Tenk om du kontaktet en bedrift for støtte og har ikke hørt fra dem for et par dager. Er ikke det en frustrerende situasjon? Dette er en av de vanlige scenarier mange kunder ansikt som bedrifter ikke klarer å forstå problemer med å sette seg i kundens sko.
Etter ett negative erfaringer med tjenesten, 51% av kundene vil aldri gjøre forretninger med selskapet igjen. Derfor, å levere god service er den viktigste delen av kundelojalitet strategier., Automatisk svar-meldinger er de beste måtene å opprettholde en gjennomsiktig forbindelse med din klientell.
Automatisk svar-meldinger kan holde kundene informert med riktig svar som viser omsorg for dem. Med moderne anvendelser av Kunstig Intelligens (AI), det er nye muligheter for å automatisere kundens kommunikasjon og håndtere forespørsler fra kundene på en mer effektiv måte.
Hva er en automatisk svarmelding?
Automatisk svar-meldinger er forhåndsdefinert svar som brukes til å kommunisere med kunder i bestemte situasjoner, og holde informasjon gjennomsiktig., Det hjelper kundene til å forstå hva som faktisk skjer – om agenter er opptatt, ut av kontoret, eller på helligdager.
Automatiske svar hjelpe til å holde kontakten med kunder selv om den aktuelle kanalen er ikke tilgjengelig på det tidspunktet. Når du er ute av kontoret eller opptatt, det er svært nyttig å gi personlige meldinger som det gir tilfredsstillelse og positiv merkevare erfaring.
Hvorfor er automatisk svar-meldinger viktig for bedrifter?,
Automatisk svar-meldinger er en flott måte for bedrifter å oppfylle kundeservice forventninger om å motta et raskt svar for sine chat eller e-post forespørsler. Automatisk svar-meldinger styrke bedrifter til:
- Opprettholde transparent kommunikasjon med kunder og holde dem informert i forhold til å håndtere sin spørringer.
- Ved å konfigurere automatiske e-postmeldinger, kan virksomheter har kontinuerlig kunden engasjement via alternative kanaler.
- verdi for Kunden merker som gir raske svar., Med automatisk svar-meldinger, merker kan anerkjenne kundeservice forespørsler som øker tilfredshet.
Beste praksis for å skape auto svar meldinger
Bedrifter er avhengige av å levere gode eksempler på automatiske svarmeldinger til å håndtere kundens forventninger og gjøre dem føle seg verdsatt. Imidlertid, det anbefales å følge sentrale ideer for å lage profesjonelle automatisk svar-meldinger til å gi øyeblikkelig kommunikasjon.
La oss diskutere den beste praksis omfattende.,
Satt klare til kundens forventninger
En felles utfordring for enkelte av kunder er automatisk svar e-post eller tekstmeldinger som mangler en spesifikasjon om anslått ventetid for å få svar på sine spørsmål.
Her er vanlige eksempler på automatiserte meldinger mottatt av kundene.
- «Vi vil komme i kontakt med deg veldig snart».
- «Takk for at du når ut til oss».
- «Vår representant vi kontakte deg SNAREST».
De ovennevnte automatiserte meldinger som ikke høres sikre så tiden er ikke angitt i form av timer, dager, eller en uke., Her er et godt eksempel på at virksomheter kan følge for å levere effektiv kundeservice kommunikasjon.
Gi anslått tid til kundene for å få svar er det først og fremst er beste praksis for å bli etterfulgt av bedrifter. Vanligvis, når kundene vet hva de kan vente varighet er, de er ikke veldig frustrert. Derfor, sette klare forventninger er avgjørende for å levere god service.
Hjelper brukerne vet når du kan forvente et svar., Det er lett å vise kunder lagets tilgjengelighet og la dem vite når de kan få hjelp fra ditt lag. Du kan administrere sine forventninger ved å sette din arbeidstid og forventet responstid.
