de Fleste bedrifter frykter prosessen med å samle inn betaling på forfalte kontoer kunden. De fleste knapt har tid til å gjøre alle anrop eller sende ut e-poster, la alene for å gjøre en individualisert samling brev for ethvert trinn av samlingen prosessen. Imidlertid, å sende en personlig følge opp brevet hver ukene virkelig bidrar til å samle inn betaling på gang.,
å Skrive en samling brev som krever at man følger de riktige trinnene og har den rette tonen for å informere kundene dine som en gjeld du skylder, og som er forfalt. Det finnes fire forskjellige samling brev som du er nødt til å sende til kundene dine før du leier en inkassobyrå eller lagre det som en dårlig gjeld bekostning.
– >
Innholdsfortegnelse
Hva bør inkluderes i en samling brev?,
Ved å utarbeide en samling brev, er det viktig at du fortsetter å være profesjonell, men likevel fast. Du må la din debitor vet at du er seriøs om å inndrive betalingen fra deg selv, på samme tid, gjør ditt beste for å bevare ditt forhold til dem.,
Her er litt informasjon som må inkluderes eller ekskluderes i samlingen brev:
- organisere samlingen din letter kort og til poenget; bruk et enkelt språk
- brevet skal skrives ikke håndskrevne
- Bruke selskapet brevpapir
- Selskapet brevpapir
- Betaling datoer
- Akseptabelt betalingsmåter
- Din kontakt informasjon, dvs.,, telefonnummer, e-post adresse og din e-postadresse
De kan gjøre og Ikke Gjøre for å Skrive en Samling Brev
Det er to viktige mål som alle ønsker å oppnå på slutten av samlingen prosessen; få betalt og opprettholde forholdet med kunden.,t
Don ‘ ts
- bruk ikke harde ord
- ikke trakassere kunde
- Ikke send dem tekst-meldinger
- ikke kommunisere til dem via sosiale medier lenker
De Fire Typer Samling Bokstaver
Det er fire forskjellige typer samling brev som er ment for å sende til kunden når krevende betaling fra dem., Husk at hvis kunden unnlater å svare på dine telefonsamtaler eller en av bokstavene, trenger du ikke å sende dem en ekstra brev med mindre de ikke klarer å følge gjennom med betalinger. De to første samling brev formater er lys, mens de to siste har en litt mer aggressiv språk.
De Første samling brev
første samling brev skal bare bli sendt til kunden etter å ha prøvd å nå dem via telefon og e-post.,
Hvis du kontakte dem, og de samtykker i å gjøre sine betalinger og deres manglende evne til å overholde avtalen, bør du deretter gå videre til å sende dem den første samlingen brev. Generelt, den første samling brev skal sendes senest 14 dager etter at fakturaen forfaller.
Eksempel 1:
Kjære,
Dette er en slags påminnelse om at din konto er forfalt. I henhold til vår nåværende poster, din utestående saldo er $100. Vi har sendt deg en detaljert e-post til kontoen din uttalelser., Hvis du ikke har mottatt disse e-postmeldinger og dokumenter, her er en oppsummering av din konto.
Faktura nummer: 12345
Faktura Dato: 19/02/2018
Beløp: $100
Grunnet dato: 01/01/2018
Dager forfalt:49 dager
Vi vil være glad hvis du informere oss om status for denne betalingen. Vennligst kontakt oss eller sende betalingen din på $100 til adressen som er oppgitt nedenfor av 19. februar 2018, hvis du ikke har gjort det.
