Forestil dig, hvis du kontaktede en virksomhed for support og ikke har hørt tilbage fra dem i et par dage. Er det ikke en frustrerende situation? Dette er et af de almindelige scenarier, som mange kunder står overfor, da virksomheder ikke forstår problemer ved at sætte sig selv i kundernes sko.
efter en negativ serviceoplevelse vil 51% af kunderne aldrig gøre forretninger med det pågældende firma igen. Derfor leverer fremragende service er den vigtigste del af kundernes fastholdelse strategier., Autosvar beskeder er de bedste måder at opretholde en gennemsigtig forbindelse med din kundekreds.
automatiserede svarmeddelelser kan holde kunderne informeret om de rigtige svar, der viser din pleje over for dem. Med moderne anvendelser af kunstig intelligens (AI) er der nye veje til at automatisere din kundekommunikation og håndtere kundeanmodninger mere effektivt.
Hvad er en automatisk svarmeddelelse?
automatiserede svarmeddelelser er foruddefinerede svar, der bruges til at kommunikere med kunder på tværs af specifikke scenarier og holde oplysninger gennemsigtige., Det hjælper kunderne med at forstå, hvad der faktisk sker – uanset om dine agenter er optaget, ude af kontoret eller på ferie.
automatiske svar hjælper med at holde forbindelsen til kunderne, selvom den pågældende kanal ikke er tilgængelig i det øjeblik. Når du er ude af kontoret eller travlt, er det yderst nyttigt at give personlige beskeder, da det giver tilfredshed og positiv brandoplevelse.
Hvorfor er autosvar beskeder vigtige for virksomheder?,
automatiserede svarmeddelelser er en fantastisk måde for virksomheder at opfylde kundesupportforventningerne til at modtage et hurtigt svar på deres chat-eller e-mail-anmodninger. Automatiserede svarmeddelelser giver virksomheder mulighed for at:
- opretholde gennemsigtig kommunikation med kunderne og holde dem informeret om styring af deres forespørgsler.
- ved at indstille automatiserede e-mail-meddelelser kan virksomheder have kontinuerligt kundeengagement via alternative kanaler.
- Kundeværdimærker, der leverer hurtige svar., Med automatisk svarbeskeder kan mærker anerkende kundesupportanmodninger, der øger tilfredsheden.
bedste praksis med at oprette automatisk svarbeskeder
virksomheder er afhængige af at levere fremragende eksempler på automatiserede svarbeskeder for at styre kundernes forventninger og få dem til at føle sig værdsat. Det anbefales dog at følge de vigtigste ideer til oprettelse af professionelle autosvar-meddelelser for at give øjeblikkelig kommunikation.
lad os diskutere den bedste praksis omfattende.,
Indstil klare kundeforventninger
en almindelig udfordring, som kunderne står overfor, er automatisk svar-E-mail eller tekstbeskeder mangler en specifikation om den estimerede ventetid for at få svar på deres forespørgsler.
Her er almindelige eksempler på automatiserede meddelelser modtaget af kunder.
- “Vi kommer snart i kontakt med dig”.
- “Tak for at nå ud til os”.
- “vores repræsentant vi kontakter dig ASAP”.ovenstående automatiske meddelelser lyder ikke sikre, da tiden ikke er angivet med hensyn til timer, dage eller uge., Her er et godt eksempel, som virksomheder kan følge for at levere effektiv kundeservicekommunikation.
at give kunderne estimeret tid til at få svar er først og fremmest den bedste praksis, der skal følges af virksomheder. Normalt, når kunderne ved, hvad ventetiden er, er de ikke meget frustrerede. Derfor, sætte klare forventninger er afgørende for at levere fremragende service.
Hjælp dine brugere med at vide, hvornår de kan forvente et svar., Det er nemt at vise kunderne dit teams tilgængelighed og fortælle dem, hvornår de kan få hjælp fra dit team. Du kan styre deres forventninger ved at indstille din kontortid og forventet responstid.
