a Maioria das empresas pavor do processo de recolha de pagamento em atraso de contas de clientes. A maioria mal tem tempo para fazer todas as chamadas telefônicas ou enviar e-mails, muito menos fazer uma carta de coleta individualizada para cada etapa do processo de coleta. No entanto, enviar uma carta de acompanhamento personalizado a cada poucas semanas realmente ajuda a coletar o pagamento no tempo.,
a Escrever uma carta de cobrança exige que alguém segue os passos certos e incluir o tom certo, para informar os seus clientes de que uma dívida é dívida e é vencido. Existem quatro cartas de cobrança diferentes que você terá que enviar para seus clientes antes de contratar uma agência de cobrança ou gravá-lo como uma despesa de dívida ruim.
Índice
o Que deve ser incluído em uma carta de cobrança?,
ao redigir uma carta de colecção, é importante que se mantenha profissional mas firme. Você deve deixar o seu devedor saber que você está sério sobre a cobrança do seu pagamento, enquanto, ao mesmo tempo, fazer o seu melhor para preservar a sua relação com eles.,
Aqui está algumas informações que devem ser incluídos ou excluídos em sua carta de cobrança:
- Manter a sua coleção carta breve e direto ao ponto; use uma linguagem simples
- A letra deve ser escrita e não manuscrito
- Utilizar o papel timbrado da empresa
- papel timbrado da Empresa
- datas de Pagamento
- Aceitáveis os métodos de pagamento
- Suas informações de contato, i.é.,, número de telefone, endereço de E-mail, e o seu endereço de E-mail
os Do e os Don’TS de escrever uma carta de recolha
Existem dois objectivos fundamentais que todos querem alcançar no final do processo de recolha; ser pago e manter a sua relação com o cliente.,t
o que Não fazer
- não use palavras duras
- não incomodar o cliente
- Não enviar-lhes mensagens de texto
- não comunicar-se com eles através de links de mídia social
Os Quatro Tipos de Coleção Letras
Existem quatro tipos diferentes de coleta de letras que é suposto para enviar para o cliente quando exige que os pagamentos deles., Lembre-se que se o seu cliente não responder às suas chamadas telefónicas ou uma das cartas, você não tem que enviar-lhes uma carta adicional a menos que eles não conseguem acompanhar com os pagamentos. Os dois primeiros formatos de letras da coleção são leves, enquanto os dois últimos têm uma linguagem um pouco mais agressiva.
a primeira carta de recolha
a primeira carta de recolha só deve ser enviada ao cliente depois de tentar contactá-los por telefone e E-mail.,
Se você contatá-los e eles concordarem em fazer seus pagamentos e sua falha em honrar o Acordo, você deve então proceder para enviá-los a primeira carta de cobrança. Em geral, a primeira carta de cobrança deve ser enviada o mais tardar 14 dias após a data de vencimento da factura.
amostra 1:
querido,
Esta é uma espécie de lembrete de que a sua conta está atrasada. De acordo com os nossos registos, o seu saldo é de 100 dólares. Enviámos-lhe um e-mail detalhado das suas contas., Se você não recebeu estas mensagens de E-mail e documentos, aqui está um resumo de sua conta.
número da factura: 12345
data da factura: 19/02/2018
montante: $100
Data de vencimento: 01/01/2018
dias passados:49 Dias
ficaremos encantados se nos informar do Estado deste pagamento. Entre em contato conosco ou envie seu pagamento de US $100 para o endereço abaixo fornecido até 19 de fevereiro de 2018, se você não tiver feito isso.ATTN: Departamento de Contabilidade.,
Se houver algum erro nesta fatura ou você não puder pagar Agora, Por favor, entre em contato comigo para que possamos fazer as alterações necessárias ou organizar um plano de pagamento diferente. Obrigado pela sua rápida resposta a este pedido.
Atenciosamente,
A Segunda Carta de cobrança
A segunda carta de cobrança é normalmente enviados depois de tentar chegar ao cliente por telefone, para ver se eles receberam a primeira carta e para ver se eles gostariam de fazer novas modalidades de pagamento., Se seus esforços para chegar ao cliente por telefone não são bem sucedidos, é hora de Agora enviar-lhes uma segunda carta de coleta. A principal diferença entre a primeira e a segunda cartas de coleção é que você vai incluir o fato de que você tentou alcançá-los na primeira carta.
amostra:
querida,
não recebemos o seu pagamento de $ 100 ou uma resposta à carta que lhe enviámos datada de 19 de fevereiro de 2018. A sua conta está atrasada e o seu saldo é de 100 dólares.,agradecemos que nos deixe ajudá-lo a transferir rapidamente o pagamento para evitar quaisquer penalidades ou ações que possam afetar a sua notação de crédito e futuros limites de crédito com a nossa empresa. Se houver alguma razão para você não ser capaz de pagar na totalidade, por favor contacte-nos para um novo calendário de pagamento que é mutuamente conveniente.caso contrário, por favor envie o seu pagamento de US $100 até o final do negócio, 1 de Março de 2018., Lembre-se, aceitamos informações de cartão de crédito através do nosso portal de pagamento online, por telefone, ou temos um envelope self-addressed para sua conveniência caso você decida enviar um cheque no correio.
estamos ansiosos para a sua resposta rápida a esta carta e seu negócio continuado.
