stel je voor dat je contact opneemt met een bedrijf voor ondersteuning en dat je al een paar dagen niets van hen hebt gehoord. Is het geen frustrerende situatie? Dit is een van de gemeenschappelijke scenario’ s veel klanten geconfronteerd als bedrijven niet om problemen te begrijpen door zich in de schoenen van klanten.
na één negatieve dienstervaring zal 51% van de klanten nooit meer zaken doen met dat bedrijf. Vandaar, het leveren van een uitstekende service is het belangrijkste onderdeel van customer retentie strategieën., Automatisch antwoord berichten zijn de beste manieren om een transparante verbinding met uw klantenkring te behouden.
geautomatiseerde antwoordberichten kunnen klanten op de hoogte houden met de juiste antwoorden die uw zorg voor hen tonen. Met moderne toepassingen van kunstmatige intelligentie (AI), zijn er nieuwe manieren om uw klantcommunicatie te automatiseren en verzoeken van klanten efficiënter af te handelen.
Wat is een automatisch antwoordbericht?
geautomatiseerde antwoordberichten zijn vooraf gedefinieerde antwoorden die worden gebruikt om met klanten te communiceren over specifieke scenario ‘ s en informatie transparant te houden., Het helpt klanten om te begrijpen wat er eigenlijk gebeurt – of uw agenten bezig zijn, buiten kantoor, of op vakantie.
automatische antwoorden helpen om verbonden te blijven met klanten, zelfs als het specifieke kanaal op dat moment niet beschikbaar is. Wanneer u niet op kantoor of druk bent, is het uiterst nuttig om gepersonaliseerde berichten te bieden, omdat het tevredenheid en positieve merkervaring geeft.
Waarom zijn automatisch antwoordberichten belangrijk voor bedrijven?,
geautomatiseerde antwoordberichten zijn een geweldige manier voor bedrijven om te voldoen aan de verwachtingen van de klantenservice van het ontvangen van een snel antwoord voor hun chat-of e-mailverzoeken. Geautomatiseerde antwoordberichten stellen bedrijven in staat om:
- transparante communicatie met klanten te onderhouden en hen op de hoogte te houden van het beheer van hun vragen.
- door geautomatiseerde e-mailberichten in te stellen, kunnen bedrijven continu klantcontact hebben via alternatieve kanalen.
- merken met klantenwaarde die snelle reacties leveren., Met auto reply berichten, merken kunnen klantenservice verzoeken die de tevredenheid te stimuleren te erkennen.
Best practices voor het maken van automatische antwoordberichten
bedrijven vertrouwen op het leveren van uitstekende voorbeelden van geautomatiseerde antwoordberichten om de verwachtingen van klanten te beheren en ze zich gewaardeerd te laten voelen. Het wordt echter aanbevolen om de belangrijkste ideeën te volgen voor het maken van professionele automatische antwoordberichten om directe communicatie te bieden.
laten we de beste praktijken uitvoerig bespreken.,
set clear customer expectations
een veel voorkomende uitdaging voor klanten is automatisch beantwoorden van e-mail of sms-berichten zonder specificatie over de geschatte wachttijd om antwoorden te krijgen voor hun vragen.
Hier zijn veelvoorkomende voorbeelden van geautomatiseerde berichten die klanten ontvangen.
- “We nemen binnenkort contact met u op”.
- “Dank u voor het contact met ons”.
- “onze vertegenwoordiger nemen zo snel mogelijk contact met u op”.
bovenstaande automatische berichten klinken niet betrouwbaar omdat de tijd niet is gespecificeerd in uren, dagen of week., Hier is een goed voorbeeld dat bedrijven kunnen volgen om effectieve customer service communicatie te leveren.
het verstrekken van geschatte tijd aan klanten voor het krijgen van antwoorden is de eerste en belangrijkste beste praktijk die bedrijven moeten volgen. Meestal, wanneer klanten weten wat de wachttijd is, ze zijn niet erg gefrustreerd. Daarom is het stellen van duidelijke verwachtingen cruciaal voor het leveren van een uitstekende service.
Help uw gebruikers te weten wanneer ze een antwoord moeten verwachten., Het is gemakkelijk om klanten de beschikbaarheid van uw team te laten zien en hen te laten weten wanneer ze hulp van uw team kunnen krijgen. U kunt hun verwachtingen te beheren door het instellen van uw kantooruren en verwachte reactietijd.
