ingresos fiscales del estado, y con frecuencia se aprovecha para llenar las brechas presupuestarias. En resumen, los gobiernos estatales quieren sus dólares de impuestos a las ventas.,
como propietario de una pequeña empresa, usted, no sus compradores, es responsable del impuesto sobre las ventas asociado con las compras en línea. Sí, las empresas suelen pasar esta responsabilidad a los compradores mediante el cobro de impuestos sobre las ventas en el punto de venta, pero en su defecto, es el vendedor quien será responsable por las autoridades fiscales estatales y locales.
lo que esto significa es que cada dólar de impuesto a las ventas que no RECAUDE es un Dólar del que será responsable por las autoridades fiscales estatales y locales. Más allá de esto, las multas por pago tardío, los intereses y las tarifas de cobro también pueden ser evaluados., En el extremo, se pueden presentar cargos penales si se determina que se ha producido evasión fiscal.
presentación tardía y multas de pago
todas las empresas que realicen ventas por internet sujetas a impuestos deberán presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas en curso. Si no cumple con la fecha límite de presentación o de pago, es posible que se le imponga una multa de hasta 5 50 en algunos estados. Esto puede incluso aplicarse si no ha recaudado ningún impuesto sobre las ventas durante el período de presentación. Una vez que te comprometas a cobrar el impuesto sobre las ventas, necesitas estar organizado., Le recomendamos que establezca varias alertas de calendario la semana que debe presentar su declaración de impuestos sobre las ventas para ayudarlo a recordar presentar la declaración.
cargos de cobro
si un auditor estatal determina que usted tiene una obligación pendiente de impuestos sobre las ventas, puede externalizar la recaudación a una agencia de cobro. Esto tendrá un costo para usted y puede afectar su calificación crediticia personal.
interés
la obligación pendiente de impuestos sobre las ventas no es un préstamo gratuito. Las autoridades fiscales estatales y locales cobran intereses. Dependiendo de cuánto impuesto a las ventas debe, esto puede sumar rápidamente., Además, si no ha recaudado ningún impuesto sobre las ventas, está tratando con una espada de doble filo. En primer lugar, usted es responsable de pagar el impuesto a las ventas de sus compradores de su propio bolsillo. En segundo lugar, usted es responsable de los intereses de esos pagos atrasados.
cuándo comenzar a cobrar el impuesto sobre las ventas
la pregunta más común que escuchamos de los propietarios de pequeñas empresas es: «¿Cuándo debo comenzar a cobrar el impuesto sobre las ventas?»Si bien deseamos poder ofrecer una respuesta concreta, la respuesta es complicada.,
si está dirigiendo su negocio según la letra de la ley, debe comenzar a cobrar el impuesto sobre las ventas en su primera venta imponible. Las autoridades fiscales estatales y locales no ofrecen un período de gracia en el que el impuesto sobre las ventas puede ser ignorado. Sin embargo, entendemos que la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas están buscando un número mágico. Para eso, considere la siguiente declaración de Michael Fleming de Peisner Johnson,
» un número que hemos visto que algunas compañías usan es de $250 al mes en ventas imponibles. Esto equivale a 3 3000 al año o 1 12,000 en un período de 4 años., El impuesto sobre sales 12,000 en ventas sería de aproximadamente 9 960 y es posible que tenga un 50% adicional más o menos en multas y sanciones que traen su riesgo en el rango de 1 1,500.»
no podemos enfatizar esto lo suficiente, decidir cuándo comenzar con el impuesto sobre las ventas es responsabilidad del propietario del negocio. Sin embargo, poner la cabeza en la arena y fingir que las leyes de impuestos sobre las ventas no se aplican a usted no es una opción prudente. Hablamos con muchos propietarios de pequeñas empresas que están en esta situación exacta., No es raro que estas personas hayan descuidado sus responsabilidades de recaudación de impuestos sobre las ventas durante tanto tiempo que los cargos por demora, las multas y los pagos de intereses amenazan con quebrar su negocio.
tenga cuidado con los mitos del impuesto sobre las ventas
como se mencionó anteriormente, la gestión del impuesto sobre las ventas es complicada. Eso no debería ser una sorpresa. Todos los impuestos son complicados. ¿Por qué debería ser diferente el impuesto sobre las ventas?
