La plupart des entreprises redoutent le processus de collecte des paiements sur les comptes clients en souffrance. La plupart ont à peine le temps de faire tous les appels téléphoniques ou envoyer des e-mails, sans parler de faire une lettre de collecte individualisée pour chaque étape du processus de collecte. Cependant, l’envoi d’une lettre de suivi personnalisée toutes les quelques semaines aide vraiment à percevoir le paiement à temps.,
l’Écriture d’une lettre de recouvrement exige que l’on suit les étapes et comprennent le ton juste pour informer vos clients qu’une dette est due et est en souffrance. Il y a quatre lettres de recouvrement différentes que vous devrez envoyer à vos clients avant d’embaucher une agence de recouvrement ou de l’enregistrer comme une mauvaise dette.
Table des Matières
Ce qui devrait être inclus dans une lettre de recouvrement?,
lors de la rédaction d’une lettre de collecte, il est important que vous restiez professionnel mais ferme. Vous devez faire savoir à votre débiteur que vous êtes sérieux au sujet de la perception de votre paiement tout en faisant de votre mieux pour préserver votre relation avec lui.,
Voici quelques informations qui doivent être incluses (ou) exclues dans votre lettre de collecte:
- Gardez votre lettre de collecte brève et précise; utilisez un langage simple
- La lettre doit être dactylographiée et non manuscrite
- utilisez le papier à en-tête de la société
- dates de paiement
- méthodes de paiement acceptables
- vos, votre adresse e-mail
les choses à faire et à ne pas faire pour rédiger une lettre de collecte
Il y a deux objectifs clés que tout le monde veut atteindre à la fin du processus de collecte; être payé et maintenir votre relation avec le client.,T
ne pas utiliser de mots durs
les quatre types de lettres de collection
Il existe quatre types différents de lettres de collection que l’on est censé envoyer au client lorsqu’il exige des paiements de leur part., N’oubliez pas que si votre client ne répond pas à vos appels téléphoniques ou à l’une des lettres, vous n’avez pas à lui envoyer une lettre supplémentaire à moins qu’il ne donne pas suite aux paiements. Les deux premiers formats de lettre de collection sont légers, tandis que les deux derniers ont un langage un peu plus agressif.
La Première lettre de recouvrement
La première lettre de recouvrement ne doit être envoyé au client après avoir essayé de les joindre par téléphone et par courriel.,
Si vous les Contactez et qu’ils acceptent d’effectuer leurs paiements et leur non-respect de l’accord, vous devez alors procéder à leur envoyer la première lettre de collecte. Généralement, la première lettre de recouvrement doit être envoyée au plus tard 14 jours après la date d’échéance de la facture.
Exemple 1:
Monsieur,
C’est une sorte de rappel que votre compte est en souffrance. Selon nos dossiers actuels, votre solde impayé est de 100$. Nous vous avons envoyé un courrier détaillé de vos relevés de Compte., Si vous n’avez pas reçu ces e-mails et documents, voici un résumé de votre compte.
le numéro de la Facture: 12345
Date de la Facture: 19/02/2018
Montant: $100
date d’Échéance: 01/01/2018
Jours de retard:49 jours
Nous serons ravis si vous nous informer de l’état d’avancement de ce paiement. Veuillez nous contacter ou envoyer votre paiement de 100 $à l’adresse indiquée ci-dessous avant le 19 février 2018, si vous ne l’avez pas fait.
à l’attention du service de comptabilité.,
S’il y a des erreurs dans cette facture ou si vous n’êtes pas en mesure de payer Maintenant, veuillez me contacter afin que nous puissions apporter les modifications nécessaires ou organiser un plan de paiement différent. Merci de votre réponse rapide à cette demande.
sincèrement,
la deuxième lettre de collecte
la deuxième lettre de collecte est généralement envoyée après avoir essayé de joindre le client par téléphone pour voir s’il a reçu la première lettre et pour voir s’il souhaite prendre de nouvelles dispositions de paiement., Si vos efforts pour joindre le client par téléphone échouent, il est temps de lui envoyer une deuxième lettre de collecte. La principale différence entre la première et la deuxième lettre de collection est que vous inclurez le fait que vous avez essayé de leur tendre la main dans la première lettre.
échantillon:
cher,
Nous n’avons pas reçu votre paiement de 100 $ou une réponse à la lettre que nous vous avons envoyée en date du 19 février 2018. Votre compte est en souffrance et votre solde est de 100$.,
nous vous serions reconnaissants si vous nous laissiez vous aider à verser rapidement le paiement pour éviter toute pénalité ou action qui pourrait affecter votre cote de crédit et les limites de crédit futures avec notre société. Si il ya une raison quelconque vous n’êtes pas en mesure de payer l’intégralité, veuillez nous contacter pour un nouveau calendrier de paiement qui est convenable.
sinon, veuillez soumettre votre paiement de 100 $d’ici la fermeture des bureaux, Le 1er mars 2018., Rappelez-vous, nous acceptons les informations de carte de crédit via notre portail de paiement en ligne, par téléphone, ou nous avons joint une enveloppe auto-adressée pour votre commodité si vous décidez d’envoyer un chèque par la poste.
nous Nous réjouissons de votre réponse rapide à la présente lettre et votre entreprise.
Cordialement,
La Troisième Lettre de recouvrement
Après l’envoi de la première et de la seconde lettre, vous devriez essayer d’atteindre le client par téléphone ou par courriel., S’ils ne tentent pas de communiquer avec vous dans les deux premières semaines, vous devrez alors leur envoyer une troisième lettre de collecte.
tout comme la deuxième lettre de collecte, vous devez informer le client de vos tentatives précédentes, qui ont toutes échoué, d’où votre raison d’envoyer la troisième lettre.
Exemple:
Monsieur,
Jusqu’à maintenant, nous n’avons pas entendu parler de vous ou reçu aucun paiement de la facture que nous vous avons envoyé. Nos nombreuses tentatives pour vous appeler ou vous envoyer un e-mail sont également restées sans réponse., Votre compte est en souffrance et votre solde impayé est de 100$.
veuillez payer en totalité à la fin des affaires aujourd’hui ou contactez-nous pour élaborer un plan de paiement convenu d’ici aujourd’hui. Faute de quoi, nous serons obligés de remettre votre facture à une agence de recouvrement ou à notre avocat.
j’ai hâte de vous entendre avant que cette mesure ne soit prise pour éviter d’endommager votre cote de crédit ou notre rapport d’affaires futur. Veuillez me contacter immédiatement afin que nous puissions régler cette question à l’amiable.,
sincèrement,
la quatrième et dernière lettre de recouvrement
même s’il y a quelques exceptions, au moment où vous décidez d’envoyer la quatrième lettre de recouvrement, il devrait être clair que votre client est incapable de payer ou est en défaut de paiement sur leur dette. Le langage que vous utilisez dans cette lettre doit être affirmé mais doit rester professionnel.
Il est recommandé d’envoyer cette lettre par courrier certifié car vous aurez la preuve que le client a reçu la lettre.,
échantillon:
cher,
pour le moment, nous n’avons pas eu de nouvelles de vous et nous n’avons pas reçu de paiement concernant notre facture de 100 $à vous, due le 1er janvier 2018. Nous avons également essayé de vous joindre par téléphone, e-mails, lettres, mais vous avez continué à nous ignorer.
parce que nous n’avons pas réglé ce problème directement avec vous, je regrette de vous informer que nous avons transmis ce problème au bureau de crédit et remis cette facture à une agence de recouvrement, qui vous contactera au sujet du paiement de cette facture.,v>
Quand à Embaucher une Agence de recouvrement
Vous devriez envisager l’embauche d’une agence de recouvrement, après plusieurs tentatives de recueillir sur un compte en souffrance après votre tentative d’atteindre le client via le mobile et l’e-mail ne porte pas de fruits., Une chose que vous devez vous rappeler que si vous demandez les services d’une agence de recouvrement, vous ne recevrez pas le montant total qui vous est dû. La plupart des agences de recouvrement facturent entre 25 et 45% du montant total collecté. Selon le montant à collecter, l’embauche d’une agence de recouvrement pourrait être la meilleure décision à prendre.
Comment éviter les problèmes de recouvrement des paiements
Si vous êtes dans une entreprise depuis assez longtemps, vous avez probablement rencontré un client que vous avez peut-être eu de la difficulté à percevoir des paiements auprès d’eux., Pour minimiser de telles situations de se reproduire, il y a quelques choses que vous pouvez faire. Par exemple, vous pouvez offrir des remises de paiement anticipé et effectuer une vérification de crédit d’entreprise sur vos clients pour voir s’ils ont le potentiel d’effectuer les paiements.
Voici quelques conseils sur la façon dont vous pourriez utiliser pour éviter les problèmes lors de la collecte des paiements des clients:
examiner le rapport sur le vieillissement (A/R)
le rapport sur les comptes débiteurs est l’un des principaux rapports financiers dont vous devriez toujours être attentif., Il comprend les informations sur toutes les factures clients impayées, y compris le montant de la facture, la date, la date d’échéance et le nombre de jours où la facture est en souffrance.
offrir des paiements à escompte anticipé
La meilleure façon d’atténuer les problèmes de recouvrement des paiements est d’offrir aux clients une incitation lorsqu’ils effectuent leur paiement à temps. Cela peut être compris entre 1 et 5% et nécessite généralement qu’ils effectuent le paiement dans les 10 jours suivant la date de facturation. La plupart des clients seront pour l’idée et se précipiteront pour s’assurer qu’ils ne manquent pas le rabais.,
demander des dépôts dès le départ
même si cela peut sembler un peu gênant au début, demander aux clients de faire un dépôt avant de leur fournir les biens et / ou les services est plus courant que vous ne le pensez. Il est conseillé que vous demandiez toujours un dépôt si; vous traitez avec de nouveaux clients, des projets de dollars élevés ou des projets qui durent plus de 30 jours.
effectuer une vérification de crédit d’entreprise
tout comme votre pointage de crédit, vous devez effectuer une vérification de crédit pour déterminer le profil de crédit d’entreprise du client potentiel, y compris son historique de paiement., Ceci est essentiel car en faisant cela; vous aurez un aperçu général du comportement de paiement du client et vous aider à établir s’il serait préférable que vous meniez des affaires avec eux.
foire aux Questions
Il n’y a pas de réponse définitive à cette question. Et la réponse générale ici est « cela dépend., »Si, par exemple, vous avez pu percevoir les paiements sans avoir à transférer le client à une agence de recouvrement, alors vous devriez envisager de travailler à nouveau avec le client avec la mise en garde que vous lui demanderez de faire un dépôt à l’avance.
il faut tenir compte de plusieurs choses lors de la sélection de la meilleure agence de recouvrement; ceux-ci comprennent:
• demander si l’agence utilise skip tracing
• vérifier que l’agence est légitime
• S’assurer que l’agence est assurée
• comparer les frais et les coûts imprévus
• etc.,
Les agences de recouvrement sont généralement payées de deux façons: les honoraires fixes et les honoraires conditionnels. La plupart des agences de recouvrement, cependant, facturent des frais conditionnels; cela signifie simplement que si le client ne paie pas, ils ne sont pas payés. Les frais conditionnels peuvent aller de 25 à 45% du montant de la collecte. Cependant, cela dépend de différents facteurs comme combien de temps la dette a été en souffrance, et le nombre de tentatives on a fait en essayant de recouvrer la dette.
