Jen Dewar
twoja siła robocza jest siłą napędową Twojej firmy. Potrzebujesz wykwalifikowanych, godnych zaufania pracowników, aby osiągnąć swoje cele biznesowe — ale budowanie wysokiej jakości zespołu nie jest łatwym zadaniem. Ponad połowa (56 procent) ludzi w ostatnim badaniu kłamał w CV, głównie wokół doświadczenia zawodowego, edukacji, umiejętności i obowiązków zawodowych., Podczas gdy mała produkcja może nie być wielkim problemem w niektórych branżach, może być wręcz niebezpieczna i nieodpowiedzialna w innych.
pominięcia kandydatów mogą być równie złe — jeśli nie gorsze — niż zwyczajne rozciąganie prawdy. Na przykład kandydat z niedawną historią przemocy może nie mówić o swojej przeszłości. Incydent w miejscu pracy może narazić klientów i innych pracowników na niebezpieczeństwo, co może prowadzić do zaniedbania zatrudniania pozwów sądowych i trwałej szkody dla reputacji firmy.,
sprawdzenie przeszłości może pomóc ograniczyć te zagrożenia i poprawić jakość zatrudnienia.
jak przeprowadzić sprawdzenie przeszłości
sprawdzenie przeszłości rozpoczyna się od stworzenia podstaw dla uczciwego, spójnego procesu, a kończy się po podjęciu świadomej decyzji o zatrudnieniu., W tym przewodniku dowiesz się, jak przeprowadzić kontrolę przeszłości pracownika, wykonując następujące sześć kroków:
upewnij się, że masz spójną politykę sprawdzania przeszłości (Krok 1)
pisemna Polityka sprawdzania przeszłości powinna dokumentować, które kontrole przeszłości będą przeprowadzane, jak będą wykorzystywane w decyzjach o zatrudnieniu i kiedy zostaną przeprowadzone. Pomaga to zapewnić uczciwy i przejrzysty proces w całej organizacji.,
upewnij się, że twoja polityka jest zgodna z Prawem (Krok 2)
między Fair Credit Reporting Act (FCRA), Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) wytycznych i różnych przepisów stanowych i lokalnych, sprawdzenie zgodności może być trudne. Zawsze dobrze jest sprawdzić swoją polisę u Radcy Prawnego.
wybierz odpowiednią firmę sprawdzającą przeszłość (Krok 3)
najlepszy partner sprawdzający Przeszłość dla Twojej firmy zależy od liczby zatrudnionych, wielkości firmy, liczby lokalizacji, wielkości zespołu HR, budżetu, polityki sprawdzania przeszłości i wewnętrznego Radcy Prawnego., Pamiętaj, aby użyć firmy sprawdzającej przeszłość zatrudnienia, która jest zgodna z FCRA.
wiesz, czego się spodziewać (Krok 4)
istnieje wiele różnych rodzajów sprawdzania przeszłości kandydatów, które możesz przeprowadzić, aby dopasować się do unikalnych potrzeb Twojej firmy, branży i stanowisk, na które zatrudniasz
. Musisz najpierw powiadomić ich o zamiarze sprawdzenia przeszłości i uzyskać ich zgodę na piśmie., Jeśli uważasz, że nie zatrudniasz kandydata, musisz pozwolić mu na sprawdzenie jego wyników. Mogą złożyć spór z firmą sprawdzającą przeszłość, aby rozwiązać wszelkie nieścisłości.
podejmij decyzję (Krok 6)
sprawdzanie przeszłości może pomóc w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji o zatrudnieniu, dzięki czemu możesz poprawić jakość zatrudnienia i zmniejszyć ryzyko.
gotowy na rozpoczęcie kontroli zatrudnienia? Pozwól firmie GoodHire wykonać za Ciebie ciężkie zadanie dzięki wbudowanym funkcjom zgodności i łatwym w użyciu przepływom pracy.,
1: Utwórz Politykę sprawdzania przeszłości
Polityka sprawdzania przeszłości dokumentuje szczegóły programu sprawdzania przeszłości, dzięki czemu może być konsekwentnie stosowana w całej organizacji. Powinien on zawierać trzy rzeczy:
- jakie rodzaje kontroli przeszłości będą przeprowadzane i dla kogo. Najlepszą praktyką jest wdrożenie kontroli w tle w całej organizacji, ale dostosowanie pakietów kontroli zatrudnienia według stanowiska., Na przykład możesz wymagać kontroli kredytowych dla pozycji, które zarządzają pieniędzmi, i kontroli rekordów jazdy dla pozycji, które wiążą się z obsługą pojazdów silnikowych.