ATTN: Regnskap Dept.,
Hvis det er noen feil til denne fakturaen, eller hvis du er i stand til å betale nå, ta kontakt med meg slik at vi kan gjøre de nødvendige endringene, eller sørge for at en annen betaling plan. Takk for raskt svar til denne forespørselen.
med vennlig Hilsen
Den Andre Samling Brev
Den andre samlingen brevet sendes vanligvis når du prøver å nå kunden via telefon for å se om de fikk den første bokstaven, og for å se om de har lyst til å gjøre nye betalingsordninger., Hvis din innsats for å nå kundeservice på telefon er mislykket, det er tid for å nå sende dem en ny samling brev. Den største forskjellen mellom første og andre samling brev er som du vil inkludere det faktum at du prøvde å nå ut til dem i det første brevet.
Eksempel:
Kjære,
Vi ikke har mottatt din betaling på $100 eller et svar på brevet vi sendte deg datert 19. februar 2018. Din konto er dager forfalt, og balansen din er $100.,
Vi vil sette pris på det hvis du la oss hjelpe deg å raskt overføre betaling for å unngå eventuelle sanksjoner eller tiltak som kan påvirke din kredittverdighet og fremtidige kredittgrenser med vårt selskap. Hvis det er noen grunn til at du ikke er i stand til å betale i sin helhet, ta kontakt med oss for en ny betalingsplan som er gjensidig praktisk.
hvis ikke, kan du sende inn dine utbetaling på $100 ved utgangen av virksomheten, Mars 1, 2018., Husk, vi aksepterer kredittkort informasjon gjennom vår online betaling portal, over telefon, eller vi har vedlagt en selv-adressert konvolutt for din bekvemmelighet, bør du bestemmer deg for å sende en sjekk i posten.
Vi ser frem til rask respons på dette brevet og deres fortsatte virksomhet.
med vennlig Hilsen
Den Tredje Samling Brev
Når du sender den første og den andre bokstaver, bør du prøve å nå kunden via telefon eller e-post., Hvis de ikke klarer å gjøre noen form for forsøk på å kommunisere med deg i løpet av de første par ukene, vil du da ha for å sende dem en tredje samling brev.
Akkurat som andre samling brev, må du informere kunden om din tidligere forsøk, som alle ble mislykket derfor grunn til å sende det tredje brevet.
Eksempel:
Kjære,
Inntil nå, har vi ikke hørt fra deg eller mottatt noen betaling vedrørende faktura vi sendte deg. Våre mange forsøk på å ringe eller e-post du har også blitt besvart., Din konto er dager forfalt, og den utestående saldoen er $100.
Vennligst hensikt å betale i sin helhet innen utgangen av virksomheten i dag, eller kontakt oss for å jobbe ut en avtalt betalingsplan av i dag. Unnlatelse som, vil vi bli tvunget til å slå din faktura over til et inkassobyrå eller advokat.
jeg ser frem til å høre fra deg før det blir iverksatt tiltak for å unngå skade på kreditt-rating eller våre fremtidige forretnings-rapport. Vennligst kontakt meg umiddelbart slik at vi kan avgjøre denne saken i minnelighet.,
med vennlig Hilsen
Den Fjerde og Siste Samling Brev
Selv om det er noen unntak, etter den tid du bestemmer deg for å sende den fjerde samling brev, bør det være krystallklart at kunden er enten ute av stand til å betale, eller er ufrivillig misligholde sin gjeld. Språket du vil bruke i dette brevet skal være påståelig, men må være profesjonelle.
Det er anbefalt at du sender dette brevet via rekommandert post som du vil ha bevis for at kunden har mottatt brevet.,
Eksempel:
Kjære,
På denne tiden, vi har ikke hørt fra deg, heller ikke har vi mottatt betaling angående vår faktura på $100 til deg, på grunn av 1. januar 2018. Vi har også forsøkt å nå deg via telefon, e-poster, brev, men du har fortsatt å ignorere oss.
