Immaginate se avete contattato un business per il supporto e non hanno sentito indietro da loro per un paio di giorni. Non è una situazione frustrante? Questo è uno degli scenari comuni che molti clienti affrontano poiché le aziende non riescono a capire i problemi mettendosi nei panni dei clienti.
Dopo un’esperienza di servizio negativa, il 51% dei clienti non farà mai più affari con quella società. Quindi, fornire un servizio eccellente è la parte più importante delle strategie di fidelizzazione dei clienti., I messaggi di risposta automatica sono i modi migliori per mantenere una connessione trasparente con la tua clientela.
I messaggi di risposta automatizzati possono tenere informati i clienti con le risposte giuste che mostrano la tua attenzione nei loro confronti. Con le moderne applicazioni di Intelligenza artificiale (AI), ci sono nuove strade per automatizzare la comunicazione con i clienti e gestire le richieste dei clienti in modo più efficiente.
Che cos’è un messaggio di risposta automatico?
I messaggi di risposta automatizzati sono risposte predefinite utilizzate per comunicare con i clienti attraverso scenari specifici e mantenere le informazioni trasparenti., Aiuta i clienti a capire che cosa sta realmente accadendo-se i vostri agenti sono occupati, fuori ufficio, o in vacanza.
Le risposte automatiche aiutano a rimanere in contatto con i clienti anche se il canale specifico non è disponibile in quel momento. Quando si è fuori ufficio o occupato, è estremamente utile per fornire messaggi personalizzati in quanto dà soddisfazione e esperienza di marca positiva.
Perché i messaggi di risposta automatica sono importanti per le aziende?,
I messaggi di risposta automatizzati sono un ottimo modo per le aziende di soddisfare le aspettative di assistenza clienti di ricevere una risposta rapida per le loro richieste di chat o e-mail. I messaggi di risposta automatizzati consentono alle aziende di:
- Mantenere una comunicazione trasparente con i clienti e tenerli informati in termini di gestione delle loro richieste.
- Impostando messaggi e-mail automatizzati, le aziende possono avere un coinvolgimento continuo dei clienti tramite canali alternativi.
- Marchi di valore per i clienti che forniscono risposte tempestive., Con i messaggi di risposta automatica, i marchi possono riconoscere le richieste di assistenza clienti che aumentano la soddisfazione.
Best practice per la creazione di messaggi di risposta automatica
Le aziende si affidano a fornire esempi eccellenti di messaggi di risposta automatizzati per gestire le aspettative dei clienti e farli sentire apprezzati. Tuttavia, si consiglia di seguire le idee chiave per la creazione di messaggi di risposta automatica professionale per fornire una comunicazione istantanea.
Discutiamo le migliori pratiche in modo completo.,
Imposta chiare aspettative dei clienti
Una sfida comune affrontata dai clienti è la risposta automatica e-mail o messaggi di testo mancano di una specifica circa il tempo di attesa stimato per ottenere risposte per le loro domande.
Ecco alcuni esempi comuni di messaggi automatizzati ricevuti dai clienti.
- “Ci metteremo in contatto con voi molto presto”.
- “Grazie per aver contattato noi”.
- “Il nostro rappresentante vi contatteremo AL più presto”.
I messaggi automatizzati di cui sopra non sembrano rassicuranti in quanto l’ora non è specificata in termini di ore, giorni o settimane., Ecco un buon esempio che le aziende possono seguire per fornire una comunicazione efficace del servizio clienti.
Fornire tempo stimato ai clienti per ottenere risposte è la prima e più importante best practice da seguire da parte delle aziende. Di solito, quando i clienti sanno qual è la durata dell’attesa, non sono molto frustrati. Quindi, stabilire chiare aspettative è fondamentale per fornire un servizio eccellente.
Aiuta gli utenti a sapere quando aspettarsi una risposta., È facile mostrare ai clienti la disponibilità del tuo team e far loro sapere quando possono ottenere assistenza dal tuo team. È possibile gestire le loro aspettative impostando le ore di ufficio e il tempo di risposta previsto.
Fornire modi alternativi di contatto con il cliente
Le aziende che inviano messaggi di risposta automatica devono assicurarsi di fornire opzioni di contatto alternative. Le risposte e-mail automatizzate o i messaggi di testo dovrebbero menzionare chiaramente in che modo i clienti possono raggiungere l’azienda.,
Ecco un esempio di messaggio di risposta automatica che fornisce un’opzione di contatto e-mail alternativa per assistere i clienti durante il periodo di assenza. Così, aiutando i clienti a non prendere decisioni improvvisate e capire il prossimo corso della mossa.,
Il contatto alternativo opzioni possono essere offerti alla clientela sono:
- moduli di Contatto
- numero verde
- Live chat
- indirizzo e-Mail
- sezione di Supporto
Quando si condividono informazioni commerciali trasparenti e fornire modi alternativi quando il canale non è disponibile, offre una piacevole esperienza di servizio.,
Concentrati sul tono della lingua
Il tono della lingua è una componente cruciale della messaggistica del tuo marchio. Include vari aspetti della comunicazione, come le parole usate, il livello di formalità. L’implementazione di un buon tono linguistico consente alle aziende di unificare il modo in cui comunica.
