Tänk om du kontaktade ett företag för support och inte har hört tillbaka från dem på några dagar. Är det inte en frustrerande situation? Detta är en av de vanliga scenarierna som många kunder möter eftersom företag misslyckas med att förstå problem genom att sätta sig i kundernas skor.
efter en negativ serviceupplevelse kommer 51% av kunderna aldrig att göra affärer med det företaget igen. Därav, leverera utmärkt service är den viktigaste delen av kundlojalitet strategier., Auto svar meddelanden är de bästa sätten att upprätthålla en transparent anslutning med din kundkrets.
automatiska svarsmeddelanden kan hålla kunderna informerade med rätt svar som visar din omsorg mot dem. Med moderna tillämpningar av artificiell intelligens (AI), det finns nya vägar att automatisera din kundkommunikation och hantera kundernas önskemål mer effektivt.
vad är ett automatiskt svarsmeddelande?
automatiska svarsmeddelanden är fördefinierade svar som används för att kommunicera med kunder över specifika scenarier och hålla informationen transparent., Det hjälper kunderna att förstå vad som faktiskt händer – om dina agenter är upptagna, ut ur kontoret eller på semester.
automatiska svar hjälper till att hålla kontakten med kunder även om den aktuella kanalen inte är tillgänglig just nu. När du är ute på kontoret eller upptagen, det är mycket bra att ge personliga meddelanden som det ger tillfredsställelse och positiv varumärkesupplevelse.
Varför är meddelanden om autosvar viktiga för företag?,
automatiska svarsmeddelanden är ett bra sätt för företag att uppfylla kundsupportförväntningarna om att få ett snabbt svar på sina chatt-eller e-postförfrågningar. Automatiserade svarsmeddelanden ger företag möjlighet att:
- upprätthålla transparent kommunikation med kunder och hålla dem informerade när det gäller att hantera sina frågor.
- genom att ställa in automatiserade e-postmeddelanden kan företag ha kontinuerlig kundengagemang via alternativa kanaler.
- kundvärdemärken som ger snabba svar., Med automatiska svarsmeddelanden kan varumärken bekräfta kundsupportförfrågningar som ökar tillfredsställelsen.
bästa praxis för att skapa automatiska svarsmeddelanden
företag förlitar sig på att leverera utmärkta exempel på automatiserade Svarsmeddelanden för att hantera kundernas förväntningar och få dem att känna sig värderade. Det rekommenderas dock att följa de viktigaste idéerna för att skapa professionella automatiska Svarsmeddelanden för att ge omedelbar kommunikation.
låt oss diskutera bästa praxis omfattande.,
ange tydliga kundernas förväntningar
en vanlig utmaning som kunderna står inför är automatiskt svar e-post eller textmeddelanden saknar en specifikation om den beräknade väntetiden för att få svar på sina frågor.
här är vanliga exempel på automatiserade meddelanden som tas emot av kunder.
- ”Vi kommer att komma i kontakt med dig mycket snart”.
- ”Tack för att du kontaktade oss”.
- ”vår representant vi kontaktar dig ASAP”.
ovanstående automatiska meddelanden låter inte säkerställa eftersom tiden inte anges i form av timmar, dagar eller vecka., Här är ett bra exempel som företag kan följa för att leverera effektiv kundservice kommunikation.
att tillhandahålla uppskattad tid till kunder för att få svar är den första och främsta bästa praxis som ska följas av företag. Vanligtvis, när kunderna vet vad väntetiden är, är de inte särskilt frustrerade. Därför är det viktigt att ställa tydliga förväntningar för att leverera utmärkt service.
hjälp användarna att veta när de ska förvänta sig ett svar., Det är lätt att visa kunder ditt lag tillgänglighet och låt dem veta när de kan få hjälp från ditt team. Du kan hantera deras förväntningar genom att ställa in din kontorstid och förväntad svarstid.
