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Votre main-d’œuvre est l’élément vital de votre entreprise. Vous avez besoin d’employés qualifiés et dignes de confiance pour atteindre vos objectifs commerciaux, mais la construction d’une équipe de haute qualité n’est pas une mince affaire. Plus de la moitié (56%) des personnes interrogées dans une enquête récente mentiaient sur leur curriculum vitae, principalement autour de l’expérience de travail, de l’éducation, des compétences et des tâches., Bien qu’une petite fabrication ne soit pas un gros problème dans certaines industries, elle pourrait être carrément dangereuse et irresponsable dans d’autres.

Les omissions des candidats peuvent être tout aussi mauvaises — sinon pires — que de simplement étirer la vérité. Par exemple, un candidat ayant des antécédents récents de violence peut ne pas être clair sur son passé. Un incident sur le lieu de travail pourrait mettre les clients et les autres employés en danger, ce qui pourrait entraîner des poursuites pour négligence et des dommages permanents à la réputation de l’entreprise.,

une vérification des antécédents peut vous aider à atténuer ces risques et à améliorer votre qualité d’embauche.

comment effectuer une vérification des antécédents

L’exécution d’une vérification des antécédents commence par jeter les bases d’un processus équitable et cohérent et se termine lorsque vous prenez une décision d’embauche éclairée., Ce guide vous expliquera comment effectuer une vérification des antécédents d’un employé en suivant les six étapes suivantes:

assurez-vous d’avoir une politique cohérente de vérification des antécédents en Place (Étape 1)

Une politique écrite de vérification des antécédents doit documenter les vérifications des antécédents qui seront effectuées, comment elles seront utilisées dans les décisions d’emploi et quand elles seront effectuées. Cela permet d’assurer un processus équitable et transparent dans l’ensemble de votre organisation.,

assurez-vous que votre politique est légalement conforme (Étape 2)

entre la Fair Credit Reporting Act (FCRA), les directives de la Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC) et diverses réglementations nationales et locales, la vérification des antécédents peut devenir délicate. C’est toujours une bonne idée de revoir votre police avec un conseiller juridique.

choisissez la bonne entreprise de vérification des antécédents (Étape 3)

le meilleur partenaire de vérification des antécédents pour votre entreprise dépendra de votre volume d’embauche, de la taille de votre entreprise, du nombre d’emplacements, de la taille de votre équipe RH, du budget, de la Politique de vérification des antécédents et du conseiller juridique interne., Assurez-vous d’utiliser une entreprise de vérification des antécédents d’emploi conforme à la FCRA.

savoir à quoi S’attendre (étape 4)

Il existe de nombreux types de vérifications des antécédents que vous pouvez effectuer sur les candidats pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise, de votre industrie et des postes pour lesquels vous embauchez

permettez à votre candidat d’effacer toute erreur (Étape 5)

vos candidats ont Vous devez d’abord les informer de votre intention de procéder à une vérification des antécédents et obtenir leur autorisation par écrit., Si vous envisagez de ne pas embaucher le candidat, vous devez lui permettre d’examiner ses résultats de vérification des antécédents. Ils peuvent déposer un litige avec la société de vérification des antécédents pour résoudre toute inexactitude.

prenez votre décision (Étape 6)

la vérification des antécédents peut vous aider à prendre des décisions d’embauche plus éclairées afin d’améliorer votre qualité d’embauche et d’atténuer les risques.

prêt à commencer avec le dépistage de l’emploi? Laissez GoodHire faire le gros du travail pour vous avec des fonctionnalités de conformité intégrées et des flux de travail faciles à utiliser.,

1: Créer une politique de vérification des antécédents

Une politique de vérification des antécédents documente les détails de votre programme de filtrage, afin qu’elle puisse être appliquée de manière cohérente dans toute votre organisation. Il devrait inclure trois choses:

1. Quels types de vérifications des antécédents seront effectués et pour qui. Il est recommandé de mettre en œuvre le filtrage des antécédents dans l’ensemble de votre organisation, mais d’adapter les forfaits de filtrage des emplois par poste., Par exemple, vous voudrez peut-être exiger des vérifications de crédit pour les postes qui gèrent de l’argent, et des vérifications des dossiers de conduite pour les postes qui impliquent l’exploitation de véhicules à moteur.
2. Comment les résultats de la vérification des antécédents affecteront les décisions d’emploi. Votre politique de vérification des antécédents devrait préciser quels types d’informations vous prendrez en compte dans les décisions d’emploi. Il est considéré comme une pratique exemplaire de tenir compte de la nature du poste recherché, de la nature du crime et du temps écoulé depuis la condamnation.
3. quand la vérification des antécédents sera effectuée., Décidez de l’étape du processus de recrutement dans laquelle vous prévoyez de sélectionner les candidats et des intervalles auxquels vous prévoyez de sélectionner les employés actuels. La loi fédérale permet à un employeur de procéder à un dépistage de l’emploi à tout moment après avoir obtenu le consentement du candidat, mais les lois étatiques et locales peuvent être plus restrictives.