alternatieve manieren van klantcontact bieden
bedrijven die autoresponderberichten verzenden, moeten ervoor zorgen dat ze alternatieve contactopties bieden. De geautomatiseerde e-mail reacties of sms-berichten moeten duidelijk vermelden op welke manier klanten kunnen uit te reiken naar het bedrijf.,
Hier is een voorbeeld van een automatisch antwoordbericht dat een alternatieve e-mailcontactoptie biedt om klanten te helpen tijdens de afwezigheidsperiode. Dus, het helpen van klanten niet om geïmproviseerde beslissingen te nemen en te begrijpen de volgende loop van de verhuizing.,
De alternatieve contactmogelijkheden kan worden aan de klanten aangeboden worden:
- contactformulier
- Hotline nummer
- Live chat
- E-mailadres
- Support sectie
Wanneer u delen van een transparante, zakelijke informatie en bieden een alternatieve manier wanneer het betreffende kanaal is niet beschikbaar, het levert een prachtige ervaring.,
Focus op de taaltoon
De taaltoon is een cruciaal onderdeel van uw merkberichten. Het omvat verschillende aspecten van de communicatie, zoals de gebruikte woorden, het niveau van formaliteit. Het implementeren van een goede taal toon stelt bedrijven in staat om de manier waarop het communiceert te verenigen.
bij het aanmaken van automatisch reagerende e-mails is het essentieel om je te concentreren op de toon en de taal., Het betekent:
- U moet technische jargons vermijden
- vermijd complexe woordenschat die verwarring veroorzaakt
- Handhaaf een vriendelijke toon
stel u voor hoe gemakkelijk uw klanten zich voelen wanneer ze een warme en vriendelijke automatische boodschap die menselijk klinkt. Vandaar wanneer u ambachtelijke autoresponders, het houden van uw merk stem en stijl is zeer belangrijk om een menselijk tintje te geven.
let goed op tekenen van negatieve taal of neigingen om eentonig te klinken., In plaats daarvan kunt u eenvoudige, alledaagse woordenschat gebruiken om uw boodschap over te brengen.
Geef de optie” wat volgende ” aan klanten
geautomatiseerde e-mailberichten genereren een 70,5% hogere open rate en een 152% hogere click-through rate dan standaard marketingberichten. Briefing wat de volgende stap van actie zou zijn geeft klanten transparante informatie.
als uw automatische antwoordberichten klanten het’ wat volgende ‘ beeld geven, zal het klanten het gevoel geven dat u als merk hun probleem kunt visualiseren door hun schoenen aan te trekken.,
het erkennen van de klantenservice berichten met goed ontworpen auto responders helpt hen om te weten wat uw volgende stap zal zijn voor het verzoek dat ze hebben ingediend. Ze worden er zeker van dat u als een bedrijf zijn op zoek naar het probleem en ze zullen de resolutie binnenkort te krijgen.
maak uw geautomatiseerde berichten aantrekkelijk met visuals
Visuals werken altijd, of ze nu in berichten of elders worden gebruikt. In feite, communicatie die beelden bevatten produceren 650% hogere betrokkenheid dan tekst-alleen berichten.,
dwingende visuals trekken de aandacht, brengen automatische berichten tot leven, en ze voegen een vonk van creativiteit en verbeelding aan uw bericht.
55% van de makers van B2C-content zegt dat het maken van Visuele content nu de belangrijkste prioriteit is. Hier zijn de belangrijkste manieren van hoe het toevoegen van visuals verbetert uw Automatisch antwoord berichten.
- door visuals of GIF-afbeeldingen toe te voegen aan geautomatiseerde antwoordberichten, heeft u een grotere kans dat klanten uw e-mails lezen en de gewenste call-to-action (CTA) invullen.,
- het opnemen van afbeeldingen of GIF-afbeeldingen in de geautomatiseerde e-mailberichten maakt het interessant en aantrekkelijk voor de ontvangers.
- Visuals verbeteren de beschrijving van uw berichten die naar uw klanten worden verzonden.
Personaliseer uw geautomatiseerde berichten
de marketing tactieken van bedrijven moeten gericht zijn op het aanpassen van de Clientervaring om elke interactie zinvol en waardevol te maken., Het personaliseren van uw geautomatiseerde antwoorden maakt uw klanten een goed gevoel (als je het goed doet) omdat het helpt je iets dat is eigenlijk nuttig en gericht zeggen.
er is gewoon geen betere manier om uw klanten te betrekken over verschillende aspecten van uw merk anders dan het gebruik van een auto-text om hen voldoende op de hoogte te houden.
het personaliseren van de automatische antwoordberichten helpt op verschillende manieren:
- om de klanten tevreden te houden als ze gefrustreerd raken wanneer hun ervaring niet gepersonaliseerd is.,
- Houd rekening met de verwachtingen van klanten, aangezien maximale consumenten gepersonaliseerde diensten van merken verwachten.
- Create brand evangelists as customers are likely to be repeat buyers of a brand that personalises interactions.
voorbeelden & voorbeelden van geautomatiseerde berichten (tekst, e-mail)
veel bedrijven gebruiken geautomatiseerde berichten om hun klanten te behouden en stellen goede voorbeelden voor andere bedrijven om te volgen., Met behulp van de auto antwoord berichten terecht helpt het bedrijf van het nemen van geïmproviseerde beslissingen.
Hier zijn enkele voorbeelden en sjablonen van automatische antwoordberichten in verschillende scenario ‘ s.