- W Jaki Sposób wyniki kontroli przeszłości wpłyną na decyzje o zatrudnieniu. Twoja polityka sprawdzania przeszłości powinna określać, jakie rodzaje informacji będą brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu. Uważa się, że najlepszą praktyką jest uwzględnienie charakteru poszukiwanej pozycji, charakteru przestępstwa i czasu, jaki upłynął od skazania.
- podczas sprawdzania przeszłości., Zdecyduj, na jakim etapie rekrutacji planujesz sprawdzać kandydatów oraz w jakich odstępach czasu planujesz sprawdzać obecnych pracowników. Prawo federalne zezwala pracodawcy na przeprowadzanie kontroli zatrudnienia w dowolnym momencie po uzyskaniu zgody kandydata, ale przepisy stanowe i lokalne mogą być bardziej restrykcyjne.
pisemna Polityka sprawdzania przeszłości pomaga zapewnić uczciwy i przejrzysty proces, zapobiegać dyskryminacji oraz unikać sporów sądowych i egzekucji ze strony agencji federalnych.,
2: Compliance: Background Checks For Employment& The Law
Background checks are regulated by federal, state, and local law and regulations. Pracodawca jest ostatecznie odpowiedzialny za zgodność z przepisami, a nieprzestrzeganie tego może skutkować kosztownymi grzywnami, ugodami i procesami sądowymi.
oto cztery potencjalne naruszenia, o których należy pamiętać:
- formularze zgody: FCRA wymaga, aby pracodawcy poinformowali wnioskodawców na piśmie, że kontrola przeszłości zostanie przeprowadzona dla celów zatrudnienia., Ujawnienie tych informacji musi być jasne i widoczne oraz stanowić odrębny dokument.
- działania niepożądane: FCRA wymaga również, aby pracodawcy postępowali zgodnie z trzystopniowym procesem działań niepożądanych, gdy zamierzają podjąć niekorzystne działanie na podstawie wyników kontroli przeszłości. Pracodawca musi przesłać zawiadomienie o wystąpieniu działań niepożądanych wraz z kopią raportu podstawowego i streszczeniem praw. Następnie muszą dać kandydatowi rozsądny czas na udzielenie odpowiedzi (zazwyczaj pięć dni roboczych) przed wysłaniem zawiadomienia o negatywnym działaniu.,
- Ban-The-box: przepisy dotyczące Ban-The-box różnią się między Stanami i gminami, ale zwykle wymagają, aby sprawdzenie przeszłości było opóźnione do czasu pierwszej rozmowy kwalifikacyjnej lub po złożeniu warunkowej oferty. Przepisy dotyczące zakazu skrzynek mogą również wpływać na proces niekorzystnych działań, więc należy sprawdzić obowiązujące przepisy.
- Tytuł VII: EEOC egzekwuje Tytuł VII ustawy o Prawach Obywatelskich z 1964 roku, zakazując dyskryminacji pracodawcy ze względu na rasę, kolor skóry, religię, płeć lub pochodzenie narodowe., Niektóre podstawowe polityki przesiewowe mogą prowadzić do nieproporcjonalnego niekorzystnego traktowania chronionej grupy, zwłaszcza mniejszości, które są aresztowane w nieproporcjonalnym tempie.
Dowiedz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o rozpoczęciu sprawdzania przeszłości w naszym przewodniku, podstawy sprawdzania przeszłości.
