wyobraź sobie, że skontaktujesz się z firmą w celu uzyskania wsparcia i nie odpowiesz od nich przez kilka dni. Czy to nie frustrująca sytuacja? Jest to jeden z typowych scenariuszy, z którymi boryka się wielu klientów, ponieważ firmy nie rozumieją problemów, stawiając się w butach klientów.
po jednym negatywnym doświadczeniu serwisowym 51% klientów nigdy więcej nie będzie robić interesów z tą firmą. Dlatego zapewnienie doskonałej obsługi jest najważniejszą częścią strategii utrzymania klientów., Wiadomości automatycznej odpowiedzi to najlepsze sposoby na utrzymanie przejrzystego połączenia z klientami.
Automatyczne wiadomości odpowiedzi mogą informować klientów o właściwych odpowiedziach, które pokazują Twoją troskę o nich. Dzięki nowoczesnym zastosowaniom sztucznej inteligencji (AI) istnieją nowe możliwości automatyzacji komunikacji z klientami i skuteczniejszej obsługi żądań klientów.
Co to jest automatyczna odpowiedź?
automatyczne odpowiedzi to predefiniowane odpowiedzi używane do komunikowania się z klientami w określonych scenariuszach i utrzymywania przejrzystości informacji., Pomaga klientom zrozumieć, co się naprawdę dzieje-czy Twoi agenci są zajęci, poza biurem lub na wakacjach.
Automatyczne odpowiedzi pomagają pozostać w kontakcie z klientami, nawet jeśli dany kanał nie jest w danym momencie dostępny. Kiedy jesteś poza biurem lub zajęty, niezwykle pomocne jest dostarczanie spersonalizowanych wiadomości, ponieważ daje satysfakcję i pozytywne doświadczenie marki.
dlaczego wiadomości auto reply są ważne dla firm?,
Automatyczne wiadomości odpowiedzi są doskonałym sposobem dla firm, aby spełnić oczekiwania obsługi klienta, aby otrzymać szybką odpowiedź na ich chat lub prośby e-mail. Automatyczne wiadomości odpowiedzi umożliwiają firmom:
- utrzymywanie przejrzystej komunikacji z klientami i informowanie ich o zarządzaniu ich zapytaniami.
- ustawiając automatyczne wiadomości e-mail, firmy mogą mieć ciągłe zaangażowanie klientów za pośrednictwem alternatywnych kanałów.
- marki wartości klientów, które zapewniają szybkie odpowiedzi., Dzięki automatycznym wiadomościom odpowiedzi marki mogą potwierdzić żądania obsługi klienta, które zwiększają satysfakcję.
najlepsze praktyki tworzenia automatycznych wiadomości odpowiedzi
firmy polegają na dostarczaniu doskonałych przykładów automatycznych wiadomości odpowiedzi, aby zarządzać oczekiwaniami klientów i sprawić, że poczują się doceniani. Zaleca się jednak przestrzeganie kluczowych pomysłów na tworzenie profesjonalnych wiadomości automatycznej odpowiedzi, aby zapewnić natychmiastową komunikację.
omówmy kompleksowo najlepsze praktyki.,
Ustaw jasne oczekiwania klientów
jednym z częstych wyzwań stojących przed klientami jest automatyczna odpowiedź e-mail lub wiadomości tekstowych brak specyfikacji o szacowanym czasie oczekiwania, aby uzyskać odpowiedzi na ich zapytania.
oto typowe przykłady automatycznych wiadomości odbieranych przez klientów.
- „wkrótce skontaktujemy się z Tobą”.
- „Dziękujemy za skontaktowanie się z nami”.
