Die meisten Unternehmen fürchten den Prozess der Zahlung auf delinquent Kundenkonten zu sammeln. Die meisten haben kaum die Zeit, alle Anrufe zu tätigen oder E-Mails zu versenden, geschweige denn für jeden Schritt des Sammelvorgangs einen individuellen Sammelbrief zu erstellen. Das Senden eines personalisierten Follow-up-Briefes alle paar Wochen hilft jedoch wirklich, die Zahlung pünktlich einzuziehen.,
Wenn Sie einen Inkassobrief schreiben, müssen Sie die richtigen Schritte ausführen und den richtigen Ton angeben, um Ihre Kunden darüber zu informieren, dass eine Schuld geschuldet ist und nicht fällig ist. Es gibt vier verschiedene Inkassobriefe, die Sie an Ihre Kunden senden müssen, bevor Sie ein Inkassobüro einstellen oder als Bad Debt Expense erfassen.
Inhaltsverzeichnis
Was sollte in einem Sammelbrief enthalten sein?,
Beim Erstellen eines Sammelschreibens ist es wichtig, dass Sie professionell und dennoch fest bleiben. Sie müssen Ihren Schuldner wissen lassen, dass Sie es ernst meinen, Ihre Zahlung einzuziehen, während Sie gleichzeitig Ihr Bestes tun, um Ihre Beziehung zu ihnen aufrechtzuerhalten.,
Hier sind einige Informationen, die in Ihrem Sammelbrief enthalten (oder) ausgeschlossen werden müssen:
- Halten Sie Ihren Sammelbrief kurz und auf den Punkt; Verwenden Sie eine einfache Sprache
- Der Brief sollte nicht handschriftlich eingegeben werden
- Verwenden Sie den Firmenbriefkopf
- Firmenbriefkopf
- Zahlungsdaten
- Akzeptable Zahlungsmethoden
- Ihre Kontaktinformationen, d. H.,, Telefonnummer, Mailings-Adresse und Ihre E-Mail-Adresse
Die Do ’s und Don‘ ts einen Sammelbrief zu schreiben
Es gibt zwei wichtige Ziele, die jeder am Ende des Sammelvorgangs erreichen will; erhalten bezahlt und pflegen Sie Ihre Beziehung mit dem Kunden.,t
Don ‚ ts
- Verwenden Sie keine harten Wörter
- Belästigen Sie den Kunden nicht
- Senden Sie ihm keine Textnachrichten
- Kommunizieren Sie nicht über Social-Media-Links
Die vier Arten von Sammelbriefen
Es gibt vier verschiedene Arten von Sammelbriefen, die man an den Kunden senden soll, wenn er Zahlungen von ihnen verlangt., Denken Sie daran, dass, wenn Ihr Kunde nicht auf Ihre Anrufe oder einen der Briefe reagiert, Sie ihm keinen zusätzlichen Brief senden müssen, es sei denn, er kann die Zahlungen nicht einhalten. Die ersten beiden Sammelbuchstabenformate sind leicht, während die letzten beiden eine etwas aggressivere Sprache haben.
Der erste Sammelbrief
Der erste Sammelbrief sollte nur an den Kunden gesendet werden, nachdem versucht wurde, ihn per Telefon und E-Mail zu erreichen.,
Wenn Sie sich mit ihnen in Verbindung setzen und sie zustimmen, ihre Zahlungen zu leisten, und wenn Sie die Vereinbarung nicht einhalten, sollten Sie ihnen dann den ersten Inkassobrief zusenden. In der Regel sollte das erste Inkassobrief spätestens 14 Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung gesendet werden.
Beispiel 1:
Lieber,
Dies ist eine Art Erinnerung daran, dass Ihr Konto überfällig ist. Nach unseren aktuellen Aufzeichnungen beträgt Ihr ausstehender Saldo 100 US-Dollar. Wir haben Ihnen eine detaillierte Mail mit Ihren Kontoauszügen geschickt., Wenn Sie diese E-Mail-Nachrichten und Dokumente nicht erhalten haben, finden Sie hier eine Zusammenfassung Ihres Kontos.
Rechnungsnummer: 12345
Rechnungsdatum: 19/02/2018
Betrag: $ 100
Fälligkeitsdatum: 01/01/2018
Fälligkeitstage: 49 Tage
Wir freuen uns, wenn Sie uns über den Status dieser Zahlung informieren. Bitte kontaktieren Sie uns oder senden Sie Ihre Zahlung von $ 100 an die unten angegebene Adresse bis Februar 19, 2018, wenn Sie dies nicht getan haben.
ATTN: Accounting Dept.,
Wenn es irgendwelche fehler zu dieser rechnung oder sie sind nicht in der lage zu zahlen jetzt, kontaktieren sie mich bitte, so dass wir können machen die notwendigen änderungen oder arrangieren für eine andere zahlung plan. Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort auf diese Anfrage.