Une politique de vérification écrite des antécédents vous aide à assurer un processus équitable et transparent, à prévenir la discrimination et à éviter les litiges et l’application de la loi par les organismes fédéraux.,

2: conformité: Vérification des antécédents pour L’emploi & la loi

la vérification des antécédents est régie par les lois et Règlements fédéraux, étatiques et locaux. L’employeur est ultimement responsable de la conformité, et le défaut de le faire peut entraîner des amendes coûteuses, des règlements et des poursuites.

Voici quatre violations potentielles à connaître:

1. formulaires de consentement: la FCRA exige que les employeurs informent les candidats par écrit qu’une vérification des antécédents sera effectuée à des fins d’emploi., Cette divulgation doit être claire et visible et fournie sous forme de document autonome.
2. mesure défavorable: la FCRA exige également que les employeurs suivent le processus de mesure défavorable en trois étapes lorsqu’ils ont l’intention de prendre une mesure défavorable en fonction des résultats d’une vérification des antécédents. Les employeurs doivent envoyer un avis préalable à l’action défavorable avec une copie du rapport d’information et un résumé des droits. Ensuite, ils doivent donner au candidat un délai raisonnable pour qu’il réponde (généralement cinq jours ouvrables) avant d’envoyer un avis d’action défavorable.,
3. Ban-the-box: les règlements sur les Ban-The-box varient selon les États et les municipalités, mais exigent généralement qu’une vérification des antécédents soit retardée jusqu’à la première entrevue ou après qu’une offre conditionnelle ait été faite. Les lois d’interdiction peuvent également affecter le processus d’action défavorable, alors assurez-vous de vérifier les lois applicables.
4. Titre VII: L’EEOC applique le titre VII de la Loi sur les droits civils de 1964, interdisant la discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe ou l’origine nationale., Certaines politiques de dépistage des antécédents peuvent entraîner un traitement défavorable disproportionné envers un groupe protégé, en particulier les populations minoritaires qui sont arrêtées à des taux disproportionnés.

Découvrez tout ce que vous devez savoir pour commencer à vérifier les antécédents dans notre guide, bases de la vérification des antécédents.

3: Comment choisir une entreprise de vérification des antécédents

chaque entreprise est unique, et il est important de choisir un fournisseur de vérification des antécédents qui correspond le mieux à vos besoins d’embauche et de filtrage spécifiques., Le meilleur service de vérification des antécédents de votre entreprise dépendra de votre volume d’embauche, de la taille de votre entreprise, du nombre d’emplacements, de la taille de votre équipe RH, de votre budget, de votre politique de vérification des antécédents et de votre conseiller juridique interne. Certaines fonctionnalités à prendre en compte sont les suivantes:

• conformité intégrée: allez au — delà de la conformité FCRA pour atténuer les risques de pratiques d’embauche déloyales, ainsi que les poursuites et les sanctions liées à L’EEOC, à l’interdiction de la boîte et aux réglementations locales-en particulier si vous embauchez sur plusieurs sites.,
• Workflows D’action indésirable intégrés: Simplifiez la conformité avec des workflows d’action indésirable intégrés et localisés qui vous avertissent quand envoyer des avis d’action indésirable pré-défavorable et final.
• évaluations individualisées: réduisez l’examen minutieux par L’EEOC grâce à un moyen intégré de vous informer lorsque des évaluations individualisées sont recommandées ou requises.
• forfaits flexibles: Évitez la sur-Sélection des candidats et réduisez les temps de traitement avec le bon niveau de vérification des antécédents pour votre industrie, votre type de poste et votre comté.,
• Une bonne expérience de candidat: les flux de travail adaptés aux mobiles et le consentement numérique rendent le démarrage d’une vérification rapide et facile. Fournir un processus transparent pour les candidats avec la possibilité de se connecter et de voir leur propre état de vérification des antécédents et de rapport, à partir de n’importe quel appareil.
• intégrations: réduisez les flux de travail manuels grâce à une intégration transparente à votre ATS.,

