Good Mood

Idea Lyhyesti

olet ollut suuren osaston hyvä johtaja jo jonkin aikaa. Teillä on tiukka laiva. Kun mahdollista, kustannuksia on leikattu., Mutta nyt käsky on tullut alas (korkea tarpeeksi edellä, että et on vapaus keskustella sen viisautta tai toteutettavuus) säätäneet, että sinun täytyy löytää ylimääräinen 10%, 20% tai jopa 30 prosenttia hallinnollisten kustannusten vähentäminen, eroraha syrjään. Et vain ymmärrä, miten se voidaan tehdä.

elämäsi hankaloittaminen on valintojesi rajoittamista. Koska et raportoivat suoraan TOIMITUSJOHTAJA, et ole asemassa, puolestapuhuja strategian muutoksia tai harjoittaa tukku-vuoroja, kuten offshoring., Ohjeistuksesi ei myöskään anna mahdollisuutta vaatia suuria investointeja-esimerkiksi uuteen teknologiaan -, joka mahdollistaisi muiden osastojen korvaamisen. Ei, sinun täytyy tehdä tämä vaikealla tavalla: yksi tuote kerrallaan ja lyhyessä järjestyksessä.

et ole yksin. Viimeisten 30 vuoden aikana, olemme tehneet, led -, tai konsultointi apua eri organisaatioiden tässä tilanteessa—kuten teollisuusyritykset, rahoituslaitokset, ammatti-palvelut yrityksille, high-tech start-ups, utilities, ja yliopistoissa., Kokemuksemme osoittaa, että hallinnolliset kustannusten vähentämismahdollisuudet noudattavat samanlaisia malleja lähes kaikkialla. Oppitunteja olemme poimineet ei ratkaista koko ongelmaa, mutta ne pitäisi antaa sinulle huomattavia hypätä sen.

Kun aloitat pyrkimys hallinnollisia kustannussäästöjä, pitää kaksi asiaa mielessä:

Ensinnäkin, unohda löytää yksi ajatus, että olisi radikaalisti muuttaa kustannusrakennetta organisaatio tai osasto, jolloin ongelman ratkaiseminen yhdellä kertaa., (Jos tällainen ajatus olisi olemassa, se todennäköisesti aiheuttaisi niin suuren riskin, ettei järjestö olisi koskaan halukas toteuttamaan sitä.) Sen sijaan, sinun pitäisi suunnitella saavuttaa tavoitteesi yhdistelmä 10 tai enemmän toimia.

Toinen aste organisaation aiheuttamien häiriöiden oman vähennyksiä on yleensä verrannollinen leikkaus teet. Siksi säästötavoitteeseen kannattaa räätälöidä tavoitellut vähennykset. Lisäideoita, joilla on vähäinen vaikutus muihin osastoihin, voit leikata jopa 10% kustannuksista., Uudelleensuunnittelu-tai uudelleenjärjestelyideat poistavat usein alimman arvoisen toiminnan, jolla on kohtalainen vaikutus muihin osastoihin, ja voivat auttaa vähentämään kuluja jopa 20 prosenttia. Cross-osasto ja ohjelma-poistaminen ideat ovat yleensä tarpeen, kun olet tavoitteena 30% tai enemmän, mutta heillä on suurimmat mahdollisuudet olla organisatorisesti häiritsevä.

Saada 10%: Inkrementaalinen Ideoita

Useimmat yksiköt voidaan leikata jopa 10% kustannuksista muuttamatta niiden vuorovaikutus muun organisaation. Seuraavat vähennykset ovat yleisimpiä:

konsolidoidaan satunnaiset vähennykset.,

Jos kustannussäästö on uusi yritys, olet tehnyt jo pois useimmat harkinnanvarainen, mukavuutta, ja ei-kriittisiin etuisuuksia ja aktiviteetteja, kuten juhlien, tapahtumien lippuja, ja opetusta korvausta. Jos se on tapauksessa, älä yritä poistaa enemmän—olet todennäköisesti voi. Sen sijaan, katso jos voit vahvistaa, mitä on jäljellä. Yhdistä harjoituspäivien ja juhlien kaltaiset aktiviteetit yksittäisiksi tapahtumiksi. Yhdistä tapahtumia eri osastoilla. Ristiaikataulu ulkopuolisten resurssien, kuten tilojen tai kouluttajien, käytöstä. Yllätyt tilaisuuksista., Esimerkiksi, yksi yliopisto on päättänyt, että Vanhempien Viikonloppu ja Kotiinpaluu olivat molemmat aivan liian arvokas poistamaan—mutta totesi, että se voisi säästää lähes 40 prosenttia yhdistetyn kustannuksia pitämällä kaksi tapahtumaa samana viikonloppuna.

