De meeste bedrijven vrezen het proces van incassobetalingen op achterstallige klantenrekeningen. De meeste hebben nauwelijks de tijd om alle telefoontjes te maken of e-mails te verzenden, laat staan een geïndividualiseerde collectie brief voor elke stap van het inzamelingsproces. Echter, het verzenden van een gepersonaliseerde follow-up brief om de paar weken echt helpt om de betaling op tijd te verzamelen.,
Het schrijven van een incassobrief vereist dat men de juiste stappen volgt en de juiste toon bevat om uw klanten te informeren dat een schuld verschuldigd is en achterstallig is. Er zijn vier verschillende collectie brieven die je moet sturen naar uw klanten voordat u een incassobureau of het opnemen van het als een oninbare schuld kosten.
inhoudsopgave
wat moet er in een verzamelletter worden opgenomen?,
bij het opstellen van een verzamelbrief is het belangrijk dat u professioneel en toch stevig blijft. U moet uw debiteur laten weten dat u serieus bent over het innen van uw betaling, terwijl u tegelijkertijd uw best doet om uw relatie met hen te behouden.,
Hier is een aantal informatie die moet worden opgenomen (of) uitgesloten in uw incassoletter:
- Houd uw incassoletter kort en to the point; gebruik een eenvoudige taal
- de letter moet worden getypt niet handgeschreven
- gebruik het bedrijfsletterhoofd
- Bedrijfsletterhoofd
- Betalingsdata
- acceptabele betalingsmethoden
- uw contactgegevens, d.w.z.,, telefoonnummer, mailingsadres en uw e-mailadres
de Do ’s en Don’ ts van het schrijven van een Incassoletter
Er zijn twee belangrijke doelstellingen die iedereen aan het einde van het incassoproces wil bereiken: betaald worden en uw relatie met de klant onderhouden.,t
Don ‘ ts
- gebruik geen harde woorden
- niet lastig te vallen de klant
- Niet stuur hen sms-berichten
- niet communiceren via sociale media links
De Vier Types van de Verzameling Brieven
Er zijn vier verschillende soorten collectie brieven dat men wordt verondersteld te versturen naar de klant als veeleisende betalingen van hen., Vergeet niet dat als uw klant niet reageert op uw telefoongesprekken of een van de brieven, je hoeft niet om hen een extra brief te sturen, tenzij ze niet door te gaan met de betalingen. De eerste twee collectieletterformaten zijn licht, terwijl de laatste twee een iets agressievere taal hebben.
de eerste incassoletter
de eerste incassoletter mag alleen naar de klant worden verzonden nadat u de klant per telefoon en e-mail hebt proberen te bereiken.,
Als u contact met ze opneemt en ze ermee akkoord gaan om hun betalingen te doen en hun niet-naleving van de Overeenkomst, dan moet u doorgaan met het versturen van de eerste incassobrief. In het algemeen dient de eerste incassobrief uiterlijk 14 dagen na de vervaldag van de factuur te worden verzonden.
monster 1:
Dear,
Dit is een vriendelijke herinnering dat uw account te laat is. Volgens onze huidige gegevens, is uw openstaande saldo $100. We hebben u een gedetailleerde mail gestuurd met uw rekeningafschriften., Als u deze e-mailberichten en documenten niet hebt ontvangen, vindt u hier een samenvatting van uw account.
factuurnummer: 12345
factuurdatum: 19/02/2018
bedrag: $100
vervaldatum: 01/01/2018
dagen achterstallige betaling:49 dagen
wij zullen blij zijn als u ons informeert over de status van deze betaling. Neem contact met ons op of stuur uw betaling van $100 naar het onderstaande adres voor 19 februari 2018, Als u dit niet hebt gedaan.
