Panoramica
Sales tax management è uno dei punti di dolore più comuni per i proprietari di piccole imprese e commercianti online. Richiede tempo, confusione e rischio. La maggior parte degli imprenditori che parliamo capire il potenziale di vendite su Internet, ma non sono certo come impostare gestire la conformità fiscale di vendita e non hanno molto tempo libero da dedicare alla ricerca. Di conseguenza, spesso chiudono un occhio sulla gestione delle imposte sulle vendite.,
Ignorare l’imposta sulle vendite online non renderà le cose migliori per te. Al contrario, in realtà. Ogni dollaro fiscale che non riesci a raccogliere è un altro dollaro di cui è responsabile la tua attività. Le autorità fiscali statali e locali non prendono alla leggera la mancata riscossione delle imposte sugli acquisti su Internet imponibili. I proprietari di piccole imprese sono fortemente invitati a comprendere il loro livello di rischio e prendere le misure necessarie per essere conformi alle leggi fiscali statali e locali.,
Abbiamo creato questa guida per aiutare i proprietari di piccole imprese come te a quantificare il rischio di non riscuotere l’imposta sulle vendite per gli acquisti online, comprendere i fondamenti dell’imposta sulle vendite e impostare un piano di gestione dell’imposta sulle vendite.
Rischi dell’imposta sulle vendite
Il rischio aziendale di non riscuotere l’imposta sulle vendite è abbastanza grande che abbiamo deciso di parlarci direttamente. Altro che la proprietà e l’imposta sul reddito, imposta sulle vendite è la più grande fonte di entrate fiscali statali, e uno spesso sfruttato per colmare le lacune di bilancio. In breve, i governi statali vogliono i loro dollari di imposta sulle vendite.,
Come proprietario di una piccola impresa, tu, non i tuoi acquirenti, sei responsabile dell’imposta sulle vendite associata allo shopping online. Sì, le aziende in genere passano questa responsabilità agli acquirenti addebitando l’imposta sulle vendite al punto vendita, ma in mancanza di ciò, è il venditore che sarà ritenuto responsabile dalle autorità fiscali statali e locali.
Ciò significa che ogni dollaro di imposta sulle vendite che non riesci a riscuotere è un dollaro di cui sarai ritenuto responsabile dalle autorità fiscali statali e locali. Oltre a ciò, possono essere valutate anche sanzioni di pagamento tardivo, interessi e commissioni di riscossione., All’estremo, le accuse penali possono essere portate se si determina l’evasione fiscale ha avuto luogo.
Deposito tardivo e sanzioni di pagamento
Ogni azienda che effettua vendite su Internet imponibili sarà tenuto a presentare dichiarazioni dei redditi di vendita in corso. Se si perde il termine di deposito o termine di pagamento, si può essere valutata una penale fino a $50 in alcuni stati. Questo può anche applicarsi se non avete raccolto alcuna imposta sulle vendite durante il periodo di deposito. Una volta che si impegnano a raccogliere l’imposta sulle vendite, è necessario essere organizzati., Ti consigliamo di impostare diversi avvisi di calendario la settimana in cui è dovuta la dichiarazione dei redditi per aiutarti a ricordarti di presentare.
Commissioni di riscossione
Se un revisore statale determina che hai una passività fiscale sulle vendite in sospeso, può esternalizzare la riscossione a un’agenzia di riscossione. Questo avrà un costo per te e potrebbe avere un impatto sul tuo rating di credito personale.
Interesse
La passività per l’imposta sulle vendite non è un prestito gratuito. Le autorità fiscali statali e locali addebitano interessi. A seconda di quanta imposta sulle vendite si deve, questo può aggiungere in fretta., Inoltre, se non hai raccolto alcuna imposta sulle vendite, hai a che fare con un’arma a doppio taglio. In primo luogo, sei responsabile del pagamento dell’imposta sulle vendite dei tuoi acquirenti di tasca tua. In secondo luogo, sei responsabile per gli interessi sui pagamenti in ritardo.
