Good Mood

pomysł w skrócie

od jakiegoś czasu jesteś dobrym kierownikiem dużego działu. Dobrze się spisałeś. Kiedy to możliwe, obniżyłeś koszty., Ale teraz spadło zamówienie (z wystarczająco wysokiego poziomu, że nie masz swobody debatowania nad jego mądrością lub wykonalnością) nakazujące, że musisz znaleźć dodatkowe 10%, 20%, a nawet 30% w redukcji kosztów administracyjnych, odprawy pomijając. Po prostu nie widzisz, jak można to zrobić.

dalsze komplikowanie twojego życia to ograniczenia twoich wyborów. Ponieważ nie zgłaszasz się bezpośrednio do dyrektora generalnego, nie jesteś w stanie popierać zmian strategii ani realizować zmian hurtowych, takich jak offshoring., Instrukcje nie pozwalają również na duże inwestycje-na przykład w nowe technologie-które umożliwiłyby zastąpienie innych działów. Nie, musisz to zrobić w trudny sposób: jeden przedmiot na raz i w krótkiej kolejności.

nie jesteś sam. W ciągu ostatnich 30 lat pracowaliśmy, prowadziliśmy lub świadczyliśmy pomoc doradczą wielu organizacjom w tej sytuacji—w tym firmom produkcyjnym, instytucjom finansowym, firmom świadczącym profesjonalne usługi, start-upomnieniom high-tech, przedsiębiorstwom użyteczności publicznej i uniwersytetom., Nasze doświadczenie pokazuje, że możliwości redukcji kosztów administracyjnych są podobne praktycznie wszędzie. Lekcje, które zebraliśmy, mogą nie rozwiązać całego problemu, ale powinny dać ci duży skok na to.

rozpoczynając poszukiwanie oszczędności kosztów administracyjnych, miej na uwadze dwa kluczowe punkty:

Po pierwsze, zapomnij o znalezieniu jednego pomysłu, który radykalnie zmieniłby strukturę kosztów Twojej organizacji lub działu, a tym samym rozwiązałby twój problem za jednym zamachem., (Gdyby taki pomysł istniał, najprawdopodobniej wiązałby się z takim ryzykiem, że organizacja nigdy nie byłaby skłonna go wdrożyć.) Zamiast tego powinieneś planować osiągnięcie celu za pomocą kombinacji 10 lub więcej działań.

Po drugie, stopień zakłócenia organizacyjnego spowodowanego redukcją będzie zwykle proporcjonalny do stopnia cięcia. Dlatego powinieneś dostosować redukcje, które realizujesz do celu oszczędności. Przyrostowe pomysły o minimalnym wpływie na inne działy mogą pozwolić Ci przyciąć do 10% kosztów., Pomysły na przeprojektowanie lub reorganizację często eliminują działania o najniższej wartości, co ma umiarkowany wpływ na inne działy i może pomóc obniżyć wydatki nawet o 20%. Pomysły MIĘDZYSEKTOROWE i programowe są zwykle niezbędne, gdy dążysz do osiągnięcia 30% lub więcej, ale mają największy potencjał, aby być destrukcyjnym organizacyjnie.

dotarcie do 10%: przyrostowe Pomysły

większość działów może obniżyć do 10% kosztów bez zmiany ich interakcji z resztą organizacji. Najczęściej stosuje się następujące rodzaje redukcji:

,

o ile redukcja kosztów nie jest dla firmy nowością, już pozbyłeś się najbardziej uznaniowych, komfortowych i niekrytycznych dodatków i działań, takich jak imprezy wakacyjne, bilety na wydarzenia i zwrot czesnego. Jeśli tak jest, nie próbuj eliminować więcej—prawdopodobnie nie możesz. zamiast tego sprawdź, czy możesz skonsolidować to, co zostało. Połącz działania takie jak dni treningowe i uroczystości w pojedyncze wydarzenia. Łącz wydarzenia z wielu działów. Przekrojowe planowanie wykorzystania zasobów zewnętrznych, takich jak obiekty lub trenerzy. Będziesz zaskoczony możliwościami., Na przykład, jeden uniwersytet ustalił, że Weekend rodziców i powrót do domu były zbyt cenne, aby wyeliminować—ale okazało się, że może zaoszczędzić blisko 40% łącznych kosztów, organizując dwa wydarzenia w ten sam weekend.

