Kuvittele, jos voit ottaa yhteyttä liiketoiminnan tuki ja ole kuullut takaisin ne muutaman päivän. Eikö tämä ole turhauttava tilanne? Tämä on yksi yleisimmistä skenaarioista, joita monet asiakkaat kohtaavat, koska yritykset eivät ymmärrä ongelmia asettumalla asiakkaiden asemaan.
yhden negatiivisen palvelukokemuksen jälkeen 51 prosenttia asiakkaista ei enää koskaan käy kauppaa kyseisen yrityksen kanssa. Siksi tuottaa erinomaista palvelua on tärkein osa asiakkaiden säilyttäminen strategioita., Automaattiset vastausviestit ovat parhaita tapoja ylläpitää läpinäkyvää yhteyttä asiakaskuntaasi.
automaattiset vastausviestit voivat pitää asiakkaat ajan tasalla oikeilla vastauksilla, jotka osoittavat huolenpitosi heitä kohtaan. Moderni sovellukset tekoälyn (AI), on uusia mahdollisuuksia automatisoida asiakkaan viestintä ja käsitellä asiakkaiden pyyntöihin tehokkaammin.
mikä on automaattinen vastausviesti?
automaattiset vastausviestit ovat ennalta määriteltyjä vastauksia, joita käytetään kommunikoimaan asiakkaiden kanssa eri skenaarioissa ja pitämään tiedot avoimina., Se auttaa asiakkaita ymmärtämään, mitä todella tapahtuu-ovatko agenttisi kiireisiä, poissa toimistosta tai lomalla.
automaattivastaukset auttavat pysymään yhteydessä asiakkaisiin, vaikka kyseistä kanavaa ei sillä hetkellä olisikaan saatavilla. Kun olet poissa toimistosta tai kiireinen, on erittäin hyödyllistä antaa henkilökohtaisia viestejä, koska se antaa tyytyväisyyttä ja positiivista brändikokemusta.
miksi automaattivastausviestit ovat tärkeitä yrityksille?,
automaattiset vastausviestit ovat yrityksille hyvä tapa täyttää asiakastuen odotukset saada nopea vastaus chat-tai sähköpostipyyntöihin. Automaattisen vastauksen viestejä valtuuttaa yritykset:
- Ylläpitää avointa viestintää asiakkaiden kanssa ja pitää heidät ajan tasalla johtamisen kannalta heidän kyselyt.
- automaattisia sähköpostiviestejä asettamalla yritykset voivat olla jatkuvassa asiakassuhteessa vaihtoehtoisten kanavien kautta.
- asiakasarvobrändit, jotka antavat nopeita vastauksia., Automaattisilla vastausviesteillä brändit voivat tunnustaa asiakastukipyyntöjä, jotka lisäävät tyytyväisyyttä.
Parhaita käytäntöjä, luoda automaattisen vastauksen viestejä
– Yritykset luottavat tuottaa erinomaisia esimerkkejä automaattisen vastauksen viestejä, hallita asiakkaan odotukset ja saada heidät tuntemaan arvostetaan. On kuitenkin suositeltavaa seurata keskeisiä ideoita luoda ammatillinen automaattinen vastaus viestejä tarjota välitöntä viestintää.
keskustellaan parhaista käytännöistä kattavasti.,
Aseta selkeät asiakkaiden odotukset
Yksi yleinen haaste edessään asiakkaita on automaattinen vastaus sähköpostitse tai tekstiviestejä puuttuu erittely siitä, arvioitu odotusaika saada vastauksia heidän kyselyt.
tässä yleisiä esimerkkejä asiakkaiden saamista automaattisista viesteistä.
- ”we will get in touch with you very soon”.
- ”Thank you for reaching out to us”.
- ”edustajamme otamme sinuun yhteyttä ASAP”.
yllä olevat automaattiset viestit eivät kuulosta vakuuttavilta, koska aikaa ei ole määritelty tuntien, päivien tai viikon osalta., Tässä on hyvä esimerkki siitä, että yritykset voivat seurata toimittaa tehokas asiakaspalvelu viestintä.
