imaginez si vous avez contacté une entreprise pour obtenir de l’AIDE et que vous n’avez pas eu de nouvelles d’elle depuis quelques jours. N’est-ce pas une situation frustrante? C’est l’un des scénarios courants auxquels de nombreux clients sont confrontés, car les entreprises ne parviennent pas à comprendre les problèmes en se mettant à la place des clients.
Après une expérience de service négative, 51% des clients ne feront plus jamais affaire avec cette entreprise. Par conséquent, fournir un excellent service est la partie la plus importante des stratégies de fidélisation de la clientèle., Les messages de réponse automatique sont les meilleurs moyens de maintenir une connexion transparente avec votre clientèle.
Les messages de réponse automatisés peuvent tenir les clients informés avec les bonnes réponses qui montrent votre attention envers eux. Avec les applications modernes de L’Intelligence Artificielle (IA), il existe de nouvelles voies pour automatiser votre communication client et traiter les demandes des clients plus efficacement.
qu’est Ce qu’un message de réponse automatisé?
Les messages de réponse automatisés sont des réponses prédéfinies utilisées pour communiquer avec les clients dans des scénarios spécifiques et garder les informations transparentes., Il aide les clients à comprendre ce qui se passe réellement – que vos agents soient occupés, en dehors du bureau ou en vacances.
les réponses automatiques aident à rester connecté aux clients même si le canal particulier n’est pas disponible à ce moment-là. Lorsque vous êtes hors du bureau ou occupé, il est extrêmement utile de fournir des messages personnalisés car cela donne satisfaction et expérience positive de la marque.
pourquoi les messages de réponse automatique sont-ils importants pour les entreprises?,
Les messages de réponse automatisés sont un excellent moyen pour les entreprises de répondre aux attentes du support client de recevoir une réponse rapide pour leurs demandes de chat ou d’e-mail. Les messages de réponse automatisés permettent aux entreprises de:
- maintenir une communication transparente avec les clients et les tenir informés en termes de gestion de leurs requêtes.
- en définissant des messages électroniques automatisés, les entreprises peuvent avoir un engagement continu des clients via d’autres canaux.
- marques de valeur client qui fournissent des réponses rapides., Avec les messages de réponse automatique, les marques peuvent reconnaître les demandes d’assistance client qui augmentent la satisfaction.
meilleures pratiques de création de messages de réponse automatique
Les entreprises comptent sur la fourniture d’excellents exemples de messages de réponse automatisée pour gérer les attentes des clients et les faire sentir valorisés. Cependant, il est recommandé de suivre les idées clés pour créer des messages de réponse automatique professionnels afin de fournir une communication instantanée.
discutons des meilleures pratiques de manière exhaustive.,
définir des attentes claires des clients
un défi commun auquel sont confrontés les clients est l’absence de spécification sur le temps d’attente estimé pour obtenir des réponses à leurs requêtes.
Voici des exemples courants de messages automatisés reçus par les clients.
- « nous vous contacterons très bientôt »”
- « merci de nous avoir contactés”.
- « notre représentant nous vous contactons dès que possible »”
Les messages automatisés ci-dessus ne sonnent pas assurant que l’heure n’est pas spécifiée en termes d’heures, de jours ou de semaine., Voici un bon exemple que les entreprises peuvent suivre pour fournir une communication efficace du service à la clientèle.
fournir un temps estimé aux clients pour obtenir des réponses est la première et avant tout la meilleure pratique à suivre par les entreprises. Habituellement, lorsque les clients savent quelle est la durée d’attente, ils ne sont pas très frustrés. Par conséquent, définir des attentes claires est crucial pour fournir un excellent service.
Aider vos utilisateurs à savoir quand s’attendre à une réponse., Il est facile de montrer aux clients la disponibilité de votre équipe et de leur faire savoir quand ils peuvent obtenir de l’aide de votre équipe. Vous pouvez gérer leurs attentes en définissant vos heures de bureau et le temps de réponse prévu.