podejmuj zaległe działania personalne.

wszystkie działy administracyjne, w tym sprawne, mają nierozwiązane problemy kadrowe., To prawda nawet dla tych, którzy przeszli poprzednie rundy redukcji kosztów. Po wyczerpaniu wspólnej sztuczki domagania się oszczędności poprzez pozostawienie nieobsadzonych stanowisk, powinieneś zrestrukturyzować miejsca pracy wszystkich mniej niż w pełni zapracowanych ludzi i skonfrontować się z problemem słabszych pracowników.

znajdziesz dwa rodzaje mniej niż w pełni zapracowanych ludzi. Pierwszy jest zwykle łatwy do wykrycia: ci pracownicy spędzają najwięcej czasu w halach. Organizują przyjęcia urodzinowe w biurze., Być może ich prace zostały uproszczone przez nowy system HR lub finansów online rok temu, a nowe obowiązki nigdy nie zostały przydzielone. Drugi typ obejmuje pracowników, którzy wykonują zarówno nieprzyjemne, ale wartościowe zadania, jak i przyjemne, ale mniej wartościowe. Wszelkie wzrosty wydajności w pierwszej części ich pracy mają tendencję do kompensowania nadmiernym skupieniem się na tych drugich. Tak było w przypadku pracowników oddziału w banku, z którym pracowaliśmy kilka lat temu. Firma wydała miliony dolarów, aby proces sprzedaży był bardziej wydajny, ale sprzedaż nie rosła., Odkryliśmy, że funkcjonariusze poświęcili swój wolny czas na lepszą obsługę istniejących klientów i czytanie nowych produktów—ale nie na dzwonienie do klientów i sprzedaż (co im się najmniej podobało). Uczyliśmy bank, aby oferował kierownikom oddziałów wybór za każdym razem, gdy wdraża innowację oszczędzającą pracę: łączymy miejsca pracy i zmniejszamy liczbę pracowników lub podnosimy cele sprzedażowe oddziału o proporcjonalną kwotę.

po skontaktowaniu się ze swoimi mniej zajętymi pracownikami musisz podjąć działania personalne, których najprawdopodobniej unikasz od jakiegoś czasu: zlikwidować słabszych pracowników., Każdy wydział wydaje się mieć jeden lub dwa z nich. Kierownik wie, że ich praca nie była satysfakcjonująca, ale czuje się nieswojo z ich zwolnieniem-zwykle z całkowicie zrozumiałych powodów, takich jak życzliwość („sytuacja osobista Mary jest teraz tak trudna”) lub nieprzyjemność („reszta działu będzie zdenerwowana, jeśli puścimy Billa”). Przyznaj, że już wiesz, kim są ci ludzie. Za dwa lata możesz nie być w stanie ich dłużej chronić. Będą dwa lata starsze, co może utrudnić im uzyskanie porównywalnych stanowisk w innym miejscu., Czy „uratowanie” ich dzisiaj naprawdę robi im przysługę?

