het idee in het kort
u hebt de opdracht gekregen om de kosten van uw afdeling met 10%, 20% of 30% te verlagen. Hoe doe je het?
verwacht eerst niet dat je je doel bereikt met een enkel groot idee. Je hebt een combinatie van 10 of meer acties nodig. Ten tweede, overeenkomen met de soorten kansen die u onderzoekt en implementeren om de mate van kostenreductie vereist.
om tot 10% te komen, gebruik je incrementele ideeën die de interacties van je organisatie of afdeling met anderen niet significant verstoren.,
om 20% te bereiken, moeten ideeën voor het reorganiseren van activiteiten worden onderzocht. Dit elimineert vaak de laagste waarde degenen, met een matige impact op andere afdelingen.
om 30% of meer te verminderen, streven naar cross-afdeling en programma-eliminatie ideeën. Maar vergeet niet dat ze het grootste potentieel hebben om organisatorisch storend te zijn.
u bent al enige tijd een goede manager van een grote afdeling. Je hebt het goed gedaan. Waar mogelijk, heb je bezuinigd., Maar nu is een bestelling naar beneden gekomen (van hoog genoeg boven dat je niet de vrijheid hebt om te debatteren over de wijsheid of haalbaarheid) decreten dat je moet vinden een extra 10%, 20%, of zelfs 30% in administratieve kostenverlagingen, ontslagvergoeding afgezien. Je ziet gewoon niet hoe het gedaan kan worden.
uw leven verder compliceren zijn de beperkingen op uw keuzes. Omdat je niet direct rapporteert aan de CEO, ben je niet in de positie om strategiewijzigingen te bepleiten of wholesale shifts zoals offshoring na te streven., Ook kunt u met uw instructies niet aandringen op grote investeringen—bijvoorbeeld in nieuwe technologie—die u in staat stellen andere afdelingen te vervangen. Nee, je moet dit op de moeilijke manier doen: één item per keer en in korte volgorde.
u bent niet alleen. In de afgelopen 30 jaar hebben we gewerkt in, geleid, of verstrekt advies bijstand aan tal van organisaties in deze situatie—met inbegrip van productiebedrijven, financiële instellingen, professionele-dienstverlenende bedrijven, high-tech start-ups, nutsbedrijven, en universiteiten., Uit onze ervaring blijkt dat de mogelijkheden om administratieve kosten te verlagen vrijwel overal dezelfde patronen volgen. De lessen die we hebben geleerd lossen misschien niet je hele probleem op, maar ze moeten je een flinke sprong op het geven.
Als u begint met uw zoektocht naar administratieve kostenbesparingen, houd dan twee belangrijke punten in gedachten:
ten eerste, vergeet het vinden van een enkel idee dat de kostenstructuur van uw organisatie of afdeling radicaal zou veranderen, waardoor uw probleem in één keer zou worden opgelost., (Als een dergelijk idee bestond, zou het hoogstwaarschijnlijk zoveel risico met zich meebrengen dat de organisatie nooit bereid zou zijn om het uit te voeren. In plaats daarvan, moet u van plan om uw doel te bereiken met een combinatie van 10 of Meer acties.
ten tweede zal de mate van organisatorische verstoring veroorzaakt door uw reducties meestal evenredig zijn met de mate van snijden u doet. Daarom moet u de reducties die u nastreeft afstemmen op uw spaardoel. Incrementele ideeën met minimale impact op andere afdelingen kunnen u toelaten om tot 10% van de kosten te trimmen., Redesign of reorganisatie ideeën vaak elimineren de laagst-waarde activiteiten, met een matige impact op andere afdelingen, en kan helpen bezuinigen op de uitgaven met maximaal 20%. Cross-afdeling en programma-eliminatie ideeën zijn meestal nodig als je streeft naar 30% of meer, maar ze hebben het grootste potentieel om organisatorisch disruptief te zijn.
