Good Mood

Die Idee in Kürze

Sie sind seit einiger Zeit ein guter Manager einer großen Abteilung. Sie haben ein straffes Schiff. Wenn möglich, haben Sie die Kosten gesenkt., Aber jetzt ist eine Bestellung heruntergekommen (von hoch genug oben, dass Sie nicht die Freiheit haben, über ihre Weisheit oder Machbarkeit zu debattieren) und verfügt darüber, dass Sie zusätzliche 10%, 20% oder sogar 30% an Verwaltungskostenreduzierungen finden müssen Abfindung beiseite. Sie sehen einfach nicht, wie es gemacht werden kann.

Weitere komplizieren Ihr Leben sind die Grenzen auf Ihre Entscheidungen. Da Sie nicht direkt an den CEO berichten, sind Sie nicht in der Lage, Strategieänderungen zu befürworten oder Großhandelsverschiebungen wie Offshoring zu verfolgen., Ihre Anweisungen erlauben es Ihnen auch nicht, auf große Investitionen zu drängen—zum Beispiel in neue Technologien—, die es Ihnen ermöglichen würden, andere Abteilungen zu ersetzen. Nein, Sie müssen dies auf die harte Tour tun: ein Artikel nach dem anderen und in kurzer Reihenfolge.

Du bist nicht allein. In den letzten 30 Jahren haben wir in zahlreichen Organisationen in dieser Situation gearbeitet, geleitet oder beraten—darunter produzierende Unternehmen, Finanzinstitute, professionelle Dienstleistungsunternehmen, High-Tech-Start-ups, Versorgungsunternehmen und Universitäten., Unsere Erfahrung zeigt, dass administrative Kostensenkungsmöglichkeiten praktisch überall ähnlichen Mustern folgen. Die Lektionen, die wir gesammelt haben, lösen möglicherweise nicht Ihr gesamtes Problem, aber sie sollten Ihnen einen erheblichen Sprung geben.

Wenn Sie Ihre Suche nach Einsparungen bei den Verwaltungskosten beginnen, sollten Sie zwei wichtige Punkte beachten:

Vergessen Sie zunächst, eine einzige Idee zu finden, die die Kostenstruktur Ihrer Organisation oder Abteilung radikal verändert und dadurch Ihr Problem auf einmal löst., (Wenn eine solche Idee existiert, würde sie höchstwahrscheinlich ein so großes Risiko mit sich bringen, dass die Organisation niemals bereit wäre, sie umzusetzen.) Stattdessen sollten Sie planen, Ihr Ziel mit einer Kombination von 10 oder mehr Aktionen zu erreichen.

Zweitens ist der Grad der organisatorischen Störung, der durch Ihre Reduktionen verursacht wird, normalerweise proportional zum Grad des Schneidens, den Sie ausführen. Daher sollten Sie die von Ihnen verfolgten Reduzierungen an Ihr Sparziel anpassen. Inkrementelle Ideen mit minimalen Auswirkungen auf andere Abteilungen können es Ihnen ermöglichen, bis zu 10% der Kosten zu senken., Redesign-oder Reorganisationsideen eliminieren häufig die Aktivitäten mit dem niedrigsten Wert, mit moderaten Auswirkungen auf andere Abteilungen, und können dazu beitragen, die Ausgaben um bis zu 20% zu senken. Abteilungsübergreifende und programmbezogene Ideen sind normalerweise notwendig, wenn Sie 30% oder mehr anstreben, aber sie haben das größte Potenzial, organisatorisch störend zu sein.

Bis 10%: Inkrementelle Ideen

Die meisten Abteilungen können bis zu 10% der Kosten senken, ohne ihre Interaktionen mit dem Rest der Organisation zu ändern. Die folgenden Arten von Kürzungen sind am häufigsten:

Konsolidieren Sie die Nebenkosten.,

es sei denn, Kostenreduzierung ist neu im Unternehmen sind, haben Sie bereits getan, Weg mit den meisten discretionary -, Komfort-und non-mission-critical Vergünstigungen und Aktivitäten wie Weihnachtsfeiern, event-tickets und Erstattung von Studiengebühren. Wenn das der Fall ist, versuchen Sie nicht, mehr zu beseitigen—Sie können wahrscheinlich nicht. Stattdessen sehen, ob Sie konsolidieren können, was übrig ist. Kombinieren Sie Aktivitäten wie Trainingstage und Feiern zu einzelnen Veranstaltungen. Kombinieren Sie Ereignisse über mehrere Abteilungen hinweg. Planen Sie den Einsatz von externen Ressourcen wie Einrichtungen oder Trainern quer ein. Sie werden von den Möglichkeiten überrascht sein., Zum Beispiel stellte eine Universität fest, dass Elternwochenende und Heimkehr beide viel zu wertvoll waren, um sie zu eliminieren—stellte jedoch fest, dass sie fast 40% der Gesamtkosten sparen konnten, indem sie die beiden Veranstaltungen am selben Wochenende abhielten.