niektórzy menedżerowie nie rozwiązują tych problemów z powodu postrzeganych barier proceduralnych („HR mówi, że musimy udokumentować słabsze wyniki Freda i przejść przez okres próbny—to po prostu zbyt wiele kłopotów”). Ale możesz znaleźć sposób na obejście tych barier. Kiedyś współpracowaliśmy z firmą, która w ostatnim okresie oceny przyznała 94% wszystkich menedżerów średniego szczebla najwyższą ocenę w swojej skali., Początkowo dział HR powiedział, że inflacja stopniowa uniemożliwiła zajęcie się słabszymi, więc Prezes Oddziału przyjął inną postawę i ponownie zbadał strukturę swojej organizacji. Na nowo zdefiniował wszystkie stanowiska menedżerów średniego szczebla, eliminując potrzebę zatrudniania około 25% z nich. Ponieważ wymagania dotyczące pracy były nowe, poprzednie oceny HR nie miały znaczenia. Stworzył proces, aby zapewnić, że ludzie najlepiej wykwalifikowani do nowych miejsc pracy dostali je; inni zostali zwolnieni.

,

większość działów administracyjnych (zwłaszcza tych zatrudniających ponad 20 pracowników) wykorzystuje aż 20% swojego budżetu do nadzorowania i koordynowania własnych działań. Określ, które części Twojego działu wykonują zasadniczo te same zadania, które były rok temu. Te części prawdopodobnie nie potrzebują takiego poziomu nadzoru jak kiedyś., W jednym z banków stwierdziliśmy, że nadmierna nadpodaż kasjerów faktycznie kosztuje organizację podwójnie: musiała zrekompensować menedżerom i zapłacić za stracony czas, który kasjerzy spędzili omawiając ze swoimi szefami sprawy, które mogły być obsługiwane niezależnie. Naprawdę cenne role nadzorców-zachęcanie pracowników i radzenie sobie z wyjątkami od normy – mogłyby być wykonywane w mniej niż jedną czwartą czasu, jaki ludzie spędzają na nadzorowaniu.,”Z reguły powinieneś być w stanie zmniejszyć liczbę godzin poświęconych na Nadzór o około 10% każdego roku, aby obowiązki działu pozostały w dużej mierze niezmienione, o ile obroty były niewielkie. Ale aby uzyskać wartość z tej redukcji, musisz zwiększyć Indywidualne składki wymagane od przełożonych.

zyskaj kontrolę nad „różnymi” wydatkami.

w niektórych działach to zaopatrzenie, w innych to Telekomunikacja lub komputery. Prawie zawsze można znaleźć 15% do 20% wydatków, które nie zostały ściśle zarządzane., W jednym szczególnie skandalicznym przykładzie każdy dział w firmie, z którą pracowaliśmy, mógł wydawać do 10 000 USD rocznie na artykuły papiernicze i materiały eksploatacyjne bez bezpośredniego uzyskania zgody przełożonych—jednak dział produkcji nie mógł uzyskać zgody w ramach normalnego procesu kapitałowego, aby kupić potrzebną suwnicę o wartości 8 000 USD. Wkrótce w fabryce pojawił się nowy dźwig z wymalowaną na boku nazwą: Papeteria & Materiały eksploatacyjne. Jego duchowy kuzyn-kosiarka do trawy o nazwie Maszyna do pisania – został znaleziony w dziale konserwacji.

Wstrzymaj podwyżki płac.,

choć ten pomysł wydaje się oczywisty, zwykle jest pomijany. Wynika to z faktu, że prawie każdy menedżer (niedokładnie, w wielu przypadkach) uważa, że członkowie jego działu są niedostatecznie wynagradzani. Skontaktuj się z działem HR, aby zobaczyć, gdzie stoją Twoi pracownicy w stosunku do rynku. Jeśli nie są poniżej rynku, rozważ utrzymanie średniego wzrostu płac w swoim dziale do 1% lub 2% mniej niż średnia firmy z zeszłego roku.

