en RFP innebär vanligtvis mer än en begäran om priset.,information (kan företaget leverera utan risk för konkurs), teknisk kapacitet (används vid större upphandlingar av tjänster, där föremålet inte tidigare har gjorts eller där kravet kan uppfyllas med olika tekniska medel), produktinformation såsom lager tillgänglighet och beräknad slutförandeperiod, och kundreferenser som kan kontrolleras för att fastställa ett företags lämplighet (inklusive utbildning och militär bakgrund av sina anställda på projektet — högskoleexamen och de med avancerad högskoleexamen kan lägga till ”värde” från anbudsgivaren).,
den allestädes närvarande tillgången på Internet har gjort att många myndigheter vänder sig antingen till statliga eller leverantörsdrivna webbplatser som tillhandahåller listor över RFP samt RFI och RFQs. Många tillåter leverantörer att anmäla sig utan kostnad för att ta emot e-post av förfrågningar antingen generellt eller för specifika kategorier av produkt eller tjänst som det finns ett intresse för., I vissa fall görs hela processen online med svar som skannade dokument eller PDF-filer som laddas upp till servern.i andra fall, eller av juridiska skäl, måste ett svar skickas i papperskopia och/eller på CD/DVD-skiva eller flash-enhet via post eller leveranstjänst.
i många länders militarier höjs ofta en RFP för att uppfylla ett operativt krav (eller), varefter den militära Upphandlingsmyndigheten normalt kommer att utfärda en detaljerad teknisk specifikation mot vilken anbud (dvs. anbud) kommer att göras av potentiella entreprenörer., I civil användning är en RFP vanligtvis en del av en komplex försäljningsprocess, även känd som företagsförsäljning.
RFPs innehåller ofta specifikationer för objektet, projektet eller tjänsten som ett förslag begärs. Ju mer detaljerade specifikationerna desto bättre är chanserna att det föreslagna förslaget kommer att vara korrekt. I allmänhet skickas RFP till en godkänd leverantör eller leverantörslista.
budgivarna returnerar ett förslag före ett bestämt datum och klockslag. Sena förslag kan eller kanske inte beaktas, beroende på villkoren i den ursprungliga RFP., Förslagen används för att utvärdera lämpligheten som leverantör, leverantör eller institutionell partner. Vanligtvis följer organisationer en detaljerad leverantörsscreeningsprocess för att kort lista de leverantörer som ska bjudas in till ytterligare förhandlingsrundor. Denna screening process kan antingen vara leverantör scoring modeller eller interna diskussioner inom köparorganisationen. Diskussioner kan föras om förslagen (ofta för att klargöra tekniska möjligheter eller för att notera fel i ett förslag eller i många fall för att förhandla om priset)., I de flesta fall kan endast utvalda anbudsgivare bjudas in att delta i efterföljande bud, eller kan bli ombedda att lämna in sitt bästa tekniska och finansiella förslag, vanligen kallat bästa och slutliga erbjudande (BAFO). Efterföljande ändringar kan kallas det bästa och reviderade slutliga erbjudandet (BARFO).
När båda parterna, dvs. en köparorganisation och säljarorganisation, kommer överens om de tekniska och kommersiella villkoren i förslaget, kan de gå vidare till nästa steg som avtalssignering, arbetsförklaring som skulle formalisera köpetransaktionerna.,
idag blir många organisationer mer samarbetsvilliga i utvecklingen av RFP; detta gäller särskilt för universitet och andra stora offentliga enheter som gör stora tekniska inköp. RFP-utfärdande grupper ber om särskilda användningsfall, snarare än att ge en lista över funktioner, och se till att de har möjlighet att inkludera demonstrationer, webinars och möten som en del av RFP-processen för att säkerställa att de har en stark förståelse för alla konkurrerande produkter innan de gör ett köp.
