Una RFP in genere comporta più di una richiesta per il prezzo.,ione e la storia, informazioni finanziarie (l’azienda può offrire, senza rischio di fallimento), capacità tecnica (usato sui grandi appalti di servizi, in cui la voce non è già stato fatto o dove vi è l’esigenza potrebbe essere soddisfatta mediante la variazione mezzi tecnici), informazioni di prodotto, quali la disponibilità di magazzino e prevista per il completamento del periodo, e i riferimenti dei clienti può essere controllato per determinare una società di idoneità (tra cui educativo e background militare dei propri dipendenti sul progetto — diplomati e laureati in quelli con avanzata college degrees possono aggiungere “valore” da parte dell’offerente).,
L’onnipresente disponibilità di Internet ha fatto sì che molte agenzie governative si rivolgessero a siti Web gestiti dallo stato o gestiti da fornitori che forniscono elenchi di RFP, nonché RFIS e RFQ. Molti consentono ai fornitori di iscriversi gratuitamente per ricevere e-mail di richieste in generale o per specifiche categorie di prodotti o servizi per i quali vi è un interesse., In alcuni casi, l’intero processo viene eseguito on-line con risposte come documenti scansionati o file PDF caricati sul server; in altri casi, o per motivi legali, una risposta deve essere inviata in forma cartacea e/o su CD / DVD o unità flash per posta o servizio di consegna.
Nelle forze armate di molti paesi, una RFP è spesso sollevata per soddisfare un requisito operativo (OR), dopo di che l’autorità di approvvigionamento militare emetterà normalmente una specifica tecnica dettagliata contro la quale le offerte (cioè le offerte) saranno fatte da potenziali appaltatori., Nell’uso civile, una RFP è di solito parte di un processo di vendita complesso, noto anche come vendite aziendali.
Gli RFP spesso includono le specifiche dell’articolo, del progetto o del servizio per il quale viene richiesta una proposta. Più dettagliate sono le specifiche, migliori sono le possibilità che la proposta fornita sia accurata. Generalmente le RFP vengono inviate a un fornitore o a un elenco di fornitori approvati.
Gli offerenti restituiscono una proposta entro una data e un’ora prestabilite. Le proposte tardive possono o non possono essere considerate, a seconda dei termini della RFP iniziale., Le proposte vengono utilizzate per valutare l’idoneità come fornitore, fornitore o partner istituzionale. In genere le organizzazioni seguono un processo dettagliato di screening dei fornitori per elencare brevemente i fornitori che dovrebbero essere invitati per ulteriori round di negoziazione. Questo processo di screening potrebbe essere modelli di punteggio fornitore o discussioni interne all’interno dell’organizzazione acquirente. Le discussioni possono essere tenute sulle proposte (spesso per chiarire le capacità tecniche o per notare errori in una proposta o in molti casi per negoziare sul prezzo)., Nella maggior parte dei casi, solo gli offerenti selezionati possono essere invitati a partecipare alle offerte successive, o possono essere invitati a presentare la loro migliore proposta tecnica e finanziaria, comunemente denominata Best and Final Offer (BAFO). Le modifiche successive possono essere indicate come l’offerta finale migliore e rivista (BARFO).
Una volta che entrambe le parti, cioè un’organizzazione acquirente e un’organizzazione venditore, concordano i termini e le condizioni tecniche e commerciali della proposta, potrebbero passare a passaggi successivi come la firma del contratto, la dichiarazione di lavoro che formalizzerebbe le transazioni di acquisto.,
Oggi, molte organizzazioni stanno diventando più collaborative nello sviluppo di RFP; questo è particolarmente vero per le università e altri importanti enti pubblici che effettuano importanti acquisti di tecnologia. I gruppi che emettono RFP richiedono casi d’uso specifici, piuttosto che fornire un elenco di funzionalità, e assicurano di avere l’opportunità di includere dimostrazioni, webinar e riunioni come parte del processo RFP per assicurarsi di avere una forte comprensione di tutti i prodotti concorrenti prima di effettuare un acquisto.