,

wreszcie, będziesz chciał spojrzeć wstecz przez ostatnie trzy cykle budżetowe, aby dowiedzieć się, gdzie twój dział zaproponował sugestie zwiększające produktywność, które wymagały małych inwestycji. Mogą one zostać odrzucone z powodu ograniczeń lub innych priorytetów (często zdarza się to, na przykład, gdy inicjatywy wymagają programowania systemów, a ich zasoby są związane gdzie indziej). Teraz jest czas, aby zmienić te idee.,

dotarcie do 20%: pomysły na przeprojektowanie

rzadko jest możliwe osiągnięcie redukcji kosztów o 20%, chyba że usuniesz znaczną część treści pracy z działu. To nigdy nie jest dobry pomysł, aby próbować zrobić tę samą pracę z 20% mniej ludzi.

należy dążyć do wyeliminowania wszelkich prac, których koszt przekracza wartość (pamiętając, że na pewno ma jakąś wartość i że jej cięcie spowoduje pewien dyskomfort). Zacznij od zidentyfikowania i agregacji wszystkich możliwości zmniejszenia obciążenia pracą działu—nawet cięć, które pozwolą zaoszczędzić tylko jedną czwartą jednego stanowiska w pełnym wymiarze czasu pracy (EPC)—a następnie przenieś pozostałe działania działu do mniejszej liczby miejsc pracy. Pozwoli to oddzielić decyzję o wyeliminowaniu zadań od tożsamości osób, które je wykonują., Następnie można określić, które osoby najlepiej nadają się do nowych miejsc pracy.

aby skutecznie wyeliminować pracę, Przemyśl działania swojego działu na trzy sposoby:

porozmawiaj ze swoimi kontrahentami.

w jaki sposób obciążenie Twojego działu kształtują inne grupy w organizacji? Czy Twoja rola polega na dostarczaniu im informacji, na przykład, lub przetwarzaniu lub przechowywaniu informacji przez nich generowanych? Czy ich terminy i wymagania zwiększają obciążenie pracą?,

Jeśli tak, koszt ma rozsądną szansę na przekroczenie wartości (na poziomie skonsolidowanej organizacji), ponieważ dział wymagający pracy nie ponosi bezpośrednio kosztów. Zakładasz, że kontrahent ceni pracę wystarczająco wysoko, aby uzasadnić twoje wysiłki, ale może tak nie być. Dlatego należy dezagregować swoje wysiłki w jak największym stopniu—na przykład według geografii i linii produktów-a następnie sprawdzić, czy każda część wysiłku jest uzasadniona. Takie podejście może ujawnić kilka rodzajów możliwości, takich jak:

eliminowanie łączników i koordynatorów.,

pozycje te zostały ustalone przy założeniu, że dwie lub więcej grup nie rozumieją wzajemnie swoich funkcji na tyle dobrze, aby efektywnie się komunikować. Wiele badań wykazało, że założenie to jest często błędne. Niedawno znaleźliśmy sposób, aby firma zaoszczędziła ponad 600 000 USD rocznie, eliminując koordynatorów między działami HR i innymi działami w tym samym budynku. Koordynatorzy byli cenni dla departamentów, których działalność była rozproszona po całym kraju, ale mniej dla tych w pobliżu.

redukcja nadmiernego poziomu usług.,

czy przygotowujesz długie raporty z wyczerpującymi danymi, gdy liczą się tylko wyjątki lub gdy prawdziwe konsekwencje wariancji są dość małe? Czy przygotowujesz raporty, które obejmują krótkie okresy czasu lub są dostarczane w czasie rzeczywistym, gdy dłuższe okresy lub wolniejsze raportowanie zaspokoiłoby taką potrzebę?, Jeden z klientów, jak odkryliśmy, nadal zatrudniał kilku pełnoetatowych urzędników, którzy przesiąkali codziennymi raportami i ręcznie podkreślali” ważne ” wariancje długo po tym, jak ulepszenie systemów zmieniło zrozumienie firmy, które wariancje były wystarczająco duże, aby negować konieczność zbadania 95% z nich. Co gorsza, asystentka wyższego szczebla uznała, że raporty nie są już przydatne, więc przestała dawać je szefowi. A ponieważ nie miała wiedzy o wysiłku wymaganym do ich stworzenia, nie powiadomiła twórców raportów.