Überfällige personelle Maßnahmen ergreifen.

Alle Verwaltungsabteilungen, einschließlich der effizienten, haben ungelöste Personalprobleme., Das gilt auch für diejenigen, die durch vorherige Runden der Kostensenkung gewesen sind. Nachdem Sie den gemeinsamen Trick, Kosteneinsparungen durch unbesetzte Stellen zu fordern, ausgeschöpft haben, sollten Sie die Arbeitsplätze von weniger als vollbeschäftigten Personen umstrukturieren und sich dem Problem der Underperformers stellen.

Sie finden zwei Arten von weniger als voll ausgelasteten Personen. Das erste ist normalerweise leicht zu erkennen: Diese Arbeiter verbringen die meiste Zeit in den Hallen. Sie organisieren das Büro Geburtstagsfeiern., Vielleicht wurden ihre Jobs vor einem Jahr durch das neue Online-Personal-oder Finanzsystem vereinfacht, und neue Aufgaben wurden nie zugewiesen. Der zweite Typ umfasst Mitarbeiter, die sowohl unangenehme, aber wertvolle als auch angenehme, aber weniger wertvolle Aufgaben erledigen. Jegliche Effizienzgewinne im ersteren Teil ihrer Arbeit werden tendenziell durch eine übermäßige Konzentration auf den letzteren ausgeglichen. Dies war bei Filialleitern einer Bank der Fall, mit der wir vor einigen Jahren zusammengearbeitet haben. Das Unternehmen hatte Millionen von Dollar ausgegeben, um den Verkaufsprozess effizienter zu gestalten, aber der Umsatz wuchs nicht., Wir stellten fest, dass die Offiziere ihre freie Zeit der besseren Betreuung bestehender Kunden und dem Lesen neuer Produkte widmeten-aber nicht dem Anrufen von Kunden und dem Verkauf (was ihnen am wenigsten gefiel). Wir haben der Bank beigebracht, Filialleitern bei jeder Implementierung einer arbeitssparenden Innovation die Wahl zu bieten: Entweder Arbeitsplätze kombinieren und die Anzahl der Mitarbeiter reduzieren oder die Verkaufsziele der Filiale um einen angemessenen Betrag erhöhen.

Nachdem Sie sich mit Ihren weniger beschäftigten Mitarbeitern befasst haben, müssen Sie die Personalmaßnahmen ergreifen, die Sie höchstwahrscheinlich für eine Weile vermieden haben: Beenden der Underperformer., Jede Abteilung scheint ein oder zwei davon zu haben. Der Manager weiß, dass ihre Arbeit nicht zufriedenstellend war, fühlt sich aber unwohl, sie zu entlassen—normalerweise aus völlig verständlichen Gründen, wie Freundlichkeit („Marys persönliche Situation ist gerade so schwierig“) oder Unbehagen („Der Rest der Abteilung wird verärgert sein, wenn wir Bill gehen lassen“). Gib es zu: Du weißt schon, wer diese Leute sind. In zwei weiteren Jahren können Sie sie möglicherweise nicht mehr schützen. Sie werden zwei Jahre älter sein, was es für sie schwieriger machen kann, vergleichbare Positionen an anderer Stelle zu bekommen., Tut ihnen das „Retten“ heute wirklich einen Gefallen?

