Imaginați-vă dacă ați contactat o companie pentru asistență și nu ați mai primit vești de la ei de câteva zile. Nu este o situație frustrantă? Acesta este unul dintre scenariile comune cu care se confruntă mulți clienți, deoarece întreprinderile nu reușesc să înțeleagă problemele punându-se în pantofii clienților.
după o experiență de serviciu negativă, 51% dintre clienți nu vor mai face afaceri cu acea companie din nou. Prin urmare, furnizarea de servicii excelente este cea mai importantă parte a strategiilor de retenție a clienților., Mesajele de răspuns automat sunt cele mai bune modalități de a menține o conexiune transparentă cu clientela dvs.
mesajele automate de răspuns pot ține clienții informați cu răspunsurile corecte care arată grija față de ei. Cu aplicațiile moderne ale Inteligenței Artificiale (AI), există noi căi de a automatiza comunicarea cu clienții și de a gestiona mai eficient solicitările clienților.
ce este un mesaj de răspuns automat?
mesajele automate de răspuns sunt răspunsuri predefinite utilizate pentru a comunica cu clienții în anumite scenarii și pentru a păstra informațiile transparente., Îi ajută pe clienți să înțeleagă ce se întâmplă de fapt – indiferent dacă agenții dvs. sunt ocupați, în afara biroului sau în vacanțe.
răspunsurile automate vă ajută să rămâneți conectat la clienți, chiar dacă canalul respectiv nu este disponibil în acel moment. Când sunteți în afara biroului sau ocupat, este extrem de util să furnizați mesaje personalizate, deoarece oferă satisfacție și experiență pozitivă a mărcii.
de ce sunt mesajele de răspuns automat importante pentru companii?,
mesajele automate de răspuns sunt o modalitate excelentă pentru companii de a îndeplini așteptările de asistență pentru clienți de a primi un răspuns prompt pentru solicitările lor de chat sau de e-mail. Mesajele automate de răspuns permit companiilor să:
- să mențină o comunicare transparentă cu clienții și să îi informeze în ceea ce privește gestionarea interogărilor lor.
- prin setarea mesajelor de e-mail automate, companiile pot avea o implicare continuă a clienților prin canale alternative.
- mărci de valoare pentru clienți care oferă răspunsuri prompte., Cu mesajele de răspuns automat, brandurile pot confirma cererile de asistență pentru clienți care sporesc satisfacția.
cele mai bune practici de creare a mesajelor de răspuns automat
întreprinderile se bazează pe furnizarea de exemple excelente de mesaje de răspuns automate pentru a gestiona așteptările clienților și a le face să se simtă apreciate. Cu toate acestea, este recomandat să urmați ideile cheie pentru crearea de mesaje profesionale de răspuns automat pentru a oferi comunicare instantanee.
să discutăm cele mai bune practici în mod cuprinzător.,o provocare comună cu care se confruntă clienții este răspunsul automat e-mail sau mesaje text lipsa unei specificații cu privire la timpul de așteptare estimat pentru a obține răspunsuri pentru întrebările lor.
Iată exemple comune de mesaje automate primite de clienți.
- „vom lua legătura cu dvs. foarte curând”.
- „Vă mulțumim pentru a ajunge la noi”.
- „reprezentantul nostru vă contactăm urgent”.
mesajele automate de mai sus nu sună sigur, deoarece timpul nu este specificat în ore, zile sau săptămâni., Iată un bun exemplu pe care întreprinderile îl pot urma pentru a oferi o comunicare eficientă a serviciilor pentru clienți.
furnizarea de timp estimat clienților pentru obținerea răspunsurilor este prima și cea mai bună practică care trebuie urmată de companii. De obicei, atunci când clienții știu care este durata de așteptare, nu sunt foarte frustrați. Prin urmare, stabilirea unor așteptări clare este esențială pentru furnizarea de servicii excelente.
Ajutați utilizatorii să știe când să aștepte un răspuns., Este ușor să le arăți clienților disponibilitatea echipei tale și să le spui când pot primi asistență din partea echipei tale. Puteți gestiona așteptările lor prin setarea orelor de lucru și a timpului de răspuns așteptat. companiile care trimit mesaje autoresponder trebuie să se asigure că oferă opțiuni alternative de contact. Răspunsurile automate prin e-mail sau mesajele text ar trebui să menționeze în mod clar modul în care clienții pot ajunge la companie.,
Iată un exemplu de mesaj de răspuns automat care oferă o opțiune alternativă de contact prin e-mail pentru a ajuta clienții în perioada absentă. Astfel, ajutând clienții să nu ia decizii improvizate și să înțeleagă următorul curs al mișcării.,
supleant opțiuni de contact pot fi oferite clienților sunt:
- formulare de Contact
- număr
- Live chat
- adresa de e-Mail
- secțiunea de Suport
atunci Când partajați transparent de informații de afaceri și de a oferi modalități alternative în cazul în care canalul nu este disponibil, acesta oferă o încântătoare experiență de servicii.,
concentrați-vă pe tonul lingvistic
tonul lingvistic este o componentă crucială a mesajelor mărcii dvs. Aceasta include diferite aspecte ale Comunicării, cum ar fi cuvintele folosite, nivelul formalității. Implementarea unui ton lingvistic bun permite întreprinderilor să unifice modul în care comunică.