10%: incrementele ideeën
De meeste afdelingen kunnen tot 10% van de kosten besparen zonder hun interacties met de rest van de organisatie te veranderen. De volgende soorten verlagingen komen het meest voor:
consolideer incidentals.,
tenzij kostenbesparing nieuw is voor het bedrijf, heb je al een einde gemaakt aan de meest discretionaire, comfortabele en niet-missiekritische voordelen en activiteiten, zoals vakantiefeesten, evenementtickets en terugbetaling van collegegeld. Als dat het geval is, probeer niet om meer te elimineren—je waarschijnlijk niet. in plaats daarvan, kijk of je kunt consolideren wat er over is. Combineer activiteiten zoals trainingsdagen en vieringen in afzonderlijke evenementen. Combineer evenementen over meerdere afdelingen. Het gebruik van externe middelen, zoals faciliteiten of trainers, kruisloos plannen. Je zult versteld staan van de mogelijkheden., Bijvoorbeeld, een universiteit vastgesteld dat ouders ‘ Weekend en Homecoming waren beide veel te waardevol om te elimineren—maar vond dat het kon besparen bijna 40% van de gecombineerde kosten door het houden van de twee evenementen op hetzelfde weekend.
combineer activiteiten zoals trainingsdagen en vieringen in afzonderlijke evenementen, en plan het gebruik van externe middelen door elkaar.
achterstallige personeelsacties uitvoeren.
alle administratieve afdelingen, met inbegrip van efficiënte afdelingen, hebben onopgeloste personeelskwesties., Dat geldt zelfs voor degenen die door eerdere ronden van kostenreductie zijn geweest. Nadat u de gemeenschappelijke truc van het Claimen van kostenbesparingen door het verlaten van vacante posities onvervuld hebt uitgeput, moet u de banen van minder-dan-volbezet mensen herstructureren en het probleem van de onderpresterende confronteren.
u zult twee soorten mensen vinden die minder dan volledig bezet zijn. De eerste is meestal gemakkelijk te herkennen: deze werknemers brengen de meeste tijd door in de hallen. Ze organiseren de verjaardagsfeestjes op kantoor., Misschien werden hun banen een jaar geleden eenvoudiger gemaakt door het nieuwe online HR-of financesysteem en werden er nooit nieuwe taken toegewezen. Het tweede type omvat werknemers die zowel onaangename maar waardevolle taken en aangename maar minder waardevolle degenen doen. Eventuele efficiëntiewinsten in het eerste deel van hun baan worden meestal gecompenseerd door een te grote focus op het laatste. Dat was het geval voor de kantoorbeambten van een bank waar we een paar jaar geleden mee werkten. Het bedrijf had miljoenen dollars uitgegeven om het verkoopproces efficiënter te maken, maar de verkoop groeide niet., We ontdekten dat de officers hun vrije tijd besteedden aan het beter bedienen van bestaande klanten en het lezen van nieuwe producten-maar niet aan het bellen van klanten en verkopen (waar ze het minst van genoten). We hebben de bank geleerd om filiaalmanagers een keuze te bieden telkens wanneer ze een arbeidsbesparende innovatie implementeerden: banen combineren en het aantal medewerkers verminderen of de verkoopdoelstellingen van het filiaal met een evenredig bedrag verhogen.
na het omgaan met uw minder-dan-drukke werknemers, moet u de personeelsactie ondernemen die u waarschijnlijk al een tijdje vermijdt: het beëindigen van de underperformers., Elke afdeling heeft er een of twee. De manager weet dat hun werk niet bevredigend is geweest, maar voelt zich ongemakkelijk over het ontslaan van hen-meestal om volledig begrijpelijke redenen, zoals vriendelijkheid (“Mary’ s persoonlijke situatie is zo moeilijk op dit moment”) of onaangenaamheden (“de rest van de afdeling zal boos zijn als we laten Bill gaan”). Geef toe: Je weet al wie deze mensen zijn. Over twee jaar kun je ze misschien niet meer beschermen. Ze zullen twee jaar ouder zijn, wat het voor hen moeilijker kan maken om elders vergelijkbare posities te krijgen., Doet ‘redden’ hen vandaag echt een plezier?
