Good Mood

din arbetskraft är livsnerven i ditt företag. Du behöver kvalificerade, pålitliga anställda för att träffa dina affärsmål – men att bygga ett högkvalitativt team är ingen lätt prestation. Mer än hälften (56 procent) av människorna i en nyligen genomförd undersökning ljög om deras CV, mestadels kring arbetslivserfarenhet, utbildning, färdigheter och arbetsuppgifter., Medan en liten tillverkning kanske inte är en stor sak i vissa branscher, kan det vara rent farligt och oansvarigt i andra.

kandidat utelämnanden kan vara lika illa — om inte värre — än att bara sträcka sanningen. Till exempel kan en kandidat med en nyligen historia av våld inte vara kommande om deras förflutna. En incident på arbetsplatsen kan sätta kunder och andra anställda i fara, vilket kan leda till försumlig hyra stämningar och permanent skada på företagets rykte.,

en bakgrundskontroll kan hjälpa dig att mildra dessa risker och förbättra din hyra.

hur man kör en bakgrundskontroll

kör en bakgrundskontroll börjar med att lägga grunden för en rättvis, konsekvent process och slutar när du gör ett välgrundat anställningsbeslut., Denna guide kommer att gå igenom hur du utför en bakgrundskontroll på en anställd genom att följa dessa sex steg:

se till att du har en konsekvent Bakgrundskontrollpolicy på plats (Steg 1)

en skriftlig bakgrundskontrollpolicy ska dokumentera vilka bakgrundskontroller som ska utföras, hur de kommer att användas i sysselsättningsbeslut och när de kommer att genomföras. Detta bidrar till att säkerställa en rättvis och transparent process i hela din organisation.,

se till att din Policy är lagligt kompatibel (steg 2)

Mellan Fair Credit Reporting Act (FCRA), Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) vägledning och olika statliga och lokala bestämmelser, bakgrund kontroll efterlevnad kan bli knepigt. Det är alltid en bra idé att granska din policy med juridisk rådgivning.

Välj rätt Bakgrundskontrollföretag (steg 3)

den bästa bakgrundskontrollpartnern för ditt företag beror på din anställningsvolym, företagsstorlek, antal platser, storleken på ditt HR-team, budget, bakgrundskontrollpolicy och internt Juridiskt ombud., Var noga med att använda ett anställningsbakgrundskontrollföretag som överensstämmer med FCRA.

vet vad du kan förvänta dig (steg 4)

det finns många olika typer av bakgrundskontroller som du kan köra på kandidater för att passa de unika behoven hos ditt företag, din bransch och de positioner som du anställer

tillåta din kandidat att rensa upp eventuella misstag (Steg 5)

dina kandidater har rättigheter enligt FCRA. Du måste först meddela dem om din avsikt att köra en bakgrundskontroll och få deras tillstånd skriftligen., Om du överväger att inte anställa kandidaten, måste du tillåta dem att granska deras bakgrund kontrollera resultat. De kan lämna in en tvist med bakgrundskontrollföretaget för att lösa eventuella felaktigheter.

fatta ditt beslut (steg 6)

bakgrundskontroller kan hjälpa dig att fatta mer välgrundade anställningsbeslut så att du kan förbättra kvaliteten på din hyra och minska risken.

redo att komma igång med employment screening? Låt GoodHire göra tunga lyft för dig med inbyggd efterlevnad funktioner och lättanvända arbetsflöden.,

1: Skapa en Bakgrundskontrollpolicy

en bakgrundskontrollpolicy dokumenterar detaljerna i ditt screeningprogram, så att det kan tillämpas konsekvent i hela din organisation. Det bör innehålla tre saker:

1. vilka typer av bakgrundskontroller som ska utföras och för vem. Det är en bästa praxis att implementera bakgrundsscreening över hela din organisation, men skräddarsy sysselsättningsscreeningpaketen efter position., Till exempel, Du kanske vill kräva Kreditkontroller för positioner som hanterar pengar, och kör rekord kontroller för positioner som involverar drift av motorfordon.
2. hur resultatet av bakgrundskontrollen kommer att påverka sysselsättningsbesluten. Din bakgrundskontrollpolicy ska ange vilka typer av information du kommer att överväga i anställningsbeslut. Det anses vara en bästa praxis att ta hänsyn till arten av den sökta positionen, brottets art och tiden sedan övertygelsen inträffade.
3. när bakgrundskontroller kommer att genomföras., Bestäm rekryteringsprocessen skede där du planerar att skärm kandidater, och de intervaller som du planerar att skärm nuvarande anställda. Federal lag tillåter en arbetsgivare att genomföra sysselsättning screening när som helst efter att få kandidatens samtycke, men statliga och lokala lagar kan vara mer restriktiva.

