les fonctionnalités du système téléphonique du Centre d’appels sont ce qui sépare les forfaits téléphoniques professionnels et les solutions PBX des lignes fixes. Ils vont au-delà de la simple composition et réception d’appels.
ces fonctionnalités vont des assistants automatiques virtuels (RVI) et du routage d’appels avancé aux intégrations avec votre CRM. Un excellent système téléphonique de Centre d’appels aide à faire fonctionner un centre de contact en douceur.
dans cet article, nous couvrons les 33 fonctionnalités les plus importantes du centre d’appels qui peuvent faire la différence pour votre entreprise.,
1) Distributeur automatique D’appels (ACD)
Améliorez la productivité de votre centre D’appels avec la distribution automatique des appels., Cette fonction d’appel vous aide à acheminer automatiquement les appels entrants vers les agents du centre d’appels. Il le fait selon la stratégie de routage que vous choisissez.
avec une solution de Centre d’appels SaaS fournie par Nextiva, vous pouvez choisir parmi plusieurs stratégies de routage.
Round-Robin
Round-robin attribue les appels aux agents open de deux manières: circulaire et régulière. Vous créez une commande pour chaque agent dans le centre d’appels pour les deux types. Ensuite, votre système VoIP acheminera les appels vers les agents ouverts par ordre.
circulaire fait défiler l’agent le plus récent vers le bas de la liste., Regular, d’autre part, donne toujours la priorité au haut de votre liste et fait son chemin vers le bas. De cette façon, vous pouvez acheminer plus d’appels vers des agents expérimentés.
simultané
Cette stratégie est une approche standard de force brute qui sonne les téléphones de chaque agent disponible en même temps. Plus utile pour les petites entreprises qui n’ont pas de personnel de soutien dédié.
uniforme
Avec cette stratégie, l’agent disponible pendant la plus longue période reçoit l’appel. C’est le paramètre par défaut pour les centres d’appels configurés avec Nextiva VoIP.,
routage basé sur les compétences
envoyez instantanément des appels aux agents qui conviennent à leurs talents. Cette configuration garantit que vos clients obtiennent les résolutions les plus rapides de leurs problèmes. Selon la configuration du logiciel de votre centre d’appels, vous pouvez avoir ce code en dur ou dynamique en fonction des capacités d’un agent.
2) réponse vocale Interactive (RVI)
la réponse vocale Interactive est une technologie qui permet aux gens de communiquer avec des ordinateurs. Vous pouvez l’utiliser pour aider les clients à atteindre le bon service client., Les RVI aident les entreprises à offrir une expérience cohérente et efficace aux clients.
de plus, les fonctionnalités de RVI peuvent aider les clients à résoudre leurs problèmes sans avoir besoin de parler à une personne. C’est pourquoi c’est une caractéristique cruciale de tout système téléphonique professionnel.
supposons que vous utilisiez une stratégie de routage intelligente comme le routage uniforme. Vous avez déjà réduit le temps d’attente moyen des clients. Mais le temps d’attente n’est pas tout.
la plus grande frustration de 40% des consommateurs américains est que l’agent qu’ils contactent n’a pas les connaissances/la capacité de résoudre leur problème.,
un système de RVI diffuse des messages importants et des clients pour répondre à des questions simples. Le système les envoie au bon service en fonction de leurs réponses.
Vous pouvez également proposer des explications et un support en libre-service. Il aidera les clients à résoudre directement des problèmes simples.
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3) Auto-Attendant (Réceptionniste numérique)
toutes les petites entreprises n’ont pas besoin d’une solution comme IVR. Si vous voulez simplement conduire les clients au bon endroit, un préposé automatique suffira.,
un préposé automatique transfère les clients vers un numéro de poste. Il le fait avec des messages automatiques et des numéros de composition. Acheminer les appels plus efficacement qu’avec une stratégie ACD seule.
Il s’agit généralement d’un simple message automatisé, commençant par un message d’accueil et se terminant par une liste d’invites. Par exemple, » appuyez sur 2 pour les problèmes de facturation. »Ils composent le numéro approprié et sont redirigés vers la bonne ligne interne.
Vous pouvez également l’utiliser pour offrir un service de rappel, au lieu de mettre vos clients en attente.,
c’est le moyen le plus simple de s’assurer que chaque appelant finit par parler à un représentant approprié.