Quando iniziare a riscuotere l’imposta sulle vendite
La domanda più comune che sentiamo dai proprietari di piccole imprese è: “Quando devo iniziare a riscuotere l’imposta sulle vendite?”Mentre vorremmo poter offrire una risposta concreta, la risposta è complicata.,
Se si esegue il vostro business dalla lettera della legge, è necessario iniziare a raccogliere l’imposta sulle vendite sulla vostra prima vendita imponibile. Le autorità fiscali statali e locali non offrono un periodo di grazia in cui l’imposta sulle vendite può essere ignorata. Comprendiamo, tuttavia, che la maggior parte dei proprietari di piccole imprese sono alla ricerca di un numero magico. Per questo, considera la seguente dichiarazione di Michael Fleming di Peisner Johnson,
” Un numero che abbiamo visto alcune aziende utilizzare è $250 al mese nelle vendite imponibili. Ciò equivale a $3000 all’anno o $12.000 su un periodo di 4 anni., L’imposta su sales 12.000 nelle vendite sarebbe di circa $960 e si può avere un ulteriore 50% o giù di lì in multe e sanzioni che portano il rischio nella gamma $1.500.”
Non possiamo sottolinearlo abbastanza, decidere quando iniziare con l’imposta sulle vendite è responsabilità del proprietario dell’azienda. Tuttavia, mettere la testa sotto la sabbia e far finta di leggi fiscali di vendita non si applicano a voi non è un’opzione prudente. Parliamo con molti proprietari di piccole imprese che si trovano in questa situazione esatta., Non è raro che questi individui abbiano trascurato le loro responsabilità di riscossione delle imposte sulle vendite per così tanto tempo che le tasse in ritardo, le sanzioni e i pagamenti di interessi minacciano di far fallire la loro attività.
Attenzione ai miti sulle imposte sulle vendite
Come accennato in precedenza, la gestione delle imposte sulle vendite è complicata. Non dovrebbe essere una sorpresa. Tutte le tasse sono complicate. Perché l’imposta sulle vendite dovrebbe essere diversa?
Ci sono quelli online che vorrebbero far credere di essere esperti fiscali semplicemente perché anche loro stanno lottando con la conformità—e potrebbero essere molto informati., Ma è molto difficile discernere gli esperti dai ciarlatani e, di conseguenza, quando il consiglio che stai ricevendo è sano contro sbagliato.
Incoraggiamo gli imprenditori con cui parliamo a trovare un equilibrio tra ricerca online e consulenza professionale. Consultare sempre un professionista contabile o siti Web governativi quando si hanno domande che vanno oltre i fondamenti della conformità fiscale sulle vendite per quanto riguarda le vendite online.,
Imposta sulle vendite nexus
Una volta che avete deciso di iniziare a raccogliere l’imposta sulle vendite, è necessario sapere in quali stati si sono tenuti a raccogliere l’imposta sulle vendite. Questo dipende da ciò che è noto come nexus.
Nexus è ampiamente definito come “una connessione fisica a una giurisdizione fiscale statale o locale”. Tuttavia, nexus non si limita a una presenza fisica nel senso inglese semplice delle parole. L’interpretazione effettiva dello standard creato in Quill Corp vs. North Dakota è più esoterica.,
Mentre nexus è comunemente innescato da eventi come un ufficio, un magazzino o dipendenti all’interno di uno stato, le aziende dovrebbero essere consapevoli che ci sono molti più modi in cui un’azienda può trovarsi a dover difendere un reclamo di nexus da una giurisdizione. Forse ancora più importante, nexus è spesso determinato da una combinazione di elementi che possono portare a una determinazione di nexus, così mentre una qualsiasi di queste attività possono innescare nexus da soli, molti di solito affondare la vostra nave se si sta cercando di evitare nexus.,
Stato di origine
Un’azienda avrà sempre un nesso nello stato in cui ha sede (il suo stato di origine). Uno stato di origine è più che solo lo stato in cui si trova l’azienda. In effetti, lo stato di origine è definito come “lo stato in cui esiste la tua azienda, in forma fisica o per esistenza virtuale basata sulla registrazione delle imprese, sulla registrazione del nome dba o sull’attività bancaria.”