fournir d’autres moyens de contact client
Les entreprises qui envoient des messages de répondeur automatique doivent s’assurer qu’elles fournissent d’autres options de contact. Les réponses automatiques par e-mail ou les messages texte doivent clairement mentionner la manière dont les clients peuvent contacter l’entreprise.,
Voici un exemple de message de réponse automatique qui fournit une option de contact par e-mail alternative pour aider les clients pendant la période d’absence. Ainsi, aider les clients à ne pas prendre de décisions impromptues et à comprendre le prochain cours du déménagement.,
les autres options de contact peuvent être proposées aux clients:
- formulaires de Contact
- numéro de Hotline
- chat en direct
- adresse e-mail
- section de support
lorsque vous partagez des informations commerciales transparentes et fournissez des moyens alternatifs lorsque le canal pertinent n’est pas disponible, il offre une expérience de service délicieuse.,
concentrez-vous sur le ton de la langue
le ton de la langue est un élément crucial de la messagerie de votre marque. Il comprend divers aspects de la communication, tels que les mots utilisés, le niveau de formalité. La mise en œuvre d’un bon ton linguistique permet aux entreprises d’unifier leur façon de communiquer.
lors de la création d’e-mails à réponse automatique, il est essentiel de se concentrer sur le ton et la langue., Cela signifie:
- vous devez éviter les jargons techniques
- Évitez le vocabulaire complexe qui crée de la confusion
- maintenez un ton amical
imaginez la facilité que vos clients ressentent lorsqu’ils message automatisé chaleureux et amical qui sonne humain. Par conséquent, lorsque vous fabriquez des répondeurs automatiques, garder la voix et le style de votre marque est très important pour donner une touche humaine.
Vous devez porter une attention particulière aux signes de langage négatif ou aux tendances à paraître monotones., Au lieu de cela, vous pouvez utiliser un vocabulaire simple et quotidien pour transmettre votre message.
donnez l’option « what next” aux clients
Les e-mails automatisés génèrent un taux d’ouverture 70,5% plus élevé et un taux de clics 152% plus élevé que les messages marketing standard. Briefing ce qui serait la prochaine étape de l’action donne aux clients des informations transparentes.
Si vos messages de réponse automatique donnent aux clients l’image « what next », cela leur fera sentir que vous, en tant que marque, pouvez visualiser leur problème en les mettant à leur place.,
reconnaître les messages d’assistance client avec des répondeurs automatiques bien conçus les aide à savoir quelle sera votre prochaine étape pour la demande qu’ils ont soulevée. Ils deviennent sûrs que vous en tant qu’entreprise examinez le problème et ils obtiendront la résolution bientôt.
rendez vos messages automatisés attrayants avec des visuels
Les visuels fonctionnent toujours, qu’ils soient utilisés dans les messages ou ailleurs. En fait, les communications qui incluent des images produisent un engagement 650% plus élevé que les messages texte uniquement.,
des visuels captivants attirent le regard, donnent vie aux messages automatiques et ajoutent une étincelle de créativité et d’imagination à votre message.
55% des créateurs de contenu B2C déclarent que la création de contenu visuel est désormais la priorité principale. Voici les principales façons dont l’ajout de visuels améliore vos messages de réponse automatique.
- en incorporant des visuels ou des images GIF aux messages de réponse automatisés, vous avez plus de chances que les clients lisent vos e-mails et remplissent l’appel à l’action souhaité (CTA).,
- L’inclusion de visuels ou D’images GIF dans les messages électroniques automatisés le rend intéressant et attrayant pour les destinataires.
- les visuels améliorent la description de vos messages envoyés à vos clients.
Personnalisez vos messages automatisés
Les tactiques marketing des entreprises doivent être axées sur la personnalisation de l’expérience client pour rendre chaque interaction significative et précieuse., La personnalisation de vos réponses automatisées permet à vos clients de se sentir bien (si vous le faites correctement), car elle vous aide à dire quelque chose d’utile et de ciblé.
Il n’y a tout simplement pas de meilleur moyen d’engager Vos clients sur différents aspects de votre marque autre que d’utiliser un texte automatique pour les tenir suffisamment informés.
La Personnalisation des messages de réponse automatique aide de plusieurs façons:
- pour garder les clients heureux car ils sont frustrés lorsque leur expérience n’est pas personnalisée.,
- respectez les attentes des clients car les consommateurs attendent un maximum de services personnalisés de la part des marques.
- créer des évangélistes de marque car les clients sont susceptibles de devenir des acheteurs réguliers d’une marque qui personnalise les interactions.
exemples& exemples de messages automatisés (texte, e-mail)
de nombreuses entreprises utilisent des messages automatisés pour fidéliser leurs clients et donner de bons exemples à d’autres entreprises., L’utilisation des messages de réponse automatique aide à juste titre l’entreprise à prendre des décisions impromptues.
Voici quelques exemples et modèles de messages de réponse automatique dans différents scénarios.
messages hors ligne avec chat en direct
Si les visiteurs atterrissent sur votre site web après les heures de bureau ou pendant les vacances et ne reçoivent aucune réponse, ils pourraient échapper. Ils pourraient être des prospects de vente importants et les perdre peut avoir un impact sur votre entreprise.
