La maggior parte delle aziende temono il processo di raccolta pagamento su conti dei clienti delinquenti. La maggior parte a malapena hanno il tempo di fare tutte le telefonate o inviare e-mail, per non parlare di fare una lettera di raccolta individualizzato per ogni fase del processo di raccolta. Tuttavia, l’invio di una lettera di follow-up personalizzata ogni poche settimane aiuta veramente a raccogliere il pagamento in tempo.,
Scrivere una lettera di raccolta richiede che si segua i passi giusti e includa il tono giusto per informare i clienti che un debito è dovuto ed è scaduto. Ci sono quattro diverse lettere di raccolta che dovrai inviare ai tuoi clienti prima di assumere un’agenzia di raccolta o registrarla come spesa per crediti inesigibili.
Indice
Cosa dovrebbe essere incluso in una lettera di raccolta?,
Quando si redige una lettera di raccolta, è importante rimanere professionali ma fermi. Devi far sapere al tuo debitore che sei serio nel raccogliere il pagamento mentre, allo stesso tempo, fai del tuo meglio per preservare il tuo rapporto con loro.,
Ecco alcune informazioni che devono essere incluse (o) escluso nella collezione la lettera:
- Mantenere la vostra collezione di lettera breve e al punto; usare un linguaggio semplice
- La lettera deve essere digitato non scritte a mano
- Utilizzare la carta intestata dell’azienda
- carta intestata della Società
- date di Pagamento
- metodi di pagamento accettati
- i dati di contatto, cioè,, numero di telefono, mailing, indirizzo, indirizzo e email
Il fare e Non Fare della Scrittura una Collezione Lettera
Ci sono due obiettivi fondamentali che tutti vogliono raggiungere alla fine del processo di raccolta; pagato e mantenere il vostro rapporto con il cliente.,t
Non fare
- non usare parole dure
- non infastidire il cliente
- Non inviare loro messaggi di testo
- non comunicano fra di loro attraverso i social media link
I Quattro Tipi di Raccolta delle Lettere
Ci sono quattro diversi tipi di raccolta delle lettere che uno deve inviare al cliente quando esigente pagamenti da loro., Ricorda che se il tuo cliente non risponde alle tue telefonate o a una delle lettere, non devi inviare loro una lettera aggiuntiva a meno che non riescano a seguire i pagamenti. I primi due formati di lettere di raccolta sono leggeri, mentre gli ultimi due hanno un linguaggio un po ‘ più aggressivo.
La prima lettera di raccolta
La prima lettera di raccolta deve essere inviata al cliente solo dopo aver provato a raggiungerli per telefono ed e-mail.,
Se li contatti e accettano di effettuare i loro pagamenti e il loro mancato rispetto dell’accordo, dovresti procedere a spedire loro la prima lettera di raccolta. Generalmente, la prima lettera di raccolta deve essere inviata entro e non oltre 14 giorni dalla data di scadenza della fattura.
Esempio 1:
Caro,
Questo è un ricordo gentile che il tuo account è in ritardo. Secondo i nostri registri attuali, il tuo saldo è di0 100. Ti abbiamo inviato una mail dettagliata dei tuoi estratti conto., Se non hai ricevuto questi messaggi e-mail e documenti, ecco un riepilogo del tuo account.
Numero di fattura: 12345
Data della fattura: 19/02/2018
Importo: $100
Data di scadenza: 01/01/2018
Giorni scaduti: 49 giorni
Saremo lieti se ci informerete dello stato di questo pagamento. Si prega di contattarci o inviare il pagamento di $100 all’indirizzo fornito di seguito entro febbraio 19, 2018, se non l’hai fatto.
ALL’ATTENZIONE: Ufficio Contabilità.,
Se ci sono errori in questa fattura o non riesci a pagare ora, ti prego di contattarmi in modo che possiamo apportare le modifiche necessarie o organizzare un piano di pagamento diverso. Grazie per la vostra risposta rapida a questa richiesta.