3: Jak wybrać firmę sprawdzającą przeszłość
każda firma jest wyjątkowa i ważne jest, aby wybrać dostawcę sprawdzającego przeszłość, który najlepiej pasuje do konkretnych potrzeb związanych z zatrudnieniem i kontrolą., Najlepsza usługa sprawdzania tła dla Twojej firmy zależy od liczby zatrudnionych, wielkości firmy, liczby lokalizacji, wielkości zespołu HR, budżetu, polityki sprawdzania tła i wewnętrznego Radcy Prawnego. Niektóre funkcje do rozważenia to:
- Wbudowana Zgodność: wykraczaj poza zgodność z FCRA, aby zmniejszyć ryzyko nieuczciwych praktyk zatrudniania, a także procesy sądowe i kary związane z EEOC, ban The box i lokalne przepisy-szczególnie jeśli zatrudniasz w wielu lokalizacjach.,
- zintegrowane przepływy pracy dotyczące działań niepożądanych: łatwość zgodności z wbudowanymi, zlokalizowanymi przepływami pracy dotyczącymi działań niepożądanych, które ostrzegają o wysyłaniu powiadomień o działaniach niepożądanych przed i ostatecznych.
- zindywidualizowane oceny: zmniejsz kontrolę przez EEOC dzięki wbudowanemu sposobowi informowania Cię, kiedy zindywidualizowane oceny są zalecane lub wymagane.
- elastyczne pakiety: unikaj przesadnego sprawdzania kandydatów i skracaj czas przetwarzania dzięki odpowiedniemu poziomowi sprawdzania przeszłości dla Twojej branży, rodzaju stanowiska i okręgu.,
- dobre doświadczenie kandydata: przyjazne dla urządzeń mobilnych przepływy pracy i cyfrowa zgoda sprawiają, że rozpoczęcie kontroli jest szybkie i łatwe. Zapewnij kandydatom przejrzysty proces z możliwością logowania się i przeglądania własnego statusu sprawdzania przeszłości i raportu z dowolnego urządzenia.
- integracje: zmniejsz ręczne przepływy pracy dzięki bezproblemowej integracji z ATS.,
4: różne rodzaje kontroli przeszłości
powinieneś znać różne rodzaje kontroli przeszłości i to, co jest zawarte, aby wiedzieć, czego się spodziewać i jak każdy rodzaj kontroli może pomóc ci w podejmowaniu terminowych i świadomych decyzji o zatrudnieniu w oparciu o Twoją branżę i stanowiska, na które zatrudniasz. Obejmują one:
kontrole Rejestru Karnego: krajowe kontrole przeszłości kryminalnej, jak również stanowe, federalne i powiatowe kontrole karne, zgłaszanie przestępstw i wykroczeń oraz bieżące sprawy sądowe., W zależności od polityki usługodawcy mogą być również zgłaszane oddalone opłaty w ciągu siedmiu lat. Przykładami zarzutów, które mogą się pojawić, są wandalizm, upojenie publiczne, zakłócanie porządku publicznego, przemoc lub przestępstwa seksualne, oszustwa i malwersacje. Pracodawcy korzystają z kontroli rejestrów karnych, aby ocenić, czy kandydat może stanowić zagrożenie dla klientów lub stworzyć niebezpieczne środowisko pracy.
cywilne kontrole sądowe: powiatowe i federalne kontrole sądowe mogą pomóc ci dowiedzieć się o pozwach, roszczeniach i wyrokach, w których kandydat jest wymieniony jako pozwany., Mogą one obejmować drobne roszczenia, zakazy zbliżania się, naruszenia praw obywatelskich i upadłości, i mogą być szczególnie ważne dla stanowisk, na których pracownicy będą mieli obowiązki finansowe lub zarządcze.
kontrole kredytowe: Raport kredytowy zatrudnienia pokazuje pełną historię kredytową kandydata( ale nie ich wynik kredytowy), w tym historię płatności, orzeczenia cywilne, zastawy podatkowe, upadłości, niezapłacone rachunki w kolekcjach i ostatnie zapytania kredytowe., Przegląd historii kredytowej może być wymagany w przypadku niektórych stanowisk i może być szczególnie ważny w przypadku stanowisk, w których dostęp do aktywów finansowych, transakcji i decyzji jest głównym obowiązkiem.