Questo rende lo stato di origine il trigger nexus più comune e applicabile a quasi tutte le aziende., Raccomandiamo ai proprietari di piccole imprese di utilizzare il loro stato di origine come un’opportunità per sviluppare un processo di gestione delle imposte sulle vendite. Sviluppa un piano, ottieni gli strumenti giusti e impara ad essere efficiente con il tuo deposito delle imposte sulle vendite. In questo modo, quando si è pronti per iniziare il deposito in altri stati, il compito non apparirà come scoraggiante.
Stati visitati
Dovresti viaggiare in altri stati per affari (conferenze, riunioni, chiamate di vendita, ecc.), probabilmente sarà sul gancio per nexus. Assicurati di gestire il tuo viaggio di conseguenza in modo da non innescare involontariamente nexus e non riscuotere l’imposta sulle vendite.,
Servizi di evasione ordini
Se stai utilizzando un servizio di evasione ordini con sedi di magazzino negli Stati Uniti, probabilmente hai attivato nexus in quegli stati. Questo è molto comune per i venditori Amazon che partecipano al programma Fulfillment by Amazon (FBA) o ad altri servizi di adempimento di terze parti. Se questo ti include, assicurati di imparare come monitorare dove viene memorizzato il tuo inventario.
Va notato che la rete FBA è grande e in crescita., Inoltre, il loro servizio è all’avanguardia e utilizza i dati per capire meglio quali magazzini sono l’ottimale per i vostri prodotti da memorizzare in. Ciò significa che gli stati in cui hai l’inventario potrebbero cambiare frequentemente man mano che Amazon sposta l’inventario per migliorare l’efficienza della spedizione e ridurre i costi. Ti consigliamo di controllare quali magazzini le vostre merci vengono memorizzati in periodicamente per rimanere aggiornati sul vostro profilo globale di imposta sulle vendite nexus.,
Dipendenti remoti
I servizi di comunicazione come Skype, Slack e Google Hangouts rendono incredibilmente facile per le aziende sfruttare una forza lavoro distribuita. Tuttavia, rende anche incredibilmente facile per le aziende innescare nexus in tutto il paese. Un dipendente situato all’interno di uno stato innesca nexus ovunque negli Stati Uniti.
Mentre un’azienda può concentrarsi sulla ricerca di dipendenti remoti all’interno del proprio stato di origine, è più importante riconoscere che i dipendenti remoti al di fuori del proprio stato potrebbero innescare nexus., Questo vi impedirà di ottenere dietro sui requisiti di raccolta delle imposte sulle vendite e di essere colto alla sprovvista da carenze di imposte sulle vendite inaspettate.
Affiliate marketing
Un modo comune per le piccole imprese di sfruttare il potere di marketing di internet è attraverso il marketing di affiliazione. Il marketing di affiliazione in genere comporta il lavoro con individui o aziende che hanno una presenza su Internet come un blog o un negozio online. Pubblicità per il tuo business sono impostati dall’affiliato per guidare il traffico rilevante e, a sua volta, le vendite di prodotti., Il marketing affiliato ottiene un piccolo taglio delle entrate come compensazione per i loro sforzi pubblicitari.
Amazon Associates e Google Adsense sono gli esempi più utilizzati di programmi di marketing di affiliazione. Infatti, il programma Amazon Associates è più responsabile per la creazione di ciò che è ampiamente conosciuto come ” Click-through Nexus “o” La legge Amazon.”