4) rejet D’appel anonyme
rejetez automatiquement les appels de numéros anonymes vers n’importe quelle ligne de votre système téléphonique. Vous pouvez également bloquer les appels à partir de listes spécifiées de numéros de télévendeurs connus.
Les centres d’appels entrants et sortants sont coûteux à exécuter. Il est beaucoup plus coûteux de gérer les appels que de traiter les demandes d’assistance via des supports textuels. Un seul contact par voix coûte 12 $en moyenne. Cela signifie qu’il est essentiel d’éviter autant d’appels non liés au service client que possible.,
des appels de vente automatisés aux farces, votre équipe d’assistance n’a pas besoin de perdre son temps.
5) Enregistrement des appels
Enregistrez les appels en haute qualité pour un examen ultérieur. Un téléphone VoIP envoie des données vocales sur internet. Cela signifie que vous pouvez stocker la voix source sans matériel maladroit. Les enregistrements sont dans le cloud, et le personnel peut y accéder de n’importe où avec les bonnes informations d’identification.
Les gestionnaires peuvent dépanner et résoudre les problèmes avec leurs agents. Ils évitent de jouer au” jeu du blâme » lorsqu’ils déterminent où une interaction a mal tourné.,
Remarque spéciale, la technologie VoIP offre un enregistrement d’appel qui peut être silencieux et non détecté par toutes les parties.
ignorez le logiciel d’enregistrement d’appel à moitié cuit. En enregistrant les appels via le cloud, les deux côtés de l’appel sont enregistrés et enregistrés instantanément. Mieux encore, il ne nécessite aucun téléchargement ou installation de logiciels maladroit.
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6) présence D’appel (statut de L’Agent)
la présence D’appel permet à vos gestionnaires et agents de voir l’état actuel des autres représentants du support.
lors du transfert d’appels, ils voient les agents disponibles., Cet aperçu rationalise les expériences de service à la clientèle.
malgré toutes les solutions intelligentes dans le monde, parfois un client se retrouvera avec le mauvais agent. L’erreur humaine sera toujours un facteur déterminant. Votre personnel doit transférer ces clients, et personne ne veut attendre deux fois pour un seul problème.
C’est là que la présence d’appel entre en jeu. Il permet des transferts chauds qui ne laissent pas une impression négative sur les appelants.
la présence des appels est également affichée dans les logiciels de Centre d’appels pris en charge tels que le tableau de bord Unity ou L’application Nextiva.,
7) Analyse des appels (Live& historique)
obtenez un aperçu en temps réel des performances de votre centre d’appels. Vous pouvez même voir des rapports détaillés pour les agents individuels avec Call analytics.
Si vous souhaitez améliorer votre service, vous avez besoin de mesures réelles qui montrent les performances réelles. Des analyses détaillées et en temps réel sont la clé pour débloquer cela.
58% des entreprises interrogées ont remarqué une augmentation significative de la fidélisation et de la fidélisation de la clientèle. Tout cela à cause de l’installation d’analyses client en temps réel.,
Les téléphones VoIP et les logiciels de Centre d’appels enregistrent automatiquement les interactions des clients dans votre CRM.
8) Appel Tirant
Appel de traction vous permet de transférer des appels vers un autre appareil sans que le client ne s’en aperçoive.
Nous avons déjà couvert que 40% des consommateurs américains n’aiment pas quand le premier agent qu’ils atteignent ne peut pas les aider. 30% des consommateurs estiment que l’aspect le plus important d’une expérience positive est de parler à un agent compétent et amical.
le transfert d’appels si froid, quelle que soit la raison, ne devrait pas être le premier choix.,
avec Nextiva, vous pouvez facilement tirer l’appel de votre téléphone de bureau à votre smartphone. Notre solution basée sur le cloud et L’application Nextiva permettent cette fonctionnalité.
Il est facile pour les agents de terminer eux-mêmes les appels, même s’ils se rendent à une réunion en personne.
9) transférez des appels en un seul clic
avec un système téléphonique VoIP intelligent basé sur le cloud, vous pouvez transférer des appels en un seul clic. La technologie CTI (Computer telephony integration) alimente cette fonctionnalité.,
le système trouve automatiquement un agent disponible dans une équipe pertinente, même s’il n’est pas dans le même bureau.