- „nasz przedstawiciel skontaktujemy się z tobą jak najszybciej”.
powyższe automatyczne wiadomości nie brzmią jak zapewnienie, ponieważ czas nie jest określony w kategoriach godzin, dni lub tygodnia., Oto dobry przykład, który firmy mogą naśladować, aby zapewnić skuteczną komunikację z obsługą klienta.
zapewnienie klientom szacowanego czasu na uzyskanie odpowiedzi jest przede wszystkim najlepszą praktyką, którą powinny stosować firmy. Zazwyczaj, gdy klienci wiedzą, jaki jest czas oczekiwania, nie są bardzo sfrustrowani. Dlatego ustalenie jasnych oczekiwań ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia doskonałej obsługi.
pomóż użytkownikom wiedzieć, kiedy spodziewać się odpowiedzi., Łatwo jest pokazać klientom dostępność Twojego zespołu i dać im znać, kiedy mogą uzyskać pomoc od Twojego zespołu. Możesz zarządzać ich oczekiwaniami, ustawiając godziny pracy i oczekiwany czas reakcji.
zapewnić alternatywne sposoby kontaktu z klientem
firmy, które wysyłają wiadomości autoresponder, muszą zapewnić alternatywne opcje kontaktu. Automatyczne odpowiedzi E-mail lub wiadomości tekstowe powinny wyraźnie wskazywać, w jaki sposób klienci mogą dotrzeć do firmy.,
oto przykład wiadomości automatycznej odpowiedzi, która zapewnia alternatywną opcję kontaktu e-mail, aby pomóc klientom w czasie nieobecności. W ten sposób pomagając klientom nie podejmować improwizowanych decyzji i zrozumieć następny przebieg ruchu.,
alternatywne opcje kontaktu mogą być oferowane klientom:
- formularze kontaktowe
- numer infolinii
- czat na żywo
- adres e-mail
- sekcja wsparcia
gdy udostępniasz przejrzyste informacje biznesowe i udostępniasz alternatywne sposoby, gdy odpowiedni kanał nie jest dostępny, zapewnia on wspaniałe wrażenia z obsługi.,
skoncentruj się na tonie języka
ton języka jest kluczowym elementem wiadomości Twojej marki. Obejmuje różne aspekty komunikacji, takie jak używane słowa, poziom formalności. Wdrożenie dobrego tonu językowego umożliwia firmom ujednolicenie sposobu komunikacji.
podczas tworzenia automatycznej odpowiedzi na wiadomości e-mail ważne jest, aby skupić się na tonie i języku., Oznacza to:
- powinieneś unikać żargonów technicznych
- unikaj skomplikowanego słownictwa, które powoduje zamieszanie
- Zachowaj przyjazny ton
Po prostu wyobraź sobie łatwość, jaką czują twoi klienci, gdy otrzymują ciepły i przyjazny automatyczny komunikat, który brzmi jak człowiek. Dlatego, gdy tworzysz autorespondery, zachowanie głosu i stylu twojej marki jest bardzo ważne, aby dać ludzki dotyk.
należy zwracać szczególną uwagę na oznaki negatywnego języka lub skłonności do brzmienia monotonnego., Zamiast tego możesz użyć prostego, codziennego słownictwa, aby przekazać swoją wiadomość.
daj opcję „co dalej” klientom
Automatyczne wiadomości e-mail generują o 70,5% wyższą otwartą stawkę i o 152% wyższą klikalność niż standardowe wiadomości marketingowe. Briefing jaki byłby następny krok działania daje klientom przejrzyste informacje.
Jeśli Twoje wiadomości z automatyczną odpowiedzią dadzą klientom obraz „co dalej”, sprawią, że klienci poczują, że Ty jako marka możesz wizualizować ich problem, zakładając ich buty.,
potwierdzenie wiadomości obsługi klienta za pomocą dobrze zaprojektowanych automatycznych reagentów pomaga im dowiedzieć się, jaki będzie następny krok dla zgłoszonego żądania. Stają się pewni, że jako firma zajmujesz się problemem i wkrótce otrzymają rozwiązanie.
spraw, aby Twoje automatyczne wiadomości były atrakcyjne dzięki wizualizacjom
wizualizacje zawsze działają, niezależnie od tego, czy są używane w wiadomościach, czy w innych miejscach. W rzeczywistości komunikacja zawierająca obrazy generuje o 650% większe zaangażowanie niż wiadomości tekstowe.,
atrakcyjna grafika przyciąga wzrok, ożywia automatyczne wiadomości i dodaje iskrę kreatywności i wyobraźni do wiadomości.