hay personas en línea que le harían creer que son expertos en impuestos simplemente porque también están luchando con el cumplimiento, y pueden ser muy conocedores., Pero, es muy difícil discernir a los expertos de los charlatanes y, en consecuencia, cuando el consejo que está recibiendo es sólido versus incorrecto.
alentamos a los propietarios de negocios con los que hablamos a encontrar un equilibrio entre la investigación en línea y el asesoramiento profesional. Siempre consulte a un profesional de contabilidad o sitios web del gobierno cuando tenga preguntas que vayan más allá de los fundamentos del cumplimiento de impuestos sobre las ventas en lo que respecta a las ventas en línea.,
Sales tax nexus
Una vez que haya decidido comenzar a cobrar el impuesto sobre Las Ventas, deberá saber en qué estados está obligado a cobrar el impuesto sobre las ventas. Esto depende de lo que se conoce como nexus.
Nexus se define ampliamente como «una conexión física con una jurisdicción fiscal estatal o local». Sin embargo, nexus no se limita a una presencia física en el sentido llano inglés de las palabras. La interpretación real del estándar creado en Quill Corp vs. Dakota del Norte es más esotérica.,
mientras que nexus se desencadena comúnmente por eventos tales como una oficina, un almacén o empleados dentro de un estado, las empresas deben ser conscientes de que hay muchas más formas en que una empresa puede encontrarse teniendo que defender una reclamación de nexus por una Jurisdicción. Tal vez lo más importante, nexus a menudo está determinado por una combinación de elementos que pueden conducir a una determinación de nexus, por lo que mientras que cualquiera de estas actividades puede desencadenar nexus por su cuenta, varios por lo general hundirá su nave si usted está tratando de evitar nexus.,
Estado de origen
una empresa siempre tendrá nexus en el estado en el que tiene su sede (su estado de origen). Un estado de origen es más que solo el estado en el que se encuentra el negocio. De hecho, el estado de origen se define como » el estado donde existe su empresa, ya sea en forma física o por existencia virtual basada en el registro comercial, el registro de nombre dba o la actividad bancaria.»
esto hace que el estado de origen sea el desencadenante de nexus más común y aplicable a casi todos los negocios., Recomendamos que los propietarios de pequeñas empresas usen su estado de origen como una oportunidad para desarrollar un proceso de administración de impuestos sobre las ventas. Desarrolle un plan, obtenga las herramientas adecuadas y aprenda a ser eficiente con su declaración de impuestos de ventas. De esa manera, cuando esté listo para comenzar a presentar en otros estados, la tarea no aparecerá como desalentadora.
Estados visitados
si viaja a otros estados por negocios (conferencias, reuniones, llamadas de ventas, etc.), es probable que esté en el gancho para nexus. Asegúrese de administrar su viaje en consecuencia para que no desencadene nexus sin saberlo y no RECAUDE el impuesto sobre las ventas.,
servicios de cumplimiento
Si está utilizando un servicio de cumplimiento con ubicaciones de almacén en todo Estados Unidos, es probable que haya activado nexus en esos estados. Esto es muy común para los vendedores de Amazon que participan en el programa Fulfillment by Amazon (FBA) u otro servicio de cumplimiento de terceros. Si eso lo incluye a usted, asegúrese de aprender a monitorear dónde se almacena su inventario.
cabe señalar que la red FBA es grande y está creciendo., Además, su servicio es de vanguardia y utiliza datos para comprender mejor qué almacenes son los óptimos para almacenar sus productos. Esto significa que los estados en los que tiene inventario podrían cambiar con frecuencia a medida que Amazon mueve el inventario para mejorar la eficiencia del envío y reducir los costos. Querrá verificar en qué almacenes se almacenan sus productos periódicamente para mantenerse al día en su perfil general de Nexus de impuestos sobre las ventas.,
empleados remotos
los servicios de comunicación como Skype, Slack y Google Hangouts hacen que sea increíblemente fácil para las empresas aprovechar una fuerza de trabajo distribuida. Sin embargo, también hace que sea increíblemente fácil para las empresas activar nexus en todo el país. Un empleado ubicado dentro de un estado activa nexus en todas partes de los Estados Unidos.