4: différents types de vérifications des antécédents

Vous devez connaître les différents types de vérifications des antécédents et ce qui est inclus afin de savoir à quoi vous attendre et comment chaque type de vérification peut vous aider à prendre des décisions d’embauche éclairées et opportunes en fonction de votre industrie et des postes pour lesquels vous embauchez. Ceux-ci comprennent:

vérifications du casier judiciaire: vérifications nationales des antécédents criminels, ainsi que des contrôles criminels d’état, fédéraux et de comté, signaler les condamnations pour crime et délit et les affaires judiciaires en cours., Selon les politiques de votre fournisseur, les frais rejetés dans les sept ans peuvent également être déclarés. Les exemples d’accusations qui peuvent apparaître incluent le vandalisme, l’intoxication publique, la conduite désordonnée, les crimes violents ou sexuels, la fraude et le détournement de fonds. Les employeurs utilisent la vérification du casier judiciaire pour évaluer si un candidat pourrait constituer une menace pour les clients ou créer un environnement de travail dangereux.

vérifications des tribunaux civils: les vérifications des tribunaux civils de comté et fédéraux peuvent vous aider à en apprendre davantage sur les poursuites non pénales, les réclamations et les jugements dans lesquels le candidat est répertorié en tant que défendeur., Il peut s’agir de petites créances, d’ordonnances restrictives, de violations des droits civils et de faillites, et peut être particulièrement important pour les postes où les employés auront des responsabilités financières ou de gestion.

vérifications de crédit: un rapport de crédit d’emploi montre l’historique de crédit complet d’un candidat (mais pas son pointage de crédit), y compris l’historique de paiement, les jugements civils, les privilèges fiscaux, les faillites, les factures impayées dans les recouvrements et les enquêtes de crédit récentes., L’examen des antécédents de crédit peut être nécessaire pour certains emplois, et peut être particulièrement important pour les postes où l’accès aux actifs financiers, les transactions et les décisions sont une responsabilité principale.

vérification du dossier de conduite: les rapports sur les véhicules à moteur (MVR) confirment la validité du permis et donnent un aperçu de l’historique de conduite d’un candidat, y compris les IVG, les suspensions et les infractions de déplacement. Cela peut être important pour les postes où des employés, des bénévoles ou des entrepreneurs exploiteront des véhicules à moteur à des fins commerciales.,

dépistage des drogues: Le dépistage des drogues fournit des preuves de l’utilisation récente de drogues spécifiques sur ordonnance et illicites. Le dépistage systématique des drogues dans l’emploi peut aider les employeurs à maintenir un milieu de travail plus sûr et plus productif.

vérification de L’emploi: validez les antécédents professionnels et les expériences professionnelles de votre candidat. La vérification des antécédents professionnels peut confirmer que l’information fournie par un candidat est vraie; l’expérience de travail est suffisante pour répondre aux exigences du poste; et les titres, réalisations ou responsabilités antérieurs sont valides.,

vérification de L’éducation: vérifiez que les dates de scolarité, les majors et les diplômes, diplômes ou certificats obtenus par votre candidat sont valides. Une recherche de vérification de L’éducation peut aider à atténuer le risque d’embaucher un candidat avec de fausses informations d’identification, et vous aider à vous conformer aux réglementations fédérales, étatiques, locales et industrielles.

contrôles des sanctions en matière de soins de santé: une recherche OIG et une vérification des antécédents en matière de sanctions en matière de soins de santé donnent un aperçu des antécédents médicaux d’un professionnel de la santé, y compris les sanctions, les suspensions ou les mesures punitives ou disciplinaires., Cela vous aide à vous conformer à la réglementation fédérale et à confirmer que vos professionnels de la santé sont en règle.

vérifications internationales des antécédents: différents types de vérifications internationales des antécédents peuvent fournir des casiers judiciaires internationaux, des titres de scolarité et des antécédents professionnels pour les candidats vivant aux États-Unis qui ont déjà vécu, travaillé ou étudié dans d’autres pays.

5: ce Qu’il faut communiquer au candidat

Il est important de communiquer avec les candidats au sujet de votre processus de vérification des antécédents afin qu’ils sachent à quoi s’attendre., Soyez ouvert avec vos candidats sur les raisons pour lesquelles vous effectuez la vérification des antécédents, et encouragez l’ouverture en retour. Informez le candidat qu’il est invité à voir les résultats de sa vérification des antécédents, à contester toute information inexacte et à ajouter des commentaires par écrit ou à vous parler pour expliquer toute alerte.

