ほとんどの企業は、滞納顧客アカウントの支払いを収集するプロセ ほとんどはやっとすべての電話をかけるか、ましてや電子メールを送り出す時間をコレクションプロセスのあらゆるステップのための個別化された しかし、個別のフォロ文字は数週間の真の収集を支援で支払います。,
コレクションレターを書くには、正しい手順に従い、債務が支払われており、期限切れであることをクライアントに知らせるための正しいトーンを含める必要があります。 あなたはコレクション代理店を雇うか、不良債権の費用としてそれを記録する前に、あなたのクライアントに送信する必要があります四つの異なる
目次
コレクションレターには何を含めるべきですか？,
コレクションレターを起草するとき、あなたはプロフェッショナルでありながらしっかりしていることが重要です。 あなたは、同時に、彼らとの関係を維持するために最善を尽くしながら、あなたの支払いを収集することについて深刻であることをあなたの債務者に知,
ここでは、あなたのコレクションレターに含まれる（または）除外する必要がありますいくつかの情報です：
- あなたのコレクションレターを簡単に、ポイントに保つ。
- 手紙は手書きではなく入力する必要があります
- 会社のレターヘッドを使用してください
- 会社のレターヘッド
- 支払い日
- 受け入れられる支払い方法
- あなたの連絡先情報、すなわち、,、電話番号、郵送物の住所およびあなたの電子メールアドレス
コレクションの手紙を書くことのするそしてDon’ts
皆がコレクションプロセスの終わりに達成したいと思う二つの主目的がある;支払われ、顧客とのあなたの関係を維持しなさい。,t
Don’ts
- 厳しい言葉を使わない
- 顧客に嫌がらせをしない
- テキストメッセージを送信しない
- ソーシャルメディアのリンクを介して通信しない
四つのタイプのコレクションレター
それらからの支払いを要求するときに顧客に送信することになっているコレクションレターの四つの異なるタ, あなたの顧客があなたの電話か手紙のいずれかに答えなかったら支払と続かなければそれらに付加的な手紙を送る必要がないことを覚えなさい。 最初の二つのコレクション文字の形式は軽いですが、最後の二つはもう少し積極的な言語を持っています。
最初のコレクションレター
最初のコレクションレターは、電話と電子メールで連絡しようとした後にのみ顧客に送信する必要があります。,
あなたがそれらに連絡し、彼らが彼らの支払いと契約を尊重するために彼らの失敗を行うことに同意した場合、あなたはそれらに最初のコレクショ 一般に、最初のコレクションの手紙はインボイスの支払期日の後の14日以内に送られるべきではないです。
サンプル1:
親愛なる、
これはあなたのアカウントが期限切れであることを親切に思い出させるものです。 私たちの現在の記録によると、あなたの残高は$100です。 お客様の口座明細書の詳細なメールをお送りしました。, これらの電子メールメッセージと文書を受信していない場合は、アカウントの概要を次に示します。
請求書番号:12345
請求書日:19/02/2018
金額:$100
期日:01/01/2018
期日を過ぎた日:49日
この支払いのステータスをお知らせいただければ幸いです。 親切に私達に連絡するか、のお支払いを送ります$100February19,2018によって以下に提供されるアドレスに,あなたがそうしていない場合.
ATTN:経理部.,
この請求書に誤りがある場合、または今すぐ支払うことができない場合は、必要な変更を加えたり、別の支払いプランを手配したりできるように この要求へのあなたの速い応答をありがとう。
Sincerely,
第二のコレクションレター
第二のコレクションレターは、通常、彼らが最初の手紙を受け取ったかどうかを確認するために電話で顧客に到達しようとした後に送られ、彼らは新しい支払いの取り決めをしたいかどうかを確認するために送信されます。, 電話によって顧客に達するためのあなたの努力が失敗したら、それは今それらに二番目のコレクションの手紙を送る時間である。 最初と第二のコレクションの手紙の主な違いは、あなたが最初の手紙でそれらに手を差し伸べようとしたという事実が含まれるということです。
Sample:
親愛なる、
私たちはあなたの支払いを受け取っていません$100または私たちはあなたがfebruary19,2018の日付を送った手紙への応答。 あなたのアカウントは期限を過ぎた日であり、あなたの残高は$100です。,
あなたは私たちがすぐに私たちの会社とあなたの信用格付けと将来の与信限度額に影響を与える可能性のある任意の罰則やアクションを避けるために支払いを送金するお手伝いをさせて頂ければ幸いです。 全額支払いができない理由がある場合は、相互に便利な新しい支払いスケジュールについてお問い合わせください。
それ以外の場合は、ビジネスの終わりまでに$100のお支払いを提出してください、March1、2018。, クレジットカード情報は、オンライン決済ポータル、電話で受け付けるか、小切手を郵送する場合は、お客様の便宜のために自己宛の封筒を同封しています。
私達はこの手紙へのあなたの速い応答およびあなたの継続的だったビジネスを楽しみにしています。
誠実に、
第三のコレクションレター
最初と第二の手紙を送信した後、あなたは電話や電子メールで顧客に到達しようとする必要があります。, 彼らは数週間以内にあなたと通信しようとする試みのいずれかの種類を作るために失敗した場合、あなたはそれらに第三のコレクションの手紙を送る必要があります。
ちょうど第二のコレクションの手紙のように、あなたはすべて失敗したので、第三の手紙を送信するためのあなたの理由だったあなたの以前の試
サンプル：
親愛なる、
今まで、私たちはあなたから聞いたことがないか、私たちがあなたに送った請求書に関する支払いを受け取ったこと 電話または電子メールを送信する私たちの多数の試みも未回答になっています。, あなたのアカウントは期限を過ぎた日であり、あなたの未払い残高は$100です。
親切な目的は、今日のビジネスの終わりまでに全額支払うか、または今日までに合意された支払計画を立てるために私達に連絡することです。 これに失敗した場合、請求書を回収代理店または弁護士に引き渡すことを余儀なくされます。
私はあなたの信用格付けまたは私達の未来のビジネス関係への損傷を避けるためにこの処置が取られる前にあなたからのヒアリングを楽し 私たちは友好的にこの問題を解決することができますので、すぐに私に連絡して,
誠実に、
第四および最終的なコレクションレター
いくつかの例外があるにもかかわらず、あなたが第四のコレクションレターを送信することを決定した時点で、それはあなたの顧客が支払うことができないか、不本意ながら彼らの債務を履行していることを明確にする必要があります。 使用する言語をこの文字主張するものでなければならないのです。
顧客が手紙を受け取ったという証拠があるので、この手紙を証明郵便で送ることをお勧めします。,
Sample:
親愛なる、
現時点では、私たちはあなたから聞いていない、また私たちはあなたに$100の請求書に関する支払いを受け取っていません,january1,2018. また、電話、電子メール、手紙を通じてあなたに到達しようとしましたが、あなたは私たちを無視し続けています。
私たちはあなたと直接この問題を解決するために失敗しているので、私たちは信用調査機関にこの問題を転送し、この請求書の支払いについ,v>