Zmień proces.,

często wewnętrzne procesy administracyjne zostają zamrożone—pomimo tego, że z czasem mogą przestać być wydajne lub skuteczne. Zadawanie pytań w czterech obszarach może pomóc ci zrozumieć, czy miało to miejsce w Twoim dziale i czy możesz odpowiednio obniżyć wydatki:

zmniejszone wymagania biznesowe.

jak ewoluowały wymagania biznesowe od czasu ostatniej gruntownej przebudowy procesu? Być może zapotrzebowanie na pewne dane zmniejszyło się lub całkowicie zniknęło. Jak zaprojektowałbyś ten proces inaczej dzisiaj, aby sprostać dzisiejszym potrzebom?,

procesy ręczne.

gdzie wykorzystujesz ludzi do powtarzalnego przetwarzania formularzy lub informacji, zamiast robić to elektronicznie, z niewielką lub bez ludzkiej interwencji?

czy rutynowe 90% przedmiotów kosztuje znacznie mniej niż wyjątkowe 10%? Co trzeba zrobić, aby pozbyć się tych wyjątkowych? W dużym zakładzie ubezpieczeń zdrowotnych okazało się, że” czyste ” roszczenie kosztuje o 80% mniej niż takie, które wymagało specjalnej obsługi., Poprzez przeprojektowanie formularzy wniosków i wyeliminowanie wyjątków, które nie miały znaczenia, klient zaoszczędził ponad połowę kosztów WYJĄTKÓW.

Timing.

Czy możesz zaoszczędzić pieniądze zmieniając porę dnia, tygodnia lub miesiąca, w którym wykonujesz określone zadania? Na przykład, co powiesz na wykonywanie pracy, gdy aktywność w Twoim dziale jest w przeciwnym razie powolna? Czy można to zrobić bardziej efektywnie w partiach? Czy istnieje prawdziwa kara za bycie dostępnym w Internecie przez mniej godzin dnia? Czy zadania mogą być wykonywane bardziej efektywnie, jeśli nie zostały rozwiązane na zasadzie pierwszego wejścia, pierwszego wyjścia?,

odsuń się od pasa i szelek.

Tych „dobrych” przygotowanych na każdą ewentualność. Jednak poprzez nagradzanie menedżerów za ochronę przed zdarzeniami o niskim prawdopodobieństwie i niskich konsekwencjach, standard Ten przewidywalnie wygenerował nadmierne koszty.

przyjrzyj się, gdzie wydajesz zasoby na ryzyko wystąpienia pewnych zdarzeń. Czy wydarzenia te faktycznie nie miały miejsca w ciągu ostatnich pięciu lat? Gdyby tak się stało, czy byłyby kłopotliwe, ale nie bardzo kosztowne?, Jeśli odpowiedziałeś tak na jedno z pytań, prawdopodobnie marnujesz te zasoby. Przykłady ostrożności overkill obejmują prowadzenie szczegółowych zapisów, gdy informacje, które mogą być później potrzebne, mogą być zebrane z innych źródeł; gromadzenie danych na wypadek, gdyby ktoś w przyszłości chciał inaczej przeanalizować sytuację; i utrzymywanie danych dostępnych online przez długi czas (zamiast w magazynie kopii zapasowych)., Niedawno odkryliśmy możliwość obniżenia kosztów IT firmy o ponad 300 000 USD w pierwszym roku, a do 500 000 USD rocznie w piątym roku, po prostu zmieniając zasady przechowywania danych, aby lepiej dopasować je do jej potrzeb.