Einige Manager gehen diese Probleme aufgrund wahrgenommener Verfahrenshindernisse nicht an („HR sagt, wir müssen Freds Underperformance dokumentieren und eine Probezeit durchlaufen—es ist einfach zu viel Aufwand“). Aber Sie können Wege finden, um diese Barrieren zu umgehen. Wir haben einmal mit einem Unternehmen zusammengearbeitet, das 94% aller Midlevel-Manager in seinem letzten Bewertungszeitraum die höchste Bewertung auf seiner Skala erhalten hatte., Zuerst sagte die Personalabteilung, dass die Noteninflation es unmöglich machte, Underperformer anzusprechen, also nahm der Divisionspräsident einen anderen Griff und untersuchte die Struktur seiner Organisation erneut. Er definierte alle Jobs der Manager auf mittlerer Ebene neu und machte etwa 25% von ihnen überflüssig. Da die Jobanforderungen neu waren, spielten frühere HR-Bewertungen keine Rolle. Er schuf einen Prozess, um sicherzustellen, dass die Menschen, die am besten für die neuen Jobs qualifiziert waren, sie bekamen; Die anderen wurden freigelassen.

Reduzieren Sie die Ausgaben für das Abteilungsmanagement.,

Die meisten Verwaltungsabteilungen (insbesondere solche mit mehr als 20 Mitarbeitern) verwenden bis zu 20% ihres Budgets, um ihre eigenen Aktivitäten zu überwachen und zu koordinieren. Bestimmen Sie, welche Teile Ihrer Abteilung im Wesentlichen die gleichen Aufgaben ausführen wie vor einem Jahr. Diese Teile brauchen wahrscheinlich nicht das Maß an Überwachung, das sie einmal getan haben., Bei einer Bank stellten wir fest, dass die Überdeckung der Kassierer die Organisation tatsächlich doppelt kostete: Sie musste die Manager entschädigen und die verlorene Zeit bezahlen, die die Kassierer damit verbrachten, mit ihren Chefs über Angelegenheiten zu diskutieren, die unabhängig hätten behandelt werden können. Die wirklich wertvollen Rollen der Vorgesetzten-die Ermutigung der Mitarbeiter und der Umgang mit Ausnahmen von der Norm—könnten in weniger als einem Viertel der Zeit ausgeführt werden, die die Mitarbeiter mit der Überwachung verbracht haben.,“Als Faustregel gilt, dass Sie die Anzahl der Betreuungsstunden in jedem Jahr um etwa 10% reduzieren können, damit die Aufgaben der Abteilung weitgehend unverändert bleiben, solange nur wenig Umsatz erzielt wurde. Um aus dieser Reduzierung einen Nutzen zu ziehen, müssen Sie jedoch die von den Aufsichtsbehörden geforderten individuellen Beiträge erhöhen.

Kontrolle über „sonstige“ Ausgaben erlangen.

In einigen Abteilungen, die es versorgt, in anderen sind es Telekom oder Computer. Sie können fast immer 15% bis 20% der Ausgaben finden, die nicht genau verwaltet wurden., In einem besonders ungeheuerlichen Beispiel durfte jede Abteilung eines Unternehmens, mit dem wir zusammenarbeiteten, bis zu 10.000 US—Dollar pro Jahr für Schreibwaren und Vorräte ausgeben, ohne die direkte Genehmigung von Vorgesetzten einzuholen-doch die Produktionsabteilung konnte die Genehmigung nicht durch den normalen Kapitalprozess erhalten, um den benötigten 8.000 US-Dollar-Oberleitungskran zu kaufen. Bald erschien ein neuer Kran in der Fabrik mit seinem Namen auf der Seite: Stationery & Supplies. Sein geistiger Cousin—ein Fahrradmäher namens Schreibmaschine-wurde in der Wartungsabteilung gefunden.

Gehaltserhöhungen gedrückt halten.,

Obwohl diese Idee offensichtlich erscheint, wird sie normalerweise übersehen. Das liegt daran, dass fast jeder Manager (in vielen Fällen ungenau) glaubt, dass die Mitglieder seiner Abteilung unterbezahlt sind. Erkundigen Sie sich bei HR, wo Ihre Mitarbeiter im Verhältnis zum Markt stehen. Wenn sie nicht unter dem Markt liegen, sollten Sie die durchschnittliche Lohnerhöhung in Ihrer Abteilung auf 1% oder 2% unter dem Unternehmensdurchschnitt des letzten Jahres halten.