sommige managers slagen er niet in om deze problemen aan te pakken vanwege vermeende procedurele belemmeringen (“HR zegt dat we Fred’ s ondermaatse prestaties moeten documenteren en een proeftijd moeten doorlopen—het is gewoon te veel gedoe”). Maar je kunt manieren vinden om die barrières te omzeilen. We hebben ooit gewerkt met een bedrijf dat 94% van alle midlevel managers de hoogste rating op zijn schaal had gegeven tijdens de meest recente evaluatieperiode., In eerste instantie zei de HR-afdeling dat de cijferinflatie het onmogelijk maakte om onderpresterende mensen aan te pakken, dus nam de divisievoorzitter een andere aanpak en onderzocht de structuur van zijn organisatie opnieuw. Hij herdefinieerde alle banen van de managers in het middenkader, waardoor ongeveer 25% van hen niet meer nodig was. Omdat de functievereisten nieuw waren, deden vroegere HR-ratings er niet toe. Hij creëerde een proces om ervoor te zorgen dat de mensen die het best gekwalificeerd zijn voor de nieuwe banen hen kregen; de anderen werden vrijgelaten.
verminder de uitgaven voor afdelingsbeheer.,de meeste administratieve afdelingen (met name die met meer dan 20 werknemers) gebruiken maar liefst 20% van hun budget om hun eigen activiteiten te controleren en te coördineren. Bepaal welke delen van uw afdeling in wezen dezelfde taken uitvoeren als een jaar geleden. Die onderdelen hebben waarschijnlijk niet het niveau van toezicht nodig dat ze ooit hadden., Bij één bank ontdekten we dat oversupervisie van de kassiers de organisatie eigenlijk dubbel kostte: het moest de managers compenseren en betalen voor de verloren tijd die kassiers besteedden aan het bespreken met hun bazen van zaken die onafhankelijk hadden kunnen worden afgehandeld. De werkelijk waardevolle rol van de toezichthouders—het aanmoedigen van werknemers en het omgaan met uitzonderingen op de norm—zou kunnen worden uitgevoerd in minder dan een kwart van de tijd die mensen besteden “toezicht.,”Als vuistregel moet je het aantal uren dat aan toezicht wordt besteed met ongeveer 10% kunnen verminderen in elk jaar dat de taken van de afdeling grotendeels ongewijzigd blijven, zolang er maar weinig omzet is. Maar om waarde te winnen van deze vermindering, moet u de individuele bijdragen van de toezichthouders te verhogen.
controle krijgen over de “diverse” uitgaven.
in sommige afdelingen is het supplies; in andere is het telecom of computers. U kunt bijna altijd vinden 15% tot 20% van de uitgaven die niet nauw is beheerd., In een bijzonder flagrant voorbeeld, elke afdeling van een bedrijf waar we mee werkten, mocht tot $10.000 per jaar uitgeven aan briefpapier en benodigdheden zonder directe goedkeuring van superieuren te vragen—maar de productieafdeling kon geen goedkeuring krijgen door het normale kapitaalproces om de $8.000 bovenloopkraan te kopen die het nodig had. Al snel verscheen er een nieuwe kraan in de fabriek met de naam geschilderd op de zijkant: Briefpapier & Supplies. Zijn spirituele neef—een rijdende grasmaaier genaamd typemachine-werd gevonden in de onderhoudsafdeling.
loonsverhogingen tegenhouden.,
hoewel dit idee voor de hand ligt, wordt het meestal over het hoofd gezien. Dat komt omdat bijna elke manager (in veel gevallen onnauwkeurig) van mening is dat de leden van zijn of haar afdeling onderbetaald zijn. Neem contact op met HR om te zien waar uw medewerkers staan ten opzichte van de marktplaats. Als ze niet onder de markt, overwegen het houden van de gemiddelde loonsverhoging in uw afdeling tot 1% of 2% minder dan vorig jaar bedrijf gemiddelde.