si bien una empresa puede centrarse en encontrar empleados remotos dentro de su estado de origen, es más importante reconocer que los empleados remotos fuera de su estado probablemente activarán nexus., Esto evitará que se retrase en los requisitos de recaudación de impuestos sobre las ventas y que le pillen desprevenido por deficiencias inesperadas en el impuesto sobre las ventas.
marketing de Afiliados
Una forma común para que las pequeñas empresas aprovechen el poder de marketing de internet es a través del marketing de Afiliados. La comercialización del afiliado implica típicamente el trabajar con los individuos o las compañías que tienen una presencia del internet como un blog o una tienda en línea. Los anuncios para su negocio son configurados por el afiliado para generar tráfico relevante y, a su vez, ventas de productos., El vendedor afiliado obtiene un pequeño recorte de los ingresos como compensación por sus esfuerzos publicitarios.
Amazon Associates y Google Adsense son los ejemplos más utilizados de programas de marketing de Afiliados. De hecho, el programa Amazon Associates es el más responsable de crear lo que se conoce ampliamente como» click-through Nexus «o» la Ley Amazon.»
click-through Nexus se aplica cuando una compañía sin nexus en un estado está trabajando con un vendedor afiliado ubicado dentro del estado. En tales casos, se ha determinado que la relación con el vendedor afiliado desencadena nexus.,
tratar con exenciones de impuestos sobre las ventas
es muy probable que el propietario de un negocio realice una venta exenta de impuestos tarde o temprano. Los bienes imponibles pueden ser elegibles para la exención del impuesto sobre las ventas dependiendo del tipo de comprador o la manera en que se utilizarán los bienes.
es responsabilidad del vendedor recoger y mantener en Archivo un certificado de exención válido para cada negocio, organización o individuo que realiza una compra exenta.
también depende de usted asegurarse de que los certificados de exención sean válidos para cada transacción de venta., Esto requiere que su empresa conserve una copia de cada certificado de exención y se asegure de que se renueven cuando caduquen.
vacaciones de impuestos sobre las ventas
muchos estados ofrecen períodos limitados donde las compras se pueden hacer libres de impuestos. Estos se conocen comúnmente como»vacaciones de impuestos sobre las ventas». Por lo general, coinciden con dos eventos: regreso a la escuela y preparación para desastres.
como minorista, los residentes de los Estados participantes pueden presentar una solicitud de exención de impuestos durante estos períodos.,
revendedores
si un comprador no es el consumidor final de un bien sujeto a impuestos, puede hacer la compra libre de impuestos. Depende del comprador proporcionar la documentación necesaria para verificar que es un revendedor. Como vendedor, se espera que obtenga esta documentación y la mantenga archivada y la produzca a pedido. Esto es común en el desafortunado caso de una auditoría de impuestos sobre las ventas.
fabricantes
la compra de materias primas para ser incorporadas a un producto final antes de la reventa puede calificar para el estado de exención de impuestos., En algunos casos, las herramientas y maquinaria utilizadas en el proceso de fabricación también pueden estar exentas de impuestos.
organizaciones sin fines de lucro
es común que la gente piense que las organizaciones sin fines de lucro están exentas del impuesto sobre las ventas en todas las compras. No es verdad. Lo que es cierto es que para ciertas ventas, se exime del impuesto sobre las ventas para las transacciones relacionadas con la «misión caritativa» de la organización benéfica.»Una vez más, la organización sin fines de lucro debe proporcionar la documentación necesaria para verificar su estado. Depende del vendedor gestionar este papeleo.,
pasos para el cumplimiento del impuesto sobre las ventas
los pasos necesarios para administrar correctamente el impuesto sobre las ventas son los siguientes: determinación, registro, cobro, presentación y envío. Recorreremos cada uno de estos pasos reconociendo que los detalles específicos de su situación son únicos.
determinación del impuesto sobre las ventas
Un objeto de impuesto sobre las ventas puede ser un bien, un servicio, un objeto digital o una combinación de cada uno., Comprender la taxabilidad de los objetos es fundamental, ya que la baja recaudación resulta en evaluaciones de auditoría y la recaudación excesiva puede resultar en demandas colectivas potenciales (¡o clientes agravados!)
Es importante recordar que cada estado puede ver el mismo objeto de manera diferente. Como tal, la respuesta de taxabilidad en el estado A puede o no ser aplicable en el estado B.