Repropose abgelehnte kostensparende Ideen.,

Schließlich werden Sie wollen, schauen Sie zurück durch die letzten drei budget-Zyklen, um zu entdecken, wo Ihre Abteilung vorgeschlagen, die Produktivität, die Verbesserung der Vorschläge, die erforderlich kleinen Investitionen. Sie wurden möglicherweise aufgrund von Einschränkungen oder anderen Prioritäten abgelehnt (dies geschieht häufig, wenn Initiativen eine Systemprogrammierung erfordern und ihre Ressourcen an anderer Stelle gebunden sind). Jetzt ist es an der Zeit, diese Ideen wieder aufzunehmen.,

Getting to 20%: Redesign Ideas

Es ist selten möglich, Kostensenkungen von 20% zu erzielen, es sei denn, Sie entfernen einen erheblichen Teil des Arbeitsinhalts aus der Abteilung. Es ist nie eine gute Idee, zu versuchen, die gleiche Arbeit mit 20% weniger Menschen zu tun.

Sie sollten sich bemühen, Arbeiten zu eliminieren, bei denen die Kosten den Wert überschreiten (wobei zu berücksichtigen ist, dass sie sicherlich einen gewissen Wert haben und dass das Schneiden zu einem gewissen Unbehagen führt). Beginnen Sie damit, alle Möglichkeiten zu identifizieren und zu aggregieren, um die Arbeitsbelastung der Abteilung zu reduzieren—sogar Kürzungen, die nur ein Viertel einer vollzeitäquivalenten Position (FTE) einsparen-und verteilen Sie dann die verbleibenden Aktivitäten Ihrer Abteilung auf die kleinere Anzahl von Jobs. Auf diese Weise können Sie die Entscheidung, Aufgaben zu eliminieren, von der Identität der Personen trennen, die sie ausführen., Sie können dann bestimmen, welche Personen für die neuen Jobs am besten geeignet sind.

Um die Arbeit effektiv zu eliminieren, überdenken Sie die Aktivitäten Ihrer Abteilung auf drei Arten:

Sprechen Sie mit Ihren Gegenparteien.

Wie wird die Arbeitsbelastung Ihrer Abteilung von anderen Gruppen in der Organisation geprägt? Ist es Ihre Aufgabe, ihnen beispielsweise Informationen bereitzustellen oder von ihnen generierte Informationen zu verarbeiten oder zu speichern? Verschärfen ihre Fristen und Anforderungen Ihre Arbeitsbelastung?,

Wenn ja, haben die Kosten eine angemessene Chance, den Wert zu überschreiten (auf konsolidierter Organisationsebene), da die Abteilung, die die Arbeit benötigt, die Kosten nicht direkt trägt. Sie gehen davon aus, dass die Gegenpartei die Arbeit hoch genug schätzt, um Ihre Bemühungen zu rechtfertigen, aber das ist möglicherweise nicht der Fall. Daher sollten Sie Ihre Bemühungen so weit wie möglich aufteilen—zum Beispiel nach Geografie und Produktlinie—und dann überprüfen, ob jeder Teil Ihrer Bemühungen gerechtfertigt ist. Dieser Ansatz kann verschiedene Arten von Möglichkeiten aufzeigen, wie zum Beispiel:

Beseitigung von Verbindungsstellen und Koordinatoren.,

Diese Positionen wurden auf der Annahme, dass zwei oder mehr Gruppen einander nicht mehr verstehen können Funktionen gut genug, um zu kommunizieren effizient. Mehrere Studien haben gezeigt, dass diese Annahme oft falsch ist. Wir haben kürzlich einen Weg gefunden, wie ein Unternehmen mehr als 600.000 US-Dollar pro Jahr einsparen kann, indem wir Koordinatoren zwischen HR und anderen Abteilungen im selben Gebäude eliminieren. Koordinatoren waren wertvoll für Abteilungen, deren Operationen im ganzen Land verteilt waren, aber weniger für die in der Nähe.

Reduzierung übermäßiger Serviceniveaus.,

Erstellen Sie lange Berichte mit umfassenden Daten, wenn nur Ausnahmen von Bedeutung sind oder wenn die wahren Folgen von Abweichungen recht gering sind? Bereiten Sie Berichte vor, die kurze Zeiträume abdecken oder in Echtzeit geliefert werden, wenn längere oder langsamere Berichte den Bedarf ebenso decken würden?, Ein Kunde, den wir entdeckten, beschäftigte immer noch mehrere Vollzeitangestellte, um tägliche Berichte zu sichten und „wichtige“ Varianzen manuell hervorzuheben, lange nachdem eine Systemverbesserung das Verständnis des Unternehmens verändert hatte, welche Varianzen groß genug waren, um von Bedeutung zu sein-was die Notwendigkeit negierte, 95% von ihnen zu untersuchen. Was noch schlimmer war, die Assistentin eines leitenden Angestellten erkannte, dass die Berichte nicht mehr nützlich waren, und so hatte sie aufgehört, sie ihrem Chef zu geben. Und da sie keine Kenntnis von dem Aufwand hatte, um sie zu erstellen, hatte sie die Urheber der Berichte nicht benachrichtigt.