în timp ce creați e-mailuri de răspuns automat, este vital să vă concentrați pe ton și Limbă., Aceasta înseamnă:
- ar trebui să evite jargoanelor tehnice
- Evita vocabular complex, care creează confuzie
- Menține un ton prietenos
imaginați-vă ușura clienții se simt atunci când primesc un cald și prietenos mesaj automat care sunetele umane. Prin urmare, atunci când ambarcațiunile Autorespondere, păstrarea brand-ul pe voce și stil este foarte important pentru a da o notă umană.trebuie să acordați o atenție deosebită semnelor de limbaj negativ sau tendințelor de a suna monotone., În schimb, puteți utiliza vocabularul simplu, de zi cu zi pentru a transmite mesajul.
dați opțiunea” ce urmează ” clienților
mesajele de e-mail automate generează o rată de deschidere cu 70,5% mai mare și o rată de clic cu 152% mai mare decât mesajele de marketing standard. Briefing care ar fi următorul pas de acțiune oferă clienților informații transparente.
dacă mesajele dvs. de răspuns automat oferă clienților imaginea „ce urmează”, îi va face pe clienți să simtă că dvs., ca marcă, puteți vizualiza problema lor prin punerea în pantofi.,
Recunoscând asistență pentru clienți mesaje cu bine conceput răspuns auto îi ajută să știi care va fi următorul pas pentru cererea le-au ridicat. Ei devin siguri că, în calitate de afacere, analizați problema și vor primi rezoluția în curând.
faceți ca mesajele automate să fie atrăgătoare cu ajutorul imaginilor
imaginile funcționează întotdeauna indiferent dacă sunt utilizate în mesaje sau în altă parte. De fapt, comunicările care includ imagini produc o implicare cu 650% mai mare decât mesajele numai text., imaginile convingătoare atrag atenția, aduc mesaje automate la viață și adaugă o scânteie de creativitate și imaginație mesajului tău.
55% dintre creatorii de conținut B2C spun că crearea de conținut vizual este acum prioritatea principală. Aici sunt modalități cheie de modul în care adăugarea de efecte vizuale îmbunătățește mesajele de răspuns automat.
- Încorporează vizuale sau imagini GIF pentru răspuns automat mesaje, aveți o șansă mai mare de clienti citesc e-mailurile și completarea dorit call-to-action (CTA).,
- inclusiv imagini vizuale sau imagini GIF la mesajele de e-mail automate face interesant și atrăgătoare pentru destinatari.
- vizuale îmbunătăți descrierea mesajelor trimise clienților dumneavoastră.
Personalizați-vă mesajele automate
tactica de marketing a întreprinderilor ar trebui să se concentreze pe personalizarea experienței clientului pentru a face fiecare interacțiune semnificativă și valoroasă., Personalizarea răspunsurilor automate îi face pe clienții dvs. să se simtă bine (dacă o faceți corect), deoarece vă ajută să spuneți ceva care este de fapt util și vizat.
pur și simplu nu există o modalitate mai bună de a vă angaja clienții cu privire la diferite aspecte ale mărcii dvs., în afară de utilizarea unui text automat pentru a-i ține la curent suficient.personalizarea mesajelor de răspuns automat ajută în mai multe moduri:
- pentru a menține clienții fericiți pe măsură ce devin frustrați atunci când experiența lor nu este personalizată.,
- respectați așteptările clienților, deoarece consumatorii maximi se așteaptă la servicii personalizate de la mărci.
- creați evangheliști de marcă, deoarece este posibil ca clienții să devină cumpărători repetiți ai unei mărci care personalizează interacțiunile.
