La mayoría de las empresas temen el proceso de cobro de cuentas de clientes morosos. La mayoría apenas tiene el tiempo para hacer todas las llamadas telefónicas o enviar correos electrónicos, y mucho menos hacer una carta de recolección individualizada para cada paso del proceso de recolección. Sin embargo, enviar una carta de seguimiento personalizada cada pocas semanas realmente ayuda a cobrar el pago a tiempo.,
escribir una carta de cobro requiere que uno siga los pasos correctos e incluya el tono correcto para informar a sus clientes que una deuda es debida y está vencida. Hay cuatro cartas de cobro diferentes que tendrá que enviar a sus clientes antes de contratar una agencia de cobro o registrarlo como un gasto de deuda incobrable.
Tabla de Contenidos
¿Qué debe incluir una carta de cobro?,
al redactar una carta de cobro, es importante que siga siendo profesional y firme. Debe hacerle saber a su deudor que se toma en serio el cobro de su pago mientras, al mismo tiempo, hace todo lo posible para preservar su relación con ellos.,
Aquí hay alguna información que debe incluirse (o) excluirse en su carta de recolección:
- Mantenga su carta de recolección breve y al punto; use un lenguaje simple
- La carta debe ser escrita a mano
- Use el membrete de la empresa
- membrete de la empresa
- fechas de pago
- Métodos de pago aceptables
- Su información de contacto, es decir,,, número de teléfono, dirección de correo y su dirección de correo electrónico
lo que se debe y lo que no se debe hacer para escribir una carta de cobro
hay dos objetivos clave que todos quieren lograr al final del proceso de cobro; cobrar y mantener su relación con el cliente.,t
No hacer
- no utilizar palabras duras
- no molestar al cliente
- No enviar mensajes de texto
- no se comunican con ellos a través de enlaces a las redes sociales
Los Cuatro Tipos de Cartas de cobro
Hay cuatro tipos diferentes de cartas de cobro que se supone que uno debe de enviar al cliente cuando exigiendo pagos de los mismos., Recuerde que si su cliente no responde a sus llamadas telefónicas o a una de las cartas, no tiene que enviarles una carta adicional a menos que no cumplan con los pagos. Los dos primeros formatos de letras de colección son ligeros, mientras que los dos últimos tienen un lenguaje un poco más agresivo.
la primera carta de recogida
la primera carta de recogida solo debe enviarse al cliente después de intentar comunicarse con él por teléfono y correo electrónico.,
si se pone en contacto con ellos y aceptan realizar sus pagos y su incumplimiento del Acuerdo, debe proceder a enviarles la primera carta de cobro. En general, la primera carta de cobro debe enviarse a más tardar 14 días después de la fecha de vencimiento de la factura.
ejemplo 1:
estimado,
Este es un amable recordatorio de que su cuenta está vencida. De acuerdo con nuestros registros actuales, su saldo pendiente es de 1 100. Le hemos enviado un correo detallado de sus estados de cuenta., Si no has recibido estos mensajes de correo electrónico y documentos, aquí tienes un resumen de tu cuenta.
número de factura: 12345
Fecha de factura: 19/02/2018
Cantidad: $100
Fecha de vencimiento: 01/01/2018
días vencidos: 49 días
estaremos encantados si nos informa del Estado de este pago. Póngase en contacto con nosotros o envíe su pago de $100 a la dirección proporcionada a continuación antes del 19 de febrero de 2018, si no lo ha hecho.
ATTN: Accounting Dept.,
si hay algún error en esta factura o no puede pagar ahora, póngase en contacto conmigo para que podamos hacer los cambios necesarios o concertar un plan de pago diferente. Gracias por su rápida respuesta a esta solicitud.
Atentamente,
La Segunda Carta de cobro
La segunda carta de cobro se envían generalmente después de tratar de llegar al cliente por teléfono para ver si habían recibido la primera carta y a ver si les gustaría hacer nuevos arreglos de pago., Si sus esfuerzos para llegar al cliente por teléfono no tienen éxito, es el momento de enviarles una segunda carta de recolección. La diferencia clave entre la primera y la segunda carta de colección es que incluirá el hecho de que intentó comunicarse con ellos en la primera carta.
muestra:
estimado,
no hemos recibido su pago de $100 o una respuesta a la carta que le enviamos con fecha 19 de febrero de 2018. Su cuenta tiene días de atraso y su saldo es de $100.,
le agradeceríamos que nos permitiera ayudarlo a remitir rápidamente el pago para evitar cualquier sanción o acción que pudiera afectar su calificación crediticia y los límites de crédito futuros con nuestra empresa. Si hay alguna razón por la que no puede pagar en su totalidad, comuníquese con nosotros para obtener un nuevo calendario de pagos que sea mutuamente conveniente.
de lo contrario, envíe su pago de $100 antes del cierre de operaciones, el 1 de marzo de 2018., Recuerde, aceptamos información de tarjeta de crédito a través de nuestro portal de pago en línea, por teléfono, o hemos adjuntado un sobre con dirección propia para su conveniencia en caso de que decida enviar un cheque por correo.
esperamos su rápida respuesta a esta carta y su continuo negocio.