Ändern Sie den Prozess.,

Oft werden interne Verwaltungsprozesse eingefroren—obwohl sie mit der Zeit nicht mehr effizient oder effektiv sind. Wenn Sie Fragen in vier Bereichen stellen, können Sie verstehen, ob dies in Ihrer Abteilung geschehen ist und ob Sie die Ausgaben entsprechend senken können:

Reduzierte Geschäftsanforderungen.

Wie haben sich die Geschäftsanforderungen entwickelt, seit Sie den Prozess zuletzt grundlegend neu gestaltet haben? Vielleicht hat der Bedarf an bestimmten Daten abgenommen oder ist ganz verschwunden. Wie würden Sie den Prozess heute anders gestalten, um den heutigen Bedürfnissen gerecht zu werden?,

Manuelle Prozesse.

Wo verwenden Sie Menschen, um Formulare oder Informationen wiederholt zu verarbeiten, anstatt dies elektronisch zu tun, mit wenig oder keinem menschlichen Eingriff?

Ausnahmen von der norm.

Kosten die routinemäßigen 90% der Artikel viel weniger als die außergewöhnlichen 10%? Was würde es brauchen, um die Außergewöhnlichen zu beseitigen? Bei einem großen Krankenversicherer stellten wir fest, dass eine“ saubere “ Forderung 80% weniger kostete als eine, die eine spezielle Behandlung erforderte., Durch die Neugestaltung der Anspruchsformulare und die Beseitigung von Ausnahmen, die keine Rolle spielten, hat der Kunde mehr als die Hälfte der Kosten für Ausnahmen eingespart.

Timing.

Können Sie Geld sparen, indem Sie die Tages -, Wochen-oder Monatszeit verschieben, in der Sie bestimmte Aufgaben ausführen? Wie wäre es zum Beispiel mit der Arbeit, wenn die Aktivität in Ihrer Abteilung sonst langsam ist? Könnte es in Chargen effizienter gemacht werden? Gibt es eine echte Strafe dafür, dass Sie weniger Stunden am Tag online verfügbar sind? Könnten Aufgaben effizienter erledigt werden, wenn sie nicht auf einer First-in-First-Out-Basis angegangen würden?,

Weg von der Gürtel-und-Hosenträger-Mentalität.

Historisch gesehen wurden Manager gegen den No-Surprises-Standard bewertet. Die“ guten “ bereiteten sich auf jede Eventualität vor. Durch die Belohnung von Managern für den Schutz vor Ereignissen mit geringer Wahrscheinlichkeit und geringer Konsequenz hat dieser Standard jedoch vorhersehbar zu übermäßigen Kosten geführt.

Schauen Sie sich an, wo Sie Ressourcen für die Wahrscheinlichkeit ausgeben, dass bestimmte Ereignisse auftreten. Haben sich die Ereignisse in den letzten fünf Jahren tatsächlich nicht ereignet? Wenn sie auftreten würden, wären sie peinlich, aber nicht sehr teuer?, Wenn Sie auf eine der beiden Fragen mit Ja geantwortet haben, verschwenden Sie diese Ressourcen wahrscheinlich. Beispiele für Vorsicht overkill gehören detaillierte Aufzeichnungen zu halten, wenn die Informationen, die Sie später benötigen könnten aus anderen Quellen gesammelt werden; Lagerbestände Daten nur für den Fall, jemand in der Zukunft sollte die Situation anders analysieren wollen; und Daten online für längere Zeit verfügbar zu halten (anstatt in Backup-Speicher)., Wir haben kürzlich die Möglichkeit entdeckt, die IT-Kosten eines Unternehmens im ersten Jahr um mehr als 300,000 USD und im fünften Jahr um bis zu 500,000 USD pro Jahr zu senken, indem wir einfach seine Datenspeicherrichtlinien ändern, um sie besser an seine Bedürfnisse anzupassen.

