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La tua forza lavoro è la linfa vitale della tua azienda. Hai bisogno di dipendenti qualificati e affidabili per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali, ma costruire un team di alta qualità non è un’impresa facile. Più della metà (56 per cento) delle persone in un recente sondaggio mentito sul loro curriculum, per lo più intorno esperienza di lavoro, istruzione, competenze, e doveri di lavoro., Mentre una piccola fabbricazione non può essere un grosso problema in alcuni settori, potrebbe essere addirittura pericoloso e irresponsabile in altri.

Le omissioni dei candidati possono essere altrettanto negative — se non peggiori — che semplicemente allungare la verità. Ad esempio, un candidato con una storia recente di violenza potrebbe non essere disponibile sul proprio passato. Un incidente sul posto di lavoro potrebbe mettere in pericolo clienti e altri dipendenti, il che potrebbe portare a cause legali di assunzione negligenti e danni permanenti alla reputazione dell’azienda.,

Un controllo dei precedenti può aiutare a mitigare questi rischi e migliorare la qualità del noleggio.

Come eseguire un controllo dei precedenti

L’esecuzione di un controllo dei precedenti inizia con la posa delle basi per un processo equo e coerente e termina quando si prende una decisione di assunzione informata., Questa guida ti guiderà su come condurre un controllo dei precedenti su un dipendente seguendo questi sei passaggi:

Assicurati di avere una politica di controllo dei precedenti coerente (Passaggio 1)

Una politica di controllo dei precedenti scritta dovrebbe documentare quali controlli dei precedenti saranno condotti, come saranno utilizzati nelle decisioni di lavoro e quando saranno condotti. Questo aiuta a garantire un processo equo e trasparente in tutta l’organizzazione.,

Assicurati che la tua politica sia legalmente conforme (Passaggio 2)

Tra la Fair Credit Reporting Act (FCRA), la guida Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) e varie normative statali e locali, la conformità al controllo dei precedenti può diventare complicata. È sempre una buona idea rivedere la tua politica con un consulente legale.

Scegli la giusta società di controllo dei precedenti (Fase 3)

Il miglior partner di controllo dei precedenti per la tua azienda dipenderà dal volume delle assunzioni, dalle dimensioni aziendali, dal numero di sedi, dalle dimensioni del tuo team HR, dal budget, dalla politica di screening dei precedenti e dal consulente legale interno., Assicurarsi di utilizzare una società di controllo del background occupazionale conforme alla FCRA.

Sapere cosa aspettarsi (Fase 4)

Ci sono molti diversi tipi di controlli in background è possibile eseguire sui candidati per soddisfare le esigenze specifiche della vostra azienda, settore, e le posizioni per le quali si sta assumendo

Consentire al candidato di chiarire eventuali errori (Fase 5)

I vostri candidati hanno diritti sotto la FCRA. Devi prima notificarli del tuo intento di eseguire un controllo dei precedenti e ottenere il loro permesso per iscritto., Se si considera di non assumere il candidato, è necessario consentire loro di rivedere i risultati del controllo dei precedenti. Possono presentare una controversia con la società di controllo dei precedenti per risolvere eventuali imprecisioni.

Prendi la tua decisione (Passaggio 6)

I controlli dei precedenti possono aiutarti a prendere decisioni di assunzione più informate in modo da poter migliorare la qualità del noleggio e mitigare i rischi.

Pronto per iniziare con lo screening dell’occupazione? Lascia che GoodHire faccia il lavoro pesante per te con funzionalità di conformità integrate e flussi di lavoro facili da usare.,

1: Creare un criterio di controllo dei precedenti

Un criterio di controllo dei precedenti documenta i dettagli del programma di screening, in modo che possa essere applicato in modo coerente in tutta l’organizzazione. Dovrebbe includere tre cose:

1. Quali tipi di controlli in background verranno condotti e per chi. È una buona pratica implementare lo screening in background in tutta l’organizzazione, ma personalizzare i pacchetti di screening dell’occupazione in base alla posizione., Ad esempio, si potrebbe desiderare di richiedere controlli di credito per le posizioni che gestiscono il denaro, e controlli record di guida per le posizioni che coinvolgono il funzionamento di veicoli a motore.
2. Come i risultati del controllo dei precedenti influenzeranno le decisioni occupazionali. La vostra politica di controllo dei precedenti dovrebbe specificare quali tipi di informazioni si prenderà in considerazione nelle decisioni di occupazione. È considerata una buona pratica prendere in considerazione la natura della posizione ricercata, la natura del crimine e la quantità di tempo trascorso dalla condanna.
3. Quando verranno effettuati controlli di background., Decidi la fase del processo di reclutamento in cui prevedi di esaminare i candidati e gli intervalli in cui prevedi di esaminare i dipendenti attuali. La legge federale consente a un datore di lavoro di condurre lo screening dell’occupazione in qualsiasi momento dopo aver ottenuto il consenso del candidato, ma le leggi statali e locali possono essere più restrittive.