Sinceramente,
La seconda lettera di raccolta
La seconda lettera di raccolta viene solitamente inviata dopo aver provato a contattare telefonicamente il cliente per vedere se ha ricevuto la prima lettera e per vedere se desidera effettuare nuovi accordi di pagamento., Se i tuoi sforzi per raggiungere il cliente per telefono non hanno successo, è ora di inviare loro una seconda lettera di raccolta. La differenza fondamentale tra la prima e la seconda raccolta lettere è che si includerà il fatto che si è tentato di raggiungere a loro nella prima lettera.
Esempio:
Caro,
Non abbiamo ricevuto il pagamento di $100 o una risposta alla lettera che ti abbiamo inviato datata 19 febbraio 2018. Il tuo account è giorni scaduti, e il saldo è di $100.,
Ti saremmo grati se ti permettessi di aiutarti a rimettere rapidamente il pagamento per evitare sanzioni o azioni che potrebbero influenzare il tuo rating e i futuri limiti di credito con la nostra azienda. Se c’è qualche motivo per cui non sei in grado di pagare per intero, ti preghiamo di contattarci per un nuovo programma di pagamento che sia reciprocamente conveniente.
In caso contrario, si prega di inviare il pagamento di $100 entro la chiusura delle attività, 1 marzo 2018., Ricorda, accettiamo i dati della carta di credito attraverso il nostro portale di pagamento online, per telefono, o abbiamo allegato una busta auto-indirizzata per la tua comodità se decidi di inviare un assegno per posta.
Non vediamo l’ora di vostra risposta rapida a questa lettera e il vostro business continuato.
Sinceramente,
La terza lettera di raccolta
Dopo aver inviato la prima e la seconda lettera, si dovrebbe cercare di raggiungere il cliente per telefono o e-mail., Se non riescono a fare qualsiasi tipo di tentativo di comunicare con voi entro il primo paio di settimane, si dovrà quindi inviare loro una terza lettera di raccolta.
Proprio come la seconda lettera di raccolta, devi informare il cliente dei tuoi precedenti tentativi, che sono stati tutti infruttuosi, quindi il motivo per cui hai inviato la terza lettera.
Esempio:
Caro,
Fino ad ora, non abbiamo sentito da voi o ricevuto alcun pagamento per quanto riguarda la fattura che ti abbiamo inviato. I nostri numerosi tentativi di chiamare o e-mail sono andati anche senza risposta., Il tuo account è giorni scaduti, e il saldo è di $100.
Gentilmente scopo di pagare per intero entro la fine del business di oggi o di contattarci per elaborare un concordato-upon piano di pagamento entro oggi. In caso contrario, saremo costretti a consegnare la fattura a un’agenzia di riscossione o al nostro avvocato.
Non vedo l’ora di sentirti prima che venga intrapresa questa azione per evitare danni al tuo rating di credito o al nostro futuro rapporto commerciale. Vi prego di contattarmi immediatamente in modo che possiamo risolvere la questione amichevolmente.,
Sinceramente,
La quarta e ultima lettera di raccolta
Anche se ci sono alcune eccezioni, quando decidi di inviare la quarta lettera di raccolta, dovrebbe essere chiaro che il tuo cliente non è in grado di pagare o è involontariamente inadempiente sul proprio debito. La lingua che usi in questa lettera dovrebbe essere assertiva ma deve rimanere professionale.
Si consiglia di inviare questa lettera tramite posta certificata in quanto si avrà la prova che il cliente ha ricevuto la lettera.,
Esempio:
Caro,
In questo momento, non abbiamo sentito da voi, né abbiamo ricevuto il pagamento per quanto riguarda la nostra fattura di $100 a voi, dovuto il 1 ° gennaio 2018. Abbiamo anche cercato di raggiungerti tramite telefono, e-mail, lettere, ma hai continuato a ignorarci.