Ryhdy myöhästyneisiin henkilöstötoimiin.

kaikilla hallinnollisilla yksiköillä, myös tehokkailla yksiköillä, on ratkaisemattomia henkilöstöasioita., Se pitää paikkansa niidenkin kohdalla, jotka ovat käyneet läpi aiempia kulujen vähentämiskierroksia. Kun olet käyttänyt yhteinen juoni väittäen kustannussäästöjä jättämällä avoimet työpaikat täyttämättä, sinun pitäisi uudistaa työpaikkoja vähemmän-kuin-täysin-kiireisiä ihmisiä ja kohdata ongelma underperformers.

löydät kahdenlaisia vähemmän-kuin-täysin-kiireisiä ihmisiä. Ensimmäinen on yleensä helppo havaita: Nämä työntekijät viettävät eniten aikaa käytävillä. He järjestävät toimiston syntymäpäiväjuhlat., Ehkä heidän työpaikkansa yksinkertaistui vuosi sitten uudella NETTIHENKILÖ-tai rahoitusjärjestelmällä, eikä uusia tehtäviä koskaan annettu. Toiseen tyyppiin kuuluvat työntekijät, jotka tekevät sekä epämiellyttäviä mutta arvokkaita tehtäviä että miellyttäviä mutta vähemmän arvokkaita tehtäviä. Kaikki tehokkuusedut entisessä työssään yleensä kompensoituvat keskittymällä liiaksi jälkimmäiseen. Näin kävi konttorivirkailijoille pankissa, jonka kanssa työskentelimme muutama vuosi sitten. Yhtiö oli käyttänyt myyntiprosessin tehostamiseen miljoonia dollareita, mutta myynti ei kuitenkaan kasvanut., Huomasimme, että virkamiehet omistettu niiden vapautui aikaa palvella paremmin nykyisiä asiakkaita ja lukemalla uusia tuotteita—mutta ei soittamalla asiakkaille ja myynti (jota he nauttivat ainakin). Opetimme pankki tarjota konttorinjohtajat valita aina se toteutetaan työvoimaa säästäviä innovaatioita: joko yhdistää työpaikkoja ja vähentää pään laskea tai nostaa haara on myynnin tavoitteet, joita vastaavaa määrää.

Kun tekemisissä teidän vähemmän-kuin-kiireinen työntekijöitä, sinun täytyy ottaa henkilöstön toiminta, sinulla on todennäköisesti ollut välttää jonkin aikaa: päättämisestä underperformers., Kaikilla osastoilla niitä tuntuu olevan yksi tai kaksi. Johtaja tietää, että heidän työnsä ei ole ollut tyydyttävä, mutta tuntuu epämukavalta noin niiden ampuminen—yleensä täysin ymmärrettävistä syistä, kuten ystävällisyys (”Marian henkilökohtainen tilanne on niin vaikeaa juuri nyt”) tai epämiellyttävyys (”muut osasto tulee olemaan pettynyt, jos emme anna Bill go”). Myönnä se: tiedät jo, keitä nämä ihmiset ovat. Et ehkä pysty enää suojelemaan heitä kahdessa vuodessa. He ovat kaksi vuotta vanhempia, minkä vuoksi heidän voi olla vaikeampi saada vastaavia virkoja muualta., Tekeekö” pelastaminen ” heille nykyään todella palveluksen?

