majoritatea întreprinderilor se tem de procesul de colectare a plăților în conturile clienților delincvenți. Cei mai mulți abia au timp să efectueze toate apelurile telefonice sau să trimită e-mailuri, să nu mai vorbim de a face o scrisoare de colectare individualizată pentru fiecare pas al procesului de colectare. Cu toate acestea, trimiterea unei scrisori personalizate de urmărire la fiecare câteva săptămâni ajută cu adevărat la colectarea plății la timp.,
Scris o scrisoare de colectare necesită o urmează pașii de dreapta și includ tonul potrivit pentru a informa clienții că o datorie este dator și este scadentă. Există patru scrisori de colectare diferite pe care va trebui să le trimiteți clienților dvs. înainte de a angaja o agenție de colectare sau de a o înregistra ca o cheltuială a datoriilor proaste.
cuprins
ce ar trebui inclus într-o scrisoare de colectare?, când redactați o scrisoare de colectare, este important să rămâneți profesionist, dar ferm. Trebuie să anunțați debitorul dvs. că sunteți serios în ceea ce privește colectarea plății dvs., în timp ce, în același timp, faceți tot posibilul pentru a vă păstra relația cu aceștia.,
iată câteva informații care trebuie incluse (sau) excluse în scrisoarea de colectare:
- păstrați scrisoarea de colectare scurt și la obiect; utilizați un limbaj simplu
- scrisoarea ar trebui să fie tastat nu scrise de mână
- utilizați antetul companiei
- antetul companiei
- datele de plată
- metode de plată acceptabile
- , există două obiective cheie pe care toată lumea dorește să le atingă la sfârșitul procesului de colectare; fiți plătit și mențineți relația cu clientul.,t
- Încercare de a apela client înainte de a le trimite prima scrisoare
- Trimite un e-mail înainte de a le trimite prima scrisoare
Don ‘ ts
- nu folosi cuvinte dure
- nu hărțui client
- Nu le trimite mesaje text
- nu comunica cu ei prin intermediul social media link-uri
Cele Patru Tipuri de Colectare Scrisori
Există patru tipuri diferite de colectare scrisori care unul se presupune a trimite la client atunci când cere plăți de la ei., Amintiți-vă că, dacă clientul dvs. nu răspunde la apelurile dvs. telefonice sau la una dintre scrisori, nu trebuie să le trimiteți o scrisoare suplimentară decât dacă nu reușesc să urmeze plățile. Primele două formate de scrisori de colecție sunt ușoare, în timp ce ultimele două au un limbaj ceva mai agresiv.
prima scrisoare de colectare
prima scrisoare de colectare trebuie trimisă clientului numai după ce a încercat să ajungă la acesta prin telefon și e-mail.,dacă îi contactați și sunt de acord să facă plățile și eșecul lor de a onora acordul, atunci ar trebui să continuați să le trimiteți prin poștă prima scrisoare de colectare. În general, prima scrisoare de colectare trebuie trimisă în cel mult 14 zile de la data scadenței facturii.
exemplu 1:
dragă,
acesta este un memento fel că contul dvs. este restante. Conform înregistrărilor noastre actuale, soldul dvs. restant este de 100 USD. V-am trimis un e-mail detaliat al extraselor de cont., Dacă nu ați primit aceste mesaje de e-mail și documente, iată un rezumat al contului dvs.numărul facturii: 12345
data facturii: 19/02/2018
suma: $100
data scadenței: 01/01/2018
zilele scadente:49 zile
vom fi încântați dacă ne informați despre starea acestei plăți. Vă rugăm să ne contactați sau să trimiteți plata dvs. de 100 USD la adresa furnizată mai jos până la 19 februarie 2018, dacă nu ați făcut acest lucru.pentru mai multe informatii, va rugam sa ne contactati,dacă există erori la această factură sau nu puteți plăti acum, vă rugăm să mă contactați pentru a putea face modificările necesare sau pentru a aranja un alt plan de plată. Vă mulțumim pentru răspunsul rapid la această solicitare.Cu stimă,
A doua scrisoare de colectare
a doua scrisoare de colectare este de obicei trimisă după ce a încercat să ajungă la client prin telefon pentru a vedea dacă a primit prima scrisoare și pentru a vedea dacă ar dori să facă noi modalități de plată., Dacă eforturile dvs. de a ajunge la client prin telefon nu au reușit, este timpul să le trimiteți acum oa doua scrisoare de colectare. Diferența cheie între prima și a doua scrisori de colectare este că va include faptul că ați încercat ajunge la ei în prima literă.