Exemple & mostre de mesaje automate (Text, e-Mail)
Multe companii folosesc mesaje automate pentru a păstra clienții lor și exemple bune pentru alte întreprinderi să urmeze., Utilizarea mesajelor de răspuns automat ajută în mod corect afacerea să ia decizii improvizate.iată câteva exemple și șabloane de mesaje de răspuns automat în diferite scenarii.
mesaje Offline cu chat live
dacă vizitatorii aterizează pe site-ul dvs. după orele de program sau în timpul sărbătorilor și nu primesc niciun răspuns, s-ar putea să scape. Acestea ar putea fi importante oportunități de vânzări și pierderea lor poate avea impact asupra afacerii dvs.
puteți configura mesajele de răspuns automat pentru a încuraja clienții să-și trimită întrebările.,
companiile pot crea mesaje offline în REVE Chat pentru a-și informa clienții despre orele de lucru și pentru a-i ghida spre obținerea unui răspuns mai rapid.
sub opțiunea de personalizare, puteți configura formularul de pre-chat pentru a crea mesaje offline personalizate. Puteți menționa în mod clar orele de lucru și puteți cere clienților să completeze formularul cu interogarea relevantă de vânzări sau asistență. Informați-i că reprezentantul dvs. de asistență se va conecta cu ei cel mai devreme pentru a rezolva problema.,
Mesaje de Răspuns automat pentru coadă
potrivit American Express, „șase din zece clienți consideră că companiile își îndeplinesc așteptările de serviciu”. Clienții caută o rezoluție mai rapidă și se bazează pe așteptările pe care companiile le stabilesc cu timpul de așteptare pentru evaluarea calității serviciilor lor.
când clienții primesc mesaje automate, aceștia au așteptări cu privire la Durata de așteptare (în ceea ce privește numărul, de exemplu, 4 minute sau poziția a 4-A), care le pot face sau rupe experiența de serviciu pentru clienți.
Iată un bun exemplu de setare a unui mesaj de coadă atunci când toți agenții dvs. de asistență sunt ocupați.,
unul dintre campionii noștri de asistență vă va participa în scurt timp. Ești la coadă. Timpul dvs. de așteptare va fi aproximativ . Mulțumesc. Îți apreciem răbdarea.
REVE Chat oferă șablonul pentru a configura mesaje coadă personalizate și așteptați exact pentru a gestiona așteptările clienților lor. Sub opțiunea de personalizare din tabloul de bord, puteți gestiona conversațiile clienților oferind timp estimat și mesaj.,
Autorespondere ocupate
având un mesaj automat profesionist atunci când sunteți suficient de ocupat pentru a răspunde imediat la întrebările clienților, puteți seta tonul potrivit pentru afacerea dvs. și puteți informa clienții când se pot aștepta să primească răspunsul.
Se face o diferență pozitivă atunci când creați mesaje de răspuns automat care aderă la elementele de bază de mesaje personalizate urmat cu salutări.
iată câteva exemple bune de mesaje automate pe care întreprinderile le pot urma:
- o bună dimineața!, Toți agenții noștri de asistență sunt ocupați acum. Timpul estimat de coadă este de 6 minute. Vă mulțumim pentru a ajunge la noi.
- Hei foarte bună dimineața pentru tine! Îmi pare rău că trebuie să așteptați, deoarece toți directorii noștri de asistență sunt ocupați. Îți apreciem răbdarea. Mulțumesc!
Out of office mesaje de răspuns automat
Out of office (OOO), mesajele pot fi un instrument incredibil pentru a alimenta succesul dumneavoastră. Un mesaj bun departe vă permite să spuneți clienților că sunteți departe și îi încurajează să se mute în pâlnia de vânzări cu mai multă ușurință., Utilizarea mesajelor automate în timpul vacanțelor sau conferințelor poate crea conexiuni sociale cu destinatarii.
câteva exemple de respondenți auto din birou:
- Bună ziua! Am de gând să fie din birou până . Dacă aveți nevoie de ceva înainte de atunci, vă rugăm să contactați la sau pentru a primi asistență.
- Bună ziua! Vă mulțumim pentru e-mail. Am ieșit din birou chiar acum, dar mă întorc la tine cât mai repede posibil. Vă puteți aștepta la un răspuns de cele mai recente. Pentru orice aveți nevoie imediat, puteți contacta .,
Configurarea mesajelor din birou elimină presupunerile făcute de clienți atunci când un răspuns nu se întoarce imediat.beneficiile utilizării mesajelor automate personalizate în afara biroului:
- partajarea informațiilor specifice de afaceri vă oferă posibilitatea de a vă aprofunda relația cu clienții.
- oferind mesaje precise oferă informații transparente și reduce riscul de confuzie.,
- un autoresponder bun poate trimite vizitatori pe site-ul companiei dvs. dacă au nevoie de ajutor imediat.
gânduri finale
fiecare interacțiune cu clienții este importantă pentru a vă prezenta personalitatea mărcii, iar mesajele de răspuns automat nu sunt diferite. Prin urmare, trebuie să utilizați corect fiecare oportunitate și să o transformați într-o experiență bună. Mesajele automate de Răspuns vă ajută să oferiți o experiență excelentă clienților și, de asemenea, stabilește așteptările potrivite.