en skriftlig bakgrundskontrollpolicy hjälper dig att säkerställa en rättvis och öppen process, förhindra diskriminering och undvika tvister och verkställighet från federala myndigheter.,

2: Compliance: background Checks For Employment& lagen

bakgrundskontroller styrs av federala, statliga och lokala lagar och förordningar. Arbetsgivaren är ytterst ansvarig för efterlevnad, och underlåtenhet att göra det kan leda till kostsamma böter, bosättningar och stämningar.

här är fyra potentiella överträdelser att vara medveten om:

1. Samtyckesformulär: FCRA kräver arbetsgivare att skriftligen informera sökande om att en bakgrundskontroll kommer att köras för sysselsättningsändamål., Detta offentliggörande måste vara tydligt och iögonfallande och tillhandahållas som ett fristående dokument.
2. negativa åtgärder: FCRA kräver också att arbetsgivarna följer trestegsprocessen för negativa åtgärder när de avser att vidta en ogynnsam åtgärd baserad på resultaten av en bakgrundskontroll. Arbetsgivarna måste skicka ett förhandsmeddelande om negativa åtgärder med en kopia av bakgrundsrapporten och en sammanfattning av rättigheter. Då måste de ge kandidaten rimlig tid för kandidaten att svara (vanligtvis fem arbetsdagar) innan de skickar ett meddelande om negativa åtgärder.,
3. Ban-the-box: Ban-the-box regler varierar mellan stater och kommuner, men kräver vanligtvis att en bakgrundskontroll försenas till efter den första intervjun eller efter ett villkorligt erbjudande görs. Ban-the-box lagar kan också påverka processen för negativa åtgärder, så se till att kontrollera gällande lagar.
4. avdelning VII: EEOC tillämpar avdelning VII I Civil Rights Act från 1964, som förbjuder arbetsgivardiskriminering på grund av ras, färg, religion, kön eller nationellt ursprung., Vissa bakgrundskontrollstrategier kan leda till oproportionerlig negativ behandling mot en skyddad grupp, särskilt minoritetsbefolkningar som arresteras i oproportionerliga takt.

ta reda på allt du behöver veta om att komma igång med bakgrundskontroller i vår guide, Background Check Basics.

3: Hur man väljer en bakgrundskontroll företag

varje företag är unik, och det är viktigt att välja en bakgrundskontroll leverantör som bäst passar din specifika hyra och screening behov., Den bästa bakgrundskontrolltjänsten för ditt företag beror på din anställningsvolym, företagsstorlek, antal platser, storleken på ditt HR-team, budget, bakgrundskontrollpolicy och internt Juridiskt ombud. Vissa funktioner att tänka på är:

• inbyggd överensstämmelse: gå utöver FCRA efterlevnad för att minska risken för otillbörliga anställningspraxis, samt stämningar och påföljder i samband med EEOC, förbjuda rutan och lokala regler — särskilt om du hyr över flera platser.,
• integrerade arbetsflöden för negativa åtgärder: underlätta överensstämmelse med inbyggda, lokaliserade arbetsflöden för negativa åtgärder som varnar dig när du ska skicka meddelanden om negativa och slutliga negativa åtgärder.
• individualiserade bedömningar: minska granskning av EEOC med ett inbyggt sätt att informera dig när individualiserade bedömningar rekommenderas eller krävs.
• flexibla paket: Undvik överscreening kandidater och minska bearbetningstider med rätt nivå av bakgrundskontroll för din bransch, positionstyp och län.,
• en bra kandidatupplevelse: mobilvänliga arbetsflöden och digitalt samtycke gör att du startar en check snabbt och enkelt. Ge en transparent process för kandidater med möjlighet att logga in och se sin egen bakgrundskontroll status och rapport, från vilken enhet som helst.
• integrationer: minska manuella arbetsflöden med en sömlös integration till din ATS.,