exemplu:
dragă,
nu am primit plata dvs. de 100 USD sau un răspuns la scrisoarea pe care v-am trimis-o din 19 februarie 2018. Contul dvs. este de zile restante, iar soldul dvs. este de $100.,
am aprecia dacă ne permiteți să vă ajutăm să remiteți rapid plata pentru a evita orice penalități sau acțiuni care ar putea afecta ratingul dvs. de credit și limitele de credit viitoare cu compania noastră. Dacă există vreun motiv pentru care nu puteți plăti integral, vă rugăm să ne contactați pentru un nou program de plată care este convenabil reciproc.
În caz contrar, vă rugăm să trimiteți plata dvs. de $100 până la încheierea activității, Martie 1, 2018., Rețineți că acceptăm informațiile despre cardul de credit prin portalul nostru de plăți online, prin telefon sau am închis un plic auto-adresat pentru confortul dvs., dacă decideți să trimiteți un cec prin poștă.așteptăm cu nerăbdare răspunsul dvs. rapid la această scrisoare și la continuarea afacerii dvs.
cu sinceritate,
A treia scrisoare de colectare
după trimiterea primei și a celei de-a doua scrisori, ar trebui să încercați să ajungeți la client prin telefon sau e-mail., În cazul în care nu reușesc să facă nici un fel de încercare de a comunica cu tine în primele două săptămâni, va trebui apoi să le trimită o a treia scrisoare de colectare.la fel ca a doua scrisoare de colectare, trebuie să informați Clientul despre încercările anterioare, care au fost toate nereușite, prin urmare, motivul pentru trimiterea celei de-a treia scrisori.
exemplu:
dragă,
până acum, nu am auzit de la dvs. sau nu am primit nicio plată în ceea ce privește factura pe care v-am trimis-o. Numeroasele noastre încercări de a apela sau e-mail, de asemenea, au rămas fără răspuns., Contul dvs. este de zile restante, iar soldul restant este de $100.vă rugăm să intenționați să plătiți integral până la sfârșitul activității de astăzi sau să ne contactați pentru a elabora un plan de plată convenit până astăzi. În caz contrar, vom fi obligați să predăm factura dvs. unei agenții de colectare sau avocatului nostru.aștept cu nerăbdare să aud de la tine înainte de această acțiune este luată pentru a evita deteriorarea rating-ul de credit sau raportul nostru de afaceri viitoare. Vă rugăm să contactați-mă imediat, astfel încât să putem rezolva această problemă pe cale amiabilă.,
Cu stimă,
A patra și ultima scrisoare de colectare
chiar dacă există unele excepții, până când decideți să trimiteți A patra scrisoare de colectare, ar trebui să fie clar că clientul dvs. fie nu poate plăti, fie nu își îndeplinește datoria fără voie. Limba pe care o utilizați în această scrisoare trebuie să fie asertivă, dar trebuie să rămână profesională.este recomandat să trimiteți această scrisoare prin poștă certificată, deoarece veți avea dovada că clientul a primit scrisoarea.,
exemplu:
dragă,
În acest moment, nu am auzit de la dvs. și nici nu am primit plata pentru factura noastră de 100 USD către dvs., scadentă la 1 ianuarie 2018. De asemenea, am încercat să vă contactăm prin telefon, e-mailuri, scrisori, dar ați continuat să ne ignorați.deoarece nu am reușit să rezolvăm această problemă direct cu dvs., regret să vă informez că am transmis această problemă Biroului de credit și am predat această factură unei agenții de colectare, care vă va contacta în legătură cu plata acestei facturi.,v>
Când a Angaja o Agenție de Colectare
ar trebui să ia în considerare angajarea de o agenție de colectare, după mai multe încercări de a colecta pe un cont delicvent după încercarea ta de a ajunge la client prin intermediul telefoanelor mobile și e-mail nu poartă fructe., Un lucru pe care ar trebui să vă amintiți că, dacă căutați serviciile unei agenții de colectare, nu veți primi întreaga sumă care vă este datorată. Majoritatea agențiilor de colectare percep între 25-45% din suma totală colectată. În funcție de suma care urmează să fie colectate, angajarea o agenție de colectare ar putea fi doar cea mai bună mișcare pentru a face.