stel afgewezen kostenbesparende ideeën opnieuw voor.,
tot slot wilt u terugkijken door de afgelopen drie begrotingscycli om te ontdekken waar uw afdeling productiviteitsverbeterende suggesties heeft voorgesteld die kleine investeringen vereisten. Ze kunnen zijn afgewezen vanwege beperkingen of andere prioriteiten (dit gebeurt vaak, bijvoorbeeld wanneer initiatieven systeemprogrammering vereisen en de middelen zijn elders gebonden). Nu is het tijd om die ideeën opnieuw voor te stellen.,
20% bereiken: ideeën herontwerpen
Het is zelden mogelijk om kostenbesparingen van 20% te bereiken, tenzij u een aanzienlijk deel van de werkinhoud van de afdeling verwijdert. Het is nooit een goed idee om hetzelfde werk te doen met 20% minder mensen.
streven naar het elimineren van elk werk waarvoor de kosten de waarde overschrijden-rekening houdend met het feit dat het zeker een bepaalde waarde heeft.,
u moet ernaar streven om elk werk waarvoor de kosten hoger zijn dan de waarde te elimineren (rekening houdend met het feit dat het zeker een bepaalde waarde heeft en dat snijden het een bepaalde hoeveelheid ongemak zal veroorzaken). Begin met het identificeren en aggregeren van alle mogelijkheden om de werklast van de afdeling te verminderen—zelfs bezuinigingen die slechts een kwart van een fulltime equivalent (FTE) positie zal besparen-en vervolgens de resterende activiteiten van uw afdeling te herverdelen over het kleinere aantal banen. Dit zal u toelaten om de beslissing om taken te elimineren scheiden van de identiteit van de personen die ze uitvoeren., U kunt dan bepalen welke mensen het meest geschikt zijn voor de nieuwe banen.
om werk effectief te elimineren, herzie de activiteiten van uw afdeling op drie manieren:
praat met uw tegenpartijen.
Hoe wordt de werklast van uw afdeling gevormd door andere groepen in de organisatie? Is uw rol bijvoorbeeld om informatie aan hen te verstrekken, of om door hen gegenereerde informatie te verwerken of op te slaan? Verergeren hun deadlines en vereisten uw werklast?,
indien dit het geval is, heeft cost een redelijke kans om de waarde te overschrijden (op het niveau van de geconsolideerde organisatie), omdat de afdeling die het werk nodig heeft de kosten niet rechtstreeks draagt. U gaat ervan uit dat de tegenpartij het werk hoog genoeg waardeert om uw inspanningen te rechtvaardigen, maar dat kan niet het geval zijn. Daarom moet u uw inspanningen zo veel mogelijk uitsplitsen—bijvoorbeeld door geografie en productlijn—en vervolgens controleren of elk deel van uw inspanning gerechtvaardigd is. Deze benadering kan verschillende soorten mogelijkheden aan het licht brengen, zoals:
het elimineren van contacten en coördinatoren.,
deze posities werden vastgesteld in de veronderstelling dat twee of meer groepen elkaars functies niet goed genoeg kunnen begrijpen om efficiënt te kunnen communiceren. Meerdere studies hebben aangetoond dat deze veronderstelling vaak verkeerd is. We hebben onlangs een manier gevonden voor een bedrijf om meer dan $600.000 per jaar te besparen door coördinatoren tussen HR en andere afdelingen in hetzelfde gebouw te elimineren. Coördinatoren waren waardevol voor afdelingen waarvan de activiteiten verspreid waren over het hele land, maar minder voor degenen in de buurt.