Una politica scritta di controllo dei precedenti consente di garantire un processo equo e trasparente, prevenire la discriminazione ed evitare contenziosi e l’applicazione da parte delle agenzie federali.,

2: Compliance: Background Checks For Employment& The Law

Background checks are governed by federal, state, and local laws and regulations. Il datore di lavoro è in ultima analisi responsabile per la conformità, e in caso contrario può comportare costose multe, insediamenti, e cause legali.

Ecco quattro potenziali violazioni di cui essere a conoscenza:

1. Moduli di consenso: La FCRA richiede ai datori di lavoro di informare i candidati per iscritto che verrà eseguito un controllo dei precedenti per motivi di lavoro., Questa informativa deve essere chiara e ben visibile e fornita come documento autonomo.
2. Azione avversa: L’FCRA richiede anche ai datori di lavoro di seguire il processo di azione avversa in tre fasi quando intendono intraprendere un’azione sfavorevole in base ai risultati di un controllo dei precedenti. I datori di lavoro devono inviare un avviso di azione pre-avverso con una copia del rapporto di fondo e una sintesi dei diritti. Quindi devono dare al candidato un tempo ragionevole per il candidato di rispondere (in genere cinque giorni lavorativi) prima di inviare un avviso di azione avversa.,
3. Ban-the-box: I regolamenti di Ban-the-box variano tra stati e comuni, ma di solito richiedono che un controllo dei precedenti sia ritardato fino a dopo la prima intervista o dopo che è stata fatta un’offerta condizionale. Le leggi Ban-the-box possono anche influenzare il processo di azione avversa, quindi assicurati di controllare le leggi applicabili.
4. Titolo VII: L’EEOC applica il titolo VII del Civil Rights Act del 1964, che vieta la discriminazione del datore di lavoro basata su razza, colore, religione, sesso o origine nazionale., Alcune politiche di screening di fondo possono comportare un trattamento sfavorevole sproporzionato nei confronti di un gruppo protetto, in particolare le popolazioni minoritarie che vengono arrestate a tassi sproporzionati.

Scopri tutto quello che c’è da sapere su come iniziare con i controlli in background nella nostra guida, Background Check Basics.

3: Come scegliere una società di controllo dei precedenti

Ogni azienda è unica ed è importante scegliere un fornitore di controllo dei precedenti che meglio si adatta alle tue specifiche esigenze di assunzione e screening., Il miglior servizio di controllo dei precedenti per la tua azienda dipenderà dal volume di assunzione, dalle dimensioni aziendali, dal numero di sedi, dalle dimensioni del tuo team HR, dal budget, dalla politica di screening dei precedenti e dal consulente legale interno. Alcune caratteristiche da considerare sono:

• Conformità integrata: andare oltre la conformità FCRA per mitigare il rischio di pratiche di assunzione sleali, nonché cause legali e sanzioni relative all’EEOC, vietare la scatola e le normative locali, in particolare se si assume in più sedi.,
• Flussi di lavoro integrati per azioni avverse: facilita la conformità con flussi di lavoro integrati e localizzati per azioni avverse che avvisano quando inviare avvisi di azioni avverse pre-avverse e finali.
• Valutazioni individualizzate: riduci il controllo da parte dell’EEOC con un modo integrato per informarti quando le valutazioni individualizzate sono raccomandate o richieste.
• Pacchetti flessibili: evita il sovra-screening dei candidati e riduci i tempi di lavorazione con il giusto livello di controllo dei precedenti per il tuo settore, tipo di posizione e contea.,
• Una buona esperienza candidato: flussi di lavoro mobile-friendly e consenso digitale rendono l’avvio di un controllo facile e veloce. Fornire un processo trasparente per i candidati con la possibilità di accedere e vedere il proprio stato di controllo dei precedenti e report, da qualsiasi dispositivo.
• Integrazioni: Riduci i flussi di lavoro manuali con un’integrazione perfetta al tuo ATS.,