Les candidats ont des droits en vertu de la FCRA, présenté dans le document un résumé de vos droits., Lorsque vous utilisez un fournisseur de vérification des antécédents pour présélectionner un candidat à un emploi, vous devez:

1. aviser le candidat que vous effectuerez une vérification des antécédents et que les résultats pourraient influencer votre décision de l’embaucher.
2. obtenir le consentement écrit du candidat pour effectuer une vérification de l’emploi par l’intermédiaire d’une société de vérification des antécédents.
3. avisez le candidat au moyen d’un avis préalable à l’action adverse si les résultats de la vérification des antécédents vous incitent à ne pas l’embaucher., Vous devez également fournir au candidat une copie des résultats de la vérification des antécédents; une copie de ses droits en vertu de la FCRA; et le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de la société de vérification des antécédents qui a effectué la vérification. Ensuite, vous devez laisser le temps (généralement cinq jours ouvrables) au candidat de déposer un litige concernant des résultats inexacts. Ce n’est qu’alors que vous pouvez envoyer un avis d’action défavorable final par écrit Si vous avez décidé de ne pas les embaucher.

l’EEOC recommande également de tenir compte des circonstances individuelles et du contexte entourant le casier judiciaire d’un candidat., Ces facteurs comprennent la nature et de la gravité de l’infraction, le temps qui s’est écoulé depuis l’infraction, et l’infraction en rapport avec l’emploi recherché. Une évaluation individualisée permet au candidat de fournir un contexte supplémentaire sur l’infraction, et lui donne l’occasion d’expliquer.

autres considérations

Si vous prévoyez d’exécuter une vérification des antécédents professionnels pour la première fois, il y a des choses supplémentaires que vous devez savoir:

les délais de livraison pour la vérification des antécédents varient

La durée d’une vérification des antécédents varie en fonction des types, Certains fournisseurs de vérification des antécédents peuvent fournir des vérifications des antécédents de base presque instantanément ou dans la même journée. D’autres services de contrôle, tels que les vérifications des casiers judiciaires dans les comtés où les dossiers ne sont pas numérisés, ou les vérifications des employeurs et des études, peuvent prendre jusqu’à cinq jours ou plus.

la FCRA exige une vérification de l’entreprise

conformément aux règlements de la FCRA, vous devez vérifier que votre entreprise est une entreprise légitime avant de pouvoir commander une vérification des antécédents., Le processus d’accréditation de l’entreprise avec un fournisseur de vérification des antécédents prend généralement entre une heure et une journée.

utilisez des vérifications d’antécédents gratuites à vos risques et périls

Il est possible d’effectuer une vérification d’antécédents par vous-même, mais cela prend du temps et comporte des risques inhérents. Vous devrez peut-être visiter le Palais de justice de chaque juridiction en personne, remplir des formulaires de réponse et attendre les réponses., Ensuite, vous courez le risque de perdre vos candidats au profit d’autres employeurs ou, pire, de ne pas obtenir les résultats corrects et de fonder votre décision d’embauche sur des informations incorrectes ou incomplètes. Ou si vous utilisez les médias sociaux pour filtrer vos candidats, vous courez le risque de voir des critères d’embauche restreints — comme la religion ou la race — et de prendre des décisions d’embauche biaisées.

vous pouvez effectuer une vérification des références

certains fournisseurs de vérification des antécédents peuvent effectuer des vérifications de l’emploi et de l’éducation, ainsi que des vérifications des références professionnelles., Les Entretiens de vérification des références qui utilisent une série de questions approfondies et ouvertes peuvent vous aider à évaluer le caractère d’un candidat, à savoir comment il pourrait s’aligner sur les valeurs de votre entreprise et à comprendre comment il peut s’intégrer dans votre culture d’entreprise.

Envisager d’effectuer après l’embauche des vérifications des antécédents

les vérifications des Antécédents sont pas « une chose”. Il est courant d’effectuer des vérifications des antécédents après l’embauche chaque année-ou plus souvent dans certains secteurs et postes. Si vous le faites, assurez-vous d’inclure une « clause evergreen” dans votre formulaire de consentement de vérification des antécédents, lorsque la loi de l’état le permet.,

prendre des décisions D’embauche plus éclairées avec une vérification des antécédents

une vérification des antécédents est un investissement intéressant pour construire une main-d’œuvre de haute qualité qui vous aidera à atteindre vos objectifs commerciaux. Adaptez votre politique de filtrage à votre secteur et à vos positions, et trouvez un fournisseur capable de fournir les données dont vous avez besoin, tout en vous aidant à rester en conformité. Avec des décisions d’embauche éclairées, vous pouvez améliorer votre qualité d’embauche et atténuer les risques.

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