Giv alternative måder at kundekontakt
virksomheder, der sender autoresponder-meddelelser, skal sikre, at de giver alternative kontaktmuligheder. De automatiserede e-mail-svar eller tekstbeskeder skal tydeligt nævne, hvordan kunderne kan nå ud til virksomheden.,
Her er et eksempel på automatisk svarmeddelelse, der giver en alternativ e-mail-kontaktmulighed til at hjælpe kunder i den fraværende periode. Således hjælper kunderne ikke med at træffe improviserede beslutninger og forstå det næste forløb af flytningen.,
Den alternative kontaktmuligheder kan blive tilbudt til kunderne er:
- Kontakt formularer
- Hotline-nummer
- Live chat
- e-Mail-adresse
- Support afsnit
Når du deler gennemsigtig virksomhed oplysninger og alternative måder, når den pågældende kanal ikke er til rådighed, det giver en dejlig service oplevelse.,
fokus på sprogtonen
sprogtonen er en afgørende komponent i dit brand-meddelelser. Det omfatter forskellige aspekter af kommunikation, såsom de anvendte ord, formalitetsniveauet. Implementering af en god sprogtone gør det muligt for virksomheder at forene den måde, den kommunikerer på.
mens du opretter automatisk svarende e-mails, er det vigtigt at fokusere på tonen og sproget., Det betyder at:
- Du bør undgå tekniske jargons
- Undgå komplekse ordforråd, der skaber forvirring
- Bevare en venlig tone
forestil dig let dine kunder føler, når de får en varm og venlig automatiseret besked om, at menneskelige lyde. Derfor når du håndværk autoresponders, holde dit brand stemme og stil er meget vigtigt at give et menneskeligt touch.
du skal være meget opmærksom på tegn på negativt sprog eller tendenser til at lyde monotont., I stedet kan du bruge enkle, dagligdags ordforråd til at formidle dit budskab.
Giv indstillingen “hvad næste” til kunder
automatiserede e-mail-meddelelser genererer en 70.5% højere åben sats og en 152% højere klikfrekvens end standard marketingmeddelelser. Briefing hvad ville være det næste trin i handling giver kunderne gennemsigtig information.
Hvis dine automatiske svarmeddelelser giver kunderne billedet ‘hvad næste’, vil det få kunderne til at føle, at du som brand kan visualisere deres problem ved at sætte deres sko i.,
Anerkender kunde support beskeder med veldesignede auto responders hjælper dem til at vide, hvad der vil være dit næste skridt for den anmodning, de har rejst. De bliver sikker på, at du som virksomhed ser ind i problemet, og de vil få beslutningen snart.
gør dine automatiserede meddelelser tiltalende med visuals
Visuals fungerer altid, uanset om de bruges i meddelelser eller andre steder. Faktisk producerer kommunikation, der inkluderer billeder, 650% højere engagement end kun tekstbeskeder.,
overbevisende visuals fanger øjet, bringer automatiske meddelelser til live, og de tilføjer en gnist af kreativitet og fantasi til din besked.
55% af B2C-indholdsskabere siger, at oprettelse af visuelt indhold nu er hovedprioriteten. Her er vigtige måder, hvordan tilføjelse af visuals forbedrer dine automatiske svarmeddelelser.
- inkorporering af visuals eller GIF-billeder til automatiserede svarmeddelelser har du større chance for, at kunder læser dine e-mails og gennemfører den ønskede call-to-action (CTA).,
- herunder visuals eller GIF-billeder til de automatiserede e-mails gør det interessant og tiltalende for modtagerne.
- Visuals forbedr beskrivelsen af dine meddelelser sendt til dine kunder.
Tilpas dine automatiserede meddelelser
virksomhedernes marketingtaktik skal fokuseres på at tilpasse klientoplevelsen for at gøre hver interaktion meningsfuld og værdifuld., Tilpasning af dine automatiserede svar får dine kunder til at føle sig godt (hvis du gør det rigtigt), fordi det hjælper dig med at sige noget, der faktisk er nyttigt og målrettet.
Der er simpelthen ingen bedre måde at engagere dine kunder om forskellige aspekter af dit brand end ved hjælp af en auto-tekst til tilstrækkeligt holde dem om de kender.
Tilpasser automatisk svar-beskeder hjælper på flere måder:
- for At holde kunderne glade, når de bliver frustrerede, når deres erfaring er ikke personlig.,
- opretholde kundernes forventninger, da maksimale forbrugere forventer personlige tjenester fra mærker.
- Opret brandevangelister, da kunder sandsynligvis bliver gentagne købere af et brand, der personaliserer interaktioner.
eksempler& eksempler på automatiserede meddelelser (tekst, e-mail)
mange virksomheder bruger automatiserede meddelelser til at bevare deres kunder og sætte gode eksempler for andre virksomheder at følge., Ved hjælp af auto svar beskeder rette hjælper virksomheden fra at tage improviserede beslutninger.