4: Diversi tipi di controlli in background

Dovresti avere familiarità con i diversi tipi di controlli in background e cosa è incluso in modo da sapere cosa aspettarti e come ogni tipo di controllo può aiutarti a prendere decisioni di assunzione tempestive e informate in base al tuo settore e alle posizioni per le quali stai assumendo. Questi includono:

Controlli della fedina penale: controlli dei precedenti penali nazionali, nonché controlli penali statali, federali e provinciali, condanne di reati e reati minori e casi giudiziari in corso., A seconda delle politiche del provider, possono essere segnalati anche addebiti respinti entro sette anni. Esempi di accuse che possono apparire includono vandalismo, intossicazione pubblica, condotta disordinata, crimini violenti o sessuali, frode e appropriazione indebita. I datori di lavoro utilizzano controlli precedenti penali per valutare se un candidato potrebbe rappresentare una minaccia per i clienti o creare un ambiente di lavoro non sicuro.

Controlli del tribunale civile: i controlli del tribunale civile della contea e federale possono aiutarti a conoscere cause, reclami e sentenze non penali in cui il candidato è elencato come convenuto., Questi possono includere piccole rivendicazioni, ordini restrittivi, violazioni dei diritti civili e fallimenti e possono essere particolarmente importanti per le posizioni in cui i dipendenti avranno responsabilità finanziarie o di gestione.

Controlli di credito: Un rapporto di credito occupazione mostra la storia di credito completo di un candidato (ma non il loro punteggio di credito), tra cui la storia di pagamento, sentenze civili, gravami fiscali, fallimenti, fatture non pagate in collezioni, e recenti indagini di credito., La revisione della storia del credito può essere richiesta per alcuni lavori e può essere particolarmente importante per le posizioni in cui l’accesso alle attività finanziarie, alle transazioni e alle decisioni è una responsabilità primaria.

Driving record checks: Motor Vehicle reports (MVRs) confermano la validità della licenza e forniscono informazioni sulla storia di guida di un candidato, tra cui DUIs, sospensioni e violazioni in movimento. Questo può essere importante per le posizioni in cui dipendenti, volontari o appaltatori opereranno veicoli a motore per scopi commerciali.,

Screening dei farmaci: il test antidroga fornisce prove dell’uso recente di specifiche prescrizioni e droghe illecite. Lo screening dei farmaci per l’occupazione di routine può aiutare i datori di lavoro a mantenere un posto di lavoro più sicuro e produttivo.

Verifica dell’occupazione: convalida la storia occupazionale del candidato e le esperienze legate al lavoro. La verifica della cronologia dell’occupazione può confermare che le informazioni fornite da un candidato sono vere; l’esperienza lavorativa è sufficiente per soddisfare i requisiti della posizione; e i titoli passati, i risultati o le responsabilità sono validi.,

Verifica istruzione: Verificare le date di frequenza scolastica del candidato, major, e gradi, diplomi o certificati guadagnati sono validi. Una ricerca di verifica dell’istruzione può aiutare a mitigare il rischio di assumere un candidato con credenziali false e aiutarti a rispettare le normative federali, statali, locali e del settore.

Controlli delle sanzioni sanitarie: una ricerca OIG e un controllo dei precedenti delle sanzioni sanitarie fornisce informazioni sul background medico di un professionista sanitario, incluse eventuali sanzioni, sospensioni o azioni punitive o disciplinari., Questo ti aiuta a rispettare le normative federali e a confermare che i tuoi operatori sanitari sono in regola.

Controlli internazionali dei precedenti: diversi tipi di controlli internazionali dei precedenti possono fornire precedenti penali internazionali, credenziali di istruzione e storia occupazionale per i candidati che vivono negli Stati Uniti che hanno precedentemente vissuto, lavorato o studiato in altri paesi.

5: Cosa comunicare al Candidato

È importante comunicare con i candidati sul processo di controllo dei precedenti in modo che sappiano cosa aspettarsi., Sii aperto con i tuoi candidati sul motivo per cui stai conducendo il controllo dei precedenti e incoraggia l’apertura in cambio. Fai sapere al candidato che è il benvenuto per vedere i risultati del controllo dei precedenti, contestare qualsiasi informazione imprecisa e aggiungere commenti per iscritto o parlare con te per spiegare eventuali avvisi.