Gi alternative måter kunden kontakte
Bedrifter som sender email meldinger behovet for å sikre at de gir alternative kontakt alternativer. Den automatiserte svar på e-post eller tekstmeldinger som klart må nevne hvilken måte kan kundene nå ut til næringslivet.,
Her er en automatisk svarmelding eksempel som gir en alternativ e-post kontakt muligheten til å bistå kunder i løpet av den fraværende periode. Dermed hjelper kundene ikke å gjøre spontane beslutninger og forstå det neste kurset på farten.,
Den alternative kontakt alternativer kan være tilbud til våre kunder er:
- Kontakt former
- Hotline nummer
- Live chat
- E-post-adresse
- Support-seksjonen
Når du deler gjennomsiktig virksomhet informasjon og gi alternative måter når den aktuelle kanalen er ikke tilgjengelig, det gir en herlig service erfaring.,
Fokus på språk tone
språk tone er en avgjørende del av din merkevare meldinger. Det omfatter ulike aspekter av kommunikasjon, for eksempel ord som brukes, graden av formalitet. Implementering av et godt språk tone lar bedrifter å forene den måten den kommuniserer.
Mens du oppretter automatisk å svare e-post er det viktig å fokusere på tone og språk., Det betyr:
- Du bør unngå tekniske jargons
- Unngå komplekse vokabular som skaper forvirring
- Opprettholde en vennlig tone
Bare forestille seg den enkle dine kunder føler seg når de får en varm og vennlig automatisk melding som lyder menneske. Derfor, når du craft autoresponders, holde merkevaren din stemme og stil er veldig viktig å gi en menneskelig touch.
Du må betale nær oppmerksomhet til tegn på negative språk eller tendenser til å høres ensformig., I stedet, du kan bruke enkle, daglige vokabular for å formidle budskapet ditt.
Gi «det neste» alternativet til kunder
Automatisert e-postmeldinger generere en 70.5% høyere åpen for pris og 152% høyere klikkfrekvens enn standard markedsføring meldinger. Briefing på hva som ville være det neste trinn i handlingen gir kundene innsyn i opplysninger.
Hvis din autosvar meldinger gi kundene ‘det neste bildet vil det gjøre kundene til å føle at du som en merkevare kan visualisere sine problemet ved å sette i deres sko.,
Erkjenne kundeservice meldinger med godt designet auto responders hjelper dem å vite hva som vil være neste steg for forespørsel om de har reist. De blir sikre at du som bedrift er å se inn i problemet og de vil få en oppløsning snart.
Gjøre din automatiske meldinger tiltalende med visuelle
Visuelle alltid fungere enten som brukes i meldinger eller andre steder. Faktisk, kommunikasjon som inkluderer bilder produsere 650% høyere engasjement enn bare tekst-meldinger.,
Overbevisende visuelle fange øyet, få automatiske meldinger til liv, og de kan legge til en gnist av kreativitet og fantasi til meldingen.
55% av B2C innhold skapere si at å skape visuelt innhold, er nå den viktigste prioritet. Her er viktige måter på hvordan å legge til grafikk forbedrer automatisk svar-meldinger.
- Innlemme visuelle eller GIF-bilder til å automatisk svar-meldinger, må du ha en større sjanse for kunder å lese din e-post og fullføre ønsket call-to-action (CTA).,
- Inkludert visuelle eller GIF-bilder til automatisert e-postmeldinger som gjør det interessant og tiltalende til mottakerne.
- Grafikk forbedre beskrivelsen av meldinger som er sendt til dine kunder.
Tilpass din automatiske meldinger
markedsføring taktikk bedrifter bør være fokusert på å tilpasse klienten erfaring til å gjøre samhandling meningsfull og verdifull., Tilpasse din automatiske svar som gjør dine kunder føle seg bra (hvis du gjør det riktig) fordi det hjelper deg med å si noe som faktisk er nyttig og målrettet.
Det er rett og slett ingen bedre måte å engasjere kundene dine om ulike aspekter av din merkevare andre enn å bruke en auto-tekst er tilstrekkelig til å holde dem på den vet.
Tilpasse den automatiske svarmeldinger bidrar på flere måter:
- for Å holde kundene fornøyde som de blir frustrert når deres erfaring er ikke personlig.,
- Ivaretar kundens forventninger som maksimal forbrukerne forventer personlig service fra merker.
- Opprett helt evangelister som kunder er sannsynlig å bli gjenta kjøpere av et merke som tilpasser interaksjoner.
Eksempler & prøver av automatiserte meldinger (Tekst, E-post)
Mange bedrifter bruker automatiserte meldinger for å beholde sine kunder og omgivelser gode eksempler for andre bedrifter å følge., Ved å bruke den automatiske svarmeldinger rette hjelper virksomheten fra å ta spontane beslutninger.
Her er noen eksempler og maler for automatiske svarmeldinger på tvers av ulike scenarier.