wiele funkcji personelu obejmuje przeglądanie i uzgadnianie informacji dostarczanych ze zdecentralizowanej operacji terenowej. Zazwyczaj pozycje te sięgają czasów, gdy było wiele błędów w danych lub szerokie odchylenia od oczekiwań., Mimo że błędy się zmniejszają, a oczekiwania są bardziej rutynowo spełniane, większość firm nadal poświęca zasoby na sprawdzanie 100% danych przez 100% czasu. Rozważ całkowite wyeliminowanie przeglądu, przeprowadzenie go rzadziej lub sprawdzenie tylko tych jednostek z historią dostarczania złych danych. Jeden z klientów fast-foodów wymagał codziennego uzgadniania sald gotówkowych każdego z 600 sklepów, mimo że 99% z nich nie popełniło błędu przez ponad rok. Firma odkryła, że raz w tygodniu było więcej niż wystarczające, aby wyłapać błędy, zanim wyrządziły jakąkolwiek szkodę.,

dotarcie do 30% lub więcej: Pomysły MIĘDZYSEKTOROWE i eliminacyjne

jest mało prawdopodobne, aby znaleźć oszczędności w wysokości 30% lub więcej istniejącego budżetu, patrząc wyłącznie w swoim dziale. Będziesz jednak zaskoczony tym, co możesz osiągnąć, badając, jak dobrze praca Twojego działu pasuje do pracy innych. (Organizacja może być nieefektywna w sumie, nawet jeśli każda grupa w nim jest wydajna.) Więc jeśli twój cel wynosi 30% lub więcej, musisz myśleć szerzej.

koordynuj działania równoległe.,

wiele działów prowadzi podobne działania lub kupuje te same przedmioty niezależnie, na małą skalę. W takich przypadkach koordynacja może przynieść cenne oszczędności. Na przykład działy często kupują materiały bez względu na to, co inni zamawiają. Uniemożliwia to organizacji wykorzystanie połączonej siły nabywczej do obniżania cen. W jednej firmie dział zamówił same zapasy i sprzęt, które inni mieli w nadmiarze. Owocne obszary do zbadania obejmują papier, ksero, komputery osobiste (zwłaszcza jeśli tylko niektóre działy wymagają najnowszych maszyn) i Meble.,

oto jeden z przykładów koordynacji, który obiecuje zaskakująco duże oszczędności: wiele organizacji nie uzyskuje znacznych zniżek na podróże z hoteli, ponieważ nie uznają, że ich różne działy oddzielnie wysyłają pracowników do tych samych lokalizacji. Takich zniżek nie można osiągnąć poprzez Travelocity lub Orbitz, lub poprzez standardowe negocjacje z Krajowym Biurem sieci hotelowej (chyba że Twoja firma jest ogromna)., Wymagają one indywidualnych negocjacji z menedżerami poszczególnych hoteli, którzy zazwyczaj zgadzają się na zniżki, jeśli Twoi pracownicy przebywają tam łącznie 10 lub 15 nocy w roku. Często rabaty dostępne dla jednego działu nie są warte wymaganego wysiłku negocjacyjnego—ale gdy wiele działów koordynuje swoje wysiłki, oszczędności mogą być duże i stosunkowo łatwe do uzyskania., Jeden z klientów dostał ostatnio ponad 300 000 dolarów rocznie zniżek, mając asystenta administracyjnego poświęcającego jeden miesiąc na negocjacje z lokalnymi menedżerami hoteli, w których regularnie przebywali pracownicy.

jednym z najczęstszych lamentów słyszanych podczas sezonu budżetowego jest „moglibyśmy zmniejszyć koszty tutaj, jeśli Departament X zmieniłby to, co robi—ale ma ograniczenia budżetowe, a więc nie może.” ironia jest taka, że sezon budżetowy to czas, aby przywołać takie MIĘDZYSEKTOROWE kompromisy, ponieważ wtedy wydatki mogą być przesunięte., Na przykład jeden klient miał 10 osób-rozmieszczonych w trzech działach – których jedynym zadaniem było sprawdzenie dokładności danych przesyłanych przez terenowe biura sprzedaży. Żaden Wydział nie mógł przekonać szefa sprzedaży terenowej, aby ustosunkował się do luźnego stosunku podwładnych do ich danych. Kiedy pełny koszt został rozpoznany i obciążony z powrotem do jego działu, standardy zmieniły się.