55% twórców treści B2C twierdzi, że tworzenie treści wizualnych jest teraz głównym priorytetem. Oto kluczowe sposoby, w jaki dodawanie wizualizacji poprawia wiadomości automatycznej odpowiedzi.
- korzystając z wizualizacji lub obrazów GIF do automatycznej odpowiedzi na wiadomości, masz większą szansę, aby klienci czytali Twoje wiadomości e-mail i wykonywali żądane wezwanie do działania (CTA).,
- włączenie wizualizacji lub obrazów GIF do automatycznych wiadomości e-mail sprawia, że jest to interesujące i atrakcyjne dla odbiorców.
- wizualizacje poprawiają opis wiadomości wysyłanych do klientów.
Personalizacja automatycznych wiadomości
taktyka marketingowa firm powinna koncentrować się na dostosowywaniu doświadczenia klienta, aby każda interakcja była znacząca i wartościowa., Personalizacja automatycznych odpowiedzi sprawia, że klienci czują się dobrze (jeśli robisz to dobrze), ponieważ pomaga powiedzieć coś, co jest rzeczywiście pomocne i ukierunkowane.
Po prostu nie ma lepszego sposobu na zaangażowanie klientów w różne aspekty twojej marki, niż użycie automatycznego tekstu, aby wystarczająco informować ich o tym.
spersonalizowanie wiadomości automatycznej odpowiedzi pomaga na kilka sposobów:
- aby zapewnić klientom zadowolenie, ponieważ są sfrustrowani, gdy ich doświadczenie nie jest spersonalizowane.,
- spełniaj oczekiwania klientów, ponieważ konsumenci oczekują od marek spersonalizowanych usług.
- Stwórz ewangelistów marki, ponieważ klienci mogą stać się wielokrotnymi nabywcami marki, która personalizuje interakcje.
przykłady& przykłady automatycznych wiadomości (tekst, e-mail)
wiele firm używa automatycznych wiadomości do zatrzymywania swoich klientów i ustawiania dobrych przykładów dla innych firm., Korzystanie z wiadomości automatycznej odpowiedzi słusznie pomaga firmie w podejmowaniu improwizowanych decyzji.
oto kilka przykładów i szablonów automatycznych wiadomości odpowiedzi w różnych scenariuszach.
wiadomości Offline z czatem na żywo
Jeśli odwiedzający wylądują na twojej stronie Po godzinach pracy lub podczas wakacji i nie otrzymają żadnej odpowiedzi, mogą się wymknąć. Mogą być ważnymi liderami sprzedaży, a ich utrata może mieć wpływ na Twoją firmę.
możesz skonfigurować automatyczne wiadomości odpowiedzi, aby zachęcić klientów do wysyłania zapytań.,
firmy mogą tworzyć wiadomości offline na czacie REVE, aby informować swoich klientów o godzinach pracy i kierować ich w kierunku szybszej odpowiedzi.
w opcji dostosowywania możesz skonfigurować formularz Pre-chat, aby tworzyć spersonalizowane wiadomości offline. Możesz wyraźnie wymienić godziny pracy i poprosić klientów o wypełnienie formularza odpowiednim zapytaniem o sprzedaż lub wsparcie. Poinformuj ich, że twój przedstawiciel wsparcia skontaktuje się z nimi najwcześniej, aby rozwiązać problem.,
Auto reply messages for queuing
według American Express, „sześciu na dziesięciu klientów uważa, że firmy spełniają ich oczekiwania w zakresie usług”. Klienci oczekują szybszej rozdzielczości i polegają na oczekiwaniach, jakie firmy ustalają z czasem oczekiwania dotyczące oceny jakości swoich usług.