tillhandahålla alternativa sätt att kontakta kunden
företag som skickar autosvarare meddelanden måste se till att de ger alternativa kontaktalternativ. De automatiserade e-postsvar eller textmeddelanden bör tydligt nämna vilket sätt kunder kan nå ut till verksamheten.,
här är ett exempel på automatiskt svar som ger ett alternativ för e-postkontakt för att hjälpa kunder under den frånvarande perioden. Således hjälper kunderna att inte göra improviserade beslut och förstå nästa kurs i flytten.,
de alternativa kontaktalternativen kan erbjudas kunderna:
- kontaktformulär
- Hotline nummer
- chatt
- chatt =”e6b57a2a7a”>e-postadress
- support avsnitt
När du delar transparent företagsinformation och ger alternativa sätt när den relevanta kanalen inte är tillgänglig, levererar den en härlig serviceupplevelse.,
fokusera på språktonen
språktonen är en viktig del av ditt varumärkesmeddelande. Den innehåller olika aspekter av kommunikation, till exempel de använda orden, formalitetsnivån. Genom att implementera en bra språkton kan företagen förena sitt sätt att kommunicera.
När du skapar automatiska e-postmeddelanden är det viktigt att fokusera på tonen och språket., Det betyder:
- du bör undvika tekniska jargong
- Undvik komplext ordförråd som skapar förvirring
- behåll en vänlig ton
tänk bara hur lätt dina kunder känner när de får ett varmt och vänligt automatiserat meddelande som låter mänskligt. Därför när du hantverk autosvar, hålla varumärkets röst och stil är mycket viktigt att ge en mänsklig touch.
Du måste ägna stor uppmärksamhet åt tecken på negativa språk eller tendenser att låta monotont., Istället kan du använda enkla, vardagliga ordförråd för att förmedla ditt meddelande.
ge alternativet ”vad nästa” till kunder
automatiserade e-postmeddelanden genererar en 70.5% högre öppen hastighet och en 152% högre klickfrekvens än vanliga marknadsföringsmeddelanden. Briefing vad som skulle vara nästa steg av åtgärder ger kunderna transparent information.
om dina automatiska svarsmeddelanden ger kunderna bilden ”vad nästa” kommer det att få kunderna att känna att du som varumärke kan visualisera sitt problem genom att sätta in sina skor.,
att erkänna kundsupportmeddelandena med väldesignade autosvar hjälper dem att veta vad som kommer att bli ditt nästa steg för den begäran de har höjt. De blir säker på att du som företag tittar på frågan och de kommer att få resolutionen snart.
gör dina automatiska meddelanden tilltalande med visuella
visuella fungerar alltid oavsett om de används i meddelanden eller någon annanstans. Faktum är att kommunikation som innehåller bilder ger 650% högre engagemang än text-bara meddelanden.,
övertygande visuella fångar ögat, ger automatiska meddelanden till liv, och de lägger till en gnista av kreativitet och fantasi till ditt meddelande.
55% av innehållsskaparna av B2C säger att det nu är huvudprioritet att skapa visuellt innehåll. Här är viktiga sätt att lägga till visuella förbättrar dina automatiska svarsmeddelanden.
- införliva grafik eller GIF-bilder till automatiserade svarsmeddelanden, du har en större chans att kunder läser din e-post och slutföra önskad call-to-action (cta).,
- inklusive grafik eller GIF-bilder till de automatiserade e-postmeddelanden gör det intressant och tilltalande för mottagarna.
- visuals förbättrar beskrivningen av dina meddelanden som skickas till dina kunder.
anpassa dina automatiska meddelanden
marknadsföringstaktiken för företag bör inriktas på att anpassa kundupplevelsen för att göra varje interaktion meningsfull och värdefull., Anpassa dina automatiserade svar gör dina kunder mår bra (om du gör det rätt) eftersom det hjälper dig att säga något som är faktiskt bra och riktade.
det finns helt enkelt inget bättre sätt att engagera dina kunder om olika aspekter av ditt varumärke än att använda en automatisk text för att tillräckligt hålla dem på know.
anpassa de automatiska svarsmeddelandena hjälper på flera sätt:
- för att hålla kunderna nöjda när de blir frustrerade när deras erfarenhet inte är personlig.,
- upprätthåller kundernas förväntningar eftersom maximala konsumenter förväntar sig personliga tjänster från varumärken.
- skapa varumärke evangelister som kunder sannolikt kommer att bli upprepade köpare av ett varumärke som personaliserar interaktioner.
exempel& prover av automatiserade meddelanden (Text, e-post)
många företag använder automatiserade meddelanden för att behålla sina kunder och sätta bra exempel för andra företag att följa., Med hjälp av autosvar meddelanden med rätta hjälper verksamheten från att ta improviserade beslut.
Här är några prover och mallar för automatiska svarsmeddelanden i olika scenarier.