Durante la creazione di messaggi di posta elettronica a risposta automatica è fondamentale concentrarsi sul tono e la lingua., Significa:
- Si dovrebbe evitare di tecniche jargons
- Evitare complesso vocabolario che crea confusione
- Mantenere un tono amichevole
Solo immaginare la facilità vostri clienti si sentono di ricevere un caloroso e cordiale messaggio automatico che suoni umani. Quindi quando si mestiere autoresponders, mantenendo la voce e lo stile del vostro marchio è molto importante per dare un tocco umano.
Devi prestare molta attenzione ai segni di linguaggio negativo o alle tendenze a sembrare monotono., Invece, puoi usare un vocabolario semplice e quotidiano per trasmettere il tuo messaggio.
Offri l’opzione “what next” ai clienti
I messaggi e-mail automatizzati generano un tasso di apertura superiore del 70,5% e un tasso di clic superiore del 152% rispetto ai messaggi di marketing standard. Briefing quale sarebbe il prossimo passo di azione offre ai clienti informazioni trasparenti.
Se i tuoi messaggi di risposta automatica offrono ai clienti l’immagine “what next”, i clienti sentiranno che tu come marchio puoi visualizzare il loro problema mettendoti nei panni.,
Riconoscere i messaggi di assistenza clienti con risponditori automatici ben progettati li aiuta a sapere quale sarà il tuo prossimo passo per la richiesta che hanno sollevato. Diventano sicuri che tu come azienda stai esaminando il problema e presto otterranno la risoluzione.
Rendi accattivanti i tuoi messaggi automatici con le immagini
Le immagini funzionano sempre se utilizzate nei messaggi o altrove. In effetti, le comunicazioni che includono immagini producono un coinvolgimento superiore del 650% rispetto ai messaggi di solo testo.,
Le immagini accattivanti catturano l’attenzione, danno vita ai messaggi automatici e aggiungono una scintilla di creatività e immaginazione al tuo messaggio.
Il 55% dei creatori di contenuti B2C afferma che la creazione di contenuti visivi è ora la priorità principale. Qui ci sono modi chiave di come l’aggiunta di immagini migliora i messaggi di risposta automatica.
- Incorporando immagini visive o GIF ai messaggi di risposta automatizzati, hai maggiori possibilità che i clienti leggano le tue e-mail e completino il call-to-action (CTA) desiderato.,
- Tra cui immagini visive o GIF ai messaggi di posta elettronica automatizzati rende interessante e attraente per i destinatari.
- Le immagini migliorano la descrizione dei messaggi inviati ai clienti.
Personalizza i tuoi messaggi automatici
Le tattiche di marketing delle aziende dovrebbero essere focalizzate sulla personalizzazione dell’esperienza del cliente per rendere ogni interazione significativa e preziosa., Personalizzare le tue risposte automatizzate fa sentire bene i tuoi clienti (se lo fai bene) perché ti aiuta a dire qualcosa che è effettivamente utile e mirato.
Semplicemente non c’è modo migliore per coinvolgere i tuoi clienti su diversi aspetti del tuo marchio oltre all’utilizzo di un testo automatico per mantenerli sufficientemente informati.
Personalizzare i messaggi di risposta automatica aiuta in diversi modi:
- Per mantenere i clienti felici quando si sentono frustrati quando la loro esperienza non è personalizzata.,
- Mantieni le aspettative dei clienti poiché il massimo dei consumatori si aspetta servizi personalizzati dai marchi.
- Crea evangelisti di marca poiché è probabile che i clienti diventino acquirenti abituali di un marchio che personalizza le interazioni.
Esempi& esempi di messaggi automatizzati (testo, e-mail)
Molte aziende utilizzano messaggi automatizzati per mantenere i propri clienti e impostare buoni esempi per altre aziende da seguire., Utilizzando i messaggi di risposta automatica aiuta giustamente il business di prendere decisioni estemporanee.
Ecco alcuni esempi e modelli di messaggi di risposta automatica in vari scenari.