T. A. V.: boekhouding,
als er fouten in deze factuur zitten of u nu niet kunt betalen, neem dan contact met mij op zodat we de nodige wijzigingen kunnen aanbrengen of een ander betalingsplan kunnen regelen. Dank u voor uw snelle reactie op dit verzoek.
oprecht,
de tweede Incassoletter
de tweede incassoletter wordt meestal verzonden nadat de klant via de telefoon heeft geprobeerd te bereiken of hij de eerste brief heeft ontvangen en of hij nieuwe betalingsafspraken wil maken., Als uw pogingen om de klant via de telefoon te bereiken niet succesvol zijn, is het tijd om ze nu een tweede incassobrief te sturen. Het belangrijkste verschil tussen de eerste en de tweede collectie brieven is dat u het feit dat u geprobeerd contact met hen in de eerste brief zal opnemen.
Sample:
Dear,
we hebben uw betaling van $100 niet ontvangen of een antwoord op de brief die we u hebben gestuurd van 19 februari 2018. Uw rekening is dagen achterstallig, en uw saldo is $ 100.,
we zouden het op prijs stellen als u ons laat helpen om de betaling snel over te maken om eventuele boetes of acties te vermijden die uw kredietwaardigheid en toekomstige kredietlimieten bij ons bedrijf kunnen beïnvloeden. Als er een reden is dat u niet in staat bent om volledig te betalen, neem dan contact met ons op voor een nieuw betaalschema dat Voor beide partijen handig is.
anders dient u uw betaling van $100 in voor het einde van het bedrijf, 1 maart 2018., Vergeet niet dat we creditcardgegevens accepteren via onze online betaalportal, via de telefoon, of we hebben een zelfgeadresseerde envelop voor uw gemak bijgevoegd als u besluit om een cheque in de e-mail te sturen.
wij verheugen ons op uw snelle reactie op deze brief en uw verdere werkzaamheden.
oprecht,
de derde Verzamelletter
na het verzenden van de eerste en de tweede letters, moet u proberen de klant te bereiken via telefoon of e-mail., Als ze er niet in slagen om enige vorm van poging om met u te communiceren binnen de eerste paar weken te maken, zult u dan moeten ze een derde collectie brief te sturen.
net als de tweede incassobrief moet u de klant informeren over uw eerdere pogingen, die allemaal niet succesvol waren, vandaar uw reden voor het verzenden van de derde brief.
Sample:
beste,
tot nu toe hebben we niets van u gehoord of enige betaling ontvangen met betrekking tot de factuur die we u hebben gestuurd. Onze talrijke pogingen om u te bellen of te e-mailen zijn ook onbeantwoord gebleven., Uw rekening is dagen achterstallig, en uw openstaande saldo is $ 100.
gelieve te streven naar volledige betaling aan het einde van het bedrijf vandaag of contact met ons op om een overeengekomen betalingsplan uit te werken door vandaag. Als we dat niet doen, moeten we uw factuur overdragen aan een incassobureau of onze advocaat.
Ik kijk ernaar uit om van u te horen voordat deze actie wordt ondernomen om schade aan uw credit rating of onze toekomstige zakelijke relatie te voorkomen. Neem onmiddellijk contact met me op zodat we deze zaak in der minne kunnen regelen.,
oprecht,
de vierde en laatste Incassoletter
hoewel er enkele uitzonderingen zijn, moet het glashelder zijn dat uw klant niet kan betalen of niet bereid is zijn schulden af te lossen. De taal die u gebruikt in deze brief moet assertief zijn, maar moet professioneel blijven.
Het wordt aanbevolen dat u deze brief via een gewaarmerkte mail verstuurt, omdat u het bewijs hebt dat de klant de brief heeft ontvangen.,
Sample:
beste,
Op dit moment hebben we niets van u gehoord, noch hebben we betaling ontvangen met betrekking tot onze factuur van $100 aan u, verschuldigd op 1 januari 2018. We hebben ook geprobeerd om u te bereiken via de telefoon, e-mails, brieven, maar je hebt ons blijven negeren.