Mit freundlichen Grüßen,
Der zweite Sammelbrief
Der zweite Sammelbrief wird normalerweise gesendet, nachdem versucht wurde, den Kunden telefonisch zu erreichen, um zu sehen, ob er den ersten Brief erhalten hat, und um zu sehen, ob er neue Zahlungsvereinbarungen treffen möchte., Wenn Ihre Bemühungen, den Kunden telefonisch zu erreichen, nicht erfolgreich sind, ist es an der Zeit, ihm jetzt einen zweiten Abholbrief zu senden. Der Hauptunterschied zwischen dem ersten und dem zweiten Sammelbuchstaben besteht darin, dass Sie die Tatsache einbeziehen, dass Sie versucht haben, sie im ersten Buchstaben zu erreichen.
Beispiel:
Lieber,
Wir haben Ihre Zahlung von $100 oder eine Antwort auf den Brief, den wir Ihnen vom 19. Ihr Konto ist Tage nach Fälligkeit, und Ihr Guthaben ist $ 100.,
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns Ihnen helfen lassen, die Zahlung schnell zu überweisen, um Strafen oder Maßnahmen zu vermeiden, die sich auf Ihre Bonität und zukünftige Kreditlimits bei unserem Unternehmen auswirken könnten. Wenn es irgendeinen Grund gibt, warum Sie nicht vollständig bezahlen können, kontaktieren Sie uns bitte für einen neuen Zahlungsplan, der für beide Seiten bequem ist.
Andernfalls senden Sie bitte Ihre Zahlung von $100 bis Geschäftsschluss, 1.März 2018., Denken Sie daran, wir akzeptieren Kreditkarteninformationen über unser Online-Zahlungsportal telefonisch oder wir haben Ihnen einen selbst adressierten Umschlag beigefügt, falls Sie sich für einen Scheck per Post entscheiden.
Wir freuen uns auf Ihre schnelle Antwort auf diesen Brief und Ihre weitere Geschäftstätigkeit.
Mit freundlichen Grüßen,
Der dritte Sammelbuchstabe
Nachdem Sie den ersten und den zweiten Buchstaben gesendet haben, sollten Sie versuchen, den Kunden per Telefon oder E-Mail zu erreichen., Wenn sie innerhalb der ersten Wochen keinen Versuch unternehmen, mit Ihnen zu kommunizieren, müssen Sie ihnen ein drittes Sammelschreiben senden.
Genau wie der zweite Sammelbrief müssen Sie den Kunden über Ihre vorherigen Versuche informieren, die alle erfolglos waren, daher Ihr Grund für das Senden des dritten Briefes.
Beispiel:
Liebe,
Bis jetzt haben wir nichts von Ihnen gehört oder eine Zahlung bezüglich der Rechnung erhalten, die wir Ihnen geschickt haben. Unsere zahlreichen Versuche, Sie anzurufen oder per E-Mail anzurufen, sind ebenfalls unbeantwortet geblieben., Ihr Konto ist Tage nach Fälligkeit fällig und Ihr ausstehender Kontostand beträgt 100 USD.
Wir bitten Sie, bis zum heutigen Geschäftsende vollständig zu bezahlen, oder kontaktieren Sie uns, um bis heute einen vereinbarten Zahlungsplan auszuarbeiten. Andernfalls müssen wir Ihre Rechnung einem Inkassobüro oder unserem Anwalt übergeben.
Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören, bevor diese Maßnahmen ergriffen werden, um Schäden an Ihrer Bonität oder unserem zukünftigen Geschäftsverhältnis zu vermeiden. Bitte kontaktieren Sie mich sofort, damit wir diese Angelegenheit gütlich regeln können.,
Mit freundlichen Grüßen
Der vierte und letzte Inkassobrief
Obwohl es einige Ausnahmen gibt, sollte es kristallklar sein, dass Ihr Kunde zu dem Zeitpunkt, an dem Sie sich entscheiden, den vierten Inkassobrief zu senden, entweder nicht in der Lage ist zu zahlen oder seine Schulden unfreiwillig in Verzug gerät. Die Sprache, die Sie in diesem Brief verwenden, sollte durchsetzungsfähig sein, muss aber professionell bleiben.
Es wird empfohlen, diesen Brief per zertifizierter Post zu versenden, da Sie den Nachweis haben, dass der Kunde den Brief erhalten hat.,
Beispiel:
Sehr geehrter Herr,
Zu diesem Zeitpunkt haben wir weder von Ihnen gehört noch eine Zahlung in Bezug auf unsere Rechnung in Höhe von 100 US-Dollar an Sie erhalten, die am 1.Januar 2018 fällig wird. Wir haben auch versucht, Sie über Telefon, E-Mails und Briefe zu erreichen, aber Sie haben uns weiterhin ignoriert.