te hoge serviceniveaus verminderen.,
maakt u lange rapporten met uitgebreide gegevens wanneer alleen uitzonderingen van belang zijn of wanneer de werkelijke gevolgen van varianties vrij klein zijn? Stelt u rapporten op die betrekking hebben op korte perioden of worden geleverd in real time, wanneer langere periodes of tragere rapportage net zo goed aan de behoefte zou voldoen?, Een klant, ontdekten we, was nog steeds in dienst van een aantal fulltime Klerks te ziften door de dagelijkse rapporten en handmatig markeren “belangrijke” varianties lang nadat een systeem verbetering het begrip van het bedrijf had veranderd van welke varianties waren groot genoeg om uit te maken—negating de noodzaak om 95% van hen te onderzoeken. Wat erger was, de assistent van een senior executive erkende dat de rapporten niet langer nuttig waren, dus ze was gestopt ze aan haar baas te geven. En omdat ze niet op de hoogte was van de inspanning die nodig was om ze te creëren, had ze de opstellers van de rapporten niet op de hoogte gebracht.
Wijzig het proces.,
vaak worden interne administratieve processen bevroren, ondanks het feit dat ze na verloop van tijd niet meer efficiënt of effectief zijn. Het stellen van vragen op vier gebieden kan u helpen begrijpen of dit is gebeurd in uw afdeling en of u de kosten dienovereenkomstig kunt besparen:
verminderde zakelijke behoeften.
hoe zijn de zakelijke vereisten geëvolueerd sinds u voor het laatst het proces fundamenteel opnieuw hebt ontworpen? Misschien is de behoefte aan bepaalde gegevens afgenomen of helemaal verdwenen. Hoe zou je het proces vandaag anders ontwerpen, om aan de behoeften van vandaag te voldoen?,
handmatige processen.
waar gebruikt u mensen om formulieren of informatie herhaaldelijk te verwerken, in plaats van het elektronisch te doen, met weinig of geen menselijke tussenkomst?
uitzonderingen op de norm.
kosten de routinematige 90% van de items veel minder dan de uitzonderlijke 10%? Wat is er nodig om de uitzonderlijke af te schaffen? Bij een grote zorgverzekeraar vonden we dat een” schone ” claim 80% minder kost om te verwerken dan een claim die speciale behandeling vereist., Door het herontwerpen van zijn claimformulieren en het elimineren van uitzonderingen die er niet toe deden, bespaarde de klant meer dan de helft van de kosten van uitzonderingen.
Timing.
kunt u geld besparen door het tijdstip van de dag, de week of de maand waarop u bepaalde taken uitvoert te verschuiven? Bijvoorbeeld, hoe zit het met het doen van het werk wanneer de activiteit in uw afdeling is anders traag? Kan het efficiënter worden gedaan in batches? Is er een echte straf verbonden aan online beschikbaar voor minder uren van de dag? Zouden taken efficiënter kunnen worden uitgevoerd als ze niet op basis van first-in, first-out worden aangepakt?,
Ga weg van de mind-set voor de gordel en bretels.
historisch gezien werden managers beoordeeld aan de hand van de no-surprises standaard. De “goede” bereidden zich voor op elke gebeurtenis. Echter, door managers te belonen voor het beschermen tegen gebeurtenissen met een lage waarschijnlijkheid en lage gevolgen, heeft deze standaard voorspelbaar geleid tot extra kosten.
kijk eens waar u middelen spendeert aan de kans dat bepaalde gebeurtenissen zich voordoen. Hebben de gebeurtenissen zich de afgelopen vijf jaar niet voorgedaan? Als ze zouden plaatsvinden, zouden ze gênant zijn, maar niet erg duur?, Als je ja hebt geantwoord op één van de vragen, verspil je waarschijnlijk die middelen. Voorbeelden van voorzichtigheid overkill zijn het bijhouden van gedetailleerde records wanneer de informatie die u later nodig zou kunnen worden verzameld uit andere bronnen; het opslaan van gegevens voor het geval iemand in de toekomst zou willen om de situatie anders te analyseren; en het houden van gegevens online beschikbaar voor lange periodes (in plaats van in back-up opslag)., We ontdekten onlangs een kans om de IT-kosten van een bedrijf te verminderen met meer dan $300.000 in het eerste jaar, en tot $500.000 per jaar door het vijfde jaar, gewoon door het veranderen van de gegevensopslag beleid om beter te passen bij de behoeften.