4: olika typer av bakgrundskontroller

Du bör känna till de olika typerna av bakgrundskontroller och vad som ingår så att du vet vad du kan förvänta dig och hur varje typ av kontroll kan hjälpa dig att fatta snabba och välgrundade anställningsbeslut baserat på din bransch och de positioner du anställer. Dessa inkluderar:

kriminalregister kontroller: nationella brottsliga bakgrundskontroller, samt statliga, federala och läns brotts kontroller, rapportera brott och förseelser fällande domar och pågående pågående domstolsmål., Beroende på din leverantörs policyer kan avskedade avgifter inom sju år också rapporteras. Exempel på anklagelser som kan förekomma är vandalism, offentlig berusning, oordnat beteende, våldsbrott eller sexbrott, bedrägeri och förskingring. Arbetsgivare använder kriminalregister för att bedöma om en kandidat kan utgöra ett hot mot kunderna eller skapa en osäker arbetsmiljö.

Civil court checks: County och federal civil court checks kan hjälpa dig att lära dig om icke-kriminella kostymer, fordringar och domar där kandidaten är listad som respondent., Dessa kan omfatta små fordringar, besöksförbud, kränkningar av medborgerliga rättigheter och konkurser, och kan vara särskilt viktiga för positioner där anställda kommer att ha ekonomiska eller administrativa ansvar.

Kreditkontroller: en sysselsättning kredit rapport visar en kandidat full kredit historia (men inte deras kredit värdering), inklusive betalning historia, civilrättsliga domar, skattelättnader, konkurser, obetalda räkningar i samlingar, och senaste kredit förfrågningar., Granska kredithistoria kan krävas för vissa jobb, och kan vara särskilt viktigt för positioner där tillgång till finansiella tillgångar, transaktioner och beslut är ett primärt ansvar.

Körrekordkontroller: motorfordonsrapporter (MVR) bekräftar licensens giltighet och ger insikt i en sökandes körhistorik, inklusive DUIs, suspensioner och rörliga överträdelser. Detta kan vara viktigt för positioner där anställda, volontärer eller entreprenörer kommer att driva motorfordon för affärsändamål.,

drogscreening: drogtestning ger belägg för ny användning av specifika receptbelagda och olagliga droger. Rutinmässig sysselsättning narkotikakontroll kan hjälpa arbetsgivare att upprätthålla en säkrare och mer produktiv arbetsplats.

Employment verification: validera din sökandes arbetshistorik och arbetsrelaterade erfarenheter. Verifiering av arbetshistorik kan bekräfta att den information som lämnas av en sökande är sann; arbetslivserfarenheten är tillräcklig för att uppfylla anställningens krav; och tidigare titlar, prestationer eller ansvarsområden är giltiga.,

utbildning verifiering: kontrollera din sökandes skoltid, majors, och grader, diplom eller certifikat intjänade är giltiga. En utbildning kontroll sökning kan bidra till att minska risken för att anställa en kandidat med falska referenser, och hjälpa dig att följa federala, statliga, lokala och branschföreskrifter.

kontroll av hälso-och sjukvårdssanktioner: en oig-sökning och hälso-och sjukvårdssanktioner bakgrundskontroll ger insikt i hälso-och sjukvårdspersonalens medicinska bakgrund, inklusive eventuella påföljder, avstängningar eller straff-eller disciplinåtgärder., Detta hjälper dig att följa federala bestämmelser och bekräfta din vårdpraktiker är i god status.

internationella bakgrundskontroller: olika typer av internationella bakgrundskontroller kan ge internationella kriminalregister, utbildningsuppgifter och arbetshistoria för kandidater som bor i USA som tidigare bott, arbetat eller studerat i andra länder.

5: Vad du ska kommunicera med kandidaten

det är viktigt att kommunicera med kandidater om din bakgrundskontroll så att de vet vad som väntar., Var öppen med dina kandidater om varför du genomför bakgrundskontrollen och uppmuntra öppenhet i gengäld. Låt kandidaten veta att de är välkomna att se sina bakgrundskontrollresultat, bestrida felaktig information och lägga till kommentarer skriftligen eller tala med dig för att förklara eventuella varningar.

kandidater har rättigheter enligt FCRA, som anges i dokumentet en sammanfattning av dina rättigheter., När du använder en bakgrundskontrollleverantör för att visa en sökande för anställning måste du:

