muchos empleadores de California no saben que están obligados a pagar a los empleados no exentos (que significa «por hora») por el tiempo que viajan y asisten a funciones relacionadas con el trabajo, como conferencias, seminarios y capacitaciones. Aunque el tiempo de viaje del hogar al trabajo y de regreso generalmente no es indemnizable, la mayoría del tiempo de viaje que se requiere para el trabajo se considera tiempo de trabajo que debe pagarse., Por ejemplo, si requiere que los empleados no exentas asistan a una conferencia fuera de su lugar de trabajo típico, debe pagarles por el tiempo de viaje hacia y desde la conferencia, menos el tiempo de su viaje habitual.
si se requiere viajar en avión, debe pagarles (restando su tiempo de viaje habitual) desde el momento en que salen de su casa hasta que llegan a su destino, o hasta que ya no realizan trabajo (por ejemplo, cuando se han registrado en el hotel). Esto significa que debe pagarles por su tiempo viajando al aeropuerto, esperando en el aeropuerto y el tiempo que pasan en el avión., Si son libres de hacer lo que elijan: hacer turismo, reunirse con amigos, etc. – su obligación de pagar termina. Si van directamente a la conferencia, seguirás pagando.
debido a que viajar no requiere que el empleado emplee sus habilidades, el pago por el tiempo de viaje puede ser a una tasa de pago menor que la tasa de pago normal del empleado. Usted puede pagar al empleado tan poco como el salario mínimo para el pago de viaje. El tiempo de viaje se cuenta como tiempo de trabajo y, por lo tanto, se aplican las reglas de pago de horas extras., Los empleados no exentas deben mantener un registro preciso de su tiempo al viajar para asegurarse de que las horas extras se calculen correctamente. Los empleados no exentas también deben tomar pausas para comer y descansar cuando viajan, y deben documentar sus horas de descanso para comer también.
si pagará el tiempo de viaje a una tarifa inferior a la tarifa por hora normal del empleado, debe indicarlo por escrito a todos los empleados afectados antes del viaje.
Un ejemplo del mundo real
supongamos que un empleado vive y trabaja en Santa Mónica, y su viaje normal a la oficina es de solo 10 minutos., Ahora supongamos que trabaja ocho horas en su lugar de trabajo regular en Santa Mónica, y luego viaja a LAX para un vuelo a Oakland. El empleado se queda en un hotel en Oakland. Al día siguiente, trabaja siete horas en el stand del empleador en una conferencia antes de regresar al aeropuerto de Oakland para su vuelo a LAX, y luego regresa a casa a Santa Mónica.
bajo estas circunstancias, el empleado debe recibir su tarifa normal de pago durante el primer período de ocho horas en Santa Mónica., El pago del viaje comienza cuando sale del lugar de trabajo para ir al aeropuerto, menos la cantidad de su viaje regular de 10 minutos. Su paga de viaje termina cuando llega al hotel en Oakland. La empleada recibe su salario normal de siete horas mientras está en la conferencia en Oakland. Cuando el empleado sale de la conferencia para el aeropuerto de Oakland, comienza el pago del viaje. Termina cuando llega a su casa en Santa Mónica, menos los 10 minutos habituales de su viaje normal.,
estas reglas no se aplican a los empleados exentos
las reglas anteriores se aplican al pago de viaje para empleados no exentos (por hora), y no para eximir a los empleados que ganan un salario. Los empleados exentos pueden ser obligados a trabajar largas horas y tener que viajar por trabajo sin ninguna compensación adicional.
Pueden aplicarse reglas diferentes cuando viaja fuera de California
si su empleado viaja fuera de California, es posible que se apliquen las leyes del estado al que viaja., Esto es importante porque casi todos los estados del país tienen leyes laborales más laxas que California, En cuyo caso es posible que no tenga que pagar por el tiempo que pasó viajando en ese estado. Sin embargo, el hecho de que se apliquen o no las leyes de otro estado depende de diversos factores. En caso de duda, consulte con un abogado experto en Derecho Laboral.
además de pagar por el tiempo de viaje, recuerde que los empleadores deben reembolsar a los empleados los gastos incurridos como parte de su trabajo, como el kilometraje, los costos del hotel y las comidas, ya sea que estén exentos o no.,
elementos de acción del empleador:
• el mantenimiento de registros precisos es crucial al calcular el pago de viaje. Asegúrese de que sus empleados no exentas lleven un registro de todo su tiempo de viaje, cuando el tiempo de viaje comienza y termina, y cuando sus tareas normales de trabajo comienzan y terminan. También deben realizar un seguimiento de las horas de inicio y fin de las pausas para comer. Cuando los empleados viajan a una zona horaria diferente, es una mejor práctica exigirles que rastreen todas las horas según el tiempo de California para evitar errores de nómina.
• comunicarse con los empleados no exentas sobre las obligaciones de pago de viaje., Si va a pagar una tarifa diferente por el tiempo de viaje, esto debe ser comunicado por adelantado antes del viaje. Es una buena práctica tener una política escrita de tiempo de viaje que distribuya a sus empleados.