Vous pouvez configurer des messages de réponse automatisés pour encourager les clients à soumettre leurs requêtes.,
les entreprises peuvent créer des messages hors ligne dans REVE Chat pour tenir leurs clients informés de leurs heures d’ouverture et les guider vers une réponse plus rapide.
sous l’option personnalisation, vous pouvez configurer le formulaire de pré-chat pour créer des messages hors ligne personnalisés. Vous pouvez mentionner clairement les heures d’ouverture et demander aux clients de remplir le formulaire avec la requête de vente ou de support pertinente. Informez-les que votre représentant de soutien se connectera avec eux au plus tôt pour régler le problème.,
messages de réponse automatique pour la file d’attente
selon American Express, « Six clients sur dix estiment que les entreprises répondent à leurs attentes en matière de service”. Les clients recherchent une résolution plus rapide et s’appuient sur les attentes que les entreprises définissent avec le temps de file d’attente pour évaluer la qualité de leur service.
lorsque les clients reçoivent des messages automatisés, ils ont des attentes sur la durée d’attente (en termes de nombre, par exemple 4 minutes ou 4ème position), qui peut faire ou casser leur expérience de service à la clientèle.
Voici un bon exemple de définition d’un message de file d’attente lorsque tous vos agents de support sont occupés.,
un de nos champions de soutien vous assistera sous peu. Vous êtes dans la file d’attente. Votre temps d’attente sera d’environ . Merci. Nous vous remercions de votre patience.
REVE Chat propose le modèle pour configurer des messages de file d’attente personnalisés et une attente exacte pour gérer les attentes de leurs clients. Sous l’option Personnalisation du tableau de bord, vous pouvez gérer les conversations des clients en fournissant une estimation de l’heure et du message.,
répondeurs automatiques occupés
avoir un message automatisé professionnel quand vous êtes assez occupé pour répondre aux requêtes des clients tout de suite peut donner le ton juste pour votre entreprise et informer les clients quand ils peuvent s’attendre à recevoir la réponse.
Cela fait une différence positive lorsque vous créez des messages de réponse automatique qui adhèrent aux éléments de base des messages personnalisés suivis de salutations.
Voici quelques bons exemples de messages automatisés que les entreprises peuvent suivre:
- o bon matin!, Tous nos agents de soutien sont occupés en ce moment. Votre temps d’attente estimé est de 6 minutes. Merci pour approcher de nous.
- Hé bien bonjour à vous! Je suis désolé que vous deviez attendre car tous nos cadres de support sont occupés. Nous vous remercions de votre patience. Merci!!!!
de bureau automatisé de messages de réponse
Out of office (OOO), les messages peuvent être un outil incroyable pour le carburant de votre succès. Un bon message loin vous permet de dire à vos clients que vous êtes loin et les encourage à se déplacer dans l’entonnoir de vente avec plus de facilité., L’utilisation de messages automatisés pendant les vacances ou les conférences peut créer des liens sociaux avec les destinataires.
quelques exemples de répondeurs automatiques en dehors du bureau:
- Bonjour! Je vais quitter le bureau jusqu’à ce que . Si vous avez besoin de quelque chose avant cette date, veuillez contacter at ou pour recevoir de l’aide.
- Bonjour! Je vous remercie pour votre email. Je suis sorti du bureau en ce moment, mais reviens vers toi dès que possible. Vous pouvez vous attendre à une réponse plus tard. Pour tout ce dont vous avez besoin, vous pouvez contacter .,
la configuration des messages hors bureau supprime les conjectures faites par les clients lorsqu’une réponse ne revient pas tout de suite.
avantages de l’utilisation de messages automatisés personnalisés:
- partager des informations commerciales spécifiques vous donne l’opportunité d’approfondir votre relation avec vos clients.
- offrir des messages précis offre une information transparente et réduit le risque de confusion.,
- un bon répondeur automatique peut envoyer des visiteurs sur le site Web de votre entreprise s’ils ont besoin d’une aide immédiate.
réflexions finales
chaque interaction client est importante pour mettre en valeur la personnalité de votre marque et les messages de réponse automatique ne sont pas différents. Par conséquent, vous devez faire le bon usage de chaque opportunité et la convertir en une bonne expérience. Les messages de réponse automatisés vous aident à fournir une excellente expérience client et définissent également les bonnes attentes.