Atenciosamente,
a terceira carta de recolha
Depois de enviar a primeira e a segunda cartas, deverá tentar contactar o cliente por telefone ou e-mail., Se eles não fizerem qualquer tipo de tentativa de se comunicar com você dentro das primeiras semanas, você terá que enviar-lhes uma terceira carta de coleta.
assim como a segunda carta de coleta, você deve informar o cliente de suas tentativas anteriores, que foram todos mal sucedidos, daí a sua razão para enviar a terceira carta.
amostra:
querida,
até agora, não tivemos notícias suas ou recebemos qualquer pagamento em relação à fatura que lhe enviámos. Nossas inúmeras tentativas de ligar ou e-mail Você também ficou sem resposta., A sua conta está atrasada e o seu saldo é de 100 dólares.
gentilmente propósito de pagar na totalidade até o final do negócio hoje ou entrar em contato conosco para elaborar um plano de pagamento acordado até hoje. Caso contrário, seremos forçados a entregar a sua factura a uma agência de cobrança ou ao nosso advogado.estou ansioso para ouvir de você antes que esta ação seja tomada para evitar danos à sua notação de crédito ou ao nosso relacionamento de negócios futuro. Por favor, contacte-me imediatamente para resolvermos este assunto amigavelmente.,
Atenciosamente,
A Quarta e última Carta de cobrança
apesar de existirem algumas exceções, no momento em que você decidir enviar a quarta carta de cobrança, deve ser claro que o seu cliente é incapaz de pagar ou estão de má vontade calote em sua dívida. O idioma que você usa nesta carta deve ser assertivo, mas deve permanecer profissional.
recomenda-se que envie esta carta por correio certificado, pois terá provas de que o cliente recebeu a carta.,
amostra:
querida,
neste momento, não tivemos notícias suas, nem recebemos o pagamento de nossa fatura de $100 para você, devido em 1 de janeiro de 2018. Também tentámos contactá-lo por telefone, emails, cartas, mas continuou a ignorar-nos.uma vez que não conseguimos resolver esta questão directamente consigo, lamento informá-lo de que transmitimos esta questão ao credit bureau e entregámos esta factura a uma agência de cobrança, que o contactará no que se refere ao pagamento desta factura.,v>
Quando Contratar uma Agência de cobrança
Você deve considerar a contratação de uma agência de cobrança, depois de várias tentativas para cobrar uma conta inadimplente após a sua tentativa de chegar ao cliente via celular e e-mail não produzem frutos., Uma coisa que você deve lembrar que se você procura os Serviços de uma agência de cobrança, você não vai receber o montante total que é devido a você. A maioria das agências de cobrança cobram entre 25-45% do montante total cobrado. Dependendo do montante a ser coletado, contratar uma agência de coleta poderia ser apenas a melhor jogada a fazer.
como evitar problemas de cobrança de pagamentos
Se esteve em qualquer negócio tempo suficiente, é provável que tenha encontrado um cliente que possa ter tido dificuldade em cobrar pagamentos a partir deles., Para minimizar tais situações de acontecer novamente, há algumas coisas que você pode fazer. Por exemplo, você pode oferecer descontos de pagamento antecipado e executar uma verificação de crédito de negócio em seus clientes para ver se eles têm o potencial para fazer os pagamentos.
Aqui estão algumas dicas sobre como você poderia usar para evitar problemas ao coletar pagamentos de clientes:
revisar relatório de envelhecimento (A/R)
O Relatório de recebimento de contas é um dos principais relatórios financeiros que deve sempre estar interessado., Inclui as informações sobre todas as faturas de clientes não pagas, incluindo o montante da fatura, a data, a data de vencimento e o número de dias em que a fatura é exigível.a melhor forma de mitigar as questões relacionadas com a cobrança de pagamentos consiste em oferecer aos clientes um incentivo quando efectuam o pagamento a tempo. Isso pode ser em qualquer lugar entre 1-5% e geralmente exigem que eles façam o pagamento no prazo de 10 dias a contar da data da fatura. A maioria dos clientes será para a idéia e correrá para garantir que eles não perdem o desconto.,
solicite depósitos adiantados
embora possa parecer um pouco estranho no início, pedir aos clientes para fazer um depósito antes de fornecer-lhes os bens e / ou serviços é mais comum do que você poderia pensar. É aconselhável que você sempre pedir um depósito se; você está lidando com novos clientes, projetos de alto valor, ou projetos do que executar por mais de 30 dias.
execute uma verificação de crédito de Negócio
tal como a sua pontuação de crédito, você deve executar uma verificação de crédito para determinar o perfil de crédito de negócio do cliente em perspectiva, incluindo o seu histórico de pagamento., Isto é vital como ao fazer isso; você terá uma visão geral do comportamento de pagamento do cliente e ajudá-lo-á a estabelecer se seria melhor se você conduzisse algum negócio com eles.devo continuar a fazer negócios com um cliente se eles acabarem por lhe pagar? não há uma resposta definitiva para esta pergunta. E a resposta geral aqui é ” depende.,”Se, por exemplo, você foi capaz de cobrar os pagamentos sem ter que encaminhar o cliente para uma agência de cobrança, então você deve considerar trabalhar com o cliente novamente com a ressalva de que você vai exigir que eles façam um depósito adiantado.
deve-se considerar várias coisas ao selecionar a melhor agência de coleta; estas incluem:
• perguntar se a agência usa skip tracing
• verificar que a agência é legítima
• certificar-se de que a agência está segurada
• comparar taxas e custos de contingência
• Etc.,quanto cobram as agências de cobrança? existem duas maneiras pelas quais as agências de cobrança são normalmente pagas: taxas fixas e taxas de contingência. A maioria das agências de cobrança, no entanto, cobrar taxas de contingência; isso simplesmente significa que se o cliente não pagar, eles também não são pagos. As taxas de contingência podem ser aplicadas a partir de 25-45% do montante da cobrança. No entanto, isso depende de diferentes fatores, como por exemplo, quanto tempo a dívida tem estado pendente, e o número de tentativas que se tem feito para tentar cobrar sobre a dívida.