może być również czas na rozważenie działań outsourcingowych lub grup roboczych. Sprawa dotycząca prowadzenia działalności w domu zwykle opiera się na wyroku, że firma ma wyjątkowe potrzeby. To może być prawda., Ale biorąc pod uwagę postępy w ostatnich latach przez wszelkiego rodzaju dostawców usług administracyjnych, możesz zadać pytanie, Czy Twoje potrzeby są naprawdę tak wyspecjalizowane, że powinieneś ignorować potencjalne korzyści wynikające z outsourcingu płac, zarządzania korzyściami, rekrutacji, planowania mediów i innych funkcji. Doświadczenie naszych klientów pokazuje, że outsourcing może znacznie obniżyć koszty administracyjne—i może poprawić wydajność w procesie.

Uznaj jednak, że Twoja organizacja odrzuci wszelkie odosobnione rekomendacje dotyczące outsourcingu., Ludzie będą sprzeciwiać się ciężarowi tworzenia umowy, wyrażać obawy o poufność i tak dalej. Ale kiedy pojawia się kilka możliwości jednocześnie, organizacje wydają się być bardziej skłonne do zmierzenia się z jednorazowym dyskomfortem i podjęcia działań.

gdy jeden dział kupuje przedmioty od innego działu za pomocą cen transferowych, ta sama „sprzedaż” może być rejestrowana, analizowana i sprawdzana przez aż pięć oddzielnych działów (kupujący, sprzedawca, przewoźnik, zapewnienie jakości i finanse/księgowość)., W większości przypadków jednemu działowi neutralnemu można przypisać całe zadanie analityczne.

oto inny przykład: wiele firm ma wiele działów analizuje to samo wydarzenie (takie jak główne wprowadzenie produktu lub wydarzenie promocyjne dla firmy zajmującej się produktami konsumenckimi) z wielu punktów widzenia (marketing, sprzedaż, produkcja), przy czym każdy dział działa niezależnie. Ponieważ każdy czuje się odpowiedzialny za dostarczenie kompleksowej analizy, większość pracy na poziomie podstawowym jest powielana., Najbardziej efektywne i wydajne firmy prowadzą jeden, skoordynowany wysiłek, w którym jeden dział jest odpowiedzialny za analizę wydarzenia i włączenie wkładu z innych kluczowych działów.

znamy jedną firmę, w której trzy do czterech głównych warstw zarządzania są praktycznie sparaliżowane przez 20% czasu—czyli jeden cały dzień w tygodniu, na co pracownicy krzywo nazywają „spotkaniem w poniedziałek”.,”

Jeśli czujesz się podobnie sparaliżowany, rozważ zorganizowanie audytu międzysektorowego wszystkich regularnie zaplanowanych spotkań, aby dowiedzieć się, które z nich można zmienić, skonsolidować lub wyeliminować. W jednej z firm usługowo-usługowych taki audyt znacznie skrócił czas, jaki jej najbardziej zapracowani i najcenniejsi pracownicy (account Executive) spędzali na spotkaniach, zwiększając tym samym ich produktywne godziny (czas poświęcony kierowaniu zespołami księgowymi i pozyskiwaniu nowych klientów) o 20%.