cum să evitați problemele de colectare a plăților
dacă ați fost în orice afacere suficient de mult timp, este posibil să fi întâlnit un client pe care este posibil să fi avut dificultăți în colectarea plăților de la aceștia., Pentru a minimiza astfel de situații să se întâmple din nou, există câteva lucruri pe care le puteți face. De exemplu, puteți oferi reduceri de plată anticipată și puteți efectua o verificare a creditului de afaceri pentru clienții dvs. pentru a vedea dacă au potențialul de a efectua plățile.iată câteva sfaturi despre cum ați putea folosi pentru a evita problemele atunci când colectați plăți de la clienți:
revizuiți raportul de îmbătrânire (A/R)
raportul de încasare a contului este unul dintre rapoartele financiare cheie pe care ar trebui să fiți întotdeauna dornici., Acesta include informațiile despre toate facturile neplătite ale clienților, inclusiv suma facturii, data, data scadenței și numărul de zile în care factura este scadentă.cel mai bun mod de a atenua problemele de colectare a plăților este prin oferirea clienților un stimulent atunci când fac plata la timp. Acest lucru poate fi oriunde între 1-5% și, în general, necesită efectuarea plății în termen de 10 zile de la data facturii. Majoritatea clienților vor fi pentru idee și se vor grăbi să se asigure că nu pierd reducerea.,chiar dacă s-ar putea suna un pic ciudat la început, cere clienților să facă un depozit înainte de a le furniza bunurile și/sau serviciile este mai frecventă decât s-ar putea crede. Se recomandă să solicitați întotdeauna un depozit dacă; aveți de-a face cu clienți noi, proiecte în dolari mari sau proiecte care se desfășoară mai mult de 30 de zile.la fel ca scorul dvs. de credit, ar trebui să executați o verificare de credit pentru a determina profilul de credit al clientului potențial, inclusiv istoricul plăților., Acest lucru este vital ca și în acest sens; veți avea o imagine de ansamblu asupra comportamentului de plată al clientului și vă veți ajuta să stabiliți dacă ar fi cel mai bine dacă ați desfășura o afacere cu acesta.
Întrebări frecvente
nu există un răspuns clar la această întrebare. Iar răspunsul general aici este ” depinde.,”Dacă, de exemplu, ați reușit să colectați plățile fără a fi nevoie să transmiteți clientul către o agenție de colectare, atunci ar trebui să luați în considerare să lucrați din nou cu clientul cu avertismentul că le veți solicita să facă un depozit în avans.
Unul ar trebui să ia în considerare mai multe lucruri atunci când selectarea cea mai bună agenție de colectare; acestea includ:
• Întreabă dacă agenția utilizează skip tracing
• Verificarea că agenția este legitim
• a Face sigur că agenția este asigurat
• Compararea taxele și costurile de urgență
• Etc.,
există două moduri în care agențiile de colectare sunt plătite de obicei: taxe forfetare și taxe de urgență. Cu toate acestea, majoritatea agențiilor de colectare percep taxe de urgență; acest lucru înseamnă pur și simplu că, dacă clientul nu plătește, nu este plătit. Taxele de urgență pot rula oriunde de la 25-45% din suma de colectare. Cu toate acestea, acest lucru depinde de diferiți factori cum ar fi cât timp datoria a fost restante, și numărul de încercări unul a făcut în încercarea de a colecta pe datoria.
