Good Mood

de flesta företag fruktar processen att samla in betalning på delinquent kundkonton. De flesta knappt har tid att göra alla telefonsamtal eller skicka ut e-post, än mindre göra en individualiserad samling brev för varje steg i insamlingsprocessen. Men, skicka en personlig uppföljning brev med några veckor verkligen hjälper till att samla in betalning i tid.,

Skriv en samlingsbrev kräver att man följer rätt steg och inkluderar rätt ton för att informera dina kunder om att en skuld är skyldig och förfaller. Det finns fyra olika samling bokstäver som du måste skicka till dina kunder innan du anställer en inkassobyrå eller spela in det som en kundförlustkostnad.

När du skriver ett samlingsbrev är det viktigt att du är professionell men ändå fast. Du måste låta din gäldenär vet att du menar allvar med att samla in din betalning medan, samtidigt, gör ditt bästa för att bevara din relation med dem.,

här är lite information som måste inkluderas (eller) uteslutas i din samling brev:

• Håll din samling brev kort och till den punkt; använd ett enkelt språk
• brevet ska skrivas inte handskriven
• använd företaget brevhuvud
• företaget brevhuvud
• betalningsdatum
• acceptabla betalningsmetoder
• din kontaktinformation, dvs., din e-postadress

det finns två viktiga mål som alla vill uppnå i slutet av insamlingsprocessen; få betalt och behålla din relation med kunden.,

• använd inte hårda ord
• trakassera inte kunden
• skicka inte dem textmeddelanden
• kommunicera inte med dem via sociala medier länkar

det finns fyra olika typer av samlingsbrev som man ska skicka till kunden när man kräver betalningar från dem., Kom ihåg att om din kund inte svarar på dina telefonsamtal eller en av bokstäverna, du behöver inte skicka dem en extra bokstav om de misslyckas med att följa med betalningarna. De två första samlingsbrevformaten är lätta, medan de två sista har lite mer aggressivt språk.

det första samlingsbrevet ska endast skickas till kunden efter att ha försökt nå dem via telefon och e-post.,

om du kontaktar dem och de samtycker till att göra sina betalningar och deras underlåtenhet att följa avtalet, bör du sedan fortsätta att skicka dem den första samlingen brev. I allmänhet ska det första insamlingsbrevet skickas senast 14 dagar efter fakturans förfallodag.

det andra samlingsbrevet skickas vanligtvis efter att ha försökt nå kunden via telefon för att se om de fick första bokstaven och för att se om de skulle vilja göra nya betalningsarrangemang., Om dina ansträngningar att nå kunden via telefon misslyckas är det dags att nu skicka dem ett andra samlingsbrev. Den viktigaste skillnaden mellan den första och den andra samlingen bokstäver är att du kommer att inkludera det faktum att du försökte nå ut till dem i första bokstaven.

Efter att ha skickat de första och andra bokstäverna, bör du försöka nå kunden via telefon eller e-post., Om de misslyckas med att göra någon form av försök att kommunicera med dig inom de första veckorna, måste du sedan skicka dem en tredje samling brev.

precis som det andra samlingsbrevet måste du informera kunden om dina tidigare försök, som alla misslyckades därmed din anledning att skicka det tredje brevet.

Även om det finns några undantag, när du bestämmer dig för att skicka den fjärde inkassobrevet, bör det vara kristallklart att din kund antingen inte kan betala eller är omedvetet försumlig på sin skuld. Det språk du använder i detta brev bör vara påstridigt men måste förbli professionellt.

det rekommenderas att du skickar detta brev via certifierad post eftersom du kommer att ha bevis på att kunden fått brevet.,

prov:

kära,

Vid denna tidpunkt har vi inte hört från dig, och vi har inte heller fått betalning angående vår faktura på $100 till dig, förfallen den 1 januari 2018. Vi har också försökt nå dig via telefon, e-post, brev, men du har fortsatt att ignorera oss.

eftersom vi har misslyckats med att lösa problemet med dig direkt, beklagar jag att vi har vidarebefordrat denna fråga till kreditbyrån och överlämnat denna faktura till en inkassobyrå, som kommer att kontakta dig om betalningen av denna faktura.,v>

samling brev prover ord 23

samplingsbrev ord 24

prov Tough Collection Letter

Du bör överväga att anställa en inkassobyrå efter flera försök att samla in på ett brottsligt konto efter ditt försök att nå ut kunden via mobil och e-post bär inga frukter., En sak som du bör komma ihåg att om du söker tjänster av en inkassobyrå, du kommer inte att få hela beloppet som är skyldig dig. De flesta inkassobyråer tar ut mellan 25-45% av det totala insamlade beloppet. Beroende på hur mycket som ska samlas in, hyra en samling byrå kan bara vara det bästa draget att göra.

om du har varit i någon verksamhet tillräckligt länge, kommer du sannolikt att ha stött på en klient som du kan ha haft svårt att samla in betalningar från dem., För att minimera sådana situationer som händer igen finns det några saker du kan göra. Till exempel, Du kan erbjuda tidig betalning rabatter och köra en business kreditkontroll på dina kunder för att se om de har potential att göra betalningar.

här är några tips om hur du kan använda för att undvika problem när du samlar in betalningar från kunder:

granska åldrande rapport (a/R)

rapporten kundfordringar är en av de viktigaste finansiella rapporterna man bör alltid vara angelägen om., Den innehåller information om alla obetalda kundfakturor, inklusive fakturabeloppet, datum, förfallodatum och antalet dagar fakturan förfaller.

erbjuda tidiga Rabattbetalningar

det bästa sättet att mildra betalningssamlingsproblem är genom att erbjuda kunderna ett incitament när de gör sin betalning i tid. Detta kan vara någonstans mellan 1-5% och kräver i allmänhet att de gör betalningen inom 10 dagar från fakturadatumet. De flesta kunder kommer att vara för idén och kommer att rusa för att se till att de inte miste om rabatten.,

begär insättningar i förskott

Även om det kanske låter lite besvärligt i början, ber kunderna att göra en insättning innan de tillhandahåller varorna och / eller tjänsterna är vanligare än du kanske tror. Det rekommenderas att du alltid be om en insättning om; du har att göra med nya kunder, hög dollar projekt, eller projekt än köra i mer än 30 dagar.

kör en Business Credit Check

precis som din kredit värdering, bör du köra en kreditkontroll för att bestämma den potentiella kundens business credit profil, inklusive deras betalningshistorik., Detta är viktigt som att göra detta; du kommer att ha en allmän översikt över kundens betalningsbeteende och hjälpa dig att fastställa om det skulle vara bäst om du genomförde något företag med dem.