Jotkut johtajat eivät ratkaise näitä ongelmia, koska koettu menettelylliset esteet (”HR sanoo, että meillä on asiakirja, Fred heikolle ja käydä läpi koeaika—se on aivan liian paljon hässäkkää”). Mutta voit löytää keinoja niiden esteiden ympäri. Työskentelimme kerran yrityksen kanssa, joka oli antanut 94%: lle kaikista midlevel managereista sen asteikon korkeimman arvosanan viimeisimmällä arviointikaudella., Henkilöstöosasto sanoi aluksi, että palkkaluokkainflaatio teki mahdottomaksi puhutella alisuorittajia, joten divisioonan puheenjohtaja otti eri taktiikan ja tutki uudelleen organisaationsa rakennetta. Hän määritteli uudelleen kaikki keskitason johtajien työpaikat ja poisti niistä noin 25 prosentin tarpeen. Koska työhyvinvointivaatimukset olivat uusia, aiemmilla HR-luokituksilla ei ollut merkitystä. Hän loi prosessin sen varmistamiseksi, että uusiin työpaikkoihin parhaiten pätevöityneet ihmiset saivat heidät, muut vapautettiin.

vähentää osastonhoitomenoja.,

useimmat hallinnolliset yksiköt (erityisesti yli 20 työntekijän yksiköt) käyttävät jopa 20 prosenttia talousarvioistaan oman toimintansa valvontaan ja koordinointiin. Selvitä, mitkä osastosi osat suorittavat olennaisesti samoja tehtäviä kuin vuosi sitten. Ne osat eivät varmaan tarvitse sitä valvonnan tasoa, mitä ne aikoinaan tekivät., Yksi pankki, huomasimme, että oversupervising ääntenlaskijat todella maksaa organisaation kaksin verroin: Se oli kompensoimaan johtajat ja maksaa menetetty aika, että ääntenlaskijat vietti keskustella niiden pomot asioita, jotka olisi voitu hoitaa itsenäisesti. Valvojien todella arvokkaita rooleja—työntekijöiden kannustaminen ja käsitellä poikkeukset normi—voidaan suorittaa alle neljänneksen ajan ihmiset viettivät ”valvonnasta.,”Koska nyrkkisääntö, sinun pitäisi pystyä vähentämään työtuntien valvonta-noin 10% joka vuosi, että laitoksen tehtävät säilyvät pääosin ennallaan, niin kauan kuin siellä on ollut vähän liikevaihtoa. Mutta saadakseen arvoa tästä vähennyksestä, sinun täytyy lisätä yksittäisiä maksuja vaaditaan valvojien.

saavat hallintaansa ”sekalaiset” menot.

joillakin osastoilla se on tarvikkeita; toisilla se on telecom tai tietokoneet. Lähes aina löytyy 15-20 prosenttia menoista, joita ei ole hoidettu tarkasti., Yksi erityisen törkeä esimerkki, kukin osasto yritys, olemme työskennelleet kanssa oli mahdollisuus viettää jopa $10,000 vuodessa paperi-ja tarvikkeita ilman etsivät välitön hyväksyntä esimiehiltä—vielä tuotanto-osaston saanut hyväksynnän kautta normaali pääoman prosessi ostaa $8,000 overhead crane sitä tarvitaan. Pian, uusi nosturi ilmestyi tehdas, jonka nimi kyljessä: Paperitavara & Tarvikkeet. Sen hengellinen serkku – ratsastava ruohonleikkuri nimeltä kirjoituskone-löytyi huolto-osastolta.

pidä palkankorotukset.,

vaikka tämä ajatus tuntuu ilmeiseltä, se jää yleensä huomiotta. Se johtuu siitä, että lähes jokainen johtaja (epätäsmällisesti, monissa tapauksissa) uskoo osastonsa jäsenten olevan alipalkattuja. Tarkista HR: ltä, missä työntekijäsi ovat suhteessa markkinapaikkaan. Jos ne eivät ole markkinoiden alapuolella, harkitse keskimääräisen palkankorotuksen pitämistä osastossasi 1% tai 2% vähemmän kuin viime vuoden yrityksen keskiarvo.

