Good Mood

większość firm boi się procesu pobierania płatności na zaległych kontach klientów. Większość z nich ledwo ma czas na wykonywanie wszystkich połączeń telefonicznych lub wysyłanie e-maili, nie mówiąc już o indywidualizowaniu listu do kolekcji na każdym etapie procesu zbierania. Jednak wysyłanie spersonalizowanego listu kontrolnego co kilka tygodni naprawdę pomaga zebrać płatności na czas.,

pisanie listu windykacyjnego wymaga wykonania właściwych kroków i podania odpowiedniego tonu, aby poinformować klientów, że dług jest należny i jest przeterminowany. Istnieją cztery różne listy windykacyjne, które trzeba będzie wysłać do swoich klientów przed wynajęciem agencji windykacyjnej lub nagrywanie go jako koszt złych długów.

przygotowując list zbiorczy, ważne jest, abyś był profesjonalny, a jednocześnie stanowczy. Musisz poinformować dłużnika, że poważnie myślisz o pobraniu płatności, a jednocześnie starasz się zachować relacje z nim.,

oto niektóre informacje, które muszą być zawarte (lub) wyłączone w liście kolekcji:

• Zachowaj list kolekcji krótko i do rzeczy; użyj prostego języka
• list powinien być wpisany, a nie odręcznie
• użyj firmowego papieru firmowego
• firmowego papieru firmowego
• daty płatności
• akceptowalne metody płatności
• Twoje dane kontaktowe, tj.,, numer telefonu, adres mailowy i twój adres e-mail

istnieją dwa kluczowe cele, które każdy chce osiągnąć na końcu procesu zbierania: zarabiać i utrzymywać relacje z klientem.,t

• nie nękaj klienta
• nie wysyłaj im wiadomości tekstowych
• nie komunikuj się z nim za pomocą linków w mediach społecznościowych

istnieją cztery różne rodzaje listów kolekcji, które należy wysłać do klienta, gdy żąda od nich płatności., Pamiętaj, że jeśli twój Klient nie odpowie na Twoje rozmowy telefoniczne lub jeden z listów, nie musisz wysyłać mu dodatkowego listu, chyba że nie uda mu się zrealizować płatności. Dwa pierwsze formaty list kolekcji są lekkie, natomiast dwa ostatnie mają nieco bardziej agresywny język.

pierwsza litera kolekcji powinna być wysłana do klienta dopiero po próbie skontaktowania się z nim telefonicznie i mailowo.,

jeśli skontaktujesz się z nimi, a oni zgodzą się dokonać płatności i nie dotrzymać umowy, powinieneś następnie wysłać im pierwszy list. Zasadniczo pierwsze pismo windykacyjne powinno zostać wysłane nie później niż 14 dni od daty wystawienia faktury.

drugi list kolekcji jest zwykle wysyłany po próbie skontaktowania się z klientem telefonicznie, aby sprawdzić, czy otrzymał pierwszy list i sprawdzić, czy chciałby dokonać nowych ustaleń dotyczących płatności., Jeśli twoje wysiłki dotarcia do klienta telefonicznie nie powiodą się, nadszedł czas, aby wysłać im drugi list odbiorczy. Kluczową różnicą między pierwszą i drugą literą kolekcji jest to, że włączysz fakt, że próbowałeś dotrzeć do nich w pierwszej literze.

Po wysłaniu pierwszej i drugiej litery należy spróbować skontaktować się z klientem telefonicznie lub mailowo., Jeśli nie podejmą jakiejkolwiek próby komunikowania się z Tobą w ciągu pierwszych kilku tygodni, będziesz musiał wysłać im trzeci list do kolekcji.

podobnie jak w przypadku drugiego listu poborowego, należy poinformować klienta o wcześniejszych próbach, które zakończyły się niepowodzeniem, stąd powód wysłania trzeciego listu.

