Imagine se você contatou um negócio para suporte e não teve notícias deles por alguns dias. Não é uma situação frustrante? Este é um dos cenários comuns que muitos clientes enfrentam à medida que as empresas não conseguem entender os problemas colocando-se no lugar dos clientes.após uma experiência de serviço negativa, 51% dos clientes não voltarão a fazer negócios com a empresa. Assim, a prestação de um excelente serviço é a parte mais importante das estratégias de retenção do cliente., Auto responder mensagens são as melhores maneiras de manter uma conexão transparente com a sua clientela.as mensagens de resposta automatizadas podem manter os clientes informados com as respostas certas que mostram o seu cuidado com elas. Com aplicações modernas de Inteligência Artificial (AI), existem novas vias para automatizar a comunicação do cliente e lidar com os pedidos do cliente de forma mais eficiente.
o que é uma mensagem de resposta automática? as mensagens de resposta automatizadas são respostas predefinidas utilizadas para comunicar com os clientes em cenários específicos e manter a informação transparente., Ajuda os clientes a entender o que está realmente acontecendo – se seus agentes estão ocupados, fora do escritório, ou em férias. as respostas automáticas ajudam a manter-se ligadas aos clientes, mesmo que o canal específico não esteja disponível nesse momento. Quando você está fora do escritório ou ocupado, é extremamente útil para fornecer mensagens personalizadas, uma vez que dá satisfação e experiência positiva da marca.por que as mensagens de resposta automática são importantes para as empresas?,
mensagens de resposta automatizadas são uma ótima maneira para as empresas para atender as expectativas de suporte ao cliente de receber uma resposta rápida para seus pedidos de chat ou e-mail. Mensagens de resposta automatizadas habilitam as empresas a:
- manter uma comunicação transparente com os clientes e mantê-los informados em termos de gestão das suas consultas.
- ao definir mensagens de E-mail automatizadas, as empresas podem ter um envolvimento contínuo do cliente através de canais alternativos.
- marcas de valor para o cliente que fornecem respostas rápidas., Com mensagens de resposta automática, as marcas podem reconhecer pedidos de suporte ao cliente que aumentam a satisfação.
as melhores práticas de criação de mensagens de resposta automática
as empresas dependem da entrega de excelentes exemplos de mensagens de resposta automatizadas para gerir as expectativas dos clientes e fazê-los sentir-se valorizados. No entanto, é recomendado seguir as ideias-chave para a criação de profissionais auto responder mensagens para fornecer comunicação instantânea.vamos discutir as melhores práticas de forma abrangente.,
definir expectativas claras dos clientes
um desafio comum enfrentado pelos clientes é responder automaticamente e-mail ou mensagens de texto falta uma especificação sobre o tempo de espera estimado para obter respostas para as suas perguntas.
Aqui estão exemplos comuns de mensagens automatizadas recebidas pelos clientes.
- “entraremos em contacto consigo muito em breve”.”Obrigado por nos contactares”.”o nosso representante contactamo-lo o mais rápido possível”.
as mensagens automatizadas acima não soam assegurando uma vez que o tempo não é especificado em termos de horas, dias ou semana., Aqui está um bom exemplo que as empresas podem seguir para fornecer uma comunicação eficaz de serviço ao cliente.
proporcionar tempo estimado aos clientes para obter respostas é a melhor prática a seguir pelas empresas. Normalmente, quando os clientes sabem qual é a duração da espera, eles não estão muito frustrados. Por conseguinte, a definição de expectativas claras é crucial para a prestação de um serviço excelente.ajude os seus utilizadores a saber quando esperar uma resposta., É fácil mostrar aos clientes a disponibilidade da sua equipa e informá-los quando podem obter assistência da sua equipa. Você pode gerenciar as suas expectativas, definindo o seu horário de trabalho e tempo de resposta esperado.