Tarjota arvioitu aika asiakkaat saada vastauksia on ennen kaikkea paras käytäntö, jota yritysten on noudatettava. Yleensä kun asiakkaat tietävät, mikä odotusaika on, he eivät ole kovin turhautuneita. Näin ollen selkeiden odotusten asettaminen on ratkaisevan tärkeää erinomaisen palvelun tarjoamiseksi.
auta käyttäjiä tietämään, milloin odottaa vastausta., On helppo näyttää asiakkaille tiimisi saatavuus ja kertoa heille, milloin he voivat saada apua tiimiltäsi. Voit hallita heidän odotuksiaan asettamalla toimistotunnit ja odotetun vasteajan.
Tarjota vaihtoehtoisia tapoja asiakkaan yhteystiedot
Yritykset, jotka lähettävät automaattivastaaja viestejä täytyy varmistaa, että ne tarjoavat vaihtoehtoisia yhteystiedot vaihtoehtoja. Automaattisissa sähköpostivastauksissa tai tekstiviesteissä tulisi selkeästi mainita, miten asiakkaat voivat tavoittaa yrityksen.,
tässä on automaattinen vastausviestiesimerkki, joka tarjoaa vaihtoehtoisen sähköpostiyhteysvaihtoehdon asiakkaiden auttamiseksi poissaoloaikana. Näin autat asiakkaita olemaan tekemättä harkitsemattomia päätöksiä ja ymmärtämään liikkeen seuraavaa kulkua.,
vaihtoehtoinen yhteystiedot vaihtoehtoja voidaan tarjota asiakkaille ovat:
- Yhteystiedot lomakkeet
- Hotline-numero
- Live chat
- Sähköpostiosoite
- Tue kohta
Kun jaat avoimesti tietoa liiketoiminnasta ja tarjota vaihtoehtoisia tapoja, kun asiaa kanava ei ole saatavilla, se tarjoaa ihana palvelu kokemus.,
Keskittyä kielen sävy
kielen sävy on keskeinen osa brändin viestit. Se sisältää viestinnän eri osa-alueita, kuten käytetyt sanat, muodollisuuden tason. Hyvän kieliäänen toteuttaminen antaa yrityksille mahdollisuuden yhtenäistää tapaa, jolla se viestii.
luotaessa automaattivastaavia sähköposteja on tärkeää keskittyä sävyyn ja kieleen., Se tarkoittaa:
- Sinun tulisi välttää tekninen ammattikieli
- Vältä monimutkaisia sanastoa, joka luo sekaannusta
- Ylläpitää ystävällinen sävy
Vain kuvitella helposti asiakkaat tuntevat, kun he saavat lämmin ja ystävällinen automatisoitu viesti kuulostaa ihmisen. Siksi kun askartelet automaattivastaajia, brändin äänen ja tyylin pitäminen on erittäin tärkeää antaa inhimillinen kosketus.
sinun on kiinnitettävä erityistä huomiota kielteisen kielen merkkeihin tai taipumuksiin kuulostaa yksitoikkoiselta., Sen sijaan voit käyttää yksinkertaista, arkista sanastoa viestisi välittämiseen.
Anna ”mitä seuraavaksi” – vaihtoehto asiakkaille
Automaattiset sähköpostiviestit tuottavat 70.5% korkeampi auki korko ja 152% korkeampi click-through rate kuin tavallinen markkinointi viestejä. Briefing mikä olisi seuraava vaihe toimia antaa asiakkaille avointa tietoa.
Jos automaattinen vastaus viestit antavat asiakkaille ’mitä seuraavaksi’ kuvaa se tekee asiakkaille tuntuu, että brändi voi visualisoida niiden ongelma laittamalla niiden kengät.,
Tunnustaa, että asiakaspalvelu viestit, joissa on hyvin suunniteltu automaattinen vaste auttaa heitä tietää, mitä tulee olemaan seuraava askel, ja pyytää, että he ovat esittäneet. Ne ovat varma, että olet liiketoiminnan tutkimme asiaa ja he saavat päätöslauselman pian.
tee automatisoiduista viesteistäsi houkuttelevia visuals
Visuals aina toimivat riippumatta siitä, käytetäänkö niitä viesteissä vai muualla. Itse asiassa, viestintä, joka sisältää kuvia tuottaa 650% suurempi sitoutuminen kuin tekstiviestit.,
Pakottavia grafiikka catch the eye, tuo viestien automaattinen elämään, ja he lisätä kipinä luovuutta ja mielikuvitusta viestisi.