veel functies van het personeel omvatten het herzien en combineren van informatie die afkomstig is van een gedecentraliseerde veldoperatie. Meestal, deze posities hark terug naar een tijd toen er veel fouten in de gegevens of grote verschillen van verwachtingen., Zelfs als fouten verminderen en verwachtingen meer routinematig worden voldaan, de meeste bedrijven blijven middelen besteden aan het controleren van 100% van de gegevens 100% van de tijd. Overweeg het elimineren van de beoordeling Volledig, het uitvoeren van het minder vaak, of het controleren van alleen die eenheden met een geschiedenis van het leveren van slechte gegevens. Eén fastfoodklant had dagelijks reconciliaties nodig van de kassaldi van elk van zijn 600 winkels, hoewel 99% van hen al meer dan een jaar geen fout had gemaakt. Het bedrijf ontdekte dat een keer per week meer dan voldoende was om fouten op te vangen voordat ze schade aandeden.,
30% of meer bereiken: Cross-afdeling en programma-eliminatie ideeën
Het is onwaarschijnlijk dat u kostenbesparingen van 30% of meer van uw bestaande budget zult vinden door alleen binnen uw afdeling te kijken. U zult echter verbaasd zijn over wat u kunt bereiken door te onderzoeken hoe goed het werk van uw afdeling past bij dat van de anderen. (Een organisatie kan inefficiënt zijn in totaal, zelfs als elke groep binnen het efficiënt is. Dus als je doel 30% of meer is, moet je breder denken.
coördineer parallelle activiteiten.,
veel afdelingen voeren soortgelijke activiteiten uit of kopen dezelfde items zelfstandig, op kleine schaal. In dergelijke gevallen kan coördinatie waardevolle besparingen opleveren. Zo kopen afdelingen vaak leveringen zonder rekening te houden met wat anderen bestellen. Dit voorkomt dat de organisatie haar gecombineerde koopkracht gebruikt om de prijzen te verlagen. Bij één bedrijf bestelde een afdeling de benodigdheden en apparatuur die anderen overtroffen. Vruchtbare gebieden om te onderzoeken zijn papier, fotokopieën, personal computers (vooral als slechts sommige afdelingen vereisen de nieuwste machines), en meubilair.,
Hier is een voorbeeld van coördinatie die verrassend grote besparingen belooft: veel organisaties slagen er niet in om aanzienlijke reiskortingen van hotels te krijgen, omdat ze niet erkennen dat hun verschillende afdelingen afzonderlijk personeel naar dezelfde locaties sturen. Dergelijke kortingen kunnen niet worden bereikt door middel van Travelocity of Orbitz, of door middel van standaard onderhandelingen met het nationale kantoor van de hotelketen (tenzij uw bedrijf is enorm)., Ze vereisen van persoon tot persoon onderhandeling met de individuele hotelmanagers, die meestal akkoord gaan met gereduceerde tarieven als uw medewerkers collectief verblijven er 10 of 15 nachten per jaar. Vaak zijn de kortingen beschikbaar voor een afdeling zijn niet de moeite waard de onderhandelingen inspanning vereist—maar wanneer meerdere afdelingen hun inspanningen te coördineren, de besparingen kunnen groot en relatief gemakkelijk te verkrijgen., Een klant kreeg onlangs meer dan $ 300.000 per jaar aan kortingen door het hebben van een administratieve assistent besteden een maand aan de onderhandelingen met de lokale managers van de hotels waar medewerkers routinematig verbleven.
