en RFP involverer typisk mere end en anmodning om prisen.,ion og historie, finansielle oplysninger (kan virksomheden levere uden risiko for konkurs), teknisk formåen (bruges på større indkøb af tjenesteydelser, hvor det element, har ikke tidligere været foretaget, eller hvor kravet kunne opfyldes ved forskellige tekniske midler), produkt information såsom lager tilgængelighed og forventet afslutning periode, og kundereferencer, der kan kontrolleres for at bestemme en virksomheds egnethed (herunder uddannelses-og militære baggrund af sine medarbejdere om projektet — college kandidater og folk med avanceret college grader kan tilføje “værdi” fra tilbudsgiver).,
den allestedsnærværende tilgængelighed af internettet har fået mange offentlige myndigheder til at henvende sig til statslige eller leverandørdrevne websebsteder, der leverer lister over RFP ‘er samt RFI’ er og RF. ‘ er. Mange tillader leverandører at tilmelde sig uden beregning for at modtage e-mails med anmodninger enten generelt eller for specifikke kategorier af produkt eller service, som der er interesse for., I nogle tilfælde udføres hele processen online med svar som scannede dokumenter eller PDF-filer uploadet til serveren; i andre tilfælde eller af juridiske grunde skal et svar sendes i papirkopi og/eller på CD/DVD-disk eller flashdrev via mail eller leveringstjeneste.
I den militære af mange lande, en RFP, der ofte rejses, for at opfylde et Operationelt Krav (ELLER), hvorefter militære indkøb myndighed vil normalt udstede en detaljeret teknisk specifikation over, hvilke tilbud (dvs, – bud) vil blive foretaget af potentielle entreprenører., I den civile brug er en RFP normalt en del af en kompleks salgsproces, også kendt som virksomhedssalg.
RFP ‘ er indeholder ofte specifikationer for den vare, projekt eller tjeneste, som der anmodes om et forslag til. Jo mere detaljerede specifikationerne er, desto større er chancerne for, at det leverede forslag vil være nøjagtigt. Generelt sendes RFP ‘ er til en godkendt leverandør eller leverandørliste.
tilbudsgiverne returnerer et forslag med en bestemt dato og klokkeslæt. Sene forslag kan eller måske ikke overvejes, afhængigt af vilkårene i den oprindelige RFP., Forslagene bruges til at evaluere egnetheden som leverandør, leverandør eller institutionel partner. Organisationer følger typisk en detaljeret leverandørscreeningsproces for at kortlægge de leverandører, der skal inviteres til yderligere forhandlingsrunder. Denne screeningsproces kan enten være leverandør scoring modeller eller interne diskussioner inden for køber organisation. Der kan afholdes drøftelser om forslagene (ofte for at afklare den tekniske kapacitet eller for at notere fejl i et forslag eller i mange tilfælde at forhandle om prisen)., I de fleste tilfælde kan kun udvalgte tilbudsgivere blive inviteret til at deltage i efterfølgende bud eller blive bedt om at indsende deres bedste tekniske og økonomiske forslag, ofte benævnt et bedste og endelige tilbud (Bafo). Efterfølgende ændringer kan betegnes som det bedste og reviderede endelige tilbud (BARFO).
Når begge parter, dvs en køber organisation og sælger organisation, blive enige om de tekniske og kommercielle vilkår og betingelser for forslaget, kan de gå videre til næste trin, som kontraktens underskrivelse, statement of work, som ville formalisere købe transaktioner.,
i dag bliver mange organisationer mere samarbejdsvillige i udviklingen af RFP ‘ er; dette gælder især for universiteter og andre større offentlige enheder, der foretager større teknologikøb. RFP-udstedende grupper bede om specifikke use cases, snarere end at give en liste af funktioner, og sikre, at de har mulighed for at omfatte demonstrationer, webinars og møder som en del af RFP-proces for at sikre, at de har en stærk forståelse af, at alle konkurrerende produkter, før de foretager et køb.