55% B2C sisällön luojat sanovat, että luodaan visuaalinen sisältö on nyt tärkein prioriteetti. Tässä ovat keskeisiä tapoja, miten lisäämällä grafiikka parantaa automaattinen vastaus viestejä.
- Sisältää grafiikka-tai GIF-kuvien automaattisen vastauksen viestejä, sinulla on suurempi mahdollisuus asiakkaille, lukea sähköposteja ja täyttämällä haluamasi call-to-action (CTA).,
- mukaan Lukien grafiikka tai GIF kuvia automaattisia sähköpostiviestejä tekee siitä mielenkiintoinen ja houkutteleva vastaanottajille.
- Grafiikka parantaa kuvaus viestejä lähetetään asiakkaille.
Muokkaa automaattisia viestejä
markkinointi taktiikkaa yritysten olisi keskityttävä räätälöintiä asiakkaan kokemus, jotta jokainen vuorovaikutus merkityksellistä ja arvokasta., Henkilökohtaistaminen automaattiset vastaukset tekee asiakkaille tuntuu hyvältä (jos teet sen oikein), koska se auttaa sinua sanoa jotain, joka on todella avulias ja kohdennettuja.
Siellä on yksinkertaisesti ole parempaa tapa saada asiakkaita noin eri näkökohtia oman tuotemerkin muuta kuin käyttää auto-teksti riittävän pidä ne tietää.
Henkilökohtaistaminen automaattisen vastauksen viestejä auttaa monella tavalla:
- pitää asiakkaat tyytyväisinä, koska he turhautuvat, kun heidän kokemuksensa ei ole henkilökohtainen.,
- Ylläpitää asiakkaan odotukset mahdollisimman kuluttajat odottavat henkilökohtaista palvelua tuotemerkkejä.
- Luoda brändi evankelistat, koska asiakkaat ovat todennäköisesti tulla toista ostajat brändi, joka personalizes vuorovaikutusta.
Esimerkkejä & näytteitä automaattisia viestejä (Teksti, Sähköposti)
Monet yritykset käyttävät automaattisia viestejä säilyttää heidän asiakkaat ja asetus hyviä esimerkkejä, joita muut yritykset voivat seurata., Käyttämällä auto vastausviestejä oikeutetusti auttaa liiketoimintaa tekemästä impromptu päätöksiä.
Tässä muutamia näytteitä ja malleja automaattisen vastauksen viestejä eri skenaarioita.
Offline-viestit live chat
Jos kävijöitä maa sivuston työajan jälkeen tai lomien aikana ja eivät saa mitään vastausta, he saattavat liukua pois. Ne voivat olla tärkeitä myyntijohtoja ja niiden menettäminen voi vaikuttaa liiketoimintaan.
voit määrittää automaattiset vastausviestit kannustaaksesi asiakkaita lähettämään kyselynsä.,
Yritykset voivat luoda offline-viestejä REVE-Chat pitää niiden asiakkaille tiedotetaan niiden liiketoiminnan tuntia ja ohjata heitä kohti saada vastauksen nopeammin.
Alle räätälöinnin vaihtoehto, voit määrittää pre-chat lomakkeen avulla voit luoda yksilöllisiä offline-viestejä. Voit selkeästi mainita aukioloajat ja pyytää asiakkaita täyttämään lomakkeen asiaankuuluvalla myynti-tai tukikyselyllä. Ilmoita heille, että tukiedustajasi ottaa yhteyttä heihin mahdollisimman pian selvittääkseen asian.,
Automaattinen vastaus viestit jonottivat
Mukaan American Express, ”Kuusi kymmenestä asiakkaat kokevat, että yritykset täyttävät niiden palvelu odotuksia”. Asiakkaat etsivät nopeampaa resoluutiota ja luottavat odotuksiin, joita yritykset asettavat jonotusajalla palvelun laadun arvioimiseksi.