Registro Comercial
el primer paso para establecer el cumplimiento del impuesto sobre las ventas implica registrar su negocio en los estados en los que tiene nexus., Dependiendo del tamaño de su negocio, esto puede implicar una breve revisión de sus operaciones o un estudio profesional de nexus. Además, el tipo de registro puede variar en función de los hechos y circunstancias de su negocio. Solicitar el registro de impuestos sobre las ventas de un estado con precisión es lo más importante para el cumplimiento durante la vida de su negocio, así que tómese su tiempo, haga la investigación necesaria y hágalo bien.
el registro le da a su negocio una licencia oficial de impuestos sobre las ventas. Todos los estados requieren que una empresa que vende bienes imponibles en su estado se registre al menos 1-2 semanas antes de vender.,
Una vez registrado, la autoridad tributaria estatal le asignará una frecuencia de presentación. Esta puede ser una frecuencia de presentación mensual, trimestral o anual.
cobro del impuesto sobre las ventas
Una vez que se haya registrado para obtener una licencia comercial en los estados en los que tiene nexus, el siguiente paso es comenzar a cobrar el impuesto sobre las ventas. Todas las principales plataformas de venta de comercio electrónico ofrecen esta funcionalidad de forma nativa. Depende de usted configurar las cosas desde su panel de control.
una vez que haya comenzado a cobrar el impuesto sobre Las Ventas, deberá presentar una declaración de impuestos sobre las ventas basada en la frecuencia de presentación asignada durante el registro., Presentar una declaración de impuestos sobre las ventas implica desglosar el impuesto sobre las ventas que ha recaudado por jurisdicción (Estado, Condado, Ciudad, especial, etc.).) y enviar esta información a las autoridades fiscales estatales y locales.
contrariamente a lo que muchos piensan, el proceso de presentación de declaraciones de impuestos sobre las ventas no implica la remisión de impuestos sobre las ventas. Piense en el paso de presentación como reportar sus números. Está completando la documentación necesaria para informar a las autoridades estatales y locales exactamente cuánto impuesto a las ventas ha recaudado.,
consejos de impuestos sobre las ventas para vendedores en línea
- invierta tiempo: si bien hay muchos aspectos complicados en la Ley de impuestos sobre las ventas, establecer una base para cumplir con la ley no es demasiado complicado. Tómese el tiempo para aprender lo que su negocio está en el gancho para.
- Más información sobre Nexus: documente cada toque que su empresa tiene con otro estado. Manténgase al tanto de la planificación de su negocio para que no active nexus inadvertidamente.,
- Conozca su plataforma: Lea todo lo que su plataforma de comercio electrónico o contabilidad ha publicado con respecto a la configuración y administración de la recaudación de impuestos sobre las ventas. Si puede configurar esto correctamente desde el principio, hará que su vida sea mucho más simple a medida que su empresa comience a crecer.
- respetar el impuesto recaudado: con demasiada frecuencia, las pequeñas empresas no secuestran el impuesto sobre las ventas que han recaudado gastándolo junto con los fondos de la compañía. Cree una cuenta bancaria separada para mantener el impuesto sobre las ventas que ha recaudado.
- Establecer recordatorios: los plazos de impuestos y las fechas de vencimiento varían según el estado., Una vez que un estado le haya asignado una frecuencia de presentación de impuestos, establezca recordatorios de calendario para ayudar a evitar la presentación tardía y las multas. Sincroniza tu calendario con tu teléfono para que se envíen alertas por mensaje de texto la semana en la que se deben los impuestos sobre las ventas.
- aproveche la tecnología: utilice herramientas como Avalara TrustFile para ahorrar tiempo y evitar errores costosos al procesar sus datos de impuestos sobre las ventas por usted.
conclusión
el cumplimiento de los impuestos sobre las ventas es una preocupación muy real para cualquier vendedor en línea que se toma en serio el crecimiento de su negocio y la construcción para el éxito a largo plazo., No cobrar, presentar y remitir el impuesto sobre las ventas en los estados donde tiene nexus es un camino arriesgado para los propietarios de negocios. Las multas por pagos atrasados, las tarifas de cobro y los pagos de intereses pueden poner en riesgo su negocio.
utilice Avalara Returns for Small Business para presentar devoluciones de forma fácil y puntual.
