een RFP omvat doorgaans meer dan een verzoek om de prijs.,ion en geschiedenis, financiële informatie( kan het bedrijf leveren zonder risico van faillissement), technische capaciteit (gebruikt bij grote aanbestedingen van diensten, wanneer het item niet eerder is gemaakt of waar aan de eis kan worden voldaan met verschillende technische middelen), productinformatie zoals voorraad beschikbaarheid en geschatte voltooiingsperiode, en referenties van klanten die kunnen worden gecontroleerd om de geschiktheid van een bedrijf te bepalen (met inbegrip van educatieve en militaire achtergrond van haar werknemers op het project — afgestudeerden en degenen met een geavanceerde college graden kunnen “waarde” van de bieder toevoegen).,
de alomtegenwoordige beschikbaarheid van het Internet heeft veel overheidsinstanties ertoe gebracht zich te wenden tot door de staat beheerde of door verkopers beheerde websites die lijsten van RFP ’s en RFI’ s en RFQ ‘ s bevatten. In veel gevallen kunnen verkopers zich kosteloos aanmelden om e-mails van aanvragen te ontvangen, hetzij in het algemeen, hetzij voor specifieke categorieën producten of diensten waarvoor belangstelling bestaat., In sommige gevallen wordt het hele proces online uitgevoerd met antwoorden als gescande documenten of PDF-bestanden die naar de server worden geüpload; in andere gevallen, of om juridische redenen, moet een antwoord op papier worden verzonden en/of op CD/DVD-schijf of flashstation per post of bezorgservice.
in de legers van veel landen wordt een RFP vaak verhoogd om te voldoen aan een operationele eis (OR), waarna de militaire aanbestedingsautoriteit normaal gesproken een gedetailleerde technische specificatie zal afgeven waartegen offertes (d.w.z. offertes) zullen worden gedaan door potentiële contractanten., In het civiele gebruik, een RFP is meestal onderdeel van een complex verkoopproces, ook bekend als enterprise sales.
RFP ‘ s bevatten vaak specificaties van het item, project of dienst waarvoor een voorstel wordt gevraagd. Hoe gedetailleerder de specificaties, hoe groter de kans dat het ingediende voorstel accuraat zal zijn. Over het algemeen worden RFP ‘ s naar een erkende leverancier of leverancierslijst gestuurd.
de bieders retourneren een voorstel op een bepaalde datum en tijd. Laattijdige voorstellen kunnen al dan niet worden overwogen, afhankelijk van de voorwaarden van de oorspronkelijke RFP., De voorstellen worden gebruikt om de geschiktheid als leverancier, verkoper of institutionele partner te beoordelen. Typisch organisaties volgen een gedetailleerde vendor screening proces om een korte lijst van de leveranciers die moeten worden uitgenodigd voor verdere onderhandelingsrondes. Dit screeningsproces kan ofwel leverancier scoring modellen of interne discussies binnen de koper organisatie. Er kunnen besprekingen worden gevoerd over de voorstellen (vaak om technische mogelijkheden te verduidelijken of om fouten in een voorstel op te merken of in veel gevallen om over de prijs te onderhandelen)., In de meeste gevallen kunnen alleen geselecteerde bieders worden uitgenodigd om deel te nemen aan volgende biedingen, of kan worden gevraagd om hun beste technische en financiële voorstel in te dienen, gewoonlijk aangeduid als Best and Final Offer (Bafo). Latere wijzigingen kunnen worden aangeduid als de Best and Revised Final Offer (BARFO).zodra beide partijen, dat wil zeggen een koper-en een verkoper-organisatie, overeenstemming hebben bereikt over de technische en commerciële voorwaarden van het voorstel, kunnen zij overgaan tot volgende stappen zoals de ondertekening van het contract, de werkverklaring die de kooptransacties formaliseren.,
tegenwoordig werken veel organisaties steeds meer samen bij de ontwikkeling van RFP ‘ s; dit geldt met name voor universiteiten en andere grote overheidsinstellingen die grote technologische aankopen doen. RFP-uitgevende groepen vragen om specifieke use cases, in plaats van het verstrekken van een lijst van functies, en zorgen ervoor dat ze de mogelijkheid hebben om demonstraties, webinars en vergaderingen op te nemen als onderdeel van het RFP-proces om ervoor te zorgen dat ze een goed begrip hebben van alle concurrerende producten voordat ze een aankoop doen.