Verplaats de last naar de meest efficiënte locatie.
een van de meest voorkomende klaagzangen tijdens het budgetseizoen is “We zouden hier de kosten kunnen verlagen als afdeling X zou veranderen wat het doet—maar het heeft budgetbeperkingen, en dus kan het niet.” de ironie is dat het budgetseizoen de tijd is om zulke afwegingen tussen afdelingen naar voren te brengen, omdat dan de uitgaven kunnen worden verschoven., Eén klant had bijvoorbeeld tien mensen-verspreid over drie afdelingen-die alleen de juistheid van de door verkoopkantoren verzonden gegevens moesten controleren. Geen enkele afdeling kon het hoofd van field sales overtuigen om zijn ondergeschikten’ lakse houding ten opzichte van hun gegevens aan te pakken. Toen de volledige kosten werden erkend en terug in rekening gebracht aan zijn afdeling, de normen veranderd.
Het kan ook tijd zijn om outsourcingactiviteiten of werkgroepen te overwegen. De zaak voor het intern afhandelen van activiteiten berust meestal op het oordeel dat het bedrijf unieke behoeften heeft. Dat kan waar zijn., Maar gezien de vooruitgang in de afgelopen jaren door administratieve dienstverleners van alle soorten, kunt u zich afvragen of uw behoeften zijn echt zo gespecialiseerd dat je de potentiële voordelen van outsourcing payroll, voordelen management, Werving, media planning, en andere functies moet negeren. De ervaring van onze klanten toont aan dat outsourcing de administratieve kosten aanzienlijk kan verlagen—en de prestaties in het proces kan verbeteren.
erken echter dat uw organisatie elke geïsoleerde aanbeveling over outsourcing zal afwijzen., Mensen zullen bezwaar maken tegen de last van het creëren van een contract, angst uiten over vertrouwelijkheid, enzovoort. Maar wanneer verschillende kansen tegelijkertijd worden gepresenteerd, organisaties hebben de neiging om meer bereid zijn om het eenmalige ongemak onder ogen te zien en actie te ondernemen.
elimineer dubbele analyse.
wanneer een afdeling artikelen van een andere afdeling koopt met behulp van transferprijzen, kan dezelfde “verkoop” worden geregistreerd, geanalyseerd en beoordeeld door maar liefst vijf afzonderlijke afdelingen (de koper, de verkoper, de vervoerder, kwaliteitsborging en financiën/boekhouding)., In de meeste gevallen kan een enkele neutrale afdeling de volledige analytische taak worden toegewezen.
Hier is een ander voorbeeld: veel bedrijven hebben meerdere afdelingen die hetzelfde evenement analyseren (zoals een belangrijke productintroductie of een promotieevenement voor een consumentenproductenbedrijf) vanuit meerdere invalshoeken (marketing, verkoop, productie), waarbij elke afdeling onafhankelijk werkt. Omdat iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het verstrekken van een uitgebreide analyse, wordt veel van het werk op basisniveau gedupliceerd., De meest effectieve en efficiënte bedrijven voeren een enkele, gecoördineerde inspanning waarbij een afdeling is belast met het analyseren van het evenement en het opnemen van input van andere belangrijke afdelingen.
Elimineer vergaderingen en forums van geringe waarde.we weten van een bedrijf waar de drie tot vier leidinggevende lagen 20% van de tijd vrijwel verlamd zijn—dat wil zeggen, een hele dag per week, op wat de werknemers jammerlijk “Vergadering maandag” noemen.,”
Als u zich op dezelfde manier verlamd voelt, overweeg dan een afdelingsoverschrijdende audit van alle regelmatig geplande vergaderingen te organiseren om erachter te komen welke vergaderingen kunnen worden herbestemd, geconsolideerd of geëlimineerd. Bij een professionele dienstverlener verkort een dergelijke audit de tijd die de drukste en meest waardevolle medewerkers (de account executives) besteden aan vergaderingen aanzienlijk, waardoor hun productieve uren (tijd besteed aan het leiden van account teams en het nastreven van nieuwe klanten) met 20%.
