de Fleste virksomheder frygter processen af at indsamle betaling på kriminelle kundernes konti. De fleste har næppe tid til at foretage alle telefonopkald eller sende e-mails, endsige lave et individualiseret indsamlingsbrev for hvert trin i indsamlingsprocessen. At sende et personlig opfølgningsbrev hvert par uger hjælper dog virkelig med at indsamle betaling til tiden.,
skrivning af et indsamlingsbrev kræver, at man følger de rigtige trin og inkluderer den rigtige tone for at informere dine kunder om, at en gæld skyldes og er forfalden. Der er fire forskellige indsamling breve, som du bliver nødt til at sende til dine kunder før leje en samling agentur eller optage det som en dårlig gæld udgift.
Indholdsfortegnelse
Hvad skal indgå i en samling brev?,
Når du udarbejder et indsamlingsbrev, er det vigtigt, at du forbliver professionel, men alligevel fast. Du skal lade din debitor vide, at du er seriøs med at indsamle din betaling, samtidig med at du gør dit bedste for at bevare dit forhold til dem.,
Her er nogle oplysninger, som skal medtages eller udelukkes i din samling brev:
- Holde din samling brev korte og til det punkt; brug et enkelt sprog
- brevet skulle skrives ikke håndskrevne
- Brug virksomheden brevpapir
- Virksomhedens brevpapir
- Betaling datoer
- Acceptabel betalingsmetoder
- Dine kontaktoplysninger, dvs,, telefonnummer, e-mails adresse og din e-mail-adresse
Do ‘s og Don’ ts for at Skrive en Samling Brev
Der er to centrale mål, som alle ønsker at opnå ved udgangen af indsamlingen, få betalt og vedligeholde dit forhold til kunden.,t
Don ‘ ts
- du Må ikke bruge hårde ord
- ikke chikanere kunde
- Ikke sende dem sms-beskeder
- ikke kommunikere med dem via sociale medier links
De Fire Typer af Samling Breve
Der findes fire forskellige typer af samling bogstaver, som man skal sende til kunden, når krævende betalinger fra dem., Husk, at hvis din kunde ikke reagerer på dine telefonopkald eller et af bogstaverne, behøver du ikke at sende dem et ekstra brev, medmindre de ikke følger med betalingerne. De første to collection letter formater er lette, mens de sidste to har lidt mere aggressivt sprog.
det første indsamlingsbrev
det første indsamlingsbrev skal kun sendes til kunden, når du har forsøgt at nå dem via telefon og e-mail.,
Hvis du kontakter dem, og de accepterer at foretage deres betalinger og deres manglende overholdelse af aftalen, skal du derefter fortsætte med at sende dem det første indsamlingsbrev. Generelt skal det første indsamlingsbrev sendes senest 14 dage efter fakturaens forfaldsdato.
prøve 1:
kære,
Dette er en venlig påmindelse om, at din konto er forsinket. I henhold til vores nuværende poster er din udestående saldo $100. Vi har sendt dig en detaljeret mail med dine kontoudtog., Hvis du ikke har modtaget disse e-mails og dokumenter, her er en oversigt over din konto.
Faktura-nummer: 12345
Faktura Dato: 19/02/2018
Beløb: $100
på Grund af dato: 01/01/2018
forfaldsperiode:49 dage.
Vi vil være glade, hvis du informerer os om status for denne betaling. Kontakt os Venligst eller send din betaling på $ 100 til nedenstående adresse inden den 19. februar 2018, hvis du ikke har gjort det.
att: regnskab Dept.,
hvis der er fejl i denne faktura, eller du ikke kan betale nu, bedes du kontakte mig, så vi kan foretage de nødvendige ændringer eller arrangere en anden betalingsplan. Tak for dit hurtige svar på denne anmodning.
med venlig Hilsen
Den Anden Samling Brev
Den anden samling brev sendes som regel efter at have forsøgt at nå kunden via telefon for at se, om de har modtaget det første brev, og for at se, om de vil gerne gøre nye betalingsordninger., Hvis din indsats for at nå kunden via telefon ikke lykkes, er det tid til nu at sende dem et andet indsamlingsbrev. Den vigtigste forskel mellem den første og den anden samling breve er, at du vil medtage det faktum, at du forsøgte at nå ud til dem i det første bogstav.
prøve:
kære,
Vi har ikke modtaget din betaling på $100 eller et svar på det brev, vi sendte dig dateret 19.februar 2018. Din konto er forfaldne dage, og din saldo er $ 100.,
vi vil sætte pris på det, hvis du lader os hjælpe dig med hurtigt at overføre betalingen for at undgå sanktioner eller handlinger, der kan påvirke din kreditvurdering og fremtidige kreditgrænser hos vores virksomhed. Hvis der er nogen grund til, at du ikke er i stand til at betale fuldt ud, bedes du kontakte os for en ny betalingsplan, der er gensidigt praktisk.
ellers skal du indsende din betaling på $100 ved lukketid, marts 1, 2018., Husk, at vi accepterer kreditkortoplysninger via vores online betalingsportal, over telefonen, eller vi har vedlagt en selvadresseret konvolut for din bekvemmelighed, hvis du beslutter dig for at sende en check med posten.
Vi ser frem til dit hurtige svar på dette brev og din fortsatte forretning.