Les Agents peuvent également vérifier le statut de leurs collègues avant de transférer directement les appels. (Cela garantit qu’ils ne perdent pas de temps sur des agents occupés.)
10) Chat interne
Le chat interne et la présence d’appels permettent une collaboration en temps réel entre les représentants du support et les départements.
cela signifie Que vos clients n’ont plus à se répéter à plusieurs membres du personnel.
Au Lieu de cela, les outils de chat internes mettront l’agent récepteur à jour., C’est pourquoi le chat est un élément essentiel de la communication d’entreprise moderne.
lancez simplement votre logiciel de chat d’équipe, tel que L’application Nextiva, pour discuter et même lancer un partage d’écran. Facile, rapide, et fiable. Il ne peut pas faire mieux que cela.
11) Appel à Trois voies
Appel à Trois voies permet à plus d’un agent pour gérer un appel en même temps.
sur un problème technique, un représentant du support peut vouloir appeler un membre du support technique. Les représentants du support technique expérimentés sont généralement rares., Donc, après cela, le représentant non technique peut alors terminer l’appel après avoir identifié le bogue.
la beauté d’une application de Centre d’appels intégrée est que vous pouvez faire un clic droit et commencer un appel à trois voies sans aucune complexité. C’est si facile qu’un cadre peut le faire.
12) intégration Smartphone/Application
utilisez une intégration D’application VoIP pour gérer les appels des clients depuis votre téléphone Android ou votre iPhone. Étant donné qu’un système PBX IP moderne basé sur le cloud fonctionne sur des serveurs distants, votre smartphone n’a pas besoin d’être sur le réseau professionnel pour gérer les appels.
de 3,9 millions de dollars AMÉRICAINS, les employés travaillent maintenant à domicile au moins 50% du temps. Ventes et service à la clientèle rang #4 et #5 dans le top 7 industries pour le télétravail.
la flexibilité en milieu de travail est une priorité croissante pour les chercheurs d’emploi dans ces industries. Le logiciel de Centre de Contact prend en charge l’intégration, la mobilité et la flexibilité des smartphones/applications. Les Agents peuvent travailler à domicile avec rien de plus que leur téléphone, une application et une connexion internet de qualité.
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au cœur d’un centre d’appels réussi se trouve une pile logicielle qui fonctionne parfaitement. Évitez les middlewares lents et bogués et respectez les applications natives approuvées. Nextiva offre une telle fonctionnalité avec ses solutions de Centre d’appels virtuels.
13) messagerie vocale à L’e-mail& texte
le transfert de la messagerie vocale par e-mail ou par texte est excellent pour une assistance cohérente. Le même agent expérimenté peut gérer plusieurs contacts sur un problème, même s’il est occupé. Le représentant peut alors écouter l’enregistrement et décider de l’étape suivante appropriée.,
les tendances du service à la clientèle montrent que 2/3 des consommateurs utilisent au moins trois canaux de communication.
la fonction Messagerie vocale-texte centralise tous les points de contact avec un enregistrement client cohérent.
couper le cordon et passer au nuage.
14) alertes prioritaires
définissez des sonneries uniques pour alerter le personnel que les comptes clés appellent. Cette fonctionnalité est souvent appelée alertes prioritaires.
avez-vous de gros clients qui représentent la majeure partie de vos revenus récurrents?, Avez-vous un programme de service VIP où vous avez garanti un certain niveau de service? Les alertes de priorité aident votre personnel à savoir quand être au sommet de son art ou à contacter les gestionnaires.
15) Softphones (Computer Telephony Integration)
un softphone connecte votre ordinateur ou votre smartphone à un système de téléphonie virtuelle. Il fournit un service téléphonique fiable sur internet qui permet de le connecter au réseau téléphonique traditionnel. Tout système téléphonique cloud moderne prend en charge cette fonctionnalité.
Les solutions PBX modernes disposent de nombreuses données en temps réel qui profitent à l’agent., Avec un téléphone de bureau, la gestion des comptes clients et l’utilisation du téléphone peuvent être difficiles. Avec une seule main disponible, le transfert et d’autres actions deviennent inutilement compliqués.