Click-through Nexus si applica quando una società senza nexus in uno stato sta lavorando con un affiliato di marketing situato all’interno dello stato. In tali casi, il rapporto con il marketing affiliato è stato determinato per innescare nexus.,
Trattare con esenzioni fiscali sulle vendite
È altamente probabile che un imprenditore farà una vendita esente da imposte prima o poi. I beni imponibili possono beneficiare dell’esenzione dall’imposta sulle vendite a seconda del tipo di acquirente o del modo in cui verranno utilizzati i beni.
Spetta al venditore raccogliere e conservare in archivio un certificato di esenzione valido per ogni azienda, organizzazione o individuo che effettua un acquisto esente.
Spetta inoltre all’utente garantire che i certificati di esenzione siano validi per ogni transazione di vendita., Ciò richiede che la tua azienda conservi una copia di ciascun certificato di esenzione e assicuri che vengano rinnovati alla scadenza.
Vacanze imposte sulle vendite
Molti stati offrono periodi limitati in cui gli acquisti possono essere effettuati esentasse. Questi sono comunemente indicati come”vacanze imposte sulle vendite”. In genere coincidono con due eventi: back-to-school e preparazione alle catastrofi.
In qualità di rivenditore, è possibile che venga presentata una richiesta di esenzione fiscale durante questi periodi da parte dei residenti degli stati partecipanti.,
Rivenditori
Se un acquirente non è il consumatore finale di un bene imponibile, può effettuare l’acquisto esentasse. Spetta all’acquirente fornire i documenti necessari per verificare che siano rivenditori. Come venditore, ci si aspetta di ottenere questa documentazione e conservarla su file e produrla su richiesta. Questo è comune nello sfortunato caso di una verifica delle imposte sulle vendite.
Produttori
L’acquisto di materie prime da incorporare in un prodotto finale prima della rivendita può beneficiare dello status di esenzione fiscale., In alcuni casi, gli strumenti e i macchinari utilizzati nel processo di produzione possono anche essere esenti da imposta.
Non-profit
E ‘ comune per le persone a pensare organizzazioni senza scopo di lucro sono esenti da imposte sulle vendite su tutti gli acquisti. Non è vero. Ciò che è vero è che per alcune vendite, imposta sulle vendite è revocato per le transazioni relative alla “missione caritatevole della carità.”Ancora una volta, l’organizzazione senza scopo di lucro deve fornire i documenti necessari per verificare il loro stato. Spetta al venditore di gestire questo lavoro di ufficio.,
Passaggi per la conformità all’imposta sulle vendite
I passaggi necessari per gestire correttamente l’imposta sulle vendite sono i seguenti: determinazione, registrazione, riscossione, archiviazione e rimessa. Cammineremo attraverso ciascuno di questi passaggi riconoscendo che i dettagli specifici per la tua situazione sono unici.
Determinazione dell’imposta sulle vendite
Un oggetto dell’imposta sulle vendite può essere un bene, un servizio, un oggetto digitale o una combinazione di ciascuno., Comprendere la tassabilità degli oggetti è fondamentale in quanto le sotto-raccolte comportano valutazioni di audit e l’eccesso di raccolta può comportare potenziali cause di class action (o clienti aggravati!)
È importante ricordare che ogni stato può visualizzare lo stesso oggetto in modo diverso. In quanto tale, la risposta di tassabilità nello stato A può o non può essere applicabile nello stato B.
Registrazione delle imprese
Il primo passo per stabilire la conformità fiscale sulle vendite comporta la registrazione della tua attività negli stati in cui hai nexus., A seconda delle dimensioni del vostro business, questo può comportare una breve revisione delle operazioni o uno studio nexus professionale. Inoltre, il tipo di registrazione può variare in base ai fatti e alle circostanze della tua attività. L’applicazione per la registrazione di imposta sulle vendite di uno stato con precisione è più importante per la conformità per la vita del vostro business, in modo da prendere il vostro tempo, fare la ricerca necessaria, e farlo bene.