1. meddela kandidaten att du kommer att utföra en bakgrundskontroll och att resultaten kan påverka ditt beslut att anställa dem.
2. få den sökandes skriftliga samtycke att genomföra sysselsättning screening genom en bakgrundskontroll företag.
3. meddela kandidaten genom en pre-adverse action notice om resultaten av bakgrundskontrollen gör att du inte överväger att anställa dem., Du måste också ge kandidaten en kopia av bakgrundskontrollresultaten; en kopia av deras rättigheter under FCRA; och namn, adress och telefonnummer till bakgrundskontrollföretaget som körde kontrollen. Då måste du tillåta tid (vanligtvis fem arbetsdagar) för kandidaten att lämna in en tvist om felaktiga resultat. Först då kan du skicka ett slutligt meddelande om negativa åtgärder skriftligen om du har bestämt dig för att inte anställa dem.

EEOC rekommenderar också att man överväger individuella omständigheter och sammanhang kring en kandidats brottsregister., Dessa inkluderar brottets art och allvar, den tid som har gått sedan brottet och brottets relevans för det sökta jobbet. En individualiserad bedömning gör det möjligt för kandidaten att ge ytterligare sammanhang om brottet och ger dem möjlighet att förklara.

andra överväganden

om du planerar att köra en bakgrundskontroll för anställning för första gången, finns det några ytterligare saker du bör veta:

leveranstider för bakgrundskontroller varierar

hur lång tid en bakgrundskontroll tar varierar beroende på vilka typer av sökningar som körs., Vissa bakgrundskontrollleverantörer kan ge grundläggande bakgrundskontroller nästan omedelbart eller inom samma dag. Andra screeningtjänster, såsom läns kriminalregister kontroller i län Där register inte digitaliseras, eller arbetsgivare och utbildning kontroller, kan ta upp till fem dagar eller mer för att slutföra.

FCRA kräver företagsverifiering

enligt FCRA-reglerna måste du verifiera att ditt företag är ett legitimt företag innan du kan beställa en bakgrundskontroll., Företaget credentialing process med en background Check provider tar vanligtvis mellan en timme och en dag för att slutföra.

använd gratis bakgrundskontroller på egen risk

det är möjligt att göra en bakgrundskontroll på egen hand, men det är tidskrävande och medför inneboende risker. Du kan behöva besöka varje jurisdiktion domstolsbyggnad personligen, fylla i rekordvarsformulär och vänta på svar., Då riskerar du att förlora dina kandidater till andra arbetsgivare eller, värre, inte få rätt resultat tillbaka och basera ditt anställningsbeslut på felaktig eller ofullständig information. Eller om du använder sociala medier för att skärm dina kandidater riskerar du att se begränsade anställningskriterier — som religion eller ras — och göra partiska anställningsbeslut.

du kanske vill göra en referenskontroll

vissa bakgrundskontrollleverantörer kan utföra kontroller av anställning och utbildning samt professionella referenskontroller., Referenskontrollintervjuer som använder en serie djupgående, öppna frågor kan hjälpa dig att mäta en kandidats karaktär, lära dig hur de kan anpassa sig till dina företagsvärden och förstå hur de kan passa in i din företagskultur.

överväg att utföra bakgrundskontroller efter uthyrning

bakgrundskontroller är inte en ”en och klar” sak. Det är vanligt att genomföra efterhyra bakgrundskontroller årligen-eller oftare i vissa branscher och positioner. Om du gör det, se till att inkludera en ”evergreen klausul” i din bakgrund kontrollera samtycke form, där det är tillåtet enligt statlig lag.,

gör mer informerade anställningsbeslut med en bakgrundskontroll

en bakgrundskontroll är en värdefull investering för att bygga en högkvalitativ arbetskraft som hjälper dig att nå dina affärsmål. Skräddarsy din screeningpolicy till din bransch och positioner, och hitta en leverantör som kan leverera de data du behöver — samtidigt som du hjälper dig att hålla efterlevnaden. Med välgrundade hyra beslut, du kan förbättra din kvalitet på hyra och minska risken.

GoodHire gör sysselsättning screening lätt., Vårt amerikanska supportteam kan ge expertrekommendationer om vilka paket som fungerar bäst för dina screeningbehov, samtidigt som du sparar pengar genom att inte betala för skärmar du inte behöver. Plus, Goodhires compliance expertis är oöverträffad. Ta reda på hur vi kan hjälpa till.