Vous n’avez aucun de ces problèmes avec les softphones. Avec un casque VoIP de haute qualité, il n’y a pas non plus de problèmes de qualité d’appel ou de volume d’appel.
Ces applications logicielles offrent des fonctionnalités riches qui ne sont généralement pas disponibles avec votre numéroteur. Consultez l’état en direct des appels, tirez-les sur différents appareils, écoutez silencieusement les appels simultanés, etc., Si un téléphone de bureau n’est pas votre style, vous ne manquerez pas grand-chose avec un softphone VoIP finement réglé.
16) Changement de numéro de numérotation D’Extension
Il s’agit d’une fonctionnalité qui permet aux Transferts d’appels de séparer les numéros via des extensions.
les Clients peuvent appeler acteurs concernés directement.
Les Grands Comptes attendent un accès prioritaire à une personne de soutien cohérente. C’est possible, sans numéros de cellule personnels, avec un changement de numéro de numérotation de poste.
17) Gamification
la Gamification vous permet de motiver les représentants à surpasser leurs pairs et leurs records personnels., Au lieu de feuilles de calcul ennuyeuses, les agents peuvent voir les performances de leur travail en temps réel. Ce feedback en direct augmente les niveaux de motivation. Et la motivation est vitale, surtout si vos agents font beaucoup d’appels sortants.
Le CRM du pipeline des ventes de Nextiva enregistre des mesures vitales de leur activité. Il comprend les appels traités, les cas résolus, le temps de réponse moyen et le temps de traitement moyen.
Vous pouvez choisir les mesures les plus critiques pour votre entreprise. Chaque agent aura une représentation visuelle de ses performances.,
18) CRM& intégration D’outils D’Affaires
tout système téléphonique de Centre d’appels digne de ce nom a besoin d’intégrations logicielles. Voici quelques-uns de nos favoris:
Call Pop est une fonctionnalité VoIP qui connecte le téléphone à votre CRM. Lorsque quelqu’un appelle, les informations client pertinentes apparaissent immédiatement. Il permet à vos agents de savoir à qui ils ont affaire dès la première seconde.
ce contexte supplémentaire accélère les appels et élimine le besoin de questions de base.,
enquêtes automatisées& Workflows
avec notre Suite Relation Client, vous obtenez un accès instantané à des outils marketing avancés. Cette intégration vous permet de configurer des flux de travail post-appel automatisés.
par exemple, vous pouvez envoyer une enquête automatisée ou un suivi au client dans les 24 heures.
nos systèmes VoIP sont également compatibles avec d’autres outils tels que les numéroteurs prédictifs.
19) Appel Irruption
Cette fonctionnalité permet à un tiers d’entrer un appel sans mettre fin ou de transfert d’un appel.,
Il peut être utile lors de la formation de nouveaux membres du personnel, car un supérieur peut « débarquer” et corriger une erreur de débutant. Vous pouvez également l’utiliser lorsqu’un problème est technique et que l’agent d’origine n’est pas suffisamment qualifié pour le résoudre.
Le barging D’appel est essentiel pour les grands centres de contact avec la mise à niveau régulière de service à la clientèle.
20) file D’attente D’appels
Cette fonctionnalité vous permet de mettre de nombreux appels en attente pendant que vos agents sont occupés. De cette façon, vous ne perdrez jamais les appels entrants. La mise en file d’attente est la plus efficace lorsqu’elle est combinée avec un autre outil comme le RVI ou un préposé automatique.,
la mise en file d’attente profite aux entreprises, car elle leur permet de fournir de manière adéquate l’acheminement des appels au personnel sans sacrifier la disponibilité des appelants.
de cette façon, le client peut confirmer si le libre-service résoudra son problème. Ils peuvent également s’assurer qu’ils arrivent au bon département après avoir attendu en attente momentanément.
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21) Call Parking
avec call parking, un appel téléphonique en attente afin que tout autre agent du centre d’appels puisse le récupérer., Il est souvent considéré comme un dernier recours lorsqu’un agent ne sait pas à qui transférer l’appel. C’est également un moyen rapide de s’assurer que les clients appelant à partir de nouveaux numéros atteignent des agents familiers. Les Agents peuvent remettre un appel dans la file d’attente en toute sécurité sans abandonner l’appel.
la possibilité d’utiliser cette fonctionnalité dépend de votre matériel VoIP.
