Une demande de proposition implique généralement plus qu’une demande de prix.,l’information financière (l’entreprise peut-elle livrer sans risque de faillite), la capacité technique (utilisée lors d’achats importants de services, lorsque l’article n’a pas déjà été fabriqué ou lorsque l’exigence pourrait être satisfaite par divers moyens techniques), l’information sur les produits, comme la disponibilité des stocks et la période d’achèvement estimée, et les références des clients qui peuvent être vérifiées pour déterminer la pertinence d’une entreprise (y compris les antécédents scolaires et militaires de ses employés sur le projet – – – les diplômés collégiaux et ceux qui ont un diplôme collégial avancé peuvent ajouter de la « valeur » du soumissionnaire).,
La disponibilité omniprésente d’Internet a incité de nombreux organismes gouvernementaux à se tourner vers des sites Web gérés par l’état ou gérés par des fournisseurs qui fournissent des listes de demandes de propositions ainsi que des demandes de propositions et des demandes de demandes. Beaucoup permettent aux fournisseurs de s’inscrire gratuitement pour recevoir des e-mails de demandes soit en général, soit pour des catégories spécifiques de produits ou de services pour lesquels il existe un intérêt., Dans certains cas, l’ensemble du processus se fait en ligne avec des réponses sous forme de documents numérisés ou de fichiers PDF téléchargés sur le serveur; dans d’autres cas, ou pour des raisons juridiques, une réponse doit être envoyée sous forme de copie papier et/ou sur CD/DVD ou lecteur flash par courrier ou service de livraison.
dans les forces armées de nombreux pays, une DP est souvent soulevée pour répondre à une exigence opérationnelle (ou), après quoi l’autorité des achats militaires émettra normalement une spécification technique détaillée en fonction de laquelle les offres (c.-à-d. les offres) seront faites par des entrepreneurs potentiels., Dans l’utilisation civile, une DP fait généralement partie d’un processus de vente complexe, également connu sous le nom de ventes d’entreprise.
Les DP comprennent souvent les spécifications de l’article, du projet ou du service pour lequel une proposition est demandée. Plus les spécifications sont détaillées, meilleures sont les chances que la proposition fournie soit exacte. Généralement, les demandes de propositions sont envoyées à un fournisseur approuvé ou à une liste de fournisseurs.
Les soumissionnaires renvoient une proposition à une date et une heure fixées. Les propositions tardives peuvent être considérées ou non, selon les termes de la DP initiale., Les propositions sont utilisés pour évaluer la pertinence en tant que fournisseur, fournisseur ou partenaire institutionnel. En règle générale, les organisations suivent un processus détaillé de sélection des fournisseurs pour présélectionner les fournisseurs qui devraient être invités à participer à d’autres cycles de négociation. Ce processus de sélection pourrait être des modèles de notation des fournisseurs ou des discussions internes au sein de l’organisation acheteur. La discussion sur les propositions (souvent à clarifier les capacités techniques ou des erreurs dans la proposition ou dans de nombreux cas, à négocier sur le prix)., Dans la plupart des cas, seuls les soumissionnaires sélectionnés peuvent être invités à participer à des soumissions ultérieures, ou peuvent être invités à soumettre leur meilleure proposition technique et financière, communément appelée meilleure offre finale (BAFO). Les changements ultérieurs peuvent être appelés la meilleure offre finale révisée (BARFO).
Une fois que les deux parties, c.-à-d. une organisation d’acheteurs et une organisation de vendeurs, se sont entendues sur les modalités techniques et commerciales de la proposition, elles pourraient passer aux étapes suivantes comme la signature du contrat, l’énoncé des travaux qui officialiserait les transactions d’achat.,
Aujourd’hui, de nombreuses organisations collaborent de plus en plus à l’élaboration de demandes de propositions; cela est particulièrement vrai pour les universités et les autres grandes entités publiques qui effectuent des achats importants de technologie. Les groupes qui émettent des demandes de propositions demandent des cas d’utilisation spécifiques, plutôt que de fournir une liste de fonctionnalités, et s’assurent qu’ils ont la possibilité d’inclure des démonstrations, des webinaires et des réunions dans le cadre du processus de demande de propositions pour s’assurer qu’ils ont une bonne compréhension de tous les produits concurrents