Repropose hylkäsi kustannussäästöajatukset.,

Lopuksi, sinun kannattaa katsoa läpi viimeisen kolmen budjetin jaksoja löytää, jossa osasto ehdotti tuottavuutta lisääviä ehdotuksia, jotka vaaditaan pienet investoinnit. Ne on voitu hylätä rajoitusten tai muiden prioriteettien vuoksi (tämä tapahtuu usein esimerkiksi silloin, kun aloitteet edellyttävät järjestelmien ohjelmointia ja sen resurssit sidotaan muualle). Nyt on aika esittää nuo ajatukset uudelleen.,

Saada 20%: Uudelleensuunnittelu Ideoita

Se on harvoin mahdollista saavuttaa kustannussäästöjä 20%, ellei poistaa merkittävä osa työn sisältöä osasto. Ei ole koskaan hyvä ajatus yrittää tehdä samaa työtä 20% vähemmän ihmisiä.

Sinun pitäisi pyrkiä poistamaan mitään töitä, joiden kustannukset ylittää arvon (pitää mielessä, että se varmasti on jotain arvoa ja että leikkaus se aiheuttaa tietty määrä epämukavuutta). Aloita määrittämällä ja yhdistämällä kaikkia mahdollisuuksia vähentää osaston työmäärä—jopa leikkauksia, että säästää vain yksi neljäsosa ja yksi full-time-equivalent (FTE) kanta—ja sitten jakaa teidän osasto on jäljellä toimintojen joukossa pienempi määrä työpaikkoja. Näin voit erottaa päätöksen poistaa tehtävät henkilöllisyydestä henkilöitä, jotka johtavat niitä., Sen jälkeen voi selvittää, mitkä ihmiset soveltuvat parhaiten uusiin työpaikkoihin.

poistaa työskennellä tehokkaasti, uudelleen toimintaa oman osaston kolmella tavalla:

Keskustele vastapuolet.

miten osastosi työmäärä muovautuu organisaation muiden ryhmien mukaan? Onko sinun tehtäväsi antaa heille tietoa esimerkiksi tai käsitellä tai tallentaa heidän tuottamiaan tietoja? Pahentavatko niiden määräajat ja vaatimukset työtaakkaasi?,

Jos näin on, kustannuksilla on kohtuullinen mahdollisuus ylittää arvo (konsolidoidulla organisaatiotasolla), koska työtä vaativa osasto ei suoranaisesti vastaa kustannuksista. Oletat, että vastapuoli arvostaa työtä niin paljon, että se oikeuttaa ponnistelusi, mutta näin ei välttämättä ole. Siksi sinun pitäisi eritellä ponnistelusi mahdollisimman paljon-esimerkiksi maantieteen ja tuotelinjan mukaan-ja sitten tarkistaa, että jokainen osa vaivannäöstäsi on perusteltua. Tämä lähestymistapa voi paljastaa monenlaisia mahdollisuuksia, kuten:

yhteyshenkilöiden ja koordinaattoreiden eliminoiminen.,

Nämä kannat määritettiin olettaen, että kaksi tai useampia ryhmiä ei voi ymmärtää toistensa tehtäviä tarpeeksi hyvin kommunikoimaan tehokkaasti. Useat tutkimukset ovat osoittaneet, että tämä oletus on usein väärä. Löysimme äskettäin tavan, jolla yritys voi säästää yli 600 000 dollaria vuodessa vain poistamalla koordinaattorit HR: n ja muiden osastojen välillä samassa rakennuksessa. Koordinaattorit olivat arvokkaita osastoille, joiden toiminta levisi ympäri maata, mutta vähemmän läheisille.

liiallisen palvelutason alentaminen.,

laaditko pitkiä raportteja kattavilla tiedoilla, kun vain poikkeuksilla on merkitystä tai kun varianssien todelliset seuraukset ovat melko pienet? Laaditko raportteja, jotka kattavat lyhyitä ajanjaksoja tai jotka toimitetaan reaaliajassa, kun pidemmät ajanjaksot tai hitaampi raportointi vastaisivat yhtä hyvin tarpeeseen?, Yksi asiakas, huomasimme, oli vielä työllistävät useita päätoimista virkailijaa käydä läpi päivittäin raportteja ja manuaalisesti korosta ”tärkeä” varianssien kauan kun järjestelmien parantamiseksi oli muuttunut yhtiön ymmärrystä, joka varianssit olivat riittävän suuria väliä—tapoja on tutkittava 95% heistä. Mikä pahinta, ylimmän johdon avustaja tunnusti, että raportit eivät enää olleet hyödyllisiä, joten hän oli lakannut antamasta niitä pomolleen. Ja koska hänellä ei ollut tietoa ponnistus luoda niitä, hän ei ollut ilmoittanut raportit’ alullepanijat.

