zapytanie ofertowe zazwyczaj obejmuje więcej niż Zapytanie o cenę.,ion i historia, informacje finansowe (czy firma może dostarczyć bez ryzyka bankructwa), możliwości techniczne (używane na głównych zamówień usług, gdzie element nie został wcześniej wykonany lub gdy wymóg może być spełniony za pomocą różnych środków technicznych), informacje o produkcie, takie jak dostępność zapasów i szacowany okres realizacji, a referencje klientów, które mogą być sprawdzone w celu określenia przydatności firmy(w tym wykształcenie i doświadczenie wojskowe jej pracowników w projekcie – – – absolwenci uczelni i tych z Zaawansowanych Studiów mogą dodać „wartość” od oferenta).,
wszechobecna dostępność Internetu sprawiła, że wiele agencji rządowych zwróciło się do państwowych lub obsługiwanych przez dostawców stron internetowych, które dostarczają ofert zapytań ofertowych, a także zapytań ofertowych i zapytań ofertowych. Wiele pozwala sprzedawcom zarejestrować się bezpłatnie, aby otrzymywać e-maile z zapytaniami ogólnie lub dla określonych kategorii produktów lub usług, dla których istnieje zainteresowanie., W niektórych przypadkach cały proces odbywa się on-line z odpowiedziami w postaci zeskanowanych dokumentów lub plików PDF przesłanych na serwer; w innych przypadkach lub ze względów prawnych odpowiedź musi być wysłana w formie papierowej i/lub na płycie CD/DVD lub dysku flash pocztą lub usługą dostawy.
w wojskowości wielu krajów, RFP jest często podnoszony w celu spełnienia wymogu operacyjnego (lub), po czym wojskowy Organ zamówień zwykle wydaje szczegółową specyfikację techniczną, na podstawie której oferty (tj. oferty) będą składane przez potencjalnych wykonawców., W użytku cywilnym RFP jest zwykle częścią złożonego procesu sprzedaży, znanego również jako sprzedaż korporacyjna.
Zapytania ofertowe często zawierają specyfikacje produktu, projektu lub usługi, dla której wnioskowana jest propozycja. Im bardziej szczegółowe specyfikacje, tym większe szanse, że przedstawiony wniosek będzie dokładny. Zazwyczaj Zapytania ofertowe są wysyłane do zatwierdzonego dostawcy lub listy dostawców.
oferenci zwracają ofertę w ustalonym terminie i czasie. Wnioski złożone po terminie mogą być rozpatrywane lub nie, w zależności od warunków wstępnego zapytania ofertowego., Propozycje są wykorzystywane do oceny przydatności jako dostawcy, dostawcy lub partnera instytucjonalnego. Zazwyczaj organizacje przestrzegają szczegółowego procesu weryfikacji dostawców, aby skrócić listę dostawców, którzy powinni zostać zaproszeni do dalszych rund negocjacji. Ten proces przesiewowy może być albo modelami oceny dostawcy, albo wewnętrznymi dyskusjami w organizacji nabywcy. Mogą być prowadzone dyskusje na temat propozycji (często w celu wyjaśnienia możliwości technicznych lub odnotowania błędów we wniosku lub w wielu przypadkach w celu negocjacji ceny)., W większości przypadków tylko wybrani oferenci mogą zostać zaproszeni do udziału w kolejnych ofertach lub mogą zostać poproszeni o złożenie najlepszej oferty technicznej i finansowej, potocznie zwanej najlepszą i ostateczną ofertą (BAFO). Kolejne zmiany mogą być określane jako Najlepsza i poprawiona oferta ostateczna (BARFO).
gdy obie strony, tj. organizacja kupująca i organizacja sprzedająca, uzgodnią techniczne i handlowe warunki wniosku, mogą przejść do kolejnych kroków, takich jak podpisanie umowy, Oświadczenie o pracy, które sformalizowałoby transakcje zakupu.,
obecnie wiele organizacji coraz bardziej współpracuje przy opracowywaniu zapytań ofertowych; dotyczy to zwłaszcza uniwersytetów i innych dużych podmiotów publicznych dokonujących dużych zakupów technologii. Grupy wystawiające zapytania ofertowe proszą o konkretne przypadki użycia, zamiast przedstawiać listę funkcji, i zapewniają możliwość włączenia demonstracji, seminariów internetowych i spotkań w ramach procesu zapytania ofertowego, aby upewnić się, że mają silne zrozumienie wszystkich konkurencyjnych produktów przed dokonaniem zakupu.