Offline berichten met live chat
als de bezoekers uw website landen na kantooruren of tijdens feestdagen en geen reactie krijgen, kunnen ze wegglippen. Ze kunnen belangrijke sales leads en ze te verliezen kan invloed hebben op uw bedrijf.
u kunt geautomatiseerde antwoordberichten configureren om klanten aan te moedigen hun vragen in te dienen.,
bedrijven kunnen offline berichten aanmaken in REVE Chat om hun klanten op de hoogte te houden van hun openingstijden en hen te begeleiden naar een snellere reactie.
onder de optie Aanpassen kunt u het pre-chat formulier configureren om gepersonaliseerde offline berichten te maken. U kunt duidelijk de openingstijden vermelden en klanten vragen om het formulier in te vullen met de relevante verkoop-of ondersteuningsvraag. Informeer hen dat uw support vertegenwoordiger zal worden verbinding met hen op zijn vroegst om het probleem op te lossen.,
automatisch antwoord berichten voor wachtrij
volgens American Express, “Zes op de tien klanten voelen dat bedrijven voldoen aan hun service verwachtingen”. Klanten zoeken naar een snellere oplossing en vertrouwen op de verwachtingen die bedrijven stellen met wachtrij tijd voor het evalueren van hun kwaliteit van de dienstverlening.
wanneer klanten automatische berichten ontvangen, hebben ze verwachtingen over de wachttijd (in termen van aantal voor bijvoorbeeld 4 minuten of 4e positie), die hun klantenservicebeleving kunnen maken of breken.
Hier is een goed voorbeeld van het instellen van een wachtrijbericht wanneer al uw ondersteuningsagenten bezig zijn.,
een van onze support champions zal u binnenkort bijwonen. Je staat in de rij. Uw wachttijd zal ongeveer zijn . Dank je. We waarderen uw geduld.
REVE Chat biedt de sjabloon voor het instellen van gepersonaliseerde wachtrijberichten en exact wachten om hun verwachtingen van klanten te beheren. Onder de aanpassingsoptie van het dashboard, u kunt klantgesprekken beheren door het verstrekken van geschatte tijd en bericht.,
Busy autoresponders
het hebben van een professioneel geautomatiseerd bericht wanneer u druk genoeg bent om vragen van klanten meteen te beantwoorden, kan de juiste toon zetten voor uw bedrijf en klanten informeren wanneer ze het antwoord kunnen verwachten.
Het maakt een positief verschil wanneer u automatisch antwoordberichten maakt die voldoen aan de basiselementen van gepersonaliseerde berichten gevolgd door begroetingen.
Hier zijn enkele goede voorbeelden van geautomatiseerde berichten die bedrijven kunnen volgen:
- o goedemorgen!, Al onze ondersteuningsagenten zijn nu bezig. Uw geschatte wachtrijtijd is 6 minuten. Bedankt dat je contact met ons opnam.
- Hé goedemorgen! Het spijt me dat je moet wachten op als al onze ondersteuning leidinggevenden bezig zijn. We waarderen uw geduld. Dank je!
Out of office geautomatiseerde antwoordberichten
Out of office (OOO), berichten kunnen een ongelooflijk hulpmiddel zijn om uw succes te voeden. Een goede away bericht kunt u uw klanten vertellen dat je weg bent en moedigt hen aan om te bewegen binnen de sales funnel met meer gemak., Met behulp van geautomatiseerde berichten tijdens feestdagen of conferenties kan sociale verbindingen met ontvangers te creëren.
enkele voorbeelden van Out of office auto responders:
- Hallo! Ik ben niet op kantoor tot het zover is . Als je iets nodig hebt voor die tijd, neem dan contact op met at of om hulp te ontvangen.
- Hallo! Dank u voor uw e-mail. Ik ben nu weg, maar ik bel je zo snel mogelijk terug. U kunt een antwoord verwachten van latest. Voor alles wat je direct nodig hebt, kun je contact opnemen .,
het instellen van out of office-berichten verwijdert het giswerk dat door klanten wordt gedaan wanneer een antwoord niet meteen terugkomt.
voordelen van het gebruik van gepersonaliseerde Out of office geautomatiseerde berichten:
- het delen van specifieke bedrijfsinformatie geeft u de mogelijkheid om uw relatie met uw klanten te verdiepen.
- het aanbieden van precieze berichten biedt transparante informatie en vermindert het risico op verwarring.,
- een goede autoresponder kan bezoekers naar de website van uw bedrijf sturen als ze onmiddellijk hulp nodig hebben.
Final thoughts
elke interactie met de klant is belangrijk om uw merkpersoonlijkheid te laten zien en automatisch antwoordberichten zijn niet anders. Vandaar, je nodig hebt om het juiste gebruik van elke gelegenheid te maken en om te zetten in een goede ervaring. Geautomatiseerde antwoordberichten helpen u om een geweldige klantervaring te bieden en stelt ook de juiste verwachting.