Offline-meddelanden med chatt
om besökarna landar din webbplats efter öppettider eller under helgdagar och inte får något svar kan de glida bort. De kan vara viktiga försäljning leder och förlora dem kan påverka ditt företag.
Du kan konfigurera automatiska Svarsmeddelanden för att uppmuntra kunder att skicka in sina frågor.,
företag kan skapa offline-meddelanden i REVE Chat för att hålla sina kunder informerade om sina öppettider och vägleda dem mot att få ett snabbare svar.
under anpassningsalternativet kan du konfigurera förchattformuläret för att skapa personliga offline-meddelanden. Du kan tydligt nämna öppettider och be kunderna att fylla i formuläret med relevant försäljning eller support fråga. Informera dem om att din supportrepresentant kommer att ansluta till dem så snart som möjligt för att reda ut problemet.,
automatiska Svarsmeddelanden för köande
enligt American Express anser sex av tio kunder att företag uppfyller sina serviceförväntningar. Kunderna letar efter snabbare upplösning och förlitar sig på de förväntningar som företag ställer med kötid för att utvärdera deras servicekvalitet.
När kunder får automatiserade meddelanden har de förväntningar på väntetiden (när det gäller nummer för t.ex. 4 minuter eller 4: e position), som kan göra eller bryta sin kundservice erfarenhet.
Här är ett bra exempel på att ställa in ett kömeddelande när alla dina supportagenter är upptagna.,
en av våra supportmästare kommer att närvara vid dig inom kort. Du är i kön. Din väntetid kommer att vara ungefär . Tack. Vi uppskattar ditt tålamod.
Reve Chat erbjuder mallen för att ställa in personliga kömeddelanden och exakt vänta med att hantera sina kunders förväntningar. Under anpassningsalternativet från instrumentpanelen kan du hantera kundkonversationer genom att ange beräknad tid och meddelande.,
upptagen autosvar
att ha ett professionellt automatiserat meddelande när du är upptagen nog att svara på kundfrågor direkt kan ställa in rätt ton för ditt företag och informera kunder när de kan förvänta sig att få svaret.
det gör en positiv skillnad när du skapar automatiska svarsmeddelanden som följer de grundläggande elementen i personliga meddelanden följt med hälsningar.
här är några bra exempel på automatiserade meddelanden som företag kan följa:
- o God morgon!, Alla våra supportagenter är upptagna just nu. Din beräknade kötid är 6 minuter. Tack för att du kontaktade oss.
- Hej mycket god morgon till dig! Jag är ledsen att du måste vänta på eftersom alla våra supportchefer är upptagna. Vi uppskattar ditt tålamod. Tack!
Out of office automatiserade svar meddelanden
Out of office (OOO), meddelanden kan vara ett otroligt verktyg för att bränna din framgång. Ett bra bort meddelande kan du berätta för dina kunder att du är borta och uppmuntrar dem att flytta inom försäljning tratt med mer lätthet., Med hjälp av automatiserade meddelanden under helgdagar eller konferenser kan skapa sociala kontakter med mottagare.
några exempel på Out of office auto responders:
- Hej! Jag kommer att vara borta från kontoret tills . Om du behöver något innan dess, vänligen kontakta på eller för att få hjälp.
- Hej! Tack för ditt mail. Jag är ute ur kontoret just nu, men gå tillbaka till dig så fort som möjligt. Du kan förvänta dig ett svar senast. För allt du behöver direkt kan du kontakta .,
När du konfigurerar ut ur Office-meddelanden tas bort gissningar som görs av kunder när ett svar inte kommer tillbaka direkt.
fördelarna med att använda personlig Out of office automatiserade meddelanden:
- dela specifik företagsinformation ger Dig möjlighet att fördjupa din relation med dina kunder.
- erbjuder exakta meddelanden erbjuder transparent information och minskar risken för förvirring.,
- en bra autosvarare kan skicka besökare till ditt företags hemsida om de behöver omedelbar hjälp.
slutliga tankar
varje kund interaktion är viktigt att visa upp ditt varumärke personlighet och auto svar meddelanden är inte annorlunda. Därför måste du göra rätt användning av varje tillfälle och omvandla den till en bra upplevelse. Automatiserade svarsmeddelanden hjälper dig att ge bra kundupplevelse och ställer också rätt förväntan.