Viele Mitarbeiterfunktionen beinhalten die Überprüfung und Abstimmung von Informationen aus einem dezentralen Feldbetrieb. Normalerweise kehren diese Positionen auf eine Zeit zurück, in der es viele Fehler in den Daten oder große Abweichungen von den Erwartungen gab., Selbst wenn Fehler abnehmen und die Erwartungen routinemäßiger erfüllt werden, widmen die meisten Unternehmen weiterhin Ressourcen, um 100% der Daten zu überprüfen. Erwägen Sie, die Überprüfung vollständig zu eliminieren, seltener durchzuführen oder nur die Einheiten mit der Historie der Bereitstellung fehlerhafter Daten zu überprüfen. Ein Fast-Food-Kunde musste täglich die Barguthaben aller seiner 600 Geschäfte abgleichen, obwohl 99% von ihnen seit mehr als einem Jahr keinen Fehler mehr hatten. Das Unternehmen stellte fest, dass einmal pro Woche mehr als ausreichend war, um Fehler zu fangen, bevor sie Schaden anrichteten.,

Bis zu 30% oder mehr: Abteilungsübergreifende und programmbezogene Ideen

Es ist unwahrscheinlich, dass Sie Kosteneinsparungen von 30% oder mehr Ihres vorhandenen Budgets erzielen, wenn Sie ausschließlich in Ihrer Abteilung suchen. Sie werden jedoch überrascht sein, was Sie erreichen können, wenn Sie untersuchen, wie gut die Arbeit Ihrer Abteilung zu der der anderen passt. (Eine Organisation kann insgesamt ineffizient sein, selbst wenn jede Gruppe darin effizient ist.) Wenn Ihr Ziel also 30% oder mehr beträgt, müssen Sie breiter denken.

Parallele Aktivitäten koordinieren.,

Viele Abteilungen führen ähnliche Aktivitäten durch oder kaufen dieselben Artikel unabhängig voneinander in kleinem Maßstab. In solchen Fällen können Sie wertvolle Einsparungen erzielen. Zum Beispiel kaufen Abteilungen oft Lieferungen, ohne Rücksicht darauf, was andere bestellen. Dies verhindert, dass die Organisation ihre kombinierte Kaufkraft nutzt, um die Preise zu senken. Bei einer Firma bestellte eine Abteilung genau die Vorräte und Geräte, die andere im Übermaß hatten. Fruchtbare Bereiche zu untersuchen sind Papier, Fotokopierer, PCS (insbesondere wenn nur einige Abteilungen die neuesten Maschinen benötigen) und Möbel.,

Hier ist ein Beispiel für eine Koordination, die überraschend große Einsparungen verspricht: Viele Organisationen erhalten keine erheblichen Reisevergünstigungen von Hotels, da sie nicht erkennen, dass ihre verschiedenen Abteilungen Personal separat an dieselben Standorte schicken. Solche Rabatte können nicht durch Travelocity oder Orbitz oder durch Standardverhandlungen mit dem nationalen Büro der Hotelkette erzielt werden (es sei denn, Ihr Unternehmen ist riesig)., Sie erfordern persönliche Verhandlungen mit den einzelnen Hotelmanagern, die normalerweise ermäßigten Preisen zustimmen, wenn Ihre Mitarbeiter gemeinsam 10 oder 15 Nächte im Jahr dort übernachten. Oft sind die Rabatte, die einer Abteilung zur Verfügung stehen, den erforderlichen Verhandlungsaufwand nicht wert—aber wenn mehrere Abteilungen ihre Bemühungen koordinieren, können die Einsparungen groß und relativ einfach zu erzielen sein., Ein Kunde bekam vor kurzem mehr als $300.000 pro Jahr in Rabatte durch einen Verwaltungsassistenten widmen einen Monat mit den lokalen Managern der Hotels zu verhandeln, wo die Mitarbeiter routinemäßig blieben.

Verlagern Sie die Last auf den effizientesten Ort.

Eine der häufigsten Klagen gehört, während budget Saison ist „Wir konnten Kosten senken hier, wenn die Abteilung X ändern würde, was es tut—aber es hat budgetbeschränkungen, und so ist es nicht.“ Die Ironie ist, die budget-Saison ist die Zeit, um solche Kreuz-Abteilung trade-offs, da, wenn die Ausgaben verschoben werden kann., Zum Beispiel hatte ein Kunde 10-Mitarbeiter-verteilt auf drei Abteilungen -, deren einzige Aufgabe darin bestand, die Genauigkeit der von Außendienststellen gesendeten Daten zu überprüfen. Keine einzige Abteilung konnte den Leiter des Außendienstes davon überzeugen, die laxe Haltung seiner Untergebenen gegenüber ihren Daten anzusprechen. Als die vollen Kosten anerkannt und seiner Abteilung in Rechnung gestellt wurden, änderten sich die Standards.