mimo że istnieją pewne wyjątki, zanim zdecydujesz się wysłać czwartą literę kolekcji, powinno być jasne, że twój klient albo nie jest w stanie zapłacić, albo niechętnie nie spłaca swojego długu. Język, którego używasz w tym liście, powinien być asertywny, ale musi pozostać profesjonalny.

zaleca się, aby wysłać ten list listem uwierzytelnionym, ponieważ będziesz mieć dowód, że Klient otrzymał list.,

próbka:

drogi,

w tej chwili nie słyszeliśmy od ciebie, ani nie otrzymaliśmy płatności za naszą fakturę w wysokości 100 USD, należną 1 stycznia 2018 r. Próbowaliśmy również skontaktować się z tobą przez telefon, e-maile, listy, ale nadal nas ignorujesz.

ponieważ nie udało nam się rozwiązać tej kwestii bezpośrednio z Państwem, z przykrością informuję, że przekazaliśmy tę sprawę do biura kredytowego i przekazaliśmy tę fakturę agencji windykacyjnej, która skontaktuje się z Państwem w sprawie płatności tej faktury.,v>

div>

sample tough Collection Letter

powinieneś rozważyć wynajęcie agencji windykacyjnej po wielokrotnych próbach zbierania na konto delikwenta po próbie skontaktowania się z klientem za pośrednictwem telefonu komórkowego i poczty e-mail nie przynosi żadnych efektów., Jedną z rzeczy, które należy pamiętać, że jeśli szukasz usług agencji windykacyjnej, nie otrzymasz pełną kwotę, która jest ci należna. Większość agencji windykacyjnych pobiera od 25 do 45% łącznej zebranej kwoty. W zależności od kwoty do zebrania, wynajęcie agencji windykacyjnej może być po prostu najlepszym posunięciem.

Jeśli jesteś w firmie wystarczająco długo, prawdopodobnie napotkałeś klienta, który mógł mieć trudności z pobieraniem płatności od nich., Aby zminimalizować takie sytuacje Przed ponownym wystąpieniem, istnieje kilka rzeczy, które możesz zrobić. Na przykład możesz zaoferować rabaty na wcześniejsze płatności i sprawdzić kredyt biznesowy swoich klientów, aby sprawdzić, czy mają potencjał do dokonania płatności.

oto kilka wskazówek, w jaki sposób można uniknąć problemów przy pobieraniu płatności od klientów:

raport starzenia się przeglądu (A/R)

raport należności z rachunku jest jednym z kluczowych raportów finansowych, które zawsze powinny być zainteresowane., Zawiera informacje o wszystkich niezapłaconych fakturach klienta, w tym kwotę faktury, datę, termin płatności i liczbę dni, w których faktura jest zaległa.

oferuj wczesne płatności rabatowe

najlepszym sposobem na złagodzenie problemów z pobieraniem płatności jest oferowanie klientom zachęty, gdy dokonują płatności na czas. Może to wynosić od 1 do 5% i zazwyczaj wymaga dokonania płatności w ciągu 10 dni od daty wystawienia faktury. Większość klientów będzie za pomysł i będzie spieszyć się, aby upewnić się, że nie przegapią zniżki.,

poproś o wpłatę z góry

mimo, że początkowo może to wydawać się trochę niezręczne, poproszenie klientów o dokonanie wpłaty przed dostarczeniem im towarów i/lub usług jest bardziej powszechne, niż mogłoby się wydawać. Zaleca się, że zawsze poprosić o depozyt, jeśli; masz do czynienia z nowymi klientami, projekty o wysokiej wartości dolara, lub projekty prowadzone przez więcej niż 30 dni.

Sprawdź kredyt biznesowy

podobnie jak Twoja ocena kredytowa, powinieneś sprawdzić kredyt, aby określić profil kredytu biznesowego potencjalnego klienta, w tym jego historię płatności., Ma to kluczowe znaczenie, ponieważ w ten sposób; będziesz miał ogólny przegląd zachowań płatniczych klienta i pomoże Ci ustalić, czy najlepiej byłoby, gdybyś prowadził z nimi jakąkolwiek działalność.