Med venlig hilsen
det tredje Indsamlingsbrev
Når du har sendt det første og det andet bogstav, skal du prøve at nå kunden via telefon eller e-mail., Hvis de undlader at gøre nogen form for forsøg på at kommunikere med dig inden for de første par uger, vil du derefter nødt til at sende dem en tredje samling brev.
ligesom det andet indsamlingsbrev skal du informere kunden om dine tidligere forsøg, som alle ikke lykkedes, og dermed din grund til at sende det tredje brev.
eksempel:
kære,
indtil nu har vi ikke hørt fra dig eller modtaget nogen betaling vedrørende den faktura, vi sendte dig. Vores mange forsøg på at ringe eller e-mail du er også gået ubesvaret., Din konto er dage forfaldne, og din udestående saldo er $ 100.
venligt formål at betale fuldt ud inden udgangen af virksomheden i dag eller kontakt os for at udarbejde en aftalt betalingsplan inden i dag. I modsat fald vil vi blive tvunget til at overdrage din faktura til et inkassobureau eller vores advokat.
jeg ser frem til at høre fra dig, før denne handling er taget for at undgå skade på din kreditvurdering eller vores fremtidige forretningsrapport. Kontakt mig straks, så vi kan løse denne sag i mindelighed.,
med venlig Hilsen
Den Fjerde og Sidste Samling Brev
Selv om der er nogle undtagelser, af den tid, du beslutter dig for at sende den fjerde samling brev, det skal være krystalklart, at din kunde er enten ude af stand til at betale eller er ufrivilligt misligholder deres gæld. Det sprog, du bruger i dette brev, skal være selvsikker, men skal forblive professionelt.
det anbefales, at du sender dette brev via certificeret mail, da du vil have bevis for, at kunden har modtaget brevet.,
prøve:
kære,
På dette tidspunkt har vi ikke hørt fra dig, og vi har heller ikke modtaget betaling vedrørende vores faktura på $100 til dig, der forfalder den 1.januar 2018. Vi har også forsøgt at nå dig via telefon, e-mails, breve, men du har fortsat med at ignorere os.da vi ikke har udarbejdet dette problem direkte med dig, beklager jeg at informere dig om, at vi har videresendt dette problem til kreditbureauet og overdraget denne faktura til et inkassobureau, som vil kontakte dig vedrørende betaling af denne faktura.,v>
Når du vil Leje en Samling Agentur
Du bør overveje at leje en samling agentur efter flere forsøg på at samle sig på en kriminel konto, når du forsøger at nå ud til kunden via mobiltelefon og e-mail bærer ingen frugt., En ting, du skal huske, at hvis du søger tjenester fra et indsamlingsbureau, modtager du ikke det fulde beløb, der skyldes dig. De fleste indsamlingsbureauer opkræver mellem 25-45% af det samlede indsamlede beløb. Afhængigt af det beløb, der skal indsamles, leje en samling agentur kunne bare være det bedste træk at gøre.
Sådan undgår du problemer med indsamling af betalinger
Hvis du har været i en virksomhed længe nok, er du sandsynligvis stødt på en klient, som du måske har haft svært ved at indsamle betalinger fra dem., For at minimere sådanne situationer sker igen, er der et par ting, du kan gøre. For eksempel kan du tilbyde rabatter for tidlig betaling og køre en virksomhedskreditcheck på dine kunder for at se, om de har potentialet til at foretage betalingerne.
Her er et par tip til, hvordan du kan bruge til at undgå problemer, når du indsamler betalinger fra kunder:
Revie.Aging Report (A/R)
den tilgodehavende rapport er en af de vigtigste finansielle rapporter, man altid bør være opsat på., Det omfatter oplysninger om alle de ubetalte kundefakturaer, herunder fakturabeløbet, dato, forfaldsdato, og antallet af dage fakturaen er forfaldne.
Tilbyd tidlige Rabatbetalinger
den bedste måde at afbøde betalingsopkrævningsproblemer er ved at tilbyde kunderne et incitament, når de foretager deres betaling til tiden. Dette kan være hvor som helst mellem 1-5% og kræver generelt, at de foretager betalingen inden for 10 dage efter fakturadatoen. De fleste kunder vil være for ideen og vil haste for at sikre, at de ikke går glip af rabatten.,
Anmod om indskud på forhånd
selvom det måske lyder lidt akavet i starten, er det mere almindeligt at bede kunderne om at indbetale, før de leverer varerne og / eller Tjenesterne, end du måske tror. Det anbefales, at du altid bede om et depositum, hvis; du har at gøre med nye kunder, høj dollar projekter, eller projekter end køre i mere end 30 dage.
Kør en Business Credit Check
ligesom din kredit score, skal du køre en kredit check for at bestemme den potentielle kundes business credit profil, herunder deres betaling historie., Dette er vigtigt som ved at gøre dette; du vil have et generelt overblik over klientens betalingsadfærd og hjælpe dig med at fastslå, om det ville være bedst, hvis du gennemførte nogen forretning med dem.
Ofte Stillede Spørgsmål
Der er ikke noget klart svar på dette spørgsmål. Og det generelle svar her er ” det afhænger af.,”Hvis du for eksempel var i stand til at indsamle betalingerne uden at skulle videresende klienten til et inkassobureau, skal du overveje at arbejde med klienten igen med det advarsel, at du vil kræve, at de foretager et depositum på forhånd.
man bør overveje flere ting, når du vælger det bedste indsamlingsbureau; disse inkluderer:
• spørger, om agenturet bruger springsporing
• verificerer, at agenturet er legitimt
• sørge for, at agenturet er forsikret
• sammenligne gebyrer og uforudsete omkostninger
• osv.,
Der er to måder, hvorpå indsamlingsbureauer normalt bliver betalt: flade gebyrer og beredskabsgebyrer. De fleste indsamlingsbureauer opkræver imidlertid beredskabsgebyrer; dette betyder simpelthen, at hvis kunden ikke betaler, bliver de heller ikke betalt. Beredskabsgebyrer kan køre hvor som helst fra 25-45% af indsamlingsbeløbet. Men det afhænger af forskellige faktorer som Hvor længe gælden har været udestående, og antallet af forsøg, man har gjort i forsøget på at indsamle på gælden.