Es kann auch an der Zeit sein, Outsourcing-Aktivitäten oder Arbeitsgruppen in Betracht zu ziehen. Der Fall für den internen Umgang mit Aktivitäten beruht in der Regel auf dem Urteil, dass das Unternehmen einzigartige Bedürfnisse hat. Das mag wahr sein., Angesichts der Fortschritte in den letzten Jahren durch Verwaltungsdienstleister aller Art sollten Sie sich jedoch fragen, ob Ihre Anforderungen wirklich so spezialisiert sind, dass Sie die potenziellen Vorteile des Outsourcings von Gehaltsabrechnungen, Leistungsmanagement, Rekrutierung, Medienplanung und anderen Funktionen ignorieren sollten. Die Erfahrung unserer Kunden zeigt, dass Outsourcing die Verwaltungskosten erheblich senken kann—und die Leistung im Prozess verbessern kann.

Erkennen Sie jedoch, dass Ihre Organisation jede isolierte Empfehlung zum Outsourcing ablehnt., Die Menschen werden der Last der Vertragsgestaltung widersprechen, Ängste vor Vertraulichkeit äußern und so weiter. Wenn jedoch mehrere Möglichkeiten gleichzeitig angeboten werden, neigen Organisationen dazu, eher bereit zu sein, sich dem einmaligen Unbehagen zu stellen und Maßnahmen zu ergreifen.

Eliminieren Sie doppelte Analysen.

Wenn eine Abteilung kauft Elemente aus einer anderen Abteilung-transfer-Preise, die gleiche „Verkauf“ können werden erfasst, analysiert und überprüft werden, indem Sie so viele wie fünf getrennten Abteilungen (der Käufer, der Verkäufer, der transporter, der Qualitätssicherung und der Finanz – /Rechnungswesen)., In den meisten Fällen kann einer einzelnen neutralen Abteilung die gesamte analytische Aufgabe zugewiesen werden.

Hier ist ein weiteres Beispiel: Viele Unternehmen haben mehrere Abteilungen analysieren das gleiche Ereignis (wie eine große Produkteinführung oder eine Werbeveranstaltung für ein Konsumgüterunternehmen) aus mehreren Blickwinkeln (Marketing, Vertrieb, Fertigung), wobei jede Abteilung unabhängig arbeitet. Da sich jeder für eine umfassende Analyse verantwortlich fühlt, wird ein Großteil der Arbeit auf Basisebene dupliziert., Die effektivsten und effizientesten Unternehmen führen eine einzige, koordinierte Anstrengung durch, bei der eine Abteilung mit der Analyse der Veranstaltung und der Einbeziehung von Beiträgen anderer Schlüsselabteilungen beauftragt ist.

Eliminieren Sie Meetings und Foren mit niedrigem Wert.

Wir wissen von einem Unternehmen, in dem die top drei zu vier Ebenen des Managements sind praktisch gelähmt 20% der Zeit—das ist ein voller Tag, jede Woche, auf das, was die Mitarbeiter reumütig zu beziehen, wie „Besprechung am Montag.,“

Wenn Sie sich ähnlich gelähmt fühlen, sollten Sie eine abteilungsübergreifende Prüfung aller regelmäßig geplanten Besprechungen durchführen, um herauszufinden, welche wiederverwendet, konsolidiert oder eliminiert werden können. Bei einem professionellen Dienstleistungsunternehmen reduzierte ein solches Audit die Zeit, die seine geschäftigsten und wertvollsten Mitarbeiter (die Account Executives) in Meetings verbrachten, erheblich und erhöhte so ihre produktiven Stunden (Zeit für die Leitung von Account-Teams und die Verfolgung neuer Kunden) um 20%.