Da wir dieses Problem nicht direkt mit Ihnen geklärt haben, möchte ich Sie leider darüber informieren, dass wir dieses Problem an das Kreditbüro weitergeleitet und diese Rechnung an ein Inkassobüro weitergeleitet haben, das Sie bezüglich der Zahlung dieser Rechnung kontaktieren wird.,v>
Wenn Sie ein Inkassobüro beauftragen
Sie sollten in Betracht ziehen, ein Inkassobüro nach mehreren Versuchen zu beauftragen, ein delinquentes Konto zu eröffnen, nachdem Sie versucht haben, den Kunden zu erreichen via Handy und E-Mail trägt keine Früchte., Eine Sache, an die Sie sich erinnern sollten, wenn Sie die Dienste eines Inkassobüros in Anspruch nehmen, erhalten Sie nicht den vollen Betrag, der Ihnen geschuldet ist. Die meisten Inkassobüros berechnen zwischen 25-45% des gesammelten Gesamtbetrags. Abhängig von dem zu sammelnden Betrag könnte die Einstellung eines Inkassobüros der beste Schritt sein.
So vermeiden Sie Probleme mit der Einziehung von Zahlungen
Wenn Sie lange genug in einem Unternehmen tätig waren, sind Sie wahrscheinlich auf einen Kunden gestoßen, bei dem Sie möglicherweise Schwierigkeiten beim Einziehen von Zahlungen hatten., Um zu verhindern, dass solche Situationen erneut auftreten, können Sie einige Dinge tun. Zum Beispiel können Sie Rabatte bei vorzeitiger Zahlung anbieten und eine Geschäftskreditprüfung bei Ihren Kunden durchführen, um festzustellen, ob diese das Potenzial haben, Zahlungen zu leisten.
Hier sind ein paar Tipps, wie Sie Probleme beim Sammeln von Zahlungen von Kunden vermeiden können:
Überprüfen Sie den Bericht (A/R)
Der Debitorenbericht ist einer der wichtigsten Finanzberichte, an denen Sie immer interessiert sein sollten., Es enthält die Informationen zu allen unbezahlten Kundenrechnungen, einschließlich Rechnungsbetrag, Datum, Fälligkeitsdatum und Anzahl der Tage, an denen die Rechnung fällig ist.
Bieten Sie frühzeitige Rabattzahlungen an
Der beste Weg, um Inkasso-Probleme zu mildern, besteht darin, den Kunden einen Anreiz zu bieten, wenn sie ihre Zahlung pünktlich leisten. Dies kann zwischen 1-5% liegen und erfordert im Allgemeinen, dass die Zahlung innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungsdatum erfolgt. Die meisten Kunden sind für die Idee und werden sich beeilen, um sicherzustellen, dass sie den Rabatt nicht verpassen.,
Fordern Sie Einzahlungen im Voraus an
Obwohl es zunächst etwas umständlich klingen mag, ist es häufiger, die Kunden um eine Einzahlung zu bitten, bevor sie ihnen die Waren und/oder Dienstleistungen zur Verfügung stellen, als Sie vielleicht denken. Es wird empfohlen, dass Sie immer um eine Anzahlung bitten, wenn; Sie haben es mit neuen Kunden zu tun, High-Dollar-Projekte, oder Projekte, die länger als laufen 30 Tage.
Führen Sie eine Geschäftskreditprüfung durch
Genau wie Ihr Kredit-Score sollten Sie eine Bonitätsprüfung durchführen, um das Geschäftskreditprofil des potenziellen Kunden einschließlich seiner Zahlungshistorie zu bestimmen., Dies ist ebenso wichtig wie dies; Sie haben einen allgemeinen Überblick über das Zahlungsverhalten des Kunden und helfen Ihnen festzustellen, ob es am besten wäre, wenn Sie Geschäfte mit ihm tätigen würden.
Häufig Gestellte Fragen
Auf diese Frage gibt es keine eindeutige Antwort. Und die allgemeine Antwort hier ist „es kommt darauf an.,“Wenn Sie zum Beispiel in der Lage waren, die Zahlungen einzuziehen, ohne den Kunden an ein Inkassobüro weiterleiten zu müssen, sollten Sie in Betracht ziehen, erneut mit dem Kunden zusammenzuarbeiten, mit dem Vorbehalt, dass Sie von ihm eine Einzahlung im Voraus verlangen.
Man sollte bei der Auswahl des besten Inkassobüros mehrere Dinge berücksichtigen; Dazu gehören:
* Fragen, ob die Agentur Skip Tracing verwendet
* Überprüfen, ob die Agentur legitim ist
* Sicherstellen, dass die Agentur versichert ist
* Vergleichen von Gebühren und Notfallkosten
* usw.,
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Inkassobüros normalerweise bezahlt werden: Pauschalgebühren und Notfallgebühren. Die meisten Inkassobüros erheben jedoch Notfallgebühren; Dies bedeutet einfach, dass der Kunde, wenn er nicht zahlt, auch nicht bezahlt wird. Notfallgebühren können zwischen 25 und 45% des Inkassobetrags betragen. Dies hängt jedoch von verschiedenen Faktoren ab, z. B. davon, wie lange die Schulden noch ausstehen, und von der Anzahl der Versuche, die man unternommen hat, um die Schulden einzuziehen.