Poiché non siamo riusciti a risolvere questo problema direttamente con te, mi dispiace informarti che abbiamo inoltrato questo problema all’ufficio di credito e consegnato questa fattura a un’agenzia di riscossione, che ti contatterà per il pagamento di questa fattura.,v>
Quando il Noleggio di un Agenzia di Raccolta
Si dovrebbe considerare l’assunzione di un agenzia di recupero dopo molteplici tentativi di raccogliere su un conto arretrato dopo il tentativo di raggiungere il cliente via email e cellulare non porta frutti., Una cosa che dovresti ricordare che se cerchi i servizi di un’agenzia di raccolta, non riceverai l’intero importo che ti è dovuto. La maggior parte delle agenzie di riscossione carica tra il 25-45% dell’importo totale raccolto. A seconda dell’importo da raccogliere, assumere un’agenzia di raccolta potrebbe essere la mossa migliore da fare.
Come evitare problemi di raccolta dei pagamenti
Se sei stato in attività abbastanza a lungo, è probabile che tu abbia incontrato un cliente che potresti aver avuto difficoltà a riscuotere i pagamenti da loro., Per ridurre al minimo tali situazioni accada di nuovo, ci sono alcune cose che potete fare. Ad esempio, puoi offrire sconti sui pagamenti anticipati ed eseguire un controllo del credito aziendale sui tuoi clienti per vedere se hanno il potenziale per effettuare i pagamenti.
Ecco alcuni suggerimenti su come è possibile utilizzare per evitare problemi durante la raccolta dei pagamenti da parte dei clienti:
Review Aging Report (A/R)
Il rapporto crediti è uno dei rapporti finanziari chiave si dovrebbe sempre essere appassionato., Include le informazioni su tutte le fatture del cliente non pagate, incluso l’importo della fattura, la data, la data di scadenza e il numero di giorni in cui la fattura è scaduta.
Offri pagamenti anticipati
Il modo migliore per mitigare i problemi di raccolta dei pagamenti è offrire ai clienti un incentivo quando effettuano il pagamento in tempo. Questo può essere ovunque tra 1-5% e generalmente richiedono che essi effettuano il pagamento entro 10 giorni dalla data della fattura. La maggior parte dei clienti sarà per l’idea e si affretterà a garantire che essi non perdere lo sconto.,
Richiedi depositi anticipati
Anche se all’inizio potrebbe sembrare un po ‘ imbarazzante, chiedere ai clienti di effettuare un deposito prima di fornire loro beni e / o servizi è più comune di quanto si possa pensare. Si consiglia di chiedere sempre un deposito se; hai a che fare con nuovi clienti, progetti high-dollar, o progetti che corrono per più di 30 giorni.
Esegui un controllo del credito aziendale
Proprio come il tuo punteggio di credito, dovresti eseguire un controllo del credito per determinare il profilo di credito aziendale del potenziale cliente, inclusa la cronologia dei pagamenti., Questo è vitale come nel fare questo; si avrà una panoramica generale del comportamento di pagamento del cliente e aiutare a stabilire se sarebbe meglio se avete condotto qualsiasi attività commerciale con loro.
Domande frequenti
Non esiste una risposta definitiva a questa domanda. E la risposta generale qui è ” dipende.,”Se, ad esempio, sei stato in grado di riscuotere i pagamenti senza dover inoltrare il cliente a un’agenzia di riscossione, dovresti considerare di lavorare di nuovo con il cliente con l’avvertenza che richiederai loro di effettuare un deposito in anticipo.
Si dovrebbero considerare diverse cose quando si seleziona la migliore agenzia di raccolta; questi includono:
• Chiedendo se l’agenzia utilizza skip tracing
• Verificando che l’agenzia sia legittima
• Assicurandosi che l’agenzia sia assicurata
• Confrontando commissioni e costi di contingenza
• Ecc.,
Ci sono due modi in cui le agenzie di raccolta di solito vengono pagate: tasse forfettarie e tasse di contingenza. La maggior parte delle agenzie di raccolta, tuttavia, addebita commissioni di emergenza; questo significa semplicemente che se il cliente non riesce a pagare, anche loro non vengono pagati. Le spese di contingenza possono essere eseguite ovunque dal 25 al 45% dell’importo della raccolta. Tuttavia, questo dipende da diversi fattori come quanto tempo il debito è stato in sospeso, e il numero di tentativi uno ha fatto nel tentativo di raccogliere sul debito.