22) numéros de téléphone sans frais
Les numéros sans frais sont des numéros de téléphone que vos clients peuvent composer sans frais à l’appelant. Ils ont des indicatifs régionaux distincts à trois chiffres, comme 800, 866 ou 888.,
obtenir un numéro sans frais pour une ligne fixe peut être un processus coûteux et difficile. Mais la plupart des fournisseurs de VoIP, y compris Nextiva, offrent ce service.
Les numéros sans frais permettent à vos clients d’obtenir l’aide dont ils ont besoin, sans encourir de frais d’interurbain (généralement sur une ligne fixe). Les numéros sans frais permettent à une petite entreprise de paraître plus grande avec une présence de confiance grâce à la réputation d’un numéro 800.
avec un numéro VoIP, vous pouvez également définir librement vos extensions de localisation.,
23) groupes de sonnerie (groupes de chasse)
Les groupes de sonnerie ou les groupes de chasse sont des groupes qui vous aident à distribuer les appels entrants. Ils aident les appelants à atteindre efficacement certaines équipes ou départements. Les groupes de sonnerie peuvent utiliser les mêmes stratégies que le centre d’appels entier.
Les Agents au sein des équipes individuelles partagent les appels de manière efficace et sans trop de complexité. Anneau de groupe peut être une solution parfaite si vous avez une petite équipe de vente ou moins d’appels que les goûts d’un grand centre d’appels.,
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24) fonctions Push-To-Talk
fonctions Push-To-Talk comme un interphone conçu pour la communication interne de l’entreprise. Vous pouvez rapidement joindre des managers ou des collaborateurs fréquents au sein de votre équipe.
Si vous devez mettre un client en attente pour poser une question urgente, vous ne voulez pas passer du temps à composer. Et frapper quelqu » un sur le chat peut prendre du temps. Avec la fonction push-To-talk, vous pouvez obtenir la réponse et revenir à aider l’appelant.,
25) les Notifications d’Appel
Imaginez que vous composez un numéro ou de recevoir un appel d’un numéro de téléphone spécifique. Et, vous avez certaines qualifications d’appelant attachées à ce numéro. Call notify utilise l’identification de l’appelant pour les notifications par e-mail lorsqu’il y a des appels vers ou depuis ce numéro.
cela signifie que vous pouvez ajouter des règles aux catégories, comme tout numéro de téléphone ou heure indisponible. Les alertes prioritaires, par exemple, peuvent être définies de manière à ce que votre téléphone sonne différemment pour la famille par rapport aux nouveaux appelants.,
26) numérotation directe vers l’intérieur (DID)
La numérotation directe vers l’intérieur (DID) est une fonction dans laquelle un appelant peut appeler directement une extension dans un PBX. C’est une fonctionnalité essentielle pour les entreprises qui attribuent des gestionnaires de Compte. Les entreprises qui attribuent des représentants de succès spécifiques aux clients en ont également besoin.
DID s’assure que les clients précieux peuvent Toujours mettre la main sur la personne qui peut les aider. En bref, les did signifient que les gens peuvent appeler des employés dans un bureau sans connaître leur extension ou naviguer dans un menu.,
27) Hold Music
Hold music est simplement un service qui diffuse de la musique à l’appelant lorsque son appel est en attente. Les appels peuvent être en attente pour plusieurs raisons différentes. Un agent peut placer l’appel dans une file d’attente ou le garer pour qu’un autre service puisse le gérer.
la musique aide à prendre le bord de simplement s’asseoir et attendre d’obtenir de l’aide. C’est une excellente occasion d’insérer des annonces pertinentes de l’entreprise et de rassurer un appelant que son appel sera bientôt répondu.
28) prise en charge omnicanal
toute solution PBX IP basée sur le cloud est omnicanal., Les appels passent par internet, les données étant stockées et traitées dans le cloud. Cela jette les bases de l’intégration avec les CRM et autres systèmes de communication.
Nextiva fait passer les choses au niveau supérieur et intègre chaque canal dans le même CRM. Cette approche intégrée permet un service client cohérent à travers la voix, les médias sociaux et le chat web.
un service omnicanal cohérent est l’une des principales priorités du consommateur moderne. Il facilite également l’intégration de solutions d’apprentissage automatique ou d’intelligence artificielle.,
Vous pouvez également proposer un numéro click-to-call dans votre FAQ ou forum d’assistance en libre-service.
omnicanal est l’une des clés pour fournir un excellent support client à l’avenir.