Messaggi offline con live chat
Se i visitatori atterrano il tuo sito web dopo l’orario lavorativo o durante le vacanze e non ricevono alcuna risposta, potrebbero scivolare via. Potrebbero essere importanti lead di vendita e perderli può avere un impatto sul tuo business.
È possibile configurare i messaggi di risposta automatizzati per incoraggiare i clienti a inviare le loro domande.,
Le aziende possono creare messaggi offline in REVE Chat per mantenere i loro clienti informati sulle loro ore di lavoro e guidarli verso ottenere una risposta più rapida.
Sotto l’opzione di personalizzazione, è possibile configurare il modulo pre-chat per creare messaggi offline personalizzati. È possibile menzionare chiaramente gli orari di apertura e chiedere ai clienti di compilare il modulo con la domanda di vendita o supporto pertinente. Informali che il tuo rappresentante di supporto si collegherà con loro al più presto per risolvere il problema.,
Messaggi di risposta automatica per l’accodamento
Secondo American Express, “Sei clienti su dieci ritengono che le aziende soddisfino le loro aspettative di servizio”. I clienti cercano una risoluzione più rapida e si affidano alle aspettative che le aziende impostano con il tempo di coda per valutare la qualità del servizio.
Quando i clienti ricevono messaggi automatici, hanno aspettative sulla durata dell’attesa (in termini di numero per es. 4 minuti o 4a posizione), che possono creare o interrompere la loro esperienza di servizio clienti.
Ecco un buon esempio di impostazione di un messaggio di coda quando tutti gli agenti di supporto sono occupati.,
Uno dei nostri campioni di supporto vi attenderà a breve. Sei in coda. Il tuo tempo di attesa sarà approssimativamente . Ringraziamento. Apprezziamo la vostra pazienza.
REVE Chat offre il modello per impostare i messaggi di coda personalizzati e l’attesa esatta per gestire le loro aspettative dei clienti. Sotto l’opzione di personalizzazione dalla dashboard, è possibile gestire le conversazioni dei clienti fornendo tempo stimato e messaggio.,
Autoresponders occupato
Avere un messaggio automatico professionale quando si è abbastanza occupato per rispondere alle domande dei clienti subito può impostare il tono giusto per il vostro business e informare i clienti quando possono aspettarsi di ricevere la risposta.
Fa una differenza positiva quando si creano messaggi di risposta automatica che aderiscono agli elementi di base dei messaggi personalizzati seguiti con i saluti.
Ecco alcuni buoni esempi di messaggi automatizzati che le aziende possono seguire:
- o buongiorno!, Tutti i nostri agenti di supporto sono occupati in questo momento. Il tempo di coda stimato è di 6 minuti. Grazie per averci contattato.
- Hey Molto buon giorno a voi! Mi dispiace che è necessario attendere come tutti i nostri dirigenti di supporto sono occupati. Apprezziamo la vostra pazienza. Grazie!
Out of office automated reply messages
Out of office (OOO), i messaggi possono essere uno strumento incredibile per alimentare il vostro successo. Un buon messaggio di distanza ti consente di dire ai tuoi clienti che sei lontano e li incoraggia a muoversi all’interno dell’imbuto di vendita con più facilità., L’utilizzo di messaggi automatici durante le vacanze o le conferenze può creare connessioni sociali con i destinatari.
Alcuni esempi di risponditori automatici fuori ufficio:
- Ciao! Staro ‘ fuori dall’ufficio fino a quando . Se avete bisogno di qualcosa prima di allora, si prega di contattare a o per ricevere assistenza.
- Ciao! Grazie per la tua email. Sono fuori ufficio adesso, ma ti richiamo il PRIMA POSSIBILE. Ci si può aspettare una risposta da ultimo. Per tutto ciò che serve subito, è possibile contattare .,
L’impostazione dei messaggi fuori sede rimuove le congetture eseguite dai clienti quando una risposta non viene immediatamente restituita.
Vantaggi dell’utilizzo di messaggi automatizzati personalizzati fuori sede:
- La condivisione di informazioni aziendali specifiche ti dà l’opportunità di approfondire il tuo rapporto con i tuoi clienti.
- Offrire messaggi precisi offre informazioni trasparenti e riduce il rischio di confusione.,
- Un buon autoresponder può inviare visitatori al sito web della vostra azienda se hanno bisogno di aiuto immediato.
Considerazioni finali
Ogni interazione con il cliente è importante per mostrare la vostra personalità di marca e messaggi di risposta automatica non sono diversi. Quindi, è necessario fare il giusto uso di ogni opportunità e convertirlo in una buona esperienza. Messaggi di risposta automatizzati aiutano a fornire grande esperienza del cliente e imposta anche la giusta aspettativa.