muuta prosessia.,

usein sisäiset hallintoprosessit jäädytetään—vaikka ne saattavat ajan myötä lakata olemasta tehokkaita tai tehokkaita. Kysymällä neljällä alalla, jotka voivat auttaa sinua ymmärtää, onko tämä on tapahtunut teidän osastolla ja onko voit leikata kuluja vastaavasti:

Vähentää liiketoiminnan vaatimukset.

miten liiketoiminnan vaatimukset ovat kehittyneet sen jälkeen, kun viimeksi uudistit prosessin perusteellisesti? Ehkä tiettyjen tietojen tarve on vähentynyt tai kadonnut kokonaan. Miten suunnittelisit prosessin eri tavalla tänään, vastaamaan tämän päivän tarpeisiin?,

manuaaliset prosessit.

missä käytät ihmisiä käsittelemään lomakkeita tai tietoja toistuvasti sen sijaan, että käsittelisit niitä sähköisesti, vain vähän tai ei lainkaan?

poikkeukset normista.

maksaako rutiininomainen 90% kohteista paljon vähemmän kuin poikkeuksellinen 10%? Mitä poikkeuksellisten poistaminen vaatisi? Suuressa sairausvakuutusyhtiössä huomasimme, että” puhdas ” vaatimus maksoi 80 prosenttia vähemmän käsitellä kuin se, joka vaati erityistä käsittelyä., Uudistamalla vaatimuslomakkeitaan ja poistamalla poikkeukset, joilla ei ollut merkitystä, asiakas säästi yli puolet poikkeusten kustannuksista.

ajoitus.

Voisitteko säästää rahaa siirtämällä sen päivän, viikon tai kuukauden aikaa, jolloin suoritatte tiettyjä tehtäviä? Miten olisi esimerkiksi työn tekeminen, kun toiminta omalla osastolla on muuten hidasta? Voisiko sen tehdä tehokkaammin erissä? Onko verkossa olemisesta olemassa todellista rangaistusta päivän lyhyemmistä tunneista? Voisiko tehtäviä hoitaa tehokkaammin, jos niitä ei hoidettaisi ensi alkuun?,

siirry pois vyön ja henkselien Mielensäpahoittaja-asetelmasta.

historiallisesti managerit arvioitiin yllätyksettömien standardien vastaisesti. ”Hyvät” valmistautuivat kaikkeen varautumiseen. Kuitenkin, palkitsemalla johtajat suojaavat alhainen todennäköisyys, matala-seuraus tapahtumia, tämä standardi on odotetusti tuottanut liikaa kustannuksia.

katso, mihin käytät resursseja siihen, että tiettyjä tapahtumia saattaa ilmaantua. Eivätkö tapahtumat ole todellisuudessa tapahtuneet viimeisten viiden vuoden aikana? Jos ne toteutuisivat, olisivatko ne kiusallisia, mutta eivät kovin kalliita?, Jos olet vastannut myöntävästi kumpaankaan kysymykseen, tuhlaat todennäköisesti resursseja. Esimerkkejä varoitus overkill kuuluu pitää yksityiskohtaista kirjaa, kun tiedot saatat myöhemmin on voitu kerätä muista lähteistä; varastointi tiedot vain siinä tapauksessa, että joku tulevaisuudessa pitäisi haluta analysoida tilannetta eri tavoin, ja pitää tiedot saatavilla verkossa pitkiä aikoja (pikemminkin kuin tallennustilaa)., Löysimme äskettäin mahdollisuuden vähentää yrityksen IT-kustannuksia yli $300,000 ensimmäisenä vuonna, ja jopa $500,000 vuodessa viidentenä vuonna, yksinkertaisesti muuttamalla sen tietojen tallennuskäytäntöjä paremmin tarpeisiinsa.

monet henkilöstön tehtävät edellyttävät hajautetusta kenttätoiminnasta saatujen tietojen tarkistamista ja yhteensovittamista. Yleensä nämä asennot painottuvat aikaan, jolloin tiedoissa oli paljon virheitä tai suuria variansseja odotuksista., Vaikka virheet vähenevät ja odotukset ovat enemmän rutiininomaisesti tavannut, useimmat yritykset edelleen suunnattava resursseja tarkistaa, 100% tiedoista 100% ajasta. Harkitse poistamalla arvostelu kokonaan, suorittaa harvemmin, tai tarkistaa vain ne yksiköt, joilla on ollut toimittaa huonoja tietoja. Yksi fast-food asiakas tarvittava päivittäinen täsmäytykset käteistä saldot jokainen sen 600 myymälää, vaikka 99% heistä ei ollut virhettä enemmän kuin vuosi. Yhtiö havaitsi, että kerran viikossa oli enemmän kuin riittävä saalis virheitä ennen kuin ne tekivät mitään vahinkoa.,

Saada 30% tai Enemmän: Cross-Osasto ja Ohjelma-Poistaminen Ideoita

Olet todennäköisesti löytää kustannussäästöjä 30% tai enemmän nykyisen talousarvion katsomalla yksinomaan oman osaston. Yllätyt kuitenkin siitä, mitä voit saada aikaan tutkimalla, miten hyvin osastosi työ sopii muiden työhön. (Organisaatio voi olla tehoton kokonaisuudessaan, vaikka jokainen sen sisällä oleva ryhmä olisi tehokas.), Joten jos tavoite on 30% tai enemmän, sinun täytyy ajatella laajemmin.

koordinoi rinnakkaisia toimia.,

monet osastot harjoittavat samanlaista toimintaa tai ostavat samoja kohteita itsenäisesti, pienessä mittakaavassa. Tällaisissa tapauksissa koordinoinnilla voidaan saada arvokkaita säästöjä. Esimerkiksi osastot ostavat usein tarvikkeita välittämättä siitä, mitä muut tilaavat. Tämä estää järjestöä käyttämästä yhteenlaskettua ostovoimaansa hintojen alentamiseen. Eräässä yrityksessä osasto tilasi juuri niitä tarvikkeita ja varusteita, joita muilla oli liikaa. Hedelmällisiä alueita tutkia ovat paperi, kopiointi, henkilökohtaiset tietokoneet (varsinkin jos vain jotkut osastot vaativat uusimpia koneita), ja huonekalut.,

Tässä on yksi esimerkki siitä, koordinointi, joka lupaa yllättävän suuria säästöjä: Monet organisaatiot epäonnistuvat saada merkittäviä matka-alennukset hotelleihin, koska he eivät tunnista, että niiden eri osastot erikseen lähettää henkilöstöä samoihin paikkoihin. Tällaisia alennuksia ei voida saavuttaa kautta Travelocity tai Orbitz, tai standardin neuvottelut hotelliketju: n kansallinen toimisto (ellei yhtiö on valtava)., He vaativat henkilö-henkilö neuvotteluja yksittäisten hotellien johtajat, jotka ovat yleensä samaa mieltä, alennettuja hintoja jos työntekijät kollektiivisesti jäädä sinne 10 tai 15 yötä vuodessa. Usein alennuksia jokin osasto ei kannata neuvottelu ponnistus—mutta kun useita osastojen koordinoida toimiaan, säästöt voivat olla suuria ja suhteellisen helppo saada., Yksi asiakas sai äskettäin yli 300 000 dollaria vuonna alennuksia ottaa hallinnollinen avustaja omistaa yhden kuukauden neuvottelee paikallisten johtajien hotelleja, joissa työntekijät rutiininomaisesti jäi.

siirtää taakan tehokkaimpaan paikkaan.

Yksi yleisimmistä valittaa kuullut aikana talousarvion kausi on ”voisimme vähentää kustannuksia täällä, jos Osasto X voisi muuttaa, mitä se tekee—mutta se on budjettirajoitusten vuoksi, ja niin se voi.” Ironista on, että talousarvio kaudella on aika tuoda tällainen cross-osasto kompromisseja, koska silloin menoja voidaan siirtää., Esimerkiksi yksi asiakas oli 10 henkilöä eri puolilla kolme osastoa—joiden ainoana tehtävänä oli tarkistaa tietojen tarkkuus lähetetään alan myynti toimistot. Mikään yksittäinen osasto ei pystynyt suostuttelemaan kenttämyynnin johtajaa puuttumaan alaisten löyhään suhtautumiseen heidän tietoihinsa. Kun kaikki kustannukset tunnistettiin ja veloitettiin takaisin hänen osastolleen, standardit muuttuivat.

saattaa olla myös aika harkita ulkoistamista tai työryhmiä. Sisäinen toiminta perustuu yleensä siihen tuomioon, että yrityksellä on ainutlaatuisia tarpeita. Se voi olla totta., Mutta ottaen huomioon edistysaskeleita viime vuosina hallinto-palveluntarjoajien kaikenlaista, haluat ehkä kysymys, onko sinun tarvitsee todella ovat niin erikoistuneita, että sinun pitäisi sivuuttaa mahdolliset hyödyt ulkoistaminen palkkalistoilla, etuudet hallinta, rekrytointi, media, suunnittelu -, ja muita toimintoja. Asiakkaiden kokemus osoittaa, että ulkoistaminen voi vähentää hallinnollisia kustannuksia merkittävästi—ja se voi parantaa suorituskykyä prosessissa.

tunnista kuitenkin, että organisaatiosi hylkää kaikki erilliset suositukset ulkoistamisesta., Ihmiset vastustavat sopimuksen syntymisen taakkaa, ääni pelkää luottamuksellisuutta ja niin edelleen. Mutta kun useita mahdollisuuksia esitetään samanaikaisesti, organisaatiot ovat yleensä halukkaampia kohtaamaan edellisen epämukavuutta ja ryhtymään toimiin.

eliminoi päällekkäinen analyysi.

Kun yksi osasto ostaa kohteita toisesta osasto käyttäen siirtää hinnat, sama ”myynti” voi olla kirjattu, analysoitu, ja tarkistaa peräti viisi eri osastoilla (ostaja, myyjä, kuljettaja -, laadunvarmistus -, ja rahoitus/laskentatoimi)., Useimmissa tapauksissa yksi neutraali osasto voidaan antaa koko analyyttinen tehtävä.

Tässä on toinen esimerkki: Monet yritykset ovat useita osastoja analysoida saman tapahtuman (kuten merkittävä tuotteen käyttöön tai myynninedistämistarkoituksessa tapahtuma kuluttaja tuotteet yritys) useista näkökulmista (markkinointi, myynti, valmistus), jossa jokainen osasto työskentelee itsenäisesti. Koska jokainen kokee olevansa vastuussa kattavan analyysin tekemisestä, suuri osa perustason työstä on päällekkäistä., Tehokkain ja tehokas yrityksille harjoittaa yhtenäistä, koordinoitua toimintaa, jossa yksi osasto on ladattu analysoida tapahtuma ja joissa tulon muiden keskeisten osastojen.

eliminoidaan vähäarvoiset tapaamiset ja foorumit.

tiedämme yhden yrityksen, jossa ylin kolmesta neljään kerrosta johto on käytännössä halvaantunut 20% ajasta-eli yhden täyden päivän viikossa siitä, mitä työntekijät rumasti kutsuvat ”kokous maanantaiksi.,”

Jos sinusta tuntuu, samoin halvaantunut, harkita järjestää cross-osasto tarkastaa kaikki säännöllisissä kokouksissa selvittää, mitkä voidaan repurposed, yhdistelty tai poistettu. Yksi professional-palvelut yritys, tällainen tarkastus vähensi aikaa, että sen vilkkain ja arvokkain työntekijät (tilin avainhenkilöt) vietti kokouksissa, mikä lisää niiden tehokas työaika (aikaa omistettu ohjaa tilitiimit ja tavoitella uusia asiakkaita) 20%.

organisoi uudelleen tai leikkaa osastojen välisiä toimintoja.,

jos metsästät vähintään 30 prosentin säästöjä, saatat joutua haastamaan jopa kaikkein pyhimmän lehmän-ja saatat yllättyä iloisesti lopputuloksesta. Yksi professional-palveluyritys, joka prided itse palkata ja kehittää parhaita lahjakkuuksia oli haluton muuttamaan lähestymistapaansa haastattelemalla, valintaan ja hallintaan suorituskykyä sen henkilöstö. Mutta laskutettavat tunnit kuluttaa tällainen toiminta oli yksinkertaisesti liian paljon sivuuttaa. Laajassa katsauksessa kävi ilmi, että suurin osa asiaan liittyvistä HENKILÖSTÖPAPEREISTA lisäsi aikataakkaa, mutta ei parantanut tuloksia., Lisäksi palkkausprosessissa kolme parhaiden haastattelijoiden haastattelua ennusti tarkemmin ehdokkaan mahdollisen menestyksen yrityksen kanssa kuin korkeintaan kuusi vähemmän koulutettujen haastattelijoiden haastattelua. Yhtiö uudelleen näiden toimien valossa, mitä se oli oppinut, sekä vähentämällä tuntia kuluu niitä ja lisätä työntekijöiden tyytyväisyyttä ja suorituskykyä.

Poista ohjelmat.,

Jos et voi saavuttaa säästöjä tavoite toimien kautta edellä on kuvattu, sinun täytyy ottaa tuskallinen askel ehdottaa, että koko tehtäviä tai ohjelmia suoritti oman osaston leikata. (Tietenkin, sinun pitäisi aloittaa vähiten arvokkaita niistä.) Vaikka lopulliset päätökset edellyttävät muiden yksiköiden panosta, voit laatia luettelon mahdollisuuksista., Määrittää, mitkä ohjelmat sisältävät poikkeuksellisen paljon työtä tukemaan on osa yhtiön (esimerkiksi tietyn tuotteen viiva -, alue -, tai asiakasryhmä), että on kannattamatonta tai vähemmän kannattavaa kuin yritys keskimäärin.

vähennä muille asettamaasi taakkaa.

lopuksi kannattaa etsiä tilaisuuksia kertoa muille osastoille, miten ne ylivaraavat. Sinun täytyy kyseenalaistaa oletuksesi. Aivan kuten muut ryhmät eivät todennäköisesti tiedä, milloin ne lataavat ylimääräistä työtä sinun, et todennäköisesti tiedä, milloin teet samoin heille., Kysy heiltä, missä he tuntevat ylivahvistusta, ja kerro heille, missä olisit valmis elämään vähemmällä. Loppujen lopuksi, jos organisaatio on totta tavoitteena on vähentää kokonaiskustannuksia asettaa dollarin summa tai prosenttiosuus, kaikki matala-kivun väheneminen yksi osasto preempts on yhtä arvostettu, mutta mahdollisesti korkeampi-kivunlievitys, että organisaatio olisi muuten tarvetta asettaa—ehkä teidän osasto.

hallintokulujen alentaminen 10 prosentilla eli 20 prosentilla tai 30 prosentilla on pelottava tehtävä, mutta suhtaudu vakavasti. Jos aloitat nyt ja pysyt siinä, löydät tarpeeksi ideoita—ja oikeita—saavuttaaksesi tavoitteesi.,

sekä kokemus että tutkimus osoittavat, että ideoiden syntyminen paranee useiden iteraatioiden kautta. Joten, vaikka suositukset eivät ole määrä kuukaudessa tai enemmän, sinun pitäisi tunnistaa ideoita tänään, jotka voisivat täyttää koko tavoitteen. Aseta ne sivuun kahdeksi tai kolmeksi päiväksi ja toista prosessi. Tulet huomaamaan, että ideoita parantaa joka kerta, kun teet tämän, koska näet uusia mahdollisuuksia ja löytää rajoitukset aikaisempia ideoita.

tee itsellesi täysi tavoite jokaisella iteraatiolla., Luonnollinen taipumus, koska epämiellyttävyys tehtävä, voidaan sanoa, ”minulla ei ole tarpeeksi ideoita tänään, mutta jätän kuilun ensi kerralla.”Tämän seurauksena et pääse lopulliseen tavoitteeseesi ennen määräaikaa—ja monet ideoistasi eivät ole kovin hyviä. Ainoa asia, pahempi kuin on pakko henkilökohtaisesti toteuttaa hallinnollisten kustannusten leikkauksia on pakko toteuttaa ne, tiedät tulet katumaan kuukaudessa.