omdat we dit probleem niet rechtstreeks met u hebben opgelost, moet ik u helaas meedelen dat we dit probleem hebben doorgestuurd naar het kredietbureau en deze factuur hebben overgedragen aan een incassobureau, dat contact met u zal opnemen over de betaling van deze factuur.,v>
Wanneer voor het Huren van een incassobureau
U zou moeten overwegen het inhuren van een incassobureau na meerdere pogingen om te verzamelen op een achterstallige rekening nadat uw poging om uit te reiken naar de klant via mobiel en e-mail draagt geen vruchten., Een ding dat je moet onthouden dat als je de diensten van een incassobureau te zoeken, zult u niet het volledige bedrag dat aan u verschuldigd is ontvangen. De meeste incassobureaus rekenen tussen 25-45% van het totale geïnde bedrag. Afhankelijk van het bedrag dat moet worden verzameld, het inhuren van een incassobureau kan gewoon de beste stap te maken.
hoe problemen met het innen van betalingen te voorkomen
Als u lang genoeg in een bedrijf hebt gewerkt, bent u waarschijnlijk een cliënt tegengekomen die u wellicht moeite heeft gehad om betalingen van hen te innen., Om dergelijke situaties te minimaliseren van het opnieuw gebeuren, zijn er een paar dingen die je kunt doen. Bijvoorbeeld, u kunt bieden vroege betaling kortingen en het uitvoeren van een business credit check op uw klanten om te zien of ze het potentieel hebben om de betalingen te doen.
Hier zijn een paar tips over hoe u problemen kunt voorkomen bij het innen van betalingen van klanten:
Review Aging Report (A/R)
het debiteurenrapport is een van de belangrijkste financiële rapporten waar u altijd op moet letten., Het bevat de informatie over alle onbetaalde facturen van klanten, inclusief het factuurbedrag, de datum, de vervaldatum en het aantal dagen dat de factuur achterstallig is.
vroegtijdige Kortingsbetalingen aanbieden
de beste manier om problemen met het innen van betalingen te beperken is door de klanten een stimulans te bieden wanneer zij hun betaling op tijd doen. Dit kan ergens tussen 1-5% en in het algemeen vereisen dat zij de betaling binnen 10 dagen na de factuurdatum. De meeste klanten zullen voor het idee en zal haasten om ervoor te zorgen dat ze niet missen op de korting.,
stortingen vooraf aanvragen
hoewel het in het begin misschien een beetje onhandig klinkt, is het vaker dan je zou denken dat klanten een storting moeten doen voordat ze de goederen en / of diensten leveren. Het is aangeraden dat u altijd vragen om een storting als; je te maken hebt met nieuwe klanten, high-dollar projecten, of projecten dan lopen voor meer dan 30 dagen.
voer een zakelijke kredietcontrole uit
net als uw creditscore moet u een kredietcontrole uitvoeren om het zakelijke kredietprofiel van de potentiële klant te bepalen, inclusief de betalingsgeschiedenis., Dit is van vitaal belang als in dit te doen; u zult een algemeen overzicht van het betalingsgedrag van de klant en u helpen vast te stellen of het het beste zou zijn als u een bedrijf met hen.
Veelgestelde vragen
Er is geen definitief antwoord op deze vraag. En het algemene antwoord hier is: “het hangt ervan af.,”Als, bijvoorbeeld, je was in staat om de betalingen te innen zonder dat de klant door te sturen naar een incassobureau, dan moet je overwegen om te werken met de klant opnieuw met het voorbehoud dat je ze nodig hebt om een storting vooraf.
bij het selecteren van het beste incassobureau moet men rekening houden met verschillende zaken:
• vragen of het agentschap skip tracing gebruikt
• controleren of het agentschap legitiem is
• ervoor zorgen dat het agentschap verzekerd is
• vergelijken van Vergoedingen en onvoorziene kosten
• enz.,
Er zijn twee manieren waarop incassobureaus meestal worden betaald: vaste vergoedingen en onvoorziene kosten. De meeste incassobureaus, echter, rekenen onvoorziene kosten; dit betekent gewoon dat als de klant niet betaalt,ze ook niet betaald. Onvoorziene kosten kunnen overal lopen van 25-45% van het incassobedrag. Dit hangt echter af van verschillende factoren, zoals hoe lang de schuld is uitstaande, en het aantal pogingen die men heeft gedaan in het proberen te innen op de schuld.