Her er nogle eksempler og skabeloner af automatiske svarmeddelelser på tværs af forskellige scenarier.
offlinemeddelelser med live chat
Hvis de besøgende lander dit websiteebsted efter åbningstid eller i ferier og ikke får noget svar, kan de glide væk. De kunne være vigtige salg kundeemner og miste dem kan påvirke din virksomhed.
Du kan konfigurere automatiske svarbeskeder for at opfordre kunderne til at indsende deres forespørgsler.,
virksomheder kan oprette offlinemeddelelser i REVE Chat for at holde deres kunder informeret om deres åbningstider og guide dem mod at få et hurtigere svar.
Under indstillingen tilpasning kan du konfigurere formularen før chat til at oprette personlige offlinemeddelelser. Du kan tydeligt nævne åbningstiderne og bede kunderne om at udfylde formularen med den relevante salgs-eller supportforespørgsel. Informer dem om, at din supportrepræsentant vil forbinde med dem tidligst for at løse problemet.,
automatisk svarmeddelelser til kø
ifølge American e .press føler “seks ud af ti kunder, at virksomheder opfylder deres serviceforventninger”. Kunder ser efter hurtigere opløsning og stole på de forventninger, som virksomheder sætter med køtid til evaluering af deres servicekvalitet.
Når kunder modtager automatiske meddelelser, har de forventninger til ventetiden (med hensyn til antal for eksempel 4 minutter eller 4.position), der kan gøre eller bryde deres kundeserviceoplevelse.
Her er et godt eksempel på at indstille en købesked, når alle dine supportagenter er optaget.,
en af vores support champions vil snart deltage i dig. Du er i køen. Din ventetid vil være ca . Tak. Vi sætter pris på din tålmodighed.
REVE Chat tilbyder skabelonen til at oprette personlige kømeddelelser og nøjagtig ventetid til at styre deres kundeforventninger. Under tilpasningsmuligheden fra instrumentbrættet kan du administrere kundesamtaler ved at give estimeret tid og besked.,
optaget autoresponders
Hvis du har en professionel automatisk meddelelse, når du har travlt nok til at besvare kundeforespørgsler med det samme, kan du indstille den rigtige tone for din virksomhed og informere kunderne, når de kan forvente at modtage svaret.
det gør en positiv forskel, når du opretter automatisk svarmeddelelser, der overholder de grundlæggende elementer i personaliserede meddelelser, der følges med hilsener.
Her er nogle gode eksempler på automatiserede meddelelser, som virksomheder kan følge:
- O God morgen!, Alle vores supportagenter har travlt lige nu. Din estimerede køtid er 6 minutter. Tak for at nå ud til os.
- Hej meget god morgen til dig! Jeg er ked af, at du skal vente på, da alle vores supportledere har travlt. Vi sætter pris på din tålmodighed. Tak!
out of office automated reply messages
Out of office (OOO), beskeder kan være et utroligt værktøj til at brænde din succes. En god væk besked giver dig mulighed for at fortælle dine kunder, at du er væk og opfordrer dem til at bevæge sig inden for salg tragt med mere lethed., Ved hjælp af automatiserede meddelelser i ferier eller konferencer kan skabe sociale forbindelser med modtagere.
nogle eksempler på auto-respondere uden for kontoret:
- Hej! Jeg vil være ude af kontoret indtil . Hvis du har brug for noget inden da, kontakt venligst på eller for at modtage hjælp.
- Hej! Tak for din e-mail. Jeg er ude af kontoret lige nu, men kom tilbage til dig ASAP. Du kan forvente et svar Senest. For alt hvad du har brug for med det samme, kan du kontakte .,
opsætning af office-meddelelser fjerner gætterier udført af kunder, når et svar ikke kommer tilbage med det samme.fordele ved at bruge personlige automatiske meddelelser uden for kontoret:
- deling af specifikke forretningsoplysninger giver dig muligheden for at uddybe dit forhold til dine klienter.
- at tilbyde præcise meddelelser giver gennemsigtig information og reducerer risikoen for forvirring.,
- En god autoresponder kan sende besøgende til din virksomheds hjemmeside, hvis de har brug for øjeblikkelig hjælp.
Endelige tanker
hver kundeinteraktion er vigtig for at fremvise din brandpersonlighed, og meddelelser om automatisk svar er ikke forskellige. Derfor er du nødt til at gøre den rigtige brug af enhver lejlighed og omdanne den til en god oplevelse. Automatiserede svarmeddelelser hjælper dig med at give en god kundeoplevelse og sætter også den rigtige forventning.