fornecer formas alternativas de contacto com o cliente
as empresas que enviam mensagens de resposta automática têm de garantir que oferecem opções alternativas de contacto. As respostas automatizadas de E-mail ou mensagens de texto devem mencionar claramente de que forma os clientes podem chegar ao negócio.,
Aqui está um exemplo de mensagem de resposta automática que oferece uma opção alternativa de contato por e-mail para ajudar os clientes durante o período de ausência. Assim, ajudando os clientes a não tomar decisões improvisadas e entender o próximo curso da mudança.,
O contato alternativo opções podem ser oferecidos aos clientes são:
- formas de Contato
- número da linha de apoio
- chat
- endereço de e-Mail
- seção de Suporte
Quando você compartilha informações comerciais transparentes e fornecer formas alternativas quando o canal correspondente não está disponível, proporciona uma agradável experiência de serviço.,
foco no tom da linguagem
o tom da linguagem é um componente crucial da sua mensagem de marca. Inclui vários aspectos da comunicação, tais como as palavras utilizadas, o nível de formalidade. A implementação de um bom tom de linguagem permite que as empresas unifiquem a forma como se comunica.
ao criar e-mails de resposta automática é vital concentrar-se no tom e na linguagem., Isso significa que:
- Você deve evitar tecnês
- Evite o complexo de vocabulário que cria confusão
- Manter um tom amigável
imagine-se com que facilidade os clientes se sentem quando recebem uma recepção calorosa e amigável mensagem automática que sons humanos. Assim, quando você cria respostas automáticas, manter a voz e o estilo da sua marca é muito importante para dar um toque humano.
deve estar muito atento aos sinais de linguagem negativa ou tendências para som monótono., Em vez disso, você pode usar um vocabulário simples e diário para transmitir a sua mensagem.
dar a opção “o que se segue” aos clientes
mensagens de E-mail automatizadas gerar uma taxa aberta 70.5% mais elevada e uma taxa de click-through 152% mais elevada do que as mensagens de marketing padrão. O relatório foi aprovado.se as suas mensagens de resposta automática derem aos clientes a imagem “o que se segue”, fará com que os clientes sintam que você, como uma marca, pode visualizar o seu problema colocando os seus sapatos.,
reconhecer as mensagens de suporte ao cliente com respondedores automáticos bem concebidos ajuda-os a saber qual será o seu próximo passo para o pedido que levantaram. Eles se certificam de que você, como uma empresa, está olhando para a questão e eles vão receber a resolução em breve.
torne as suas mensagens automáticas atraentes com os visuais
Os visuais funcionam sempre quer sejam usados em mensagens ou noutro local. De fato, as comunicações que incluem imagens produzem um engajamento 650% maior do que as mensagens de texto., os visuais atraentes chamam a atenção, trazem mensagens automáticas à vida, e adicionam uma faísca de criatividade e imaginação à sua mensagem.
55% dos criadores de conteúdo B2C dizem que criar conteúdo visual é agora a prioridade principal. Aqui estão as principais maneiras de como a adição de visuais aumenta suas mensagens de resposta automática.
- incorporando imagens visuais ou GIF para mensagens de resposta automatizadas, você tem uma maior chance de os clientes ler seus e-mails e completar a chamada-para-ação desejada (CTA).,
- Including visuals or GIF images to the automated email messages makes it interesting and appeal to the recipients.
- visual melhorar a descrição das suas mensagens enviadas aos seus clientes.
Personalize suas mensagens automatizadas
as táticas de marketing das empresas devem ser focadas em Personalizar a experiência do cliente para tornar cada interação significativa e valiosa., Personalizar as suas respostas automatizadas faz com que os seus clientes se sintam bem (se o fizer correctamente) porque o ajuda a dizer algo que é realmente útil e direccionado.
simplesmente não Há melhor forma de envolver os seus clientes sobre diferentes aspectos de sua marca diferente usando um auto-texto suficientemente para manter-se no saber.
Personalizar as mensagens automáticas de resposta ajuda de várias maneiras:
- para manter os clientes felizes como eles ficam frustrados quando sua experiência não é personalizada.,
- manter as expectativas dos clientes à medida que os consumidores máximos esperam serviços personalizados de marcas.
- Create brand evangelists as customers are likely to become repeat buyers of a brand that personalizes interactions.
exemplos & amostras de mensagens automatizadas (texto, e-mail)
muitas empresas estão a usar mensagens automatizadas para manter os seus clientes e a definir bons exemplos para outras empresas seguirem., Usar as mensagens auto resposta corretamente ajuda o negócio de tomar decisões improvisadas.
Aqui estão algumas amostras e modelos de mensagens de resposta automática em vários cenários.
mensagens Offline com chat ao vivo
Se os visitantes pousarem o seu site após horas de trabalho ou durante as férias e não obtiverem qualquer resposta, poderão escapar. Eles podem ser importantes pistas de vendas e perdê-los pode afetar o seu negócio.