Registrazione ottiene il vostro business una licenza ufficiale di imposta sulle vendite. Tutti gli stati richiedono un business che vende beni imponibili nel loro stato di registrare almeno 1-2 settimane prima della vendita.,
Una volta registrato, l’autorità fiscale statale ti assegnerà una frequenza di deposito. Questa può essere una frequenza di archiviazione mensile, trimestrale o annuale.
Riscossione dell’imposta sulle vendite
Una volta che ti sei registrato per una licenza commerciale negli stati in cui hai nexus, il passo successivo è iniziare a riscuotere l’imposta sulle vendite. Ogni principale piattaforma di vendita di e-commerce offre questa funzionalità in modo nativo. Sta a voi per impostare le cose dal cruscotto.
Una volta che hai iniziato a riscuotere l’imposta sulle vendite, dovrai presentare una dichiarazione dei redditi basata sulla frequenza di archiviazione assegnata durante la registrazione., La presentazione di una dichiarazione dei redditi di vendita comporta la suddivisione dell’imposta sulle vendite che hai raccolto per giurisdizione (stato, contea, città, speciale, ecc.) e presentando queste informazioni alle autorità fiscali statali e locali.
Contrariamente a quanto molti pensano, il processo di deposito delle dichiarazioni dei redditi di vendita non comporta la remissione delle imposte sulle vendite. Pensa alla fase di archiviazione come a riportare i tuoi numeri. Si sta completando il lavoro di ufficio necessario per riferire alle autorità statali e locali esattamente quanta imposta sulle vendite avete raccolto.,
Suggerimenti per l’imposta sulle vendite per i venditori online
- Investire tempo: mentre ci sono molti aspetti complicati per la legge sull’imposta sulle vendite, stabilire una base per ottenere la conformità non è eccessivamente complicato. Prendetevi il tempo per imparare che cosa il vostro business è sul gancio per.
- Scopri Nexus: documenta ogni tocco che la tua azienda ha con un altro stato. Rimanere in cima alla vostra pianificazione aziendale in modo da non innescare nexus inavvertitamente.,
- Conosci la tua piattaforma: leggi tutto ciò che la tua piattaforma di e-commerce o contabilità ha pubblicato per quanto riguarda la configurazione e la gestione della raccolta delle imposte sulle vendite. Se è possibile ottenere questo set up correttamente fin dall’inizio, renderà la vostra vita molto più semplice come la vostra azienda inizia a crescere.
- Rispetta le tasse raccolte: troppo spesso le piccole imprese non riescono a sequestrare l’imposta sulle vendite che hanno raccolto spendendola insieme ai fondi aziendali. Creare un conto bancario separato per contenere l’imposta sulle vendite che hai raccolto.
- Imposta promemoria: le scadenze fiscali e le date di scadenza variano a seconda dello stato., Una volta che uno stato ti ha assegnato una frequenza di deposito fiscale, impostare promemoria del calendario per aiutare a prevenire il deposito in ritardo e incorrere in sanzioni. Sincronizza il calendario con il telefono per avere avvisi di messaggi di testo inviati le imposte di vendita settimana sono dovuti.
- Sfrutta la tecnologia: utilizza strumenti come Avalara TrustFile per risparmiare tempo ed evitare errori costosi elaborando i dati sulle imposte sulle vendite per te.
Conclusione
Sales tax compliance è una preoccupazione molto reale per qualsiasi venditore online che è seriamente intenzionato a far crescere la propria attività e costruire per il successo a lungo termine., La mancata raccolta, file, e rimettere l’imposta sulle vendite negli stati in cui si dispone di nexus è un percorso rischioso per i proprietari di imprese a prendere. Sanzioni di ritardo di pagamento, tasse di raccolta, e pagamenti di interessi possono mettere il vostro business a rischio.
Usa Avalara Returns per le piccole imprese per archiviare i resi in modo semplice e puntuale.