kontrola przebiegu jazdy: raporty pojazdów samochodowych (MVR) potwierdzają ważność prawa jazdy i zapewniają wgląd w historię jazdy kandydata, w tym jazdę pod wpływem alkoholu, zawieszenia i naruszenia przepisów ruchu drogowego. Może to być ważne dla stanowisk, na których pracownicy, wolontariusze lub kontrahenci będą obsługiwać pojazdy silnikowe do celów biznesowych.,
drug screening: Drug testing provides evidence of recent use specific prescription and illustrated drugs. Rutynowe badania antynarkotykowe mogą pomóc pracodawcom w utrzymaniu bezpieczniejszego i bardziej produktywnego miejsca pracy.
weryfikacja zatrudnienia: weryfikacja historii zatrudnienia kandydata i doświadczeń związanych z pracą. Weryfikacja historii zatrudnienia może potwierdzić, że informacje dostarczone przez kandydata są prawdziwe; doświadczenie zawodowe jest wystarczające, aby spełnić wymagania stanowiska; a poprzednie tytuły, osiągnięcia lub obowiązki są ważne.,
weryfikacja wykształcenia: sprawdzenie ważności uzyskanych przez kandydata dat uczęszczania do szkoły, kierunków i stopni naukowych, dyplomów lub świadectw. Wyszukiwanie weryfikacji wykształcenia może pomóc zmniejszyć ryzyko zatrudnienia kandydata z fałszywymi poświadczeniami i pomóc w przestrzeganiu przepisów federalnych, stanowych, lokalnych i branżowych.
Kontrola sankcji w opiece zdrowotnej: wyszukiwanie OIG i kontrola sankcji w opiece zdrowotnej zapewnia wgląd w tło medyczne pracownika służby zdrowia, w tym wszelkie kary, zawieszenia lub działania karne lub dyscyplinarne., Pomaga to spełnić przepisy federalne i potwierdzić, że pracownicy służby zdrowia są w dobrej kondycji.
Międzynarodowe Kontrole przeszłości: różne rodzaje Międzynarodowych Kontroli przeszłości mogą zapewnić międzynarodowe rejestry karne, poświadczenia edukacyjne i historię zatrudnienia dla kandydatów mieszkających w USA, którzy wcześniej mieszkali, pracowali lub studiowali w innych krajach.
5: Co komunikować się z kandydatem
ważne jest, aby komunikować się z kandydatami o procesie sprawdzania przeszłości, aby wiedzieli, czego się spodziewać., Bądź otwarty ze swoimi kandydatami na temat tego, dlaczego przeprowadzasz sprawdzenie przeszłości, a w zamian zachęcaj do otwartości. Poinformuj kandydata, że może zobaczyć jego wyniki kontroli przeszłości, zakwestionować wszelkie niedokładne informacje i dodać komentarze na piśmie lub porozmawiać z Tobą, aby wyjaśnić wszelkie alerty.
kandydaci mają prawa wynikające z FCRA, określone w dokumencie podsumowanie Twoich praw., Kiedy korzystasz z dostawcy sprawdzania przeszłości, aby sprawdzić kandydata do zatrudnienia, musisz:
- powiadomić kandydata, że przeprowadzasz kontrolę przeszłości i że wyniki mogą wpłynąć na Twoją decyzję o zatrudnieniu.
- uzyskać pisemną zgodę kandydata na przeprowadzenie kontroli zatrudnienia za pośrednictwem firmy sprawdzającej przeszłość.
- Zawiadom kandydata w drodze zawiadomienia o niekorzystnym działaniu, jeśli wyniki kontroli przeszłości skłonią Cię do rozważenia Nie zatrudniania go., Należy również dostarczyć kandydatowi kopię wyników kontroli przeszłości; kopię ich praw w ramach FCRA; oraz nazwę, adres i numer telefonu firmy przeprowadzającej kontrolę przeszłości, która przeprowadziła kontrolę. Następnie należy poświęcić czas (zazwyczaj pięć dni roboczych) kandydatowi na złożenie sporu o niedokładne wyniki. Tylko wtedy możesz wysłać ostateczne zawiadomienie o negatywnym działaniu na piśmie, jeśli zdecydowałeś się nie zatrudniać ich.