Abteilungsübergreifende Aktivitäten neu strukturieren oder kürzen.,

Wenn Sie die Jagd für Einsparungen von 30% oder mehr, haben Sie möglicherweise die Herausforderung, selbst die Heiligsten Kühe—und Sie werden vielleicht angenehm überrascht von dem Ergebnis. Ein professionelles Dienstleistungsunternehmen, das stolz darauf war, die besten Talente einzustellen und zu entwickeln, zögerte, seinen Ansatz für die Befragung, Auswahl und Verwaltung der Leistung seines Personals zu ändern. Aber die abrechenbaren Stunden, die solche Aktivitäten verbrauchten, waren einfach zu zahlreich, um sie zu ignorieren. Eine umfangreiche Überprüfung ergab, dass der größte Teil der damit verbundenen Personalunterlagen die Zeitbelastung erhöhte, die Ergebnisse jedoch nicht verbesserte., Darüber hinaus sagten drei Interviews der besten Interviewer im Einstellungsprozess den späteren Erfolg eines Kandidaten mit dem Unternehmen genauer voraus als bis zu sechs Interviews von weniger qualifizierten Interviewern. Das Unternehmen hat diese Aktivitäten im Lichte dessen, was es gelernt hatte, umstrukturiert, indem es sowohl die Stunden, die für sie aufgewendet wurden, als auch die Zufriedenheit und Leistung der Mitarbeiter verringert hat.

Programme entfernen.,

Wenn Sie können nicht erreichen Sie Ihr Sparziel durch die oben genannten Aktionen, nimmt man die schmerzhaften Schritt zu empfehlen, die gesamten Aufgaben oder Programme durchgeführt, die von Ihrer Abteilung zugeschnitten werden. (Natürlich sollten Sie mit den am wenigsten wertvollen beginnen.) Während endgültige Entscheidungen die Eingabe anderer Abteilungen erfordern, können Sie eine Liste der Möglichkeiten erstellen., Bestimmen Sie, welche Programme einen ungewöhnlichen Arbeitsaufwand zur Unterstützung eines Teils des Unternehmens (z. B. einer bestimmten Produktlinie, Region oder eines Kundensegments) erfordern, der unrentabel oder weniger rentabel als der Unternehmensdurchschnitt ist.

Reduzieren Sie die Belastung, die Sie anderen auferlegen.

Schließlich sollten Sie versuchen, Möglichkeiten zu sagen, andere Abteilungen, wie Sie sind overserving Sie. Sie müssen Ihre Annahmen in Frage stellen. So wie es unwahrscheinlich ist, dass andere Gruppen wissen, wann sie zusätzliche Arbeit auf Ihre laden, ist es unwahrscheinlich, dass Sie wissen, wann Sie ihnen dasselbe antun., Fragen Sie sie, wo sie sich überfordert fühlen, und sagen Sie ihnen, wo Sie bereit wären, mit weniger zu leben. Wenn das wahre Ziel der Organisation darin besteht, die Gesamtkosten um einen bestimmten Dollarbetrag oder Prozentsatz zu senken, stellt jede Schmerzreduzierung in einer Abteilung eine gleichwertig bewertete, aber potenziell höhere Schmerzreduktion aus, die die Organisation sonst auferlegen müsste-vielleicht auf Ihre Abteilung.

Reduzierung der Verwaltungskosten um 10% oder 20% oder 30% ist eine entmutigende Aufgabe,aber Herz. Wenn Sie jetzt anfangen und dabei bleiben, finden Sie genügend Ideen—und die richtigen—, um Ihr Ziel zu erreichen.,

Sowohl Erfahrung als auch Forschung zeigen, dass sich die Ideengenerierung durch mehrere Iterationen verbessert. Selbst wenn Ihre Empfehlungen einen Monat oder länger nicht fällig sind, sollten Sie heute Ideen identifizieren, die das volle Ziel erreichen könnten. Legen Sie sie für zwei oder drei Tage beiseite und wiederholen Sie den Vorgang. Sie werden feststellen, dass sich die Ideen jedes Mal verbessern, wenn Sie dies tun, weil Sie neue Möglichkeiten sehen und die Grenzen Ihrer früheren Ideen entdecken werden.

Machen Sie sich das volle Ziel mit jeder Iteration zu erfüllen., Die natürliche Tendenz wird angesichts der Unannehmlichkeiten der Aufgabe sein zu sagen: „Ich habe heute nicht genug Ideen, aber ich werde die Lücke beim nächsten Mal schließen.“Infolgedessen werden Sie Ihr endgültiges Ziel erst kurz vor Ablauf Ihrer Frist erreichen—und viele Ihrer Ideen werden nicht sehr gut sein. Das einzige, was schlimmer ist, als gezwungen zu werden, Verwaltungskostensenkungen persönlich umzusetzen, ist, diejenigen umzusetzen, von denen Sie wissen, dass Sie sie in einem Monat bereuen werden.