I candidati hanno diritti ai sensi della FCRA, di cui nel documento Una sintesi dei vostri diritti., Quando si utilizza un provider di controllo dei precedenti per lo screening di un candidato per l’occupazione, è necessario:

1. Notificare il candidato che si condurrà un controllo dei precedenti e che i risultati potrebbero influenzare la decisione di assumerli.
2. Ottieni il consenso scritto del candidato per condurre lo screening dell’occupazione attraverso una società di controllo dei precedenti.
3. Notifica il candidato attraverso un avviso di azione pre-avversa se i risultati del controllo dei precedenti ti fanno considerare di non assumerli., È inoltre necessario fornire al candidato una copia dei risultati del controllo in background; una copia dei loro diritti sotto la FCRA; e il nome, l’indirizzo e il numero di telefono della società di screening in background che ha eseguito il controllo. Quindi è necessario concedere il tempo (in genere cinque giorni lavorativi) per il candidato di presentare una controversia sui risultati imprecisi. Solo allora si può inviare un avviso finale azione avversa per iscritto se hai deciso di non assumerli.

L’EEOC raccomanda anche di considerare le circostanze individuali e il contesto intorno alla fedina penale di un candidato., Questi includono la natura e la gravità del reato, il tempo che è passato da quando il reato, e la rilevanza del reato per il lavoro cercato. Una valutazione individualizzata consente al candidato di fornire un contesto aggiuntivo sul reato e offre loro l’opportunità di spiegare.

Altre considerazioni

Se hai intenzione di eseguire un controllo dei precedenti occupazionali per la prima volta, ci sono alcune cose aggiuntive che dovresti sapere:

I tempi di consegna per i controlli dei precedenti variano

Quanto tempo richiede un controllo dei precedenti varia a seconda dei tipi di ricerche eseguite., Alcuni fornitori di controllo dei precedenti possono fornire controlli di base quasi istantaneamente o entro lo stesso giorno. Altri servizi di screening, come i controlli della fedina penale della contea nelle contee in cui i record non sono digitalizzati o le verifiche del datore di lavoro e dell’istruzione, possono richiedere fino a cinque giorni o più per essere completati.

La FCRA richiede la verifica dell’azienda

Secondo le normative FCRA, è necessario verificare che la propria azienda sia un’attività legale prima di poter ordinare un controllo dei precedenti., Il processo di credentialing dell’azienda con un provider di controllo dei precedenti richiede in genere tra un’ora e un giorno per essere completato.

Usa i controlli di background gratuiti a tuo rischio e pericolo

È possibile condurre un controllo di background da solo, ma richiede molto tempo e comporta rischi intrinseci. Potrebbe essere necessario visitare tribunale di ogni giurisdizione di persona, compilare moduli di risposta record, e attendere le risposte., Poi si corre il rischio di perdere i candidati ad altri datori di lavoro o, peggio, non ottenere i risultati corretti indietro e basando la vostra decisione di assunzione su informazioni errate o incomplete. Oppure, se usi i social media per schermare i tuoi candidati, corri il rischio di vedere criteri di assunzione limitati, come religione o razza, e prendere decisioni di assunzione distorte.

Si consiglia di effettuare un controllo di riferimento

Alcuni fornitori di controllo dei precedenti possono condurre controlli di verifica dell’occupazione e dell’istruzione, nonché controlli di riferimento professionali., Le interviste di controllo di riferimento che utilizzano una serie di domande approfondite e aperte possono aiutarti a valutare il carattere di un candidato, imparare come potrebbero allinearsi ai valori aziendali e capire come possono adattarsi alla tua cultura aziendale.

Considera di condurre controlli di background post-noleggio

I controlli di background non sono una cosa “unica e fatta”. È comune condurre controlli di background post-noleggio ogni anno-o più spesso in determinati settori e posizioni. Se lo fai, assicurati di includere una “clausola evergreen” nel modulo di consenso per il controllo dei precedenti, dove consentito dalla legge statale.,

Prendi decisioni di assunzione più informate con un controllo dei precedenti

Un controllo dei precedenti è un investimento utile per costruire una forza lavoro di alta qualità che ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi di business. Personalizza la tua politica di screening per il tuo settore e le tue posizioni e trova un provider in grado di fornire i dati di cui hai bisogno, aiutandoti a mantenere la conformità. Con decisioni di assunzione informate, è possibile migliorare la qualità del noleggio e mitigare il rischio.

GoodHire rende lo screening dell’occupazione facile., Il nostro team di supporto con sede negli Stati Uniti può fornire consigli di esperti su quali pacchetti funzionano meglio per le tue esigenze di screening, risparmiando anche denaro non pagando per schermi che non ti servono. Inoltre, l’esperienza di conformità di GoodHire non ha eguali. Scopri come possiamo aiutarti.