Fordi vi har unnlatt å arbeide ut dette spørsmålet med deg direkte, jeg beklager å måtte informere deg om at vi har videresendt denne saken til kredittselskapet og slått denne fakturaen over til et inkassobyrå, som vil ta kontakt med deg vedrørende betaling av denne faktura.,v>
– >
– >
– >
– >
Når du skal Leie et inkassobyrå
Du bør vurdere å ansette en inkassobyrå etter flere forsøk på å samle på en betalingsudyktig kontoen etter ditt forsøk på å nå ut til kunden via mobil og e-post bærer ingen frukt., En ting som du bør huske på at dersom du søke tjenester av et inkassobyrå, kan du ikke får fullt beløp som er utestående. De fleste samling byråer kostnad mellom 25-45% av det totale beløpet som samles inn. Avhengig av mengden som skal samles inn, ansette et inkassobyrå kan bare være den beste trekket å gjøre.
Hvordan for å Unngå inkasso Saker
Hvis du har vært i noen virksomhet lenge nok, vil du sannsynligvis til å ha oppstått en klient som du kan ha hatt vanskeligheter med å samle inn betaling fra dem., For å minimere slike situasjoner skjer igjen, det er et par ting du kan gjøre. For eksempel kan du tilby tidlig betaling rabatter og kjører en bedrift kredittsjekk på dine kunder å se om de har potensial til å gjøre betalinger.
Her er noen tips om hvordan du kan bruke for å unngå problemer ved innsamling av innbetalinger fra kunder:
Gjennomgang Aldring Rapport (A/H)
kontoen fordringer rapporten er en av de viktigste finansielle rapporter man bør alltid være ivrig på., Den inneholder informasjon om alle ubetalte kunden fakturaer, inkludert fakturabeløpet, dato, forfallsdato, og antall dager fakturaen er forfalt.
Tilby Tidlig Rabatt Betalinger
Den beste måten å redusere inkasso problemer ved å tilby kundene et insentiv når de gjør sine betaling på gang. Dette kan være hvor som helst mellom 1-5% og generelt krever at de gjør betaling innen 10 dager fra fakturadato. De fleste kunder vil være for ideen og vil rush for å sikre at de ikke går glipp av rabatten.,
Be om Innskudd på Forhånd
Selv om det kan høres litt vanskelig i begynnelsen, ber kunder til å gjøre et innskudd før du gir dem de varer og/eller tjenester er mer vanlig enn du kanskje tror. Det anbefales at du alltid be om et innskudd hvis du arbeider med nye kunder, high-dollar prosjekter, eller prosjekter enn å kjøre i mer enn 30 dager.
Kjører en Bedrift kredittsjekk
Akkurat som din kreditt score, bør du kjøre en kredittsjekk for å finne den potensielle kunden kreditt-profil, inkludert deres betaling historie., Dette er viktig som å gjøre dette, vil du ha en generell oversikt over kundens betaling atferd og hjelpe deg med å fastslå om det ville være best hvis du gjennomført noen forretninger med dem.
Ofte Stilte Spørsmål
Det er ingen klare svar på dette spørsmålet. Og den generelle svaret her er «det kommer an på.,»Hvis, for eksempel, var du i stand til å samle betalinger uten å måtte fremover klienten til inkasso, bør du vurdere å arbeide med klienten igjen med det forbeholdet at du vil kreve dem for å gjøre et innskudd på forhånd.
En bør vurdere flere ting når du velger den beste samlingen agency; disse inkluderer:
• Spør om byrået bruker hoppe spore
• Verifisere at etaten er legitime
• sørge for at etaten er forsikret
• Sammenligning av avgifter og beredskap koster
• Etc.,
Det er to måter i hvilken samling etater vanligvis får betalt: flat gebyrer og beredskap avgifter. De fleste samling byråer, imidlertid, lade beredskap gebyrer, dette betyr bare at hvis kunden unnlater å betale, vil de heller ikke få betalt. Beredskap avgifter kan kjøre hvor som helst fra 25-45% av samlingen beløp. Men, dette avhenger av ulike faktorer, som hvor lenge gjelden har vært enestående, og antall forsøk man har gjort i forsøk på å samle på gjelden.