Kiedy klienci otrzymują automatyczne wiadomości, mają oczekiwania co do czasu oczekiwania (pod względem liczby na np.
oto dobry przykład ustawiania wiadomości kolejki, gdy wszyscy agenci wsparcia są zajęci.,
jeden z naszych mistrzów wsparcia wkrótce weźmie w nich udział. Jesteś w kolejce. Czas oczekiwania wyniesie ok . Dziękuję. Dziękujemy za cierpliwość.
Reve Chat oferuje szablon do skonfigurowania spersonalizowanych wiadomości kolejki i dokładnie czekać, aby zarządzać oczekiwaniami klientów. W opcji dostosowywania z Pulpitu nawigacyjnego możesz zarządzać rozmowami z klientami, podając szacunkowy czas i wiadomość.,
zajęci autoresponderzy
posiadanie profesjonalnej automatycznej wiadomości, gdy jesteś wystarczająco zajęty, aby od razu odpowiadać na zapytania Klientów, może ustawić odpowiedni ton dla Twojej firmy i poinformować klientów, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi.
podczas tworzenia wiadomości automatycznej odpowiedzi, które są zgodne z podstawowymi elementami spersonalizowanych wiadomości z pozdrowieniami, robi to pozytywną różnicę.
oto kilka dobrych przykładów automatycznych wiadomości, które mogą śledzić firmy:
- o dzień dobry!, Wszyscy nasi agenci są teraz zajęci. Szacowany czas kolejki to 6 minut. Dziękujemy za skontaktowanie się z nami.
- Witam Serdecznie! Przykro mi, że musisz czekać, ponieważ wszyscy nasi menedżerowie wsparcia są zajęci. Dziękujemy za cierpliwość. Dziękuję!
Out of office automated reply messages
Out of office (OOO), wiadomości mogą być niesamowitym narzędziem do napędzania Twojego sukcesu. Dobry komunikat wyjazdowy pozwala powiedzieć klientom, że jesteś daleko i zachęca ich do poruszania się w lejku sprzedaży z większą łatwością., Korzystanie z automatycznych wiadomości podczas wakacji lub konferencji może tworzyć kontakty społeczne z odbiorcami.
kilka przykładów autofokusów poza biurem:
- Witam! Do tego czasu będę poza biurem . Jeśli potrzebujesz czegoś wcześniej, skontaktuj się z nami lub w celu uzyskania pomocy.
- Witam! Dziękuję za e-mail. Jestem poza biurem, ale odezwij się jak najszybciej. Możesz spodziewać się odpowiedzi najpóźniej. Aby uzyskać wszystko, czego potrzebujesz, możesz skontaktować się z nami .,
Konfiguracja wiadomości poza biurem usuwa zgadywanie klientów, gdy odpowiedź nie wraca od razu.
korzyści z używania spersonalizowanych automatycznych wiadomości out of office:
- udostępnianie konkretnych informacji biznesowych daje możliwość pogłębienia relacji z klientami.
- oferowanie precyzyjnych wiadomości zapewnia przejrzyste informacje i zmniejsza ryzyko pomyłek.,
- dobry autoresponder może wysłać odwiedzających do strony internetowej Twojej firmy, jeśli potrzebują natychmiastowej pomocy.
myśli końcowe
każda interakcja z Klientem jest ważna, aby zaprezentować osobowość marki, a wiadomości z automatyczną odpowiedzią nie różnią się od siebie. Dlatego musisz właściwie wykorzystać każdą okazję i przekształcić ją w dobre doświadczenie. Automatyczne wiadomości odpowiedzi pomagają zapewnić doskonałą obsługę klienta, a także ustawiają odpowiednie oczekiwania.