29) ponts vocaux (Ata)
un pont vocal est un dispositif qui adapte un téléphone existant pour fonctionner sur un réseau VoIP. Souvent appelé ATA ou adaptateur téléphonique analogique, il permet des connexions régulières à partir d’un téléphone traditionnel.
l’appareil gère lui-même l’enregistrement SIP et les fonctions techniques de réponse et de composition.,
30) Suivez-Moi
Suivez-moi est un service qui achemine les appels vers tous les téléphones à la fois à partir d’un seul appel. Si vous avez des employés qui passent beaucoup de temps dans différents bureaux, cela peut être une excellente solution.
avec follow me, vos agents seront en mesure d’atteindre les directeurs des ventes occupés en un seul appel, au lieu de trois appels suivants. C’est essentiel pour les membres vitaux des équipes de vente.
Il était une caractéristique de base des plans de téléphone d’affaires. Mais vous pouvez maintenant le remplacer par une seule application de téléphone professionnel.,
31) International moins cher& appels interurbains
les tarifs des appels internationaux pour les lignes fixes peuvent souvent être rien de moins qu’un vol. Avec une solution VoIP, vous pouvez généralement obtenir des tarifs beaucoup moins chers pour les appels internationaux. Surtout pour les appels vers des centres d’affaires internationaux comme Berlin, Dublin et Sydney.
étant donné que la VoIP transfère les données d’appel sur internet, si elle a un serveur configuré dans le pays cible, il s’agit d’un appel local.
C’est pourquoi Nextiva peut offrir des tarifs d’appels internationaux aussi bas qu’un sou par minute.,
32) surveillance des appels
la surveillance des appels est une fonctionnalité dans laquelle un tiers peut écouter un appel en cours. Vous pouvez l’utiliser pour superviser de nouveaux agents en cours de formation.
la surveillance des appels peut également être une excellente source d’informations sur les besoins du client. Cela pourrait être utile pour les personnes occupant des postes de vente ou de support client.
ils peuvent utiliser les informations pour prendre des décisions concernant le matériel de vente ou les changements de produits.
évitez les bruits et les bips inattendus en utilisant une application logicielle de Centre d’appels approuvée conçue pour les superviseurs.,
33) téléconférence
la téléconférence est une fonctionnalité qui permet d’effectuer des téléconférences via des téléphones VoIP ou des softphones. Une conférence téléphonique permet à plusieurs appelants de se joindre à un seul appel en même temps.
Dans un cadre d’entreprise, il est le plus souvent utilisé pour les réunions d’affaires et les discussions. Une conférence téléphonique est configurée en composant un numéro de conférence. La première personne à appeler devient l’hôte.
Les téléphones VoIP offrent des appels vocaux Haute Définition (HD) grâce aux dernières technologies audio. Cela signifie que la qualité de la voix est meilleure que pour les conférences téléphoniques fixes traditionnelles., Et comme ils traversent moins de sauts, cela peut souvent signifier que les appels sont également plus rapides.
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Conclusion
Les systèmes modernes de Centre d’appels ne sont plus limités aux fonctionnalités de base et attendues. Bien sûr, ils ont toujours le renvoi d’appel, la surveillance de l’état et l’enregistrement.
Mais un système VoIP PBX moderne se connecte également à l’analyse, au chat, au CRM et à d’autres outils professionnels.
Votre équipe peut réellement collaborer efficacement dans l’ensemble de votre centre d’appels., Les gestionnaires et les cadres ont des informations en temps réel sur la performance individuelle et de l’équipe.
Ces nouvelles données vous permettent d’améliorer à la fois le centre d’appels dans son ensemble et chaque employé, à un rythme sans précédent.
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en tant que Responsable du contenu SEO& chez Nextiva, Alina combine ses compétences expertes en stratégie de contenu, SEO, optimisation des conversions et copywriting pour générer plus de trafic organique à forte intention. Les meilleures marques avec lesquelles elle a travaillé incluent Sales Hacker, Outreach.io, et Freshworks.