Kun asiakas vastaanottaa automaattisia viestejä, ne ovat odotukset hetkinen kesto (mitattuna määrä, esim 4 minuuttia tai 4. asema), joka voi tehdä tai rikkoa heidän asiakaspalvelu kokemus.
tässä on hyvä esimerkki jonoviestin asettamisesta, kun kaikki tukiagentit ovat kiireisiä.,
yksi tukimestareistamme osallistuu pian. Olet jonossa. Odotusaika on suurin piirtein . Kiitos. Arvostamme kärsivällisyyttänne.
REVE-Chat tarjoaa mallin perustaa henkilökohtainen jono viestejä ja tarkka odottaa hallita asiakkaan odotuksia. Alla räätälöinnin vaihtoehto kojelautaan, voit hallita asiakkaan keskusteluja tarjoamalla arvioitu aika ja viesti.,
Kiireinen automaattisilta
Ottaa ammatillinen automatisoitu viesti, kun olet kiireinen tarpeeksi vastata asiakkaiden kyselyihin heti voi asettaa oikea sävy oman liiketoiminnan ja ilmoittaa asiakkaille, kun he voivat odottaa saavansa vastauksen.
Se tekee positiivista eroa, kun voit luoda automaattisen vastauksen viestejä, jotka noudattavat peruselementit henkilökohtainen viestien kanssa terveisiä.
Tässä on muutamia hyviä esimerkkejä siitä, automaattisia viestejä, että yritykset voivat seurata:
- o hyvää huomenta!, Kaikki tukiagenttimme ovat kiireisiä. Arvioitu jonoaika on 6 min. Kiitos, että otitte meihin yhteyttä.
- Hei, hyvää huomenta! Olen pahoillani, että teidän täytyy odottaa, koska kaikki tukijohtajamme ovat kiireisiä. Arvostamme kärsivällisyyttänne. Kiitoksia!
Poissa automaattisen vastauksen viestejä
Out of office (OOO), viestejä voi olla uskomaton työkalu polttoaineen teidän menestys. Good away-viestin avulla voit kertoa asiakkaillesi, että olet poissa ja kannustaa heitä liikkumaan myyntisuppilon sisällä helpommin., Automatisoitujen viestien käyttäminen lomien tai konferenssien aikana voi luoda sosiaalisia yhteyksiä vastaanottajiin.
esimerkkejä out of office-automaattinen vaste:
- Hei! Olen poissa toimistosta siihen asti . Jos tarvitset jotain ennen sitä, ota yhteyttä tai saada apua.
- Hei! Kiitos sähköpostistasi. Olen poissa toimistosta, mutta palatkaa asiaan. Voit odottaa vastausta viimeistään. Jos tarvitset jotain heti, voit ottaa yhteyttä .,
Asettaminen out of office-viestit poistaa arvailun tehdään asiakkaille, kun vastaus ei tule heti takaisin.
Etuja käyttämällä henkilökohtainen out of office automaattisia viestejä:
- Jakaminen erityisiä liiketoiminnan tietoja, antaa sinulle mahdollisuuden syventää suhdetta asiakkaisiin.
- tarkkojen viestien tarjoaminen tarjoaa läpinäkyvää tietoa ja vähentää sekaannusvaaraa.,
- hyvä automaattivastaaja voidaan lähettää kävijöitä yrityksen verkkosivuilla, jos he tarvitsevat välitöntä apua.
Lopullinen ajatuksia
Jokaisen asiakkaan vuorovaikutus on tärkeää esitellä oman tuotemerkin persoonallisuus ja automaattinen vastaus viestit eivät ole erilaisia. Siksi sinun täytyy käyttää kaikki mahdollisuudet oikein ja muuntaa se hyväksi kokemukseksi. Automaattiset vastausviestit auttavat sinua tarjoamaan suurta asiakaskokemusta ja asettavat myös oikeat odotukset.