Atentamente,
La Tercera Carta de cobro
Después de enviar la primera y la segunda de cartas, usted debe tratar de llegar al cliente por teléfono o correo electrónico., Si no logran hacer ningún tipo de intento de comunicarse con usted dentro del primer par de semanas, entonces tendrá que enviarles una tercera carta de recolección.
al igual que la segunda carta de recogida, debe informar al cliente de sus intentos anteriores, que no tuvieron éxito, de ahí su razón para enviar la tercera carta.
muestra:
estimado,
hasta ahora, no hemos escuchado de usted ni recibido ningún pago con respecto a la factura que le enviamos. Nuestros numerosos intentos de llamar o enviar un correo electrónico también han quedado sin respuesta., Su cuenta tiene días de atraso y su saldo pendiente es de $100.
amablemente tenga el propósito de pagar en su totalidad al final del negocio hoy o contáctenos para elaborar un plan de pago acordado hoy. De lo contrario, nos veremos obligados a entregar su factura a una agencia de cobros o a nuestro abogado.
espero escuchar de usted antes de que se tome esta acción para evitar daños a su calificación crediticia o a nuestra relación comercial futura. Por favor, póngase en contacto conmigo de inmediato para que podamos resolver este asunto amistosamente.,
Atentamente,
El Cuarto y último de la Colección de Letra
aunque hay algunas excepciones, por el tiempo que usted decida enviar la cuarta carta de cobro, debe ser claro que el cliente es incapaz de pagar o es de mala gana el impago de su deuda. El lenguaje que utilice en esta carta debe ser asertivo, pero debe seguir siendo profesional.
Se recomienda que envíe esta carta por correo certificado, ya que tendrá la prueba de que el cliente recibió la carta.,
muestra:
estimado,
en este momento, no hemos escuchado de usted, ni hemos recibido el pago con respecto a nuestra factura de $100 a usted, debido el 1 de enero de 2018. También hemos tratado de llegar a usted a través de teléfono, correos electrónicos, cartas, pero usted ha seguido ignorándonos.
debido a que no hemos podido resolver este problema directamente con usted, lamento informarle que hemos remitido este problema a la oficina de crédito y entregado esta factura a una agencia de cobro, que se pondrá en contacto con usted para el pago de esta factura.,v>
Cuando Contratar a una Agencia de Colección
Usted debería considerar la contratación de una agencia de cobro después de múltiples intentos para cobrar una cuenta atrasada después de su intento de llegar al cliente a través del móvil y el correo electrónico no da frutos., Una cosa que debe recordar es que si busca los servicios de una agencia de cobranza, no recibirá la cantidad total que se le debe. La mayoría de las agencias de cobro cobran entre el 25-45% de la cantidad total recaudada. Dependiendo de la cantidad a cobrar, la contratación de una agencia de cobro podría ser el mejor movimiento a hacer.
cómo evitar problemas de cobro de pagos
Si ha estado en cualquier negocio el tiempo suficiente, es probable que haya encontrado un cliente que puede haber tenido dificultades para cobrar los pagos de ellos., Para minimizar que tales situaciones vuelvan a suceder, hay algunas cosas que puede hacer. Por ejemplo, puede ofrecer descuentos por pago anticipado y realizar una verificación de crédito comercial en sus clientes para ver si tienen el potencial de realizar los pagos.
Aquí hay algunos consejos sobre cómo podría usar para evitar problemas al cobrar pagos de los clientes:
informe de revisión de envejecimiento (A/R)
El Informe de cuenta por cobrar es uno de los informes financieros clave en los que siempre debe estar interesado., Incluye la información sobre todas las facturas de los clientes impagadas, incluido el monto de la factura, la fecha, la fecha de vencimiento y el número de días en que la factura está vencida.
ofrecer pagos con descuento anticipado
la mejor manera de mitigar los problemas de cobro de pagos es ofreciendo a los clientes un incentivo cuando realizan su pago a tiempo. Esto puede ser en cualquier lugar entre 1-5% y generalmente requieren que hagan el pago dentro de los 10 días de la fecha de la factura. La mayoría de los clientes estarán a favor de la idea y se apresurarán a asegurarse de que no se pierdan el descuento.,
solicitar depósitos por adelantado
A pesar de que puede sonar un poco incómodo al principio, pedir a los clientes que hagan un depósito antes de proporcionarles los bienes y / o servicios es más común de lo que podría pensar. Se aconseja que siempre pida un depósito si; está tratando con nuevos clientes, proyectos de alto valor, o proyectos que se ejecutan por más de 30 días.
ejecutar una verificación de crédito comercial
Al igual que su puntaje de crédito, debe ejecutar una verificación de crédito para determinar el perfil de crédito comercial del cliente potencial, incluido su historial de pagos., Esto es vital al hacer esto; tendrá una visión general del comportamiento de pago del cliente y lo ayudará a establecer si sería mejor si realizó algún negocio con ellos.
Preguntas Frecuentes
no hay una respuesta definitiva a esta pregunta. Y la respuesta general aquí es » depende.,»Si, por ejemplo, usted fue capaz de cobrar los pagos sin tener que reenviar el cliente a una agencia de cobro, entonces usted debe considerar trabajar con el cliente de nuevo con la advertencia de que usted le pedirá que haga un depósito por adelantado.
uno debe considerar varias cosas al seleccionar la mejor agencia de cobranza; estas incluyen:
• preguntar si la agencia usa el rastreo de saltos
* verificar que la agencia es legítima
* asegurarse de que la agencia esté asegurada
* comparar tarifas y costos de contingencia
* etc.,
Hay dos formas en que las agencias de cobro generalmente reciben pagos: tarifas planas y tarifas de contingencia. La mayoría de las agencias de cobro, sin embargo, cobran honorarios de contingencia; esto simplemente significa que si el cliente no paga, tampoco reciben el pago. Las tarifas de contingencia pueden oscilar entre el 25 y el 45% del monto de cobro. Sin embargo, esto depende de diferentes factores como el tiempo que la deuda ha estado pendiente, y el número de intentos que uno ha hecho para tratar de cobrar la deuda.