EEOC zaleca również uwzględnienie indywidualnych okoliczności i kontekstu wokół kartoteki karnej kandydata., Obejmują one charakter i wagę przestępstwa, czas, który upłynął od przestępstwa i znaczenie przestępstwa do poszukiwanej pracy. Zindywidualizowana ocena pozwala kandydatowi na dostarczenie dodatkowego kontekstu na temat przestępstwa i daje im możliwość wyjaśnienia.
inne kwestie
jeśli planujesz przeprowadzić sprawdzanie przeszłości zatrudnienia po raz pierwszy, powinieneś wiedzieć kilka dodatkowych rzeczy:
czas dostawy dla sprawdzania przeszłości jest różny
Jak długo Trwa sprawdzanie przeszłości zależy od typów wyszukiwań., Niektórzy dostawcy sprawdzania przeszłości mogą zapewnić podstawowe kontrole przeszłości niemal natychmiast lub w ciągu tego samego dnia. Inne usługi przesiewowe, takie jak Powiatowe kontrole rejestrów karnych w powiatach, w których rejestry nie są zdigitalizowane, lub weryfikacja pracodawcy i edukacji, mogą potrwać do pięciu dni lub więcej.
FCRA wymaga weryfikacji firmy
zgodnie z przepisami FCRA, musisz sprawdzić, czy Twoja firma jest legalną firmą, zanim będziesz mógł zamówić sprawdzenie przeszłości., Proces uwierzytelniania firmy z dostawcą sprawdzania przeszłości zwykle trwa od jednej godziny do jednego dnia.
korzystaj z bezpłatnego sprawdzania przeszłości na własne ryzyko
możliwe jest samodzielne sprawdzenie przeszłości, ale jest to czasochłonne i niesie ze sobą nieodłączne ryzyko. Być może będziesz musiał osobiście odwiedzić sąd każdej jurysdykcji, wypełnić formularze odpowiedzi i poczekać na odpowiedzi., Wtedy ryzykujesz utratę kandydatów na rzecz innych pracodawców lub, co gorsza, nie uzyskanie poprawnych wyników i oparcie decyzji o zatrudnieniu na błędnych lub niekompletnych informacjach. Jeśli natomiast używasz mediów społecznościowych do sprawdzania kandydatów, ryzykujesz, że zobaczysz ograniczone kryteria rekrutacji — takie jak religia lub rasa — i podejmiesz stronnicze decyzje o zatrudnieniu.
możesz przeprowadzić sprawdzanie referencji
niektórzy dostawcy sprawdzania przeszłości mogą przeprowadzać weryfikację zatrudnienia i wykształcenia, a także sprawdzanie referencji zawodowych., Wywiady sprawdzające, w których wykorzystano serię dogłębnych pytań otwartych, mogą pomóc ocenić charakter kandydata, dowiedzieć się, w jaki sposób może on dostosować się do wartości firmy i zrozumieć, w jaki sposób może wpisywać się w kulturę firmy.
należy rozważyć przeprowadzenie kontroli tła po zatrudnieniu
Kontrola tła nie jest rzeczą „wykonaną”. Często przeprowadza się coroczne kontrole przeszłości po zatrudnieniu — lub częściej w niektórych branżach i na stanowiskach. Jeśli to zrobisz, pamiętaj, aby dołączyć „klauzulę evergreen” w formularzu zgody na sprawdzenie przeszłości, jeśli jest to dozwolone przez prawo stanowe.,
podejmuj bardziej świadome decyzje o zatrudnieniu dzięki sprawdzeniu przeszłości
sprawdzanie przeszłości to opłacalna inwestycja w zbudowanie wysokiej jakości pracowników, którzy pomogą Ci osiągnąć Twoje cele biznesowe. Dostosuj zasady kontroli bezpieczeństwa do branży i stanowisk oraz Znajdź dostawcę, który dostarczy potrzebne dane, pomagając zachować zgodność z przepisami. Dzięki świadomym decyzjom o zatrudnieniu możesz poprawić jakość zatrudnienia i ograniczyć ryzyko.
GoodHire ułatwia kontrolę zatrudnienia., Nasz zespół wsparcia z siedzibą w USA może udzielić eksperckich rekomendacji, które pakiety działają najlepiej dla Twoich potrzeb ekranowych, a także zaoszczędzić pieniądze, nie płacąc za ekrany, których nie potrzebujesz. Ponadto doświadczenie firmy GoodHire w zakresie zgodności z przepisami jest niezrównane. Dowiedz się, jak możemy pomóc.