Offline meldinger med live chat
Dersom den besøkende landet ditt nettsted etter arbeidstid eller i ferier, og du ikke får noen respons kan de slippe unna. De kunne være viktig salgsmuligheter og å miste dem kan påvirke din bedrift.
Du kan konfigurere automatiske svarmeldinger til å oppmuntre kunder til å sende inn sine spørsmål.,
Bedrifter kan lage offline meldinger i REVE Chat for å holde kundene informert om deres arbeidstid og lede dem mot å få et raskere svar.
Under tilpasningsmuligheter, kan du konfigurere den pre-chat skjemaet for å opprette personlig offline meldinger. Du kan tydelig nevne arbeidstid og be kundene å fyll ut skjemaet med de relevante salg eller støtte spørring. Informere dem om at din støtte vil bli tilkobling med dem tidligst til å sortere ut problemet.,
Auto svar meldinger for å stå i kø
Ifølge American Express, «Seks av ti kunder føler at selskapene tilfredsstiller deres service forventninger». Kundene ser for raskere oppløsning og stole på forventninger om at bedrifter satt med kø-tid for å evaluere sin service kvalitet.
Når kunder mottar automatiske meldinger, de har forventninger om å vente varighet (i form av antall for eksempel 4 minutter eller 4. posisjon), som kan gjøre eller ødelegge deres kundeservice erfaring.
Her er et godt eksempel på å sette en kø melding når all din støtte agenter er opptatt.,
En av våre support-champions vil være med deg innen kort tid. Du er i køen. Ventetiden vil være ca . Takk. Vi setter pris på din tålmodighet.
REVE Chat tilbyr mal for å konfigurere personlig tilpassede kø meldinger og presis vente med å administrere sine kundens forventninger. Under tilpasningsmuligheter fra dashbordet, kan du administrere kunde samtaler ved å gi estimert tid og melding.,
Opptatt autoresponders
å Ha en profesjonell automatisk melding når du er travel nok til å svare på henvendelser fra kunder med en gang kan stille den rette tonen for din bedrift og informere kunder om når de kan forvente å få svar.
Det gjør en positiv forskjell når du oppretter automatisk svar-meldinger som holder seg til de grunnleggende elementene for personlige meldinger, fulgt med hilsener.
Her er noen gode eksempler på automatiserte meldinger som bedrifter kan følge:
- o god morgen!, Alle våre support agenter er opptatt akkurat nå. Beregnet køen tid er 6 minutter. Takk for at du når ut til oss.
- Hei Svært god morgen til deg! Jeg beklager at du må vente til alle våre support ledere er opptatt. Vi setter pris på din tålmodighet. Takk!
Ut av office automatisk svar-meldinger
borte fra kontoret (OOO), meldinger kan være et fantastisk verktøy for å holde din suksess. En god unna melding lar deg til å fortelle kundene at du er borte, og oppfordrer dem til å flytte innenfor salg trakt med mer letthet., Ved hjelp av automatiske meldinger i løpet av ferien eller konferanser kan skape sosiale forbindelser med mottakere.
Noen eksempler på ut av kontoret auto responders:
- Hei! Jeg kommer til å være ute av kontoret før . Hvis du trenger noe før da, vennligst ta kontakt på eller for å få hjelp.
- Hei! Takk for din e-post. Jeg er ute av kontoret akkurat nå, men komme tilbake til deg ASAP. Du kan forvente et svar av siste. For alt du trenger rett unna, kan du ta kontakt .,
Sette opp ut av office-meldinger fjerner gjetting gjort av kunder når et svar ikke kommer tilbake med en gang.
Fordeler med å bruke personlig ut av kontoret automatiserte meldinger:
- Deling spesifikk informasjon om virksomheten gir deg muligheten til å utdype forholdet med dine kunder.
- Tilbyr presise meldinger tilbyr transparent informasjon og reduserer risikoen for forvirring.,
- En god autosvarer kan sende besøkende til bedriftens nettside hvis de trenger øyeblikkelig hjelp.
Siste tanker
Hver kunde interaksjon er viktig å vise frem din merkevare personlighet og auto-svar-meldinger er ikke annerledes. Derav, du trenger å gjøre riktig bruk av alle muligheter og konvertere den til en god opplevelse. Automatisk svar-meldinger hjelpe deg til å gi god kundeservice erfaring og stiller også rett forventning.