,

Jeśli szukasz oszczędności 30% lub więcej, być może będziesz musiał rzucić wyzwanie nawet Najświętszemu z krów—i możesz być mile zaskoczony wynikiem. Jedna z firm świadczących profesjonalne usługi, która szczyciła się zatrudnianiem i rozwijaniem najlepszych talentów, niechętnie zmieniała swoje podejście do wywiadów, selekcji i zarządzania wydajnością swojego personelu. Ale rozliczalne godziny spożywane przez takie działania były po prostu zbyt liczne, aby je zignorować. Obszerny przegląd ujawnił, że większość powiązanych dokumentów HR zwiększyła obciążenie czasowe, ale nie poprawiła wyników., Ponadto w procesie rekrutacji trzy wywiady przeprowadzone przez najlepszych ankieterów dokładniej przewidywały ewentualny sukces kandydata w firmie niż do sześciu wywiadów przeprowadzonych przez mniej wykwalifikowanych ankieterów. Firma zrestrukturyzowała te działania w świetle tego, czego się nauczyła, zmniejszając zarówno godziny spędzone na nich, jak i zwiększając satysfakcję i wydajność pracowników.

eliminacja programów.,

Jeśli nie uda Ci się osiągnąć celu oszczędnościowego poprzez opisane powyżej działania, będziesz musiał podjąć bolesny krok rekomendowania cięcia całych zadań lub programów prowadzonych przez twój dział. (Oczywiście należy zacząć od tych najmniej wartościowych.) Podczas gdy ostateczne decyzje będą wymagały wkładu innych działów, można sporządzić listę możliwości., Określ, które programy obejmują nietypową ilość pracy, aby wspierać część firmy (na przykład pewną linię produktów, region lub segment klientów), która jest nieopłacalna lub mniej opłacalna niż średnia firmy.

zmniejsz obciążenie, które nakładasz na innych.

wreszcie powinieneś szukać okazji, aby powiedzieć innym działom, jak cię wyprzedzają. Musisz zakwestionować swoje założenia. Podobnie jak inne grupy są mało prawdopodobne, aby wiedzieć, kiedy ładują dodatkową pracę na twój, jest mało prawdopodobne, aby wiedzieć, kiedy robisz to samo do nich., Zapytaj ich, gdzie czują się przeciążeni, i powiedz im, gdzie jesteś skłonny żyć z mniej. Po tym wszystkim, jeśli prawdziwym celem organizacji jest zmniejszenie ogólnych kosztów o określoną kwotę dolara lub procent, każda redukcja bólu o niskim poziomie W Jednym dziale uprzedza równoważnie wycenianą, ale potencjalnie wyższą redukcję bólu, którą organizacja musiałaby w przeciwnym razie nałożyć-być może na Twój dział.

zmniejszenie kosztów administracyjnych o 10%, 20% lub 30% to trudne zadanie, ale weź sobie do serca. Jeśli zaczniesz teraz i będziesz go trzymać, znajdziesz wystarczająco dużo pomysłów – i tych właściwych—aby osiągnąć swój cel.,

zarówno doświadczenie, jak i badania wskazują, że generowanie pomysłów poprawia się poprzez wiele iteracji. Tak więc, nawet jeśli Twoje zalecenia nie są należne za miesiąc lub dłużej, powinieneś zidentyfikować pomysły dzisiaj, które mogą osiągnąć pełny cel. Odstawić na dwa lub trzy dni i powtórzyć proces. Przekonasz się, że pomysły poprawiają się za każdym razem, gdy to robisz, ponieważ zobaczysz nowe możliwości i odkryjesz ograniczenia swoich wcześniejszych pomysłów.

dzięki każdej iteracji Osiągnij pełny cel., Naturalną tendencją, biorąc pod uwagę nieprzyjemność zadania, będzie mówienie: „dziś nie mam wystarczająco dużo pomysłów, ale następnym razem zamknę tę lukę.”W rezultacie nie osiągniesz ostatecznego celu przed terminem-a wiele z twoich pomysłów nie będzie zbyt dobrych. Jedyną rzeczą gorszą od bycia zmuszonym do osobistego wdrożenia cięć kosztów administracyjnych jest bycie zmuszonym do wdrożenia tych, których wiesz, że pożałujesz za miesiąc.