Você pode configurar mensagens de resposta automatizadas para incentivar os clientes a enviar suas consultas.,
As empresas podem criar mensagens offline no chat REVE para manter os seus clientes informados sobre o seu horário de trabalho e orientá-los para obter uma resposta mais rápida.
sob a opção de personalização, poderá configurar o formulário de pré-bate-papo para criar mensagens offline personalizadas. Você pode mencionar claramente as horas de trabalho e pedir aos clientes para preencher o formulário com a consulta de vendas ou suporte relevante. Informe – os que o seu representante de apoio estará conectando com eles o mais cedo possível para resolver o problema.,de acordo com a American Express, “seis em cada dez clientes sentem que as empresas satisfazem as suas expectativas de serviço”. Os clientes procuram uma resolução mais rápida e confiam nas expectativas que as empresas estabelecem com tempo de fila para avaliar a sua qualidade de serviço.quando os clientes recebem mensagens automatizadas, têm expectativas sobre a duração da espera (em termos de número para, por exemplo, 4 minutos ou 4ª posição), que podem fazer ou quebrar a sua experiência de serviço ao cliente.
Aqui está um bom exemplo de definir uma mensagem de fila quando todos os seus agentes de suporte estão ocupados.,
um dos nossos campeões de suporte irá atendê-lo em breve. Estás na fila. O seu tempo de espera será aproximadamente . Obrigado. Agradecemos a sua paciência.
REVE Chat oferece o modelo para configurar as mensagens personalizadas na fila e esperar exactamente para gerir as expectativas dos seus clientes. Sob a opção de personalização a partir do painel de instrumentos, você pode gerenciar as conversas dos clientes, fornecendo tempo estimado e mensagem.,
Respostas Automáticas de ocupado
ter uma mensagem automatizada profissional quando você está ocupado o suficiente para responder as perguntas do cliente imediatamente pode definir o tom certo para a sua empresa e informar os clientes quando eles podem esperar receber a resposta.
faz uma diferença positiva quando você cria mensagens de resposta automática que aderem aos elementos básicos das mensagens personalizadas seguidas de saudações.
Aqui estão alguns bons exemplos de mensagens automatizadas que as empresas podem seguir:
- O good morning!, Todos os nossos agentes de apoio estão ocupados agora. O seu tempo estimado de espera é de 6 minutos. Obrigado por nos contactares. “e6b57a2a7a”>Hey Very good morning to you! Lamento que tenha de esperar, pois todos os nossos executivos de apoio estão ocupados. Agradecemos a sua paciência. Obrigada!fora do Escritório mensagens de resposta automatizadas
fora do Escritório (OOO), as mensagens podem ser uma ferramenta incrível para alimentar o seu sucesso. Uma boa mensagem de distância permite que você diga aos seus clientes que você está fora e encoraja-os a mover-se dentro do funil de vendas com mais facilidade., O uso de mensagens automatizadas durante as férias ou conferências pode criar conexões sociais com os destinatários.
alguns exemplos de respondedores fora do Escritório:
- Hello! Vou estar fora do escritório até . Se precisar de alguma coisa antes disso, por favor contacte ou receba assistência.
- Hello! Obrigado pelo seu e-mail. Estou fora do escritório agora, mas ligo-te O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL. Você pode esperar uma resposta mais tarde. Para tudo o que precisar imediatamente, Pode Contactar .,
a configuração de mensagens de escritório remove o trabalho de adivinhação feito pelos clientes quando uma resposta não volta imediatamente.
enefícios de utilizar mensagens automatizadas personalizadas fora do Escritório:
- partilhar informações comerciais específicas dá-lhe a oportunidade de aprofundar a sua relação com os seus clientes.
- oferecer mensagens precisas oferece informação transparente e reduz o risco de confusão.,
- uma boa resposta automática pode enviar visitantes para o site da sua empresa se eles precisarem de ajuda imediata.
Pensamentos finais
cada interacção com o cliente é importante para mostrar a sua personalidade da marca e as mensagens de resposta automática não são diferentes. Portanto, você precisa fazer o uso certo de cada oportunidade e convertê-la em uma boa experiência. Mensagens de resposta automatizadas ajudam você a fornecer grande experiência do cliente e também define a expectativa certa.