herstructureren of afdelingsoverschrijdende activiteiten schrappen.,
Als u op zoek bent naar besparingen van 30% of meer, moet u misschien zelfs de heiligste koeien uitdagen—en u kunt aangenaam verrast zijn over de uitkomst. Een professioneel dienstverlenend bedrijf dat trots was op het inhuren en ontwikkelen van het beste talent was terughoudend om zijn aanpak van het interviewen, selecteren en beheren van de prestaties van zijn personeel te veranderen. Maar de factureerbare uren verbruikt door dergelijke activiteiten waren gewoon te talrijk om te negeren. Uit een uitgebreide evaluatie is gebleken dat de meeste van de bijbehorende HR-papierwerk toegevoegd aan de tijd last, maar niet verbetering van de resultaten., Verder, in het aanwervingsproces, drie interviews door de beste interviewers nauwkeuriger voorspelde het uiteindelijke succes van een kandidaat bij het bedrijf dan tot zes interviews door minder geschoolde interviewers. Het bedrijf geherstructureerd deze activiteiten in het licht van wat het had geleerd, zowel het verminderen van de uren besteed aan hen en het verhogen van de tevredenheid en de prestaties van werknemers.
programma ‘ s elimineren.,
Als u uw besparingsdoel niet kunt bereiken door de hierboven beschreven acties, zult u de pijnlijke stap moeten nemen door aan te bevelen dat volledige taken of programma ‘ s die door uw afdeling worden uitgevoerd, worden geschrapt. (Uiteraard, je moet beginnen met de minst waardevolle degenen.) Terwijl definitieve beslissingen de inbreng van andere afdelingen zal vereisen, kunt u een lijst van mogelijkheden op te stellen., Bepaal welke programma ‘ s een ongebruikelijke hoeveelheid werk om een deel van het bedrijf te ondersteunen (bijvoorbeeld, een bepaalde productlijn, regio, of klantsegment) dat is onrendabel of minder winstgevend dan het bedrijf gemiddelde.
verminder de last die u op anderen legt.
ten slotte moet u mogelijkheden Zoeken om andere afdelingen te vertellen hoe ze over u waken. Je moet je aannames in twijfel trekken. Net zoals andere groepen waarschijnlijk niet zullen weten wanneer ze extra werk op de jouwe laden, is het onwaarschijnlijk dat u weet wanneer u hetzelfde met hen doet., Vraag hen waar ze zich overbelast voelen, en vertel hen waar je bereid bent om te leven met minder. Immers, als het ware doel van de organisatie is om de totale kosten te verminderen met een bepaald bedrag in dollar of percentage, een lage pijnreductie in een afdeling voorkomt een gelijkwaardig gewaardeerde maar potentieel hogere pijnreductie die de organisatie anders zou moeten opleggen-misschien op uw afdeling.
Het verminderen van de administratieve kosten met 10%, 20% of 30% is een ontmoedigende taak, maar neem moed. Als je nu begint en je eraan houdt, zul je genoeg ideeën vinden—en de juiste—om je doel te bereiken.,
zowel ervaring als onderzoek wijzen erop dat het genereren van ideeën verbetert door meerdere herhalingen. Dus, zelfs als uw aanbevelingen niet te wijten zijn voor een maand of meer, moet u ideeën vandaag identificeren die het volledige doel kunnen bereiken. Zet ze opzij voor twee of drie dagen en herhaal het proces. Je zult merken dat de ideeën elke keer dat je dit doet verbeteren, omdat je nieuwe mogelijkheden ziet en de beperkingen van je eerdere ideeën ontdekt.
zorg ervoor dat je bij elke iteratie het volledige doel bereikt., De natuurlijke neiging, gezien de onaangenaamheden van de taak, zal zijn om te zeggen: “Ik heb vandaag niet genoeg ideeën, maar Ik zal de volgende keer de kloof dichten.”Als gevolg daarvan bereik je je einddoel pas net voor je deadline—en veel van je ideeën zullen niet erg goed zijn. Het enige wat erger is dan gedwongen worden om persoonlijk administratieve kostenbesparingen door te voeren, is gedwongen worden om die te implementeren waarvan je weet dat je er binnen een maand spijt